El diseño de un plan estratégico en sistemas de información en el Servicio de Odontología del Centro de Salud de Siloé, Cali (página 2)

MATERIALES Y MÉTODOS

El estudio que se realizó en esta investigación es descriptivo-exploratorio.
Partió del conocimiento
integral y totalizador del fenómeno que se
investigó; se determinó el área
problemática, se identificaron elementos y se presentan
soluciones o
alternativas para el rediseño del sistema de
información del CSS. Al realizar esta
investigación se utilizó el método de
análisis, donde se replantea una
situación que ya existe con el fin de presentar una
solución adecuada para el manejo de la información.

Las fuentes
primarias y la recolección de la información se
hizo a través de la observación directa en el CSS calificando
las siguientes características de los aplicativos
existentes: sistema operativo
(conectividad con UNIX,
escalabilidad en cuanto a número de usuarios), manejo
virtual de recursos
(memoria,
líneas de comunicación), ambiente de
trabajo
(multiusuarios), controles (manejo de LOG de errores, manejo de
LOGs de acceso no autorizados al sistema),
control de
acceso a nivel de usuarios (asignación de
identificación, claves y permisos, niveles de acceso a
archivos,
niveles de acceso a directorios, programas y
procedimientos
de control, suspensión de accesos por intentos no
autorizados), software de administración de elementos activos de
red
(generación de informes y
estadísticas), niveles de seguridad.
Entrevistas
ejecutivas PETI (Plan
Estratégico de Tecnología Informática); para estas entrevistas se
efectuó una lista de chequeo con los siguientes puntos:
selección de ejecutivos por entrevistar;
hacer programa para las
entrevistas; definir secuencias de las entrevistas; generar
reuniones con entrevistados; los funcionarios: directora del CSS;
jefe de estadística del CSS; jefe de
estadística del Sistema Local de Salud Nº 1; jefe de
estadística del nivel central de la Secretaría de
Salud Municipal de Cali; coordinador de odontología del
CSS; jefe de salud oral de la Secretaría de Salud
Pública Municipal; auxiliares de odontología.
Las entrevistas ejecutivas implican preguntas claves con respecto
a las estrategias del
CSS, respecto a los procesos,
respecto a las entidades. Se tomó como referente el
modelo de
empresa de la
firma Data S.A. Una vez diseñado el instrumento de
medición, se procedió a codificar
los datos del
análisis.

Para el análisis univariado se emplearon las
siguientes herramientas
de la estadística
descriptiva: frecuencias de oportunidades de
información según procesos y entidades; como medida
de tendencia central se utilizó el promedio en la evaluación
del software y del soporte.

En este análisis, se evaluaron las oportunidades
de información al considerar qué tanta
participación tienen los entrevistados en cada estrategia,
cuál es su responsabilidad en cada proceso y
cuáles son los requerimientos de entidades de datos. Se
determinaron los siguientes criterios: el impacto como ventaja
competitiva y soporte a las estrategias, los beneficios, la
demanda de
información a nivel de los entrevistados y los factores
críticos de éxito
en cuanto al riesgo y a la
cuantía de la inversión económica y
tecnológica. Con estos datos se hizo una
ponderación de alternativas.

En el desarrollo del
Plan
Estratégico de Tecnología Informática en
salud oral para el CSS, se utilizó la tecnología
BSP/SA4 (Business System Planning for Strategical Alignment) a
fin de identificar las estrategias corporativas, desarrollar un
modelo de empresa y comprometer el nivel gerencial en la
implantación y mantenimiento
de un sistema de información y tecnología
informática permanente.

RESULTADOS

El nuevo contexto de la salud en Colombia, el
papel que tiene la tecnología de sistemas de
información en las organizaciones,
la responsabilidad
social y la relación de las instituciones
de salud con su entorno y con el ambiente, llevan al CSS a
desarrollar un Plan Estratégico de Tecnología
Informática (PETI), que dé respuesta a la misión que
se ha trazado en uno de sus servicios, el
programa de odontología, y articular los cambios
organizacionales con los avances que se presentan en
tecnología informática.

El modelo organizacional del área de
odontología del CSS, establece cuatro grandes bloques
donde quedan definidos los procesos (Cuadro 1), las estrategias
(Cuadro 2), las entidades (Cuadro 3) y las unidades
organizacionales (Cuadro 4), pues reflejan sus distintas
relaciones a través de seis matrices a
saber: estrategias vs. organización; estrategias vs. procesos;
procesos vs. organización; entidades vs. estrategias;
entidades vs. procesos; entidades vs. organización. Las
unidades organizacionales se identificaron teniendo en cuenta la
estructura de
los niveles decisorios relacionados con el servicio de
salud oral (análisis funcional-unidades organizacionales
relacionadas con salud oral). En la matriz
estrategia vs. organización, se identificó la
responsabilidad primaria de las unidades organizacionales en cada
una de las estrategias del Servicio de Salud Oral del
CSS.

De los procesos identificados, el Programa de Salud Oral
tiene responsabilidad primaria en 8 (73%) procesos. Se
encontró que la entidad que más comparte datos
según los procesos establecidos, es la de servicios. Los
datos de esta entidad son creados por los procesos de
elaboración de planes de atención, con un mayor uso
en la elaboración del plan operativo, consecución
de materiales,
evaluación del servicio de salud oral, elaboración
de historia clínica y elaboración de presupuesto.

Además se encontraron las siguientes situaciones:
las aplicaciones existentes en el CSS producen informes aislados
pero no se cuenta con un sistema integrado de información
gerencial. La alta gerencia
carece de información oportuna que le permita hacer
simulaciones, proyecciones y ayudas para la toma de
decisiones en forma eficiente, efectiva y eficaz. El
análisis realizado al soporte del sistema actual de la
información permitió identificar como fortaleza la
infraestructura en hardware que tiene la empresa
actualmente, que es adecuado para el trabajo
continuo demandado por la
organización.

En la evaluación realizada a la
administración de la información, la
calificación dada al alineamiento del sistema de
información con la estrategia corporativa, tuvo una
importancia promedio de 3.3 y un desempeño promedio de 1.5 en una escala de 1 a 5.
Los entrevistados calificaron como muy importante la
participación del ejecutivo de sistemas de
información en el proceso de planeación
estratégica corporativa; el impacto de la
tecnología informática en el plan
estratégico corporativo; la medición que se hace al
sistema de información por su contribución al
comportamiento
del servicio. La calificación promedio dada al planeamiento del
sistema de información (1.6); planeamiento de las
arquitecturas (1.6), la administración de los datos (1.8), fueron
bajas tanto en la medición importancia como en el
desempeño.

De las dos aplicaciones que actualmente soportan el
sistema de información, una la desarrolló el
área de sistemas del nivel central de la Secretaría
de Salud, utilizado por los puestos de salud y el Silos; la otra
ha sido adquirida y utilizada por el CSS a la empresa PROSA; la
sección de estadística brinda apoyo
informático a las diferentes secciones del CSS con
dificultades de oportunidad en la entrega de algunos informes.
Tanto el software desarrollado por la Secretaría como el
adquirido por el CSS cubre sólo algunas áreas de la
empresa (consulta intramural, vacunación y cartera ) pero
no es suficiente para dar respuesta oportuna a las necesidades de
información de los diferentes niveles de dirección
de la empresa. Como el CSS tiene centralizados todos los procesos
en un solo punto, no se desarrolla la arquitectura
geográfica de la red recomendada en la metodología BSP/SA. En la planeación
estratégica del CSS, el área de sistemas de la
Secretaría no ha participado activamente. Los empleados
desconocen los procesos que se desarrollan en otras secciones de
la empresa.

La ponderación de alternativas encontró la
necesidad imperativa que tiene la organización de
establecer un plan corporativo de sistemas de información
e implantar un sistema de información integrado que
permita incluir el servicio de odontología para conocer
desde la propia fuente la información de la
atención integral de pacientes, razón de ser de
esta empresa.

La información suministrada permite establecer
políticas, estrategias y organismos para el
control de la información. Como políticas se
sugiere:

1. El desarrollo de la tecnología
informática lo debe dirigir la Secretaría de Salud
con participación de los Silos e instituciones prestadoras
de referencia.

2. Desarrollar una cultura
informática que brinde un clima propicio
para desarrollar el plan estratégico y mantener su
continua actualización.

3. Diseñar mecanismos para evaluar la seguridad,
control e integridad de los datos, calidad y buen
uso de la información y de los recursos
informáticos.

4. Definir niveles de responsabilidad en el manejo de
los sistemas de información de la Secretaría y
todas sus dependencias.

5. El sistema de información debe ser flexible,
amigable y servir de apoyo a la toma de decisiones.

6. Capacitar y asesorar en el uso de herramientas de
cómputo adecuadas a las necesidades del usuario para que
resuelva con sus propios recursos algunos requerimientos de
información.

Como estrategias informáticas se
sugiere:

1. Capturar toda la información requerida y
corregir datos en el punto donde se produce la
información.

2. Evaluar rigurosamente las solicitudes de los usuarios
por parte del área de sistemas.

3. La aplicación rediseñada debe responder
por lo menos a 80% de las necesidades que se encontraron en este
estudio.

4. Implantar planes de contingencia y niveles de
autorización para los usuarios.

5. Capacitar y responsabilizar al usuario en la
administración, manejo y control de sus propios
datos.

6. Unificar metodologías y estándares para
el desarrollo del sistema de información de la
Secretaría de Salud.

Como organismos de control se sugiere crear el
comité de informática, para fijar las
políticas y establecer el curso de acción
necesario, delinear responsabilidad sobre los datos de cada
área funcional y realizar funciones de
control y monitoreo. Como parte de los elementos aportados al
rediseño del sistema de información en salud oral,
se generaron las siguientes salidas:

1. Análisis de demanda: población atendida por grupos de edades;
distribución por sexo;
procedencia; tipo de seguridad social; primeras 10 causas de
consulta; índice de prevalencia de caries.

2. Análisis de oferta:
actividades de promoción, tratamiento y complementario
medidas en unidades equivalentes; porcentaje de pacientes sanos
en salud oral; promedio de citas por paciente; intensidad de uso;
extensión de uso; porcentaje de pacientes controlados;
productividad;
rendimiento y porcentaje de cumplimiento.

DISCUSIÓN

La elaboración de salidas al tener en cuenta las
prioridades de información encontradas en el PETI, aporta
elementos claros que permiten evaluar los servicios de
odontología, contribuir a la toma de decisiones y
ratificar que los registros
desarrollados son instrumentos de gestión
que dan valor agregado
a los programas de mejoramiento de atención al usuario,
como lo han planteado investigaciones
anteriores en administración de servicios de
salud5.

Con el PETI se corrigen errores que han caracterizado
los sistemas de información en salud, como la
acumulación de datos aislados, baja confiabilidad,
deficiencia en calidad, oportunidad y
accesibilidad6-10. El proceso de descentralización en los servicios de salud
de Cali, sin una política clara entre
las unidades funcionales que conforman la Secretaría de
Salud, se ha reflejado en el desarrollo de los sistemas de
información, al no contar con políticas claras en
la administración de la información, donde el
primer nivel de dirección (llamado nivel central) y el
segundo nivel (denominado SILOS), desarrolla sus soluciones
informáticas sin tener en cuenta las necesidades de
información de las instituciones que prestan la
atención en salud (llamado nivel operativo y conformado
por el Centro de Salud con sus puestos de salud, centro de salud
y/o hospital).

El PETI aporta pautas para reorientar la
reorganización y establecer unidades organizacionales que
logren la misión planteada por la Secretaría de
Salud y sus programas (Programa de Salud Oral), y prepara a las
instituciones de salud para competir en el nuevo contexto de
mercado que se
ofrece en el nuevo SGSSS.

Con los elementos que aporta el PETI, se puede
rediseñar el sistema de información gerencial o
conseguir en el mercado algún aplicativo que dé
respuesta por lo menos a 80% de las necesidades encontradas, y
aporte elementos para el análisis del servicio de
odontología (producto),
capacidad de respuesta de la institución que presta el
servicio (plaza), de las tarifas según los contratos
(precio) y
tiempo
invertido en la promoción extramural e intramural del
servicio (promoción); elementos necesarios para establecer
planes de mercadeo
social11.

Capturar la información cuando se genere trae
como ventaja minimizar los pasos intermedios hasta grabar en la
base de datos,
se reducen los papeles y el factor
humano12-17.

En el caso del CSS se debería aprovechar la
infraestructura de hardware y orientar el desarrollo hacia la
tecnología cliente/servidor, para lo
cual se requiere mejorar la información interna (recursos,
productos o
servicios, capacidad, eficiencia,
conocimiento, otros) y considerar la información externa
(usuarios, proveedores,
tendencias, otros).

En el mediano plazo se debe lograr conectividad del CSS
con los puestos de salud, siguiendo los estándares de
comunicaciones
(protocolos de
transporte y
estándares de conversión de información). La
definición de procesos permite ver una perspectiva
empresarial de lo que hace el CSS con su servicio de
odontología y la forma como opera; también permite
un entendimiento de las interrelaciones del servicio de
odontología. A través de la determinación de
estos procesos, el CSS puede ser efectivo en el cumplimiento de
expectativas de los clientes internos
como externos; además de dar un uso adecuado de recursos
de tiempo, dinero,
equipo, recurso humano (mejorar eficiencia).

Es indispensable acentuar los principios de la
cultura informática en los empleados del CSS,
principalmente en aquellos directamente responsables de la
captura de la información. En la medida en que las
personas y los equipos se utilicen adecuadamente se optimizan los
procesos, la información es más confiable y los
informes no perderán su vigencia en el momento de su
consolidación para una oportuna toma de
decisiones.

CONCLUSIONES

· La falta de un plan estratégico de
sistemas de información para la Secretaría de Salud
ha llevado a desarrollos informáticos que no dan respuesta
oportuna ni confiable a las necesidades de información
requerida en los diferentes niveles decisorios relacionados con
el servicio de salud oral del CSS.

· La elaboración del PETI en salud oral
condujo a la búsqueda de soluciones eficaces como la
generación de salidas solicitadas tanto por los
administradores de la consulta odontológica como por los
directivos de salud de diferentes niveles de decisión. Se
mostró cómo los desarrollos externos (herramientas
desarrolladas por personal
especializado en gerencia
estratégica de sistemas de información) pueden
orientar en forma eficiente y efectiva en la
implementación de tecnología
informática.

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Jairo Corchuelo, O.D.
Profesor, Escuela de
Odontología, Facultad de Salud, Universidad del Valle,
Cali.