1.
Introducción
2. Utilidad
3. Conformación Del
Manual
4. Fuentes De
Información
5. Preparación Del
Proyecto
6. Bibliografía
Un manual de
procedimientos es el documento que contiene la
descripciòn de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye
además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos
necesarios, màquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de
las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión
la información básica referente al funcionamiento
de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluación
y control
interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se
està realizando o no adecuadamente.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que
respecta a descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y
capacitaciòn del personal ya que
describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de
un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo
como análisis de tiempos, delegación de autoridad,
etc.
Para establecer un sistema de
información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas
o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y
su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los
empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo
deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar
duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo
y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.
A) IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente
información:
- Logotipo de la
organización. - Nombre oficial de la organización.
- Denominación y extensión. De
corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre
de la misma. - Lugar y fecha de elaboración.
- Nùmero de revisión (en su
caso). - Unidades responsables de su elaboración,
revisión y/o autorización. - Clave de la forma. En primer tèrmino, las
siglas de la organización, en segundo lugar las siglas
de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por
ùltimo, el nùmero de la forma. Entre las siglas y
el nùmero debe colocarse un guiòn o
diagonal.
B) ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y pàginas
correspondientes que forman parte del documento.
C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su
contenido, objeto, àreas de aplicación e
importancia de su revisión y actualizaciòn. Puede
incluir un mensaje de la máxima autoridad de las
àreas comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS DE
LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir
con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria;
simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar
las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la
evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto
los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se
está realizando adecuadamente; reducir los costos al
aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas
adicionales.
E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS
PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración
pública federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y
a
sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y
procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.
F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases
G) POLÍTICAS
O NORMAS DE
OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos
generales de acción que se determinan en forma
explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad
de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos.
Además deberán
contemplarse todas las normas de operación que precisan
las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la
operación de los procedimientos. A continuación se
mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento:
- Se definirán perfectamente las
políticas y/o normas que circunscriben el marco general
de actuación del personal, a efecto de que esté
no incurra en fallas. - Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a
fin de que sean comprendidos incluso por personas no
familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
procedimiento
mismo. - Deberán ser lo suficientemente
explícitas para evitar la continua consulta a los
niveles jerárquicos superiores.
H) CONCEPTO (S)
Palabras o términos de carácter
técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales,
por su significado o grado de especialización requieren de
mayor información o ampliación de su significado,
para hacer más accesible al usuario la consulta del
manual.
I)PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones).
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial,
de cada una de las operaciones que se realizan en un
procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo,
cómo, dónde, con qué, y cuánto
tiempo se
hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por
lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se
trata de una descripción detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada
operación. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensión e identificación, aun en
los casos de varias opciones en una misma operación.
J) FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se
adjuntan como apéndices. En la descripción de las
operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia
específica de éstas, empleando para ello
números indicadores
que permitan asociarlas en forma concreta. También se
pueden adicionar instructivos para su llenado.
K) DIAGRAMAS DE
FLUJO. Representación gráfica de la
sucesión en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en
donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
general), o los puestos que intervienen (procedimiento
detallado), en cada operación descrita. Además,
suelen hacer mención del equipo o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda
una descripción clara de las operaciones, lo que facilita
su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el
empleo de
símbolos y/o gráficos simplificados.
L) GLOSARIO DE
TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter
técnico relacionados con el contenido y técnicas
de elaboración de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
Procedimiento general para la elaboración de manuales
administrativos
DISEÑO
DEL PROYECTO. La
tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha
precisión , toda vez que los datos tienen que
asentarse con la mayor exactitud posible para no generar
confusión en la interpretación de su contenido por
parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha
atención en todas y cada una de sus etapas
de integración, delineando un proyecto en el
que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos
que fundamentan la ejecución del trabajo.
A) RESPONSABLES
Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de
un manual, es indispensable prever que no queda diluida la
responsabilidad de la conducción de las acciones en
diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador,
auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe
encomendar la conducción del proyecto en sus fases de
diseño, implantación y actualización. De
esta manera se logra homogeneidad en el contenido y
presentación de la información.
Por lo que respecta a las características del equipo técnico,
es conveniente que sea personal con un buen manejo de las
relaciones
humanas y que conozca a la organización en lo que
concierne a sus objetivos, estructura,
funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una
organización puede nombrar a la persona que tenga
los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a
cabo. Por la naturaleza de sus
funciones puede encargarlo al titular de la unidad de
mejoramiento administrativo (en caso de contar con este
mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de
consultores externos.
B) DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE
ESTUDIO
Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una
organización tienen que definir y delimitar su universo de
trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para
ello, deben realizar:
ESTUDIO PRELIMINAR
Este paso es indispensable para conocer en forma global las
funciones y actividades que se realizan en el área o
áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede
definir la estrategia global
para el levantamiento de información, identificando las
fuentes de la
misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del
proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general,
prever las acciones y estimar los recursos necesarios para
efectuar el estudio.
Referencia de las instituciones,
áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de
información de donde se pueden obtener datos para la
investigación. Entre las más
representativas se pueden mencionar:
*Instituciones:
–Organizaciones
que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector
de la que es objeto de estudio.
-Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.
-Organizaciones normativas que dictan lineamientos de
carácter obligatorio.
-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos
necesarios para el funcionamiento de la organización que
se estudia.
*Archivos de la
organización:
-General.
-De las áreas de estudio.
*Directivos y empleados:
-Personal del nivel directivo que maneja información
valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos responde a la
realidad.
-Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran
ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades
rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o
divergencias en relación con otros puntos de vista o
contenido de documentos.
*Áreas de trabajo:
-Niveles de la organización que reflejan las condiciones
reales de funcionamiento, medios y
personal.
*Clientes y/ o
usuarios: Receptores de los productos y/ o
servicios que genera la organización.
*Mecanismos de información: Recursos computacionales que
permiten el acceso a información interna o externa a la
organización que sirven como
soporte al estudio.
5. Preparación Del Proyecto
Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo
el manual, se debe preparar el documento de partida para
concretarlo, el cual debe quedar integrado por:
*Propuesta técnica, (que debe de incluir):
-Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos
análogos preparados con anterioridad.
-Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
-Justificación: demostración de la necesidad de
efectuarlo en función de
las ventajas que ello reportará a la
organización.
Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
-Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su
consecución.
-Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a
mejorar el funcionamiento de la organización, sus
productos y/ o
servicios, clima
organizacional y relaciones con el entorno.
-Alcance: área de aplicación que cubre el estudio
en términos de ubicación en la estructura
orgánica y/ o territorial.
-Recursos: requerimientos humanos, materiales y
tecnológicos necesarios para desarrollarlo.
–Costo:
estimación global y específica de recursos
financieros que demanda su
ejecución.
-Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los
recursos de acción y asignación de recursos.
-Información complementaria: material e investigaciones
que pueden servir como elementos de apoyo.
c) PROGRAMA DE
TRABAJO
-Identificación: nombre del manual.
-Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la
implantación del manual.
-Área(s): universo bajo estudio.
-Clave: número progresivo de las actividades
estimadas.
-Actividades: pasos específicos que tienen que darse para
captar la información.
-Fases: definición del orden secuencial para realizar las
actividades.
-Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación
de cada fase.
-Representación gráfica: descripción del
programa en cuadros e imágenes.
-Formato: presentación y resguardo del programa de
trabajo.
-Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
-Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar
avances.
B) PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES
COMPETENTES
a) PARTICIPANTES
Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus
parámetros y determinar su viabilidad operativa, es
recomendable presentarlo a:
*Área (s) que intervendrá directamente en su
aplicación, por lo cual tienen la obligación de
conocer el proyecto en forma detallada.
*Áreas afectadas por la implantación del proyecto,
ya que tendrán que cambiar o adecuarse.
*Área responsable del manejo de los recursos
económicos, para cuantificar el costo del proyecto en
forma más específica.
b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN
Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la
organización o de la unidad administrativa responsable de
su ejecución, para su aprobación.
Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento
de todos los niveles jerárquicos la intención que
tiene la organización de elaborar el manual, resaltando
los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán, a fin de
que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin
este requisito, la labor de integración del manual se
vería seriamente dificultada.
C) CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del
personal que va a participar en el levantamiento de la misma,
considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.
a) Capacitación del personal
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no
sólo en lo que respecta al manejo de medios de
investigación que se utilizarán para el
levantamiento de la información, sino también en
todo el proceso que se
seguirá para preparar el manual.
Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que
se persigue, así como los métodos de trabajo
adoptados, calendarización de actividades, documentos que
se emplearán.(cuestionarios, formatos, etcétera),
responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas,
inventario de
información a captar y distribución del trabajo a cada
persona.
Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar
conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un
responsable, quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la
información.
Es recomendable efectuar un estudio en un área piloto,
para luego comparar y evaluar los resultados
obtenidos.
b) Levantamiento de la información
Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el
registró de hechos que permitan conocer y analizar
información específica y verdaderamente útil
para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en
interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y
desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de
discriminación, basado en el objetivo del
estudio, y proceder continuamente a su revisión y
evaluación para mantener una línea de acción
uniforme.
Esta actividad exige mantener una relación constante con
las fuentes internas emisoras de la información,
así como con las áreas u organizaciones con otra
ubicación física.
Para recabar la información en forma ágil y
ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las
siguientes técnicas de recopilación:
Investigación
documental:
Esta técnica permite la selección
y análisis de aquellos escritos que contienen datos de
interés
relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos
tales como bases jurídico-administrativas, diarios
oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos
aquellos que contengan información relevante para el
estudio.
Consulta a sistemas de
información
Acceso a sistemas computacionales que contienen
información y recursos de apoyo para estructurar el
manual. Este mecanismo permite recabar información interna
y/o de sistemas externos a la organización enlazados a
través de redes.
Encuesta:
Este método
implica la realización de entrevistas
personales con base en una guía de preguntas elaborada con
anticipación. También se puede utilizar un cuestionario,
a fin de que las entrevistas tengan un contenido
homogéneo.
Esta técnica se considera de gran utilidad para
reunir información preliminar al análisis o para
efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura
actual de la información. La encuesta puede realizarse en
forma individual o reuniendo a directivos y empleados de una
misma área o que intervienen en la misma clase de
tareas.
También se puede recabar información de clientes
y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores
que interactúan con la organización.
Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven
para obtener la información deseada, están
constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciadas y separadas por capítulos o temática
específicos.
Este medio permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la
calidad de la
información que se obtiene depende de su
estructuración y forma de presentación.
En términos generales, todo cuestionario debe expresar el
motivo de su preparación, procurar que las preguntas sean
claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible, facilidad de
respuesta y evitar demasiadas preguntas. Asimismo, se puede
incluir un instructivo de llenado para indicar cómo
contestarlo.
La entrevista
consiste básicamente en celebrar reuniones individuales o
grupales en las cuales se cuestiona orientadamente a los
participantes para obtener información. Este medio es
posiblemente el más usado y el que puede brindar
información más completa y precisa, puesto que el
entrevistador, al tener contacto con el entrevistado,
además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y
recibir comentarios.
Para que una entrevista se
desarrolle positivamente, es conveniente observar estos
aspectos:
Tener claro el objetivo: para cubrir este aspecto, se recomienda
preparar previamente un cuestionario o guía de entrevista
que contenga los principales puntos que se desea captar. Esta
guía puede operar a manera de marco de trabajo para que,
al término de la misma, se pueda verificar si se ha
obtenido la información requerida.
Establecer anticipadamente la distribución del trabajo:
esta etapa consiste en asignar responsabilidades y determinar las
áreas a investigar.
Concretar previamente la cita: es importante que el entrevistado
esté preparado para proporcionar la información con
el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de
error y evitar interrupciones.
Clasificar la información que se obtenga: esta fase
implica diferenciar la situación real de la relativa a
sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos
aspectos.
Para apoyar y/o agilizar la captura de información se
puede emplear el muestreo, que es
una técnica estadística auxiliar que sirve para inferir
información acerca del universo que se investiga, a partir
del estudio parcial del mismo.
Cuando el universo de
estudio es de gran magnitud, pero la información sea
homogénea en virtud de normas de operación y
requisitos uniformes, se establece la posibilidad de conocer sus
características sin necesidad de encuestar o investigar a
todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los
empleados.
Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las
características y volumen de la
información, establecen cuál es la mínima
cantidad de información representativa del todo –muestra– que es
necesario recabar para que los resultados que se obtengan a
partir de ésta tengan validez.
Observación directa
Este recurso puede ser empleado por los técnicos o
analistas en el área física donde se desarrolla el
trabajo de la organización. A partir del análisis
de la información recabada se deben sostener
pláticas con algunas de las personas que prestan sus
servicios en estas áreas para complementarla o
afinarla.
Otra forma consiste en que el jefe del área de trabajo
realice la observación directa, comente y discuta
algunos de los puntos con sus subordinados y presente los
resultados de su análisis al investigador. La ventaja de
este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre
jefe y subordinados, la información puede ser más
completa, pero habrá ocasiones en que los resultados no
serán los deseados, debido a inhibiciones o problemas
internos, o que pueda plantearse una situación que no
corresponde a la realidad operativo.
D) Integración de la información
Una vez que se cuenta con la información de las
áreas involucradas en el estudio, se debe ordenar y
sistematizar los datos a efecto de poder preparar
su análisis.
a) Cómo clasificar la ínformacíón
Para facilitar la tarea de integración, es recomendable
que la información obtenida se vaya accesando a equipos de
cómputo para salvaguardaría y facilitar su manejo.
Con este propósito se pueden:
- Crear directorios, subdirectorios y archivos para
desagregarla en función de la división del
trabajo. - Crear bases de datos
o programas
específicos. - Utilizar paquetes acordes con las necesidades
específicas del proyecto. - Combinar los puntos anteriores para optimizar
resultados.
En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados
específicos con los documentos fuente del estudio, en las
que se debe compendiar la información por área,
sistema, procedimiento, equipos, políticas,
etcétera. Es conveniente que los documentos que se recaben
contengan el visto bueno de la persona que suministra la
información.
También es recomendable que conforme se recaben datos
sobre algún aspecto, se concentren en un documento de
trabajo que pueda servir de memoria en el
diseño posterior del proyecto.
b) ÁREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIÒN
Antecedentes.
Se debe tomar en cuenta la reglamentación
jurídico-administrativa que regula la realización
del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades
responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido sobre otras
unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios.
También es oportuno, en su caso, considerar la evolución o desarrollo de las estructuras
organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron,
lo cual permite contar con un marco de referencia
histórico para comprender mejor la situación
actual.
Situación actual.
Se toma en cuenta los siguientes aspectos:
- Objetivos
- Estructura orgánica Normas y políticas
administrativas - Funciones
- Procedimientos
- Instrumentos
jurídico-administrativos - Equipo
- Condiciones de trabajo
- Ambiente laboral
E) ANÁLISIS DE LA INFORMACIÒN
En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico
de cada uno de los elementos de información o grupos de datos
que se integraron con el propósito de conocer su
naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su
relación, interdependencia o interacción interna y
con el ambiente, para
obtener un diagnóstico que refleje la realidad
operativa.
Esta mecánica de estudio puede seguir la
siguiente secuencia:
- Conocer
- Describir
- Descomponer
- Examinar criticamente
- Ordenar cada elemento
- Definir las relaciones
- Identificar y explicar su comportamiento
Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis
de los datos consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemática seis
cuestionarios fundamentales:
- ¿Qué trabajo se hace?
- ¿Para qué se hace?
- ¿Quién lo hace?
- ¿Cómo se hace?
- ¿Con qué se hace?
- ¿Cuándo se hace?
Después de obtener respuestas claras y precisas
para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben
someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la
pregunta ¿por qué?. Las nuevas respuestas que se
obtengan darán la pauta para formular el manual y las
medidas de mejoramiento administrativo.
a) TÉCNICAS DE APOYO PARA EL ANÀLISIS
En esta fase comprende los recursos técnicos que se
emplean para estudiar la información obtenida con el fin
de conocerla en forma detallada t determinar alternativas de
acción específicas que permitan derivar soluciones
óptimas para lograr los resultados deseados.
Las técnicas de análisis que se pueden utilizar en
esta fase están directamente relacionadas con el origen
del proyecto, así como con la información
técnica del líder o
responsable en función del tipo de manual, factibilidad para
su aplicación, disponibilidad de tiempo, asignación
de recursos y nivel técnico del grupo de trabajo.
Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el
proyecto o en sentido inverso, a raíz de la
implantación de un proceso de cambio
organizacional que debe culminar con la edición de un
manual administrativo.
Entre las técnicas que generalmente se utilizan para
auxiliar el análisis administrativo en este campo, se
encuentran las siguientes:
Organizacionales.
- Administración por objetivos
- Análisis de sistemas
- Análisis de costo-beneficio
- Análisis de estructuras
- Árbol de decisiones
- Auditoría administrativa
- Autoevaluación
- Control total de calidad
- Estudio de factibilidad
- Estudio de viabilidad
- Benchmarking
- Desarrollo organizacional
- Reingeniería organizacional
- Reorganización
Cuantitivas.
- Análisis de series de tiempos
- Correlación
- Modelos de inventario
- Modelos integrados de producción
- Muestreo
- Números
- Números índices
- Programación dinámica
- Programación lineal
- Simulación
- Teoría de colas o de líneas de
espera - Teoría de los grafos
- Teoría de las decisiones
F) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DEL MANUAL
Una vez que se cuenta con toda la información del manual
se procederá a integrarlo; para tal actividad se requiere
convocar a todos los participes de la presentación del
manual, para revisión del contenido y presentación
de cada apartado.
a) Validación
La información verificada de cada área o unidad
administrativa deberá presentarse a la persona
entrevistada para que firme de conformidad en un espacio
específico para este objetivo; debe verificar que la
información esté completa y
comprensible.
b) ESTRUCTURACIÒN
Una vez que se reúne la información revisada y
firmada por cada área, los involucrados en la
presentación del manual deben reunirse para compaginar e
integrar el proyecto final del manual.
G) FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
Para seleccionar las recomendaciones más viables, se toma
en cuenta su costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus
ventajas y limitaciones.
a) TIPOS DE RECOMENDACIONES
De mantenimiento:
preservación general de la misma estructura
orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y
formas.
De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de
formas, registros e
informes,
eliminación total o parcial de procedimientos, bajas de
personal, desaparición de áreas o unidades
administrativas, etc.
De adición: introducción de un nuevo sistema,
incremento del número de operaciones en determinado
procedimiento, aumento de personal o programas, etc.
De combinación: intercalar el orden de aplicación
de programas de trabajo, combinar el orden de las operaciones de
un procedimiento, compaginar la utilización de formas de
uso generalizado con nuevas formas, etc.
De fusión:
agrupación de áreas, unidades administrativas o
personas bajo un mismo mando, unificación de formas,
registros e informes, etc.
De modificación: cambios en los procedimientos o las
operaciones, reubicación física de personal, equipo
o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo,
modificación de formas, registros, informes y programas,
etc.
De simplificación: reducción de pasos de un
procedimiento, introducción de mejoras en los
métodos de trabajo, simplificación de formas,
reportes, registros, programas, etc.
De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos,
recursos, personal o flujo del trabajo entre áreas u
organizaciones del mismo grupo o sector.
b) ELABORACIÓN DEL INFORME
Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un
informe, en el
que además de exponer las razones que llevaron a
obtenerlos, incorpore la información estratégica
del proyecto que le permita a la alta dirección la toma de
decisiones oportuna y correcta.
El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:
Introducción: es el resumen del propósito, enfoque,
limitaciones y el plan de
trabajo.
Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los
hechos, argumentos y justificaciones.
Conclusiones y recomendaciones.
Apéndices o anexos: inclusión de gráficas, cuadros y demás
instrumentos de análisis administrativo que se consideren
elementos auxiliares para apoyar la propuesta y
recomendaciones.
H) PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA SU APROBACIÓN
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el
encargado del proyecto debe someterlo a las instancias
procedentes para su aprobación; convocará a su
grupo de trabajo para la última revisión de la
documentación que se presentará.
a) A los niveles directivos
Es recomendable que esta presentación parta en un
documento síntesis
derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a
treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera
de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para
explicaciones, así como para intercambio de opiniones.
Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento
síntesis puede ser entregado a las autoridades
correspondientes y hacer la presentación del manual
exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo,
láminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos
más relevantes para el proceso de toma de decisiones.
El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente
capitulado:
- Introducción: breve descripción de las
causas que generaron la necesidad de preparar el manual, los
mecanismos de coordinación y participación de
empleados para su desarrollo, así como los
propósitos y explicación general acerca de su
contenido. - Análisis de la estructura
organizacional: exposición de la génesis y
desarrollo de la organización, es decir los cambios,
sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en
forma total o parcial y que influyeron en la decisión de
preparar el manual. - Diagnóstico de la situación actual:
definición de las causas y/o problemas que originaron el
estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se
proponen en el manual. - Propuestas de mejoramiento: presentación de
alternativas de acción para la organización,
ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de
los cambios, así como los resultados que se espera
obtener con el manual. - Estrategia de implantación: explicación
de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en
práctica el manual y las medidas de mejoramiento
administrativo derivadas de
él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los
cambios previendo los factores sobresalientes de
actuación de las áreas, unidades, mecanismos y
funcionarios involucrados en el esfuerzo. - Seguimiento, control y evaluación:
precisión de los mecanismos de información,
proceso de control y evaluación, así como los
criterios y medidas que podrían tomarse en cada
caso.
Al Órgano De Gobierno
De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las políticas
dictadas por el titular de la organización, una vez que el
manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles
superiores, debe presentarse ante el consejo de administración o su equivalente para su
aprobación definitiva.
c) A OTROS NIVELES JERÀRQUICOS
La exposición a los niveles departamentales, de oficina o
de área también puede basarse en el documento
síntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma
más accesible posible para facilitar su
comprensión. Asimismo, servirá para fortalecer el
compromiso entre todas las partes involucradas, elemento
fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de
las actividades.
I) REPRODUCCIÓN DEL MANUAL
Una vez que el grupo responsable de la elaboración del
manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en
los diferentes niveles de decisión, debe coordinarse con
la unidad o área que maneja los recursos económicos
para que éste sea reproducido para su distribución
e implantación. Para este efecto, el líder del
proyecto debe suministrar los parámetros técnicos
para el diseño de la impresión. Aun cuando existen
varias opciones para hacerlo, pero las unidades de medida
más aceptadas para este tipo de documento son:
- Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar
su revisión y actualización. - Que los formatos sean de 28×21 cm (tamaño
carta). - Las gráficas o cuadros que por necesidad
sobrepasen el tamaño carta, serán dobladas hasta
lograr esta dimensión. - Utilizar el método de reproducción en
una sola cara de las hojas. - Procurar que la división en apartados,
capítulos, áreas y/o secciones queden separados
por divisiones, las cuales presenten impreso este
nombre. - Que todo el documento quede integrado por
carátula, portada, índice o contenido,
introducción y cuerpo.
Carátula
Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como
objetivo su identificación a través de los
siguientes elementos:
- Nombre oficial de la organización.
- Logotipo oficial.
- Nombre genérico del manual en relación
con su contenido. - Nombre de la unidad administrativa responsable de su
elaboración y/o aplicación.
J) IMPLANTACIÓN DEL MANUAL
La implantación del manual representa el momento crucial
para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones
en acciones específicas para elevar la productividad,
mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y
homogeneizar el
conocimiento de la dinámica y componentes
organizacionales.
a) MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN
La selección de método para implantar
administrativos está estrechadamente relacionada con
elementos de estructura tales como:
Tipo de manual
Cobertura
Recursos asignados
Nivel técnico del personal
Clima
organizacional
Entorno
En función de estas variables, las
alternativas para implantarlos son:
- Método instantáneo. Generalmente es el
mas utilizado, ya que la decisión de preparar manuales
administrativos-en la mayoría de los casos- proviene de
los más altos niveles de la estructura de una
organización, lo cual les confiere una naturaleza o
validez casi obligatoria. También se adopta cuando la
organización es nueva, si no se involucra a un
número amplio de unidades administrativas, si es
relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de
funciones, sistemas u operaciones, o si en la
organización existe una sólida infraestructura
administrativa. - Método del proyecto piloto. Esta forma de
implantación implica aplicar el contenido del manual en
sólo una parte de la organización, con la
finalidad de medir los resultados que ello genera.
El beneficio que pueda aportar radica en que permite
realizar cambios en una escala reducida,
llevando a cabo cuantas pruebas sean
necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta.
Una probable desventaja de este método es que no siempre
es posible asegurar que lo que es valido para los proyectos piloto
se destinan recursos y una atención especial que no puede
a toda la organización.
-Método de implantación en paralelo. Cuando se
trata de manuales de amplia cobertura, que implican el manejo de
mucha información o de carácter estratégico,
un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo
un sistema de trabajo, se emplea este método que implica
la operación simultanea, por un periodo determinado, tanto
del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como las que
se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin crear
problemas, ya que las nuevas condiciones accionan libremente
antes de que se suspendan las anteriores.
- Método de implantación parcial o por
aproximaciones sucesivas. Este método, de gran utilidad
para implantar manuales que implican modificaciones
sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar
parte de su contenido o de àreas especìficas para
introducir los cambios sin causar grandes alteraciones, y dar
el siguiente paso sòlo cuando se haya consolidado el
anterior, lo que permite un cambio
gradual y controlado. - Combinación de métodos. Es el empleo de
màs de un método para implantar un manual en
función de los requerimientos técnicos de su
contenido.
b) ACCIONES DE IMPLANTACIÓN DEL MANUAL
Para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa
para su presentación y que, con base en las acciones que
para este efecto se establezcan, se proceda a celebrar platicas,
seminarios, foros de decisión y cualquier otro tipo de
evento de esta naturaleza.
También se pueden llevar a cabo reuniones de
sensibilización , por medio de las cuales se puede
incrementar la confianza y colaboración del personal, ya
que a través de ellas se les comunican los objetivos
propuestos y las bondades que de ello puede resultar.
En forma paralela se deben emprender campañas de
difusión mediante revistas, boletines, folletos, paneles y
cualquier otro recurso de información que refuerce la
aceptación, particularmente cuando las medidas de lo
mejoramiento puedan afectar a una organización en forma
radical o a nivel grupal o sectorial.
K) REVISIÓN Y ACTUALIZACIÒN
- La utilidad de los manuales administrativos radica en
la veracidad de la información que contienen, por lo que
se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por
medio de revisiones periódicas. Para ello es
conveniente: - Evaluar en forma sistemática las medidas de
mejoramiento administrativo derivadas de la implantación
del manual, así como los cambios operativos que se
realicen en la organización. - Establecer en calendario para la actualización
del manual - Designar un responsable para la atención de
esta función.
a) MECANISMOS DE INFORMACIÓN
Son aquellos que ponen en pràctica con la finalidad de
establecer los flujos adecuados par que la información
administrativa, tanto de implantación de mejoras como
respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a
las àreas y niveles que las necesiten.
Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada,
utilizando servicios del grupo técnico responsable de la
elaboración del manual.
Una vez definidos los parámetros para evaluar el
comportamiento del manual, operativamente, la organización
debe efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de
la(s) unidad(es) responsable(s) de su aplicación, apoyadas
por una comisión, grupo o subgrupo designado para ese
propósito.
- ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS,
ANÁLISIS DISEÑO Y ESTRUCTURA
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÍN MÉXICO,
FCA – UNAM
- "MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUÌA PARA SU
ELABORACIÓN"
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÌN
MÉXICO, FCA – UNAM
- SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GÒMEZ CEJA,
MÉXICO, Mc GRAW HILL 1997
Autor:
Jose Palma