Recolección de datos

2. Técnicas para hallar
   datos
3. La
   entrevista
4. ¿Qué es una
   encuesta?
5. Cuestionario
6. La
   observación
7. Diagrama de
   flujo
8. Diccionario de
   datos
9. Conclusión

INTRODUCCIÓN

La recolección
de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y
herramientas
que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los
sistemas de
información, los cuales pueden ser la entrevistas,
la encuesta, el
cuestionario,
la observación, el diagrama de flujo
y el diccionario de
datos.

Todas estos instrumentos se aplicará en un
momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a
una investigación en común. En la
presente investigación trata con detalle los pasos que se
debe seguir en el proceso de
recolección de datos, con las
técnicas ya antes nombradas.

TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS

Los analistas utilizan una variedad de métodos a
fin de recopilar los datos sobre una situación existente,
como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros
(revisión en el sitio) y observación. Cada uno
tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o
tres para complementar el trabajo de
cada una y ayudar a asegurar una investigación
completa.

LA
ENTREVISTA

Las entrevistas se utilizan para recabar
información en forma verbal, a través de preguntas
que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o
empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema
existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos
que proporcionarán datos o serán afectados por la
aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al
personal en
forma individual o en grupos algunos
analistas prefieren este método a
las otras técnicas que se estudiarán más
adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor
fuente de datos de aplicación.

Dentro de una organización, la entrevistas es la
técnica más significativa y productiva de que
dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la
entrevistas es un intercambio de información que se
efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la
organización; sirve para obtener información
acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas,
así como concejo y comprensión por parte del
usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte,
la entrevista
ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una
corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es
fundamental en transcurso del estudio.

Preparación de la Entrevista

1. Determinar la posición que ocupa de la
   organización el futuro entrevistado, sus
   responsabilidades básicas, actividades, etc.
   (Investigación).
2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los
   documentos
   necesarios (Organización).
3. Fijar un límite de tiempo y
   preparar la agenda para la entrevista.
   (Sicología).
4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista
   con la mayor comodidad (Sicología).
5. Hacer la cita con la debida anticipación
   (Planeación).

Conducción de la Entrevista

1. Explicar con toda amplitud el propósito y
   alcance del estudio (Honestidad).
2. Explicar la función
   propietaria como analista y la función que se espera
   conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
3. Hacer preguntas específicas para obtener
   respuestas cuantitativas (Hechos).
4. Evitar las preguntas que exijan opiniones
   interesadas, subjetividad y actitudes
   similares (habilidad).
5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido
   (Claridad).
6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de
   emitir juicios de valores.
   (Objetividad).
7. Conservar el control de
   la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al
   margen de la cuestión.
8. Escuchar atentamente lo que se dice,
   guardándose de anticiparse a las respuestas
   (Comunicación).

Secuela de la Entrevista

1. Escribir los resultados (Documentación).
2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su
   conformación, correcciones o adiciones.
   (Profesionalismo).
3. Archivar los resultados de la entrevista para
   referencia y análisis posteriores
   (Documentación).

Recabar datos mediante la Entrevista

La entrevista es una forma de
conversación, no de interrogación, al analizar las
características de los sistemas con
personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre
el sistema, los analistas pueden conocer datos que no
están disponibles en ningún otra forma.

En las investigaciones
de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la
información importantes. La información cualitativa
está relacionada con opinión, política y
descripciones narrativas de actividades o problemas,
mientras que las descripciones cuantitativas tratan con
números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas
pueden ser la mejor fuente de información cualitativas,
los otros métodos tiende a ser más útiles en
la recabación de datos cuantitativos.

Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o
sugerencia en relación a como se podría hacer el
trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer
las actividades de las empresas. La
entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos,
falsa expectativa o incluso resistencia
potencial para las aplicaciones de desarrollo;
más aún, a menudo es más fácil
calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que
pedirle que llenen cuestionario.

Determinación del tipo de
Entrevista

La estructura de
la entrevista varia. Si el objetivo de la
entrevista radica en adquirir información general, es
conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con
una sesión de preguntas y respuesta libres

Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta
estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden
ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta
permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca
apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias
palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se
proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda
seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un
mismo conjunto de posible respuestas.

Los analistas también deben dividir el tiempo
entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar
respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos
tiempos de preparación, porque no necesita tener por
anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las
respuestas después de la entrevista lleva más
tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en
la preparación, administración y análisis de las
entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.

Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la
entrevista estructurada

Selección de Entrevistados

Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es
posible utilizar este método para recopilar toda la
información que se necesite en la investigación;
incluso el analista debe verificar los datos recopilados
utilizando unos de los otros métodos de recabación
de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial
y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor
parte de la información útil para el estudio los
analistas que estudian la
administración de inventarios
pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de
recepción, al personal de almacén y
a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas
personas que realmente trabajan en el almacén,
también entrevistarán a los gerentes más
importante.

Realización de Entrevista

La habilidad del entrevistador es vital para el éxito
en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las
buenas entrevista depende del conocimiento
del analista tanto de la preparación del objetivo de una
entrevista específica como de las preguntas por realizar a
una persona
determinada.

El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta
apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de
estos factores puede reducir cualquier oportunidad de
éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la
aplicación enfocada a la reducción de errores
(captado por la gerencia de
alto nivel) probablemente no tendría éxito si
llegara a una oficina de
gerencia de nivel medio con la presentación equivocada,
ejemplo "Estamos aquí para resolver su
problema".

A través de la entrevista, los analistas deben
preguntarse a sí mismo las siguientes
preguntas:

• ¿Qué es lo que me está
  diciendo la persona?
• ¿Por qué me lo está diciendo a
  mí ?
• ¿Qué está
  olvidando?
• ¿Qué espera está persona que
  haga yo?

¿Qué es una encuesta?

Se ha dicho que Estados Unidos ya
no es una "sociedad
industrial", sino una "sociedad de información". Esto es,
nuestros mayores problemas y tareas ya no giran principalmente en
la producción de bienes y
servicios
necesarios para nuestra supervivencia y comodidad.

Nuestra "sociedad", requiere un rápido y preciso
flujo de información sobre las preferencias, necesidades y
comportamiento
de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crítica
de información por el gobierno, el
comercio y las
instituciones
sociales que tanta confianza se pone en las encuestas.

Hoy en día la palabra "encuesta" se usa
más frecuentemente para describir un método de
obtener información de una muestra de
individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una
fracción de la población bajo estudio.

Por ejemplo, antes de una elección, una muestra
de electores es interrogada para determinar cómo los
candidatos y los asuntos son percibidos por el
público… un fabricante hace una encuesta al
mercado
potencial antes de introducir un nuevo producto… una entidad del gobierno
comisiona una encuesta para obtener información para
evaluar legislación existente o para preparar y proponer
nueva legislación.

No tan sólo las encuestas tienen una gran
variedad de propósitos, sino que también pueden
conducirse de muchas maneras, incluyendo por teléfono, por correo o en
persona.

Aún así, todas las encuestas tienen
algunas características en común.

A diferencia de un censo, donde todos los miembros de la
población son estudiados, las encuestas recogen
información de una porción de la población
de interés, dependiendo el tamaño de la
muestra en el propósito del estudio. En una encuesta bona
fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo
de personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La
muestra es seleccionada científicamente de manera que cada
persona en la población tenga una oportunidad medible de
ser seleccionada. De esta manera los resultados pueden ser
proyectados con seguridad de la
muestra a la población mayor. La información es
recogida usando procedimientos
estandarizados de manera que a cada individuo se le hacen las
mismas preguntas en mas o menos la misma manera. La
intención de la encuesta no es describir los individuos
particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino
obtener un perfil compuesto de la población.

Una "encuesta" recoge información de una
"muestra." Una "muestra" es usualmente sólo una
porción de la población bajo estudio.

El estándar de la industria para
todas las organizaciones
respetables que hacen encuestas es que los participantes
individuales nunca puedan ser identificados al reportar los
hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse
en resúmenes completamente anónimos, tal como
tablas y gráficas estadísticas.

¿Cuán grande debe ser la
muestra?

El tamaño de muestra requerido en una encuesta
depende en parte de la calidad estadística necesaria para los establecer
los hallazgos; esto a su vez, está relacionado en
cómo esos hallazgos serán usados.

Aún así, no hay una regla simple para el
tamaño de muestra que pueda ser usada en todas las
encuestas. Mucho de esto depende de los recursos
profesionales y fiscales disponibles. Los analistas
frecuentemente encuentran que una muestra de tamaño
moderado es suficiente estadística y operacionalmente. Por
ejemplo, las muy conocidas encuestas nacionales
frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener
información razonable sobre actitudes y opiniones
nacionales.

Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente
seleccionada de sólo 1,000 individuos puede reflejar
varias características de la población total, es
fácil apreciar el valor de usar
encuestas para tomar decisiones informadas en una sociedad
compleja como la nuestra. Las encuestas proveen medios
rápidos y económicos de determinar la realidad de
nuestra economía y sobre los conocimientos,
actitudes, creencias, expectativas y comportamientos de las
personas.

¿Quién lleva a cabo las
Encuestas?

Todos conocemos sobre las encuestas de opinión
pública que son reportadas por los medios
informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la
Encuesta Harris emiten informes
periódicos describiendo la opinión pública
nacional sobre una amplia gama de asuntos corrientes. Encuestas
estatales y en las áreas metropolitanas, frecuentemente
con el apoyo económico de algún periódico
o estación de televisión
local, se reportan regularmente en muchos lugares. Las cadenas
mayores de radio y
televisión, así como revistas nacionales de
noticias también llevan a cabo encuestas e informan sus
resultados A pesar de esto, la gran mayoría de las
encuestas no son de opinión pública. La
mayoría están dirigidas a un propósito
administrativo, comercial o científico. La gran variedad
de asuntos con los que tratan las encuestas se puede ilustrar con
la siguiente lista de usos reales:

• Las cadenas mayores de televisión
  confían en encuestas que le dicen cuántas y
  qué tipo de personas ven sus programas.
• Statistics Canadá lleva a cabo encuestas
  continuas de panel sobre niños
  (y sus familias) para estudiar sus necesidades educativas y
  otras.
• Es una buena práctica nunca identificar los
  participantes individuales. El tamaño de la muestra
  depende de las metas estadísticas y de los recursos
  disponibles para la encuesta.
• Los fabricantes de automóviles usan encuestas
  para determinar cuán satisfechos están las
  personas con sus autos.
• El Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a
  cabo encuestas cada mes para obtener información sobre
  empleo y
  desempleo en
  la nación.
• La Agencia para la Política e
  Investigación sobre Cuidado de Salud de los Estados
  Unidos auspicia una encuesta periódica para determinar
  cuanto dinero
  está gastando la gente en los distintos tipos de cuidado
  médico.
• Las autoridades de transportación local
  conducen encuestas para obtener información
• sobre los hábitos de viaje y
  transportación de las personas.
• Las revistas y revistas profesionales usan encuestas
  para conocer qué leen sus suscriptores.
• Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa
  nuestros parques nacionales y
• otras facilidades recreativas.

Las encuestas proveen una fuente importante de conocimiento
científico básico. Economistas,
sicólogos, profesionales de la salud y sociólogos
llevan a cabo encuestas para estudiar materias tales como los
patrones de ingreso y gastos en los
hogares, las raíces del prejuicio étnico o racial,
las implicaciones de los problemas de salud en la vida de las
personas, comparando el comportamiento electoral y los efectos
sobre la vida familiar de mujeres que trabajan fuera del
hogar.

¿Cuáles son algunos métodos
comunes de Encuestas?

Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras.
Una dimensión es por tamaño y tipo de muestra. Las
encuestas pueden ser usadas para estudiar poblaciones humanas o
no humanas (por ejemplo, objetos animados o inanimados, animales,
terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios son
los mismos para todas las encuestas, el foco aquí
será en métodos para hacer encuestas a
individuos.

Muchas encuestas estudian todas las personas que residen
en un área definida, pero otras pueden enfocar en grupos
particulares de la población -niños,
médicos, líderes de la comunidad, los
desempleados, o usuarios de un producto o servicio
particular. Las encuestas también pueden ser conducidas
con muestras locales, estatales o nacionales.

Las encuestas pueden ser clasificadas por su
método de recolección de datos. Las encuestas por
correo, telefónicas y entrevistas en persona son las
más comunes. Extraer datos de récords
médicos y otros se hace también con frecuencia. En
los métodos más nuevos de recoger datos, la
información se entra directamente a la computadora
ya sea por un entrevistador adiestrado o aún por la misma
persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la medición de audiencias de televisión
usando aparatos conectados a una muestra de televisores que
graban automáticamente los canales que se
observan.

Las encuestas son una fuente importante de conocimiento
científico básico. Las encuestas por correo, a
través de entrevistas telefónicas o en persona son
las más comunes.

Las encuestas por correo pueden ser de costo
relativamente bajo. Como con cualquier otra encuesta, existen
problemas en usar este método si no se presta suficiente
atención a obtener niveles altos de
cooperación. Estas encuestas pueden ser más
efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como
suscriptores a una revista
especializada o a miembros de una organización
profesional.

Las entrevistas telefónicas son una forma
eficiente de recoger ciertos tipos de datos y
se están usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan
particularmente bien a situaciones donde es necesario obtener
resultados oportunos y cuando el largo de la encuesta es
limitado.

Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un
participante son mucho más caras que las encuestas
telefónicas o por correo. Estas pueden ser necesarias
especialmente cuando se debe recoger información
compleja.

Algunas encuestas combinan varios métodos. Por
ejemplo, una encuestadora puede usar el teléfono para
identificar participantes elegibles (tal como localizar
individuos mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita
para una entrevista en persona.

¿Qué preguntas hacemos en una
Encuesta?

Podemos clasificar las encuestas también por su
contenido. Algunas encuestas enfocan en las opiniones y actitudes
(tal como las encuestas pre-eleccionarias), mientras que otras se
preocupan por características o comportamiento reales (tal
como la salud de las personas, vivienda, gastos del consumidor o
hábitos de transportación).

Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los
participantes pueden ser preguntados si han oído
ó leído sobre algún asunto…
qué saben sobre él… su
opinión… con cuanta firmeza sienten y por
qué… su experiencia sobre el asunto… y
ciertos datos personales que ayudará al analista a
clasificar sus respuestas (tal como edad, género,
estado civil,
ocupación y lugar de residencia).

Las preguntas pueden ser abiertas ("¿Por
qué siente así?"), o cerradas ("¿Aprueba
usted o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al
participante que evalúe un candidato político o un
producto usando alguna escala, o pueden
solicitarle que ordene varias alternativas.

Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre
hechos.

La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho
los resultados de una encuesta. Por ejemplo, una reciente
encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos preguntas muy
similares obteniendo resultados muy diferentes: (1)
"¿Favorece recortar programas tales como el seguro social,
medicare, medicaid y subsidios a agricultores con el fin de
reducir el déficit presupuestario?" Los resultados: a
favor 23%, opuestos 66%, no opinaron 11%. (2) ¿Favorece
recortar las autorizaciones fiscales del gobierno para reducir el
déficit presupuestario? Los resultados: a favor 61%,
opuestos 25%, no opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy
breve -unas pocas preguntas, tomando cinco minutos o menos – o
puede ser bastante extenso – requiriendo una hora o más de
tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y
acercarse a una muestra nacional grande para preguntar unos pocos
ítemes de información, existen encuestas colectivas
que combinan los intereses de varios clientes en una
sola entrevista. En estas encuestas, a los participantes se les
preguntará sobre una docena de preguntas sobre un tema,
una media docena sobre otro tema y así
sucesivamente.

Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden
establecerse confiablemente con una sola entrevista, algunas
encuestas usan un diseño de panel, en el cual los
mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o
más. Tales encuestas son usadas comúnmente durante
una campaña electoral o para trazar la salud de una
familia o su
patrón de compras durante
un período de tiempo.

¿Quién trabaja en las
Encuestas?

El trabajador de encuestas mas conocido por el
público es el entrevistador que llama por teléfono,
el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a personas
en un centro comercial.

Tradicionalmente, las entrevistas para encuestas, aunque
requieren ocasionalmente largos días de trabajo en el
campo, eran hechas principalmente por personas empleadas a tiempo
parcial. Por lo tanto este tipo de empleo era particularmente
adecuado para personas que no deseaban empleo a tiempo completo o
que querían suplementar su ingreso regular.

Cambios en el mercado de trabajo y en el nivel de
automatización de las encuestas han
comenzado a alterar este patrón -aumentando el
número de encuestadores que buscan trabajar a tiempo
completo. La experiencia no es usualmente requerida para un
empleo de entrevistador, aunque las destrezas básicas en
el uso de computadoras
adquieren cada día más importancia.

La mayoría de las organizaciones que hacen
investigación proveen su propio adiestramiento
para la labor del entrevistador. Los requisitos principales para
entrevistar están la habilidad para acercarse a personas
extrañas (en persona o por teléfono), para
El trabajador de encuestas mejor conocido por el público
es el entrevistador pero hay muchos otros.

Persuadirles a participar y para recoger los datos
necesarios siguiendo las instrucciones al pie de la
letra.

Menos visible, pero de igual importancia es el personal
de la oficina, quienes -entre otras cosas- planifican la
encuesta, seleccionan la muestra, supervisan las entrevistas,
procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los
hallazgos de la encuesta.

En la mayoría de las organizaciones de
investigación por encuestas, el personal gerencial
habrá tomado cursos graduados
de métodos de encuestas y poseen grados universitarios
avanzados en estadísticas, sociología, sicología, mercadeo, alguna
materia
afín ó poseerán experiencia
equivalente.

Los supervisores de nivel intermedio y los asociados de
investigación frecuentemente tendrán trasfondos
académicos similares a los gerentes o habrán
avanzado desde las filas de los entrevistadores, oficinistas o
codificadores sobre la base de su competencia y
experiencia.

¿Qué sobre la confidencialidad e
integridad?

La confidencialidad de los datos suministrados por los
participantes es una preocupación primordial de todas las
organizaciones respetables que hacen encuestas. En el Negociado
del Censo de los Estados Unidos, por ejemplo, los datos recogidos
están protegidos por ley
(Título 13 del Código
Legal de Estados Unidos). En Canadá, la Ley de
Estadísticas garantiza la confidencialidad de los datos
recogidos por Statistics Canadá, y otros países
tiene salvaguardas similares.

Varias organizaciones profesionales que tienen que ver
con métodos de encuestas tienen un código de
ética
(como la Asociación Estadística Americana) que
establecen reglas para mantener la confidencialidad de las
respuestas en encuestas. La política recomendada para que
las organizaciones de encuestas salvaguarden la confidencialidad
incluye:

• Usar códigos numéricos para vincular al
  participante con su cuestionario y guardar la

información sobre el
vínculo nombre-código en un lugar
aparte.

• Negarse a proveer los nombres y direcciones de los
  participantes en la encuesta a cualquier persona fuera de la
  organización de encuestas, incluyendo a sus
  clientes.
• Destruir cuestionarios e información que pueda
  servir para identificar los participantes

luego que sus respuestas se hayan
entrado a la computadora.

• Omitir los nombres y direcciones de los participantes
  en la encuesta de los archivos de
  computadora usados para análisis.
• Presentar tabulaciones estadísticas usando
  categorías amplias para que los participantes
  individuales no puedan ser identificados.

La confidencialidad de los datos suministrados por los
participantes es una preocupación primordial de todas las
organizaciones de encuesta respetables.

¿Cuáles son nuestras preocupaciones
potenciales?

La calidad de una encuesta es determinada en gran medida
por su propósito y por la forma en que es
conducida.

La mayoría de las indagaciones de
televisión (por ejemplo, las "encuestas" usando el
número telefónico 900) o las "encuestas" en revista
son altamente sospechosas. Estas y otras encuestas de
opinión autoseleccionadas ("self-selected opinion
polls: SLOPS)" pueden llevar a conclusiones erróneas
ya que los participantes no han sido seleccionados
científicamente.

Las encuestas deben llevarse a cabo únicamente
para obtener información estadística sobre
algún tema. No deben ser diseñadas para producir
resultados predeterminados o como un artificio para mercadeo o
para actividades similares. Cualquier persona a quien se le
solicite que responda a una encuesta de opinión o que se
preocupe por los resultados debe primero decidir si las preguntas
que se hacen son justas.

Otra violación importante de la integridad ocurre
cuando lo que parece ser una encuesta es efectivamente un
vehículo para estimular donaciones a alguna causa o para
crear una lista de direcciones para mercadear productos.

Cuestionario

Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy
útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas
características que pueden ser apropiada en algunas
situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas,
deben diseñarse cuidadosamente para una máxima
efectividad.

Recabación de datos mediante
cuestionarios

Para los analistas los cuestionarios pueden ser la
única forma posible de relacionarse con un gran
número de personas para conocer varios aspectos del
sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios
departamento, se puede distribuir los cuestionarios a todas las
personas apropiadas para recabar hechos en relación al
sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá
a los que responde; no obstante, también esto es una
ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el
interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas
mas honesta ( y menos respuestas prehechas o estereotipadas).
También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar
datos más confiable.

Selección de formas para
cuestionarios

El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo
tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma
inteligente. También es importante el formato y contenido
de las preguntas en la recopilación de hechos
significativos.

Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos:
cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si
los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas
de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan
ambas formas en los estudios de sistemas.

Cuestionario Abierto

Al igual que las entrevistas, los cuestionarios
pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los
sentimientos, opiniones y experiencias generales; también
son útiles al explorar el problema básico, por
ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los
métodos de verificación de crédito, es un medio.

El formato abierto proporciona una amplia oportunidad
para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas
personas sin embargo, encuentran más fácil escoger
una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por
sí mismas.

Cuestionario Cerrado

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles
del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta,
el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato
es el método para obtener información sobre los
hechos. También fuerza a los
individuos para que tomen una posición y forma su
opinión sobre los aspectos importantes.

La OBSERVACIÓN

Otra técnica útil para el analista en su
progreso de investigación, consiste en observar a las
personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica
de investigación, la observación tiene amplia
aceptación científica. Los sociólogos,
sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente
ésta técnica con el fin de estudiar a las personas
en sus actividades de grupo y como
miembros de la organización. El propósito de la
organización es múltiple: permite al analista
determinar que se está haciendo, como se está
haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo
toma, dónde se hace y por que se hace.

"¡Ver es creer! Observar las operaciones la
proporciona el analista hechos que no podría obtener de
otra forma.

Tipos de Observación

El analista de sistemas puede observar de tres
maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o
actitud sin
que el observado se dé cuenta y su interacción por
aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga
poca importancia para el análisis de
sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las
condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una
operación sin intervenir para nada, pero estando la
persona observada enteramente consciente de la
observación. Por último, puede observar y a la vez
estar en contacto con las personas observas. La
interacción puede consistir simplemente en preguntar
respecto a una tarea específica, pedir una
explicación, etc.

Preparación para la
observación

1. Determinar y definir aquella que va a
   observarse.
2. Estimular el tiempo necesario de
   observación.
3. Obtener la autorización de la gerencia para
   llevar a cabo la observación.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo
   que se va a hacer y las razones para ello.

Conducción de la
observación

1. Familiarizarse con los componentes físicos del
   área inmediata de observación.
2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma
   periódica.
3. Anotar lo que se observa lo más
   específicamente posible, evitando las generalidades y
   las descripciones vagas.
4. Si se está en contacto con las personas
   observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios
   cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
5. Observar las reglas de cortesía y
   seguridad.

Secuela de la observación

1. Documentar y organizar formalmente las notas,
   impresionistas, etc.
2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la
   persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro
   de sistemas.

Diagrama de Flujo

Es una representación pictórica de los
pasos en proceso. Útil para determinar cómo
funciona realmente el proceso para producir un resultado. El
resultado puede ser un producto, un servicio, información
o una combinación de los tres. Al examinar cómo los
diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se
puede descubrir con frecuencia las fuentes de
problemas potenciales. Los diagramas de
flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde
el flujo de materiales
hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer
un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es
necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo
más pequeños pueden agregar niveles según
sea necesario durante el proyecto.

¿Cuándo se utiliza un Diagrama De
Flujo?

Cuando un equipo necesita ver cómo funciona
realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia
revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el
sistema, pasos innecesarios y círculos de
duplicación de trabajo.

Algunos aplicaciones comunes son:

Definición de Proyectos:

• Identificar oportunidades de cambios en el
  proceso.
• Desarrollar estimados de costos de mala
  calidad.
• Identificar organizaciones que deben estar
  representadas en el equipo.
• Desarrollar una base común de conocimiento
  para los nuevos miembros del equipo.
• Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de
  resolución de problemas para reducir las resistencias
  futura al cambio.

Identificación de las causas
principales:

• Desarrollar planes para reunir datos.
• Generar teorías sobre las causas
  principales.
• Discutir las formas de estratificar los datos para el
  análisis para identificar las causas
  principales.
• Examinar el tiempo requerido para las diferentes
  vías del proceso.

Diseño de soluciones

• Describir los cambios potenciales en el proceso y sus
  efectos potenciales.
• Identificar las organizaciones que será
  afectadas por los cambios propuesto.

Aplicaciones de soluciones:

• Explicar otros el proceso actual y la solución
  propuesta.
• Superar la resistencia al
  cambio demostrando cómo los cambios propuestos
  simplificarán el proceso.

Control (retener las Ganancias):

• Revisar y establecer controles y monotorías al
  proceso.
• Auditar el proceso periódicamente para
  asegurar que están siguiendo los nuevos
  procedimientos.
• Entrenar a nuevos empleados.

¿Cómo se Utiliza?

La metodología para prepara un Diagrama de
Flujo es;

1. PROPÓSITO: analizar como se pretende utilizar
   el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el pared y
   consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama
   de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se
   pretende.
2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
3. DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los
   límites del proceso, enumerar los
   resultados y los clientes en el extremo derecho del
   diagrama.
4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los
   símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar
   las respuestas como los primeros pasos en el
   diagrama.
5. HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas
   como:

• ¿Quién recibe el input?
• ¿Qué es lo primero que se hace con el
  input?

1. DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con
   el primer (ó último) paso. Para cada paso, hacer
   preguntas como:

• ¿Qué produce este paso?
• ¿Quién recibe este
  resultado?
• ¿Qué pasa después?
• ¿Alguno de los pasos requiere de inputs que
  actualmente no se muestran?

1. COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta
   que se conecte todos los resultados (outputs) definidos en el
   extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un segmento del
   proceso que es extraña para todos en el salón, se
   deberá tomar nota y continuar haciendo el
   diagrama.
2. REVISIÓN: Preguntar:

• ¿Todos los flujos de información
  encajan en los inputs y outputs del proceso?
• ¿El Diagrama muestra la naturaleza
  serial y paralela de los pasos?
• ¿El Diagrama capta de forma exacta lo que
  realmente ocurrió, a diferencia de la forma
  cómo se piensa que las cosas deberías pasar o
  como fueron diseñadas originalmente?

1. DETERMINAR OPORTUNIDADES

Nota: El Diagrama de flujo final deberá actuar
como un registro de
cómo el proceso actual realmente opera. Indicar la
fecha.

Aunque hay literalmente docenas de símbolos
especializadas utilizados para hacer Diagrama de Flujos, se
utiliza con más frecuencia los siguientes:

 Para ver el
gráfico seleccione la opción
"Descargar" 

Las "líneas de flujos" son utilizadas para
representar el progreso de los pasos en la secuencia. La punta de
la fecha indica la dirección del flujo del proceso.

Otros dos símbolos que no son utilizados tan
comúnmente y que pueden ser útiles son:

El "Símbolo del documento" representa la
información escrita pertinente al proceso.

 El "Símbolo de la Base de Datos"
representa información almacenada
electrónicamente con respecto al proceso

Consejos para la construcción /
Interpretación:

Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada
y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los
miembros del equipo poseerán un conocimiento común,
exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo
no necesita invertir el tiempo y la energía en observar el
proceso físicamente cada vez que se quiera identificar
problemas para trabajar, discutir teorías sobre las causas
principales, examinar el impacto de las soluciones propuestas o
discutir las formas para mantener las mejoras.

Los Diagramas de
Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico para lograr mejoras. Uno de sus
usos es el de ayudar a un equipo a generar teorías sobre
las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de
Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo
que investiga un problema redacta una descripción del problema en un pedazo
pequeño del papel y lo
pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el
problema se ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los
pasos en el proceso antes del punto donde el problema se ha
detectado, y produce teorías sobre las cosas que
podrían salir mal en el paso del proceso de forma
sistemática a medida que producen teorías sobre las
posibles causas principales del problema.

Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un
equipo a identificar las formas apropiadas para separar los datos
para su análisis. Por ejemplo, considérese el
problema de analizar los tiempos de reparación. Una
rápida revisión del Diagramas de Flujo puede
sugerir un número de grupos posibles que pueden explicar
el tiempo que se necesita para hacer
reparación.

Relación con otras
herramientas:

Los Diagramas de Flujo de procesos
generalmente se relacionan con:

• Mapa de Relaciones
• Mapa de Proceso Interfuncional
  (Cross-Funcional)

Diccionario de datos

Los diccionarios
de datos son el segundo componente del análisis del flujo
de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no
describen por completo el objeto de la investigación. El
diccionario de
datos proporciona información adicional sobre el sistema.
Esta sección analiza que es un diccionario de datos, por
qué se necesita en el análisis de flujo de datos y
como desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo del sistema de
contabilidad
para describir los diccionarios de datos.

Un diccionario de datos es una lista de todos los
elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de
datos que describen un sistema. Los elementos principales en un
sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de
datos, el almacenamiento de
datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y
descripciones de estos elementos.

Si los analistas desean conocer cuántos
caracteres hay en un dato, con qué otros nombres se le
conoce en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema
deben ser capaces de encontrar las respuesta en un diccionario de
datos desarrollado apropiadamente.

El diccionario de dato se desarrolla durante el
análisis de flujo de datos y ayuda el analista involucrado
en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin
embargo, como se verá más adelante, también
el contenido del diccionario de datos se utiliza durante el
diseño del sistema.

En informática, base de datos acerca de la
terminología que se utilizará en un sistema de
información. Para comprender mejor el significado de
un diccionario de datos, puede considerarse su contenido como
"datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos los
demás objetos (archivos, programas, informes,
sinónimos…) existentes en el sistema. Un diccionario de
datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y
especificaciones de archivos, así como sus ubicaciones. Si
es completo incluye también información acerca de
qué programas utilizan qué datos, y qué
usuarios están interesados en unos u otros informes. Por
lo general, el diccionario de datos está integrado en el
sistema de información que describe.

Descripción de los Datos en el
Diccionario

Cada entrada en el diccionario de dato consiste
en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o
producidos en el sistema. Cada articulo se identifica por un
nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de
campo y tiene valores específicos que se permiten para
éste en el sistema estudiado.

Nombre de los Datos

Para distinguir un dato de otro, los analista les
asigna nombre significativos que se utilizan para tener una
referencia de cada elemento a través del proceso total de
desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para
seleccionar, en forma significativa y entendible, los nombres de
los datos, por ejemplo la fecha de factura es
más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le
conoce como ABCXXX.

Descripción de los Datos

Establece brevemente lo que representa el dato en
el sistema; por ejemplo, la descripción para
FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está
preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se
envió por correo o se recibió.

Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo
que a gente que los lea no conoce nada en relación del
sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas las
palabras deben se entendible para el lector

Alias

Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con
diferentes nombres, dependiendo de quien lo utilice. El uso de
los alias deben evitar confusión. Un diccionario de dato
significativo incluirá todos los alias.

Longitud de campo

Cuando las característica del diseño del
sistema se ejecuten más tarde en el proceso de desarrollo
del sistemas, será importante conocer la cantidad de
espacio que necesita para cada dato.

Valores de los datos

En algunos proceso solo se permiten valores de datos
específicos. Por ejemplo, en muchas
compañías con frecuencia los números de
orden de compra se proporcionan con un prefijo de una letra para
indicar el departamento del origen.

Registro de las descripciones de datos

Dadas que las descripciones se utilizarán
en forma repetitiva a través de una información y
después, durante el diseño, se sugiere un formato
fácil para utilizar que simplifique el registro y los
detalles de consulta cuando se necesiten.

CONCLUSIÓN

La Recolección de Datos, consiste en la
recopilación de información; se lleva a cabo por
medio

de entrevistas, cuestionarios y observación;
donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de
información logrando sus metas y objetivos.

El analista debe de demostrar y desarrollar las
destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad,
imparcialidad, habilidad, objetividad, control,
comunicación, comprensión y cortesía para
lograr la búsqueda de información a través
de las herramientas antes mencionada.

La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de
operación desde el Presidente o el Jefe de
Operaciones.

Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy
formales hasta los casuales.

El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el
analista con el fin de lograr un consenso, siendo un canal de
comunicación poco limitado, el analista debe determinar lo
que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las
respuestas y formular el cuestionario.

La observación, se emplea para verificar los
resultados de una entrevista y tiene una aceptación
científica.

El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un
problema y determinar un resultado en una
empresa.

El diccionario de datos, se aplica para la
examinación de los diagramas de flujos de datos y a su vez
registra detalles adicionales dentro del flujo de un
sistema.

Jose A Avilez M