LA
SOLICITUD
Es un documento por medio del cual se pide el goce de un
derecho, beneficio o servicio que
se considera que puedes ser atendido.
El derecho de petición de los peruanos esta
amparado por el Art. 2 inc. 20 de la actual constitución política que
manifiesta que toda persona tiene
derecho a formular peticiones individual o colectivamente, por
escrito ante la autoridad
competente, lo que esta obligado que el interesado una respuesta
también por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.
Los miembros de las Fuerzas Armadas y de la
Policía Nacional solo pueden ejercer individual el derecho
de petición. Actualmente las solicitudes se redactan en
papel simple y no sellado.
Facultad para firmar
Solicitudes
Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de
18 años. Asimismo los representantes legales o nombres de
aquellos aquietes representan.
Los menores de 18 años ejercen su derecho de
petición por intermedio de sus padres o apoderados; salvo
que algunas instituciones
permiten ejercerlo en determinados casos, como los colegios que
solicitan sus certificados de estudios al concluir su educación
secundaria.
La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro
de una institución e incluso de una persona ajena a ella,
dependiendo de la naturaleza del
pedido.
El que no miembro de una institución presenta u
solicitud por "Mesa de Partes", y el servidor de ella
puede hacer por "mesa de Partes", o por intermedio de su jefe
inmediato. Si el conducto es este ultimo, el jefe de curso a tu
solicitud mediante proveído "Hoja de Tramite" u otro
documento, con su opinión favorable o
desfavorable.
Partes de la Solicitud
- La Sumilla.
- Texto.
- Lugar y fecha.
- Firma y Posfirma.
Y los siguientes complementarios:
- Anexo.
- "Con Copia.
EL
DICTAMEN
El dictamen es un documento técnico que contiene
la opinión autorizada de un especialista, órgano de
accesoria o comisión especial sobre un asunto concreto que
requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema
legal, contable, medico, de ingeniería o técnico
logístico.
Los que emiten el dictamen reciben el nombre de
"peritos" quienes vienen a ser personas versadas en una disciplina
científica, especialidad, arte u oficio.
Para ser perito se requiere poseer titulo profesional
universitario. Pero si el examen o la pericia a realizar no
necesita de tales profesionales, la autoridad puede designar
perito a la persona que considera más
idónea.
El dictamen se emite a pedido de la autoridad
competente; quien al solicitarlo, precisa con claridad, el tema o
asunto especifico sobre el cual requiere
opinión.
El dictamen es un documento ilustrativo, no resolutivo.
Esclarece dudas; precisa conceptos; proporciona elementos de
juicio para la solución de problemas y
facilita la toma de
decisiones de los órganos de gobierno. Es
potestad de la autoridad competente tomarlo en cuenta o no
– en todo o en parte – el momento de decidir sobre lo
que se ha emitido opinión. Muchas veces los
dictámenes – así como los informes
– sirven de base para los acuerdos de los órganos de
gobierno, que luego se hacen conocer como
resoluciones.
Los servidores
públicos están obligados a emitir dictamen –
cuando se lo soliciten – con absoluta imparcialidad y
objetividad, sin favoritismos ni presiones, en base a pruebas y con
sujeción estricta a las normas legales
establecidas.
Todos los miembros de un cuerpo colegiado o
comisión dictaminadora tienen la obligación de
emitir dictamen en forma conjunta o por separado. El dictamen se
puede emitir por unanimidad, por mayoría y por
minoría. El dictamen es por unanimidad cuando todos
están de acuerdo con el contenido del documento y lo
firman; es por mayoría, cuando la mayor parte de los
peritos coincide con lo expresado en el dictamen y lo firman, y
es por minoría, cuando los que discrepan de la
opinión de la mayoría emiten su propio dictamen,
juntos o cada uno. El dictamen en minoría se adjunta al
por mayoría y se remiten a la autoridad para que los
examine y se forme su propia opinión.
La autoridad puede rechazar u observar el dictamen que,
a su juicio, no esta bien. Al ser observado; es devuelto al que
lo emitió para que subsanen las observaciones o se haga un
mejor estudio del asunto tratado.
En caso de descubrirse la emisión de un dictamen
deliberadamente defectuoso o parcializado, sus autores
podrán ser objeto de sanción administrativa y
penal.
El dictamen se usa en la
administración publica y se redacta en papel A4. Es
remitido a la autoridad que lo solicito con todos los
antecedentes y anexos que lo sustentan, formando un
expediente.
Área de difusión
El dictamen es un documento de carácter interno; vincula al que lo emite
con la autoridad que lo solicita.
Facultad para elaborar y firmar
dictámenes
El dictamen es elaborado en forma individual o
colectiva. El dictamen emitido por un órgano de
asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo
colegiado o una comisión especial es firmado por sus
miembros; y el emitido por una sola persona o por minoría,
lo es por su autor o autores.
El servidor que ha delegado a otro u otros la facultad
de dictaminar, esta obligado a visar el dictamen firmado por el
que lo hizo o por los que lo hicieron, asumiendo de esta manera
responsabilidad mancomunada por su contenido.
Partes del dictamen
Presenta las siguientes partes obligatorias:
- Lugar y fecha
- Código
- Destinatario
- Asunto (a veces, opcional)
- Referencia
- Texto
- Antefirma
- Firma, posfirma y sello
- "Con copia"
- Pie de pagina
y las siguientes complementarias:
- Membrete
- Nombre del año
- Anexo
EL
ACTA
El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto
dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta
o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o
bien en libros
destinados expresamente para ese propósito.
El Acta es documento probatorio de hechos que han
sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas
acciones como
puede ser para la expedición de resoluciones, envío
de circulares, oficios, etc.
Las sociedades
mercantiles, las empresas cooperativas,
las juntas de determinados organismos públicos o
casi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza,
tienen la obligación de llevar los correspondientes libros
de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que
se han pactado por los miembros que las representan.
Clases
Acta de Trabajo.- Conocemos con este nombre a las
diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia
de actos o hechos de interés
ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones
cotidianas en nuestro centro laboral.
Las Actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en
la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por
el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la
autoridad que preside el acto y con la intervención de
personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la
autoridad la adición, suspensión o
rectificación de alguna incidencia que consideren
pertinente.
Por ejemplo, se redacta esta clase de acta
al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo; al
evaluar al personal de una
institución con fines de ratificación o promoción interna; en la ejecución
de las diferentes etapas de un proceso
electoral; al decomisar mercadería ilegal o de dudosa
procedencia; al realizar diligencias judiciales como audiencias,
inspección ocular o actos de conciliación entre
partes en conflicto; al
evaluar visitas de inspección administrativa a centros de
trabajo, establecimientos comerciales o a lugares devastados por
hechos fortuitos como sismos,
inundaciones o incendios; al
incautar, exterminar, transferir, inventariar, entregar y
depositar bienes; al
asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver
diversos problemas o conflictos
internos y al tiempo de
cumplir cualquier otra acción
administrativa considerada delicada o de responsabilidad: Algunas
entidades preparan formularios o dan
lineamientos para redactar este documento.
Las actas de trabajo, una vez redactadas, son
leídas y firmadas inmediatamente por el funcionario que
presidio el acto, el secretario y las personas interesadas que
han intervenido. Si alguien que esta obligado o ha intervenido se
niega a firmar el acta, la autoridad que dirigió la
acción hará constar tal negativa en la parte final
del documento en presencia de los demás.
Las actas de trabajo se envían al superior
jerárquico con oficio de remisión o, en su defecto,
se conservan en los archivos de las
oficinas que tienen interés en el asunto.
Partes del Acta de Trabajo:
El acta de trabajo presenta las siguientes partes
obligatorias:
- Titulo (tipifica el acta)
- Texto
- Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho
que consta en el acta. - "con copia"
- Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
- Membrete
- Código
- Anexo
OBSERVACIONES
a) Si el acta de trabajo comprende varias
páginas, las personas firmantes deben adoptar las mismas
medidas de seguridad que se
toman al firmar directivas, resoluciones, contratos, etc.
que comprenden también varias páginas.
b) Los renglones que quedan en blanco por la falta de
texto o por
otra razón, se deben complementar con guiones o rayas con
el fin de prevenir la adición dolosa de algún dato
o texto posteriormente.
c) La persona ajena a la institución que firma el
acta como testigo o parte interesada, al momento de firmar coloca
él numero de su DNI y coloca su domicilio.
Acta de Sesión.- Es un documento en
el que consta el testimonio de los hechos más importantes
que han sucedido en la sesión de un órgano
deliberante.
Se denomina "Sesión" a la reunión
formal de un grupo de
personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en
cuenta determinadas leyes, estatus o
normas establecidas en cada entidad sea publica o privada. Y se
conoce como "órgano deliberante" a aquel grupo de personas
que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar
acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o
funciones.
Los órganos deliberantes facultados por la
ley para
celebrar sesiones, en primer lugar, los órganos de
gobierno de las instituciones como la Asamblea Universitaria, el
Consejo Universitario y los consejos de facultad en las
universidades; la Junta General de Accionistas y el Directorio en
las empresas de sociedad
anónima; la junta General de Socios en las empresas de
sociedad
comercial o industrial de responsabilidad limitada; la Asamblea
General y el Consejo Directivo, en el caso de asociaciones; el
Concejo Municipal en las municipalidades distritales y
provinciales; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso
de los sindicatos,
etc. En segundo lugar, pueden reunirse en sesión los
órganos consultivos y de apoyo u otros legalmente
autorizados por las normas internas de las entidades, como los
departamentos académicos en las universidades y las
comisiones de trabajo que se constituyen, con carácter
permanente o eventual, para tratar asuntos de interés
institucional.
Las sesiones de los órganos de gobierno deben
constar en libros de actas legalizados conforme a ley. En las
instituciones publicas, sus libros de actas son legalizados por
el notario publico o el juez, según corresponda. Las hojas
de los libros de actas que se deterioran o malogran no se
arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las actas de las
sesiones de las comisiones de trabajo y de órganos
efímeros se llevan en hojas A4 o en formularios
especiales.
El libro de actas
permanece en poder del
secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se
llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del
presidente de la comisión u órgano efímero
respectivos hasta que serán incluidas en los informes que
se remitirán a las instancias correspondientes.
Partes del acta de
sesión
- Titulo
- Introducción
- Texto
- Cierre del Acta
- Firmas de los que la aprueban el acta
Estaciones o momentos de la
sesion
- Control de asistencia
Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada
la sesión, quien ejerce la presidencia ordena al
secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no con el
quórum necesario para dar inicio a la
sesión.
Con la asistencia de miembros que representen el
quórum de ley, el presidente declara instalada formalmente
la sesión, de lo que el secretario deja constancia en el
acta. Incluso, si es necesario hace mención al numero de
miembros que conforman legalmente el órgano que se ha
reunido, para deducir con la facilidad que los que están
asistiendo representan realmente el quórum requerido para
la sesión.
- Despacho
El presidente ordena al secretario leer – o lee el
mismo – la correspondencia recibida y enviada en el periodo
comprendido entre la ultima sesión y aquella que se esta
realizando.
La correspondencia que se da lectura es
previamente seleccionada, clasificada y ordenada. No es necesario
leer toda la
comunicación recepcionada y remitida; basta leer los
documentos
principales.
Cuando hay necesidad, el presidente – u otro
miembro – aclara o comenta la comunicación que la
requiera. Los documentos que necesitan ser debatidos pasan a
"orden del día".
- Informes
Los miembros informan sobre las acciones de
trascendencia – o que según ellos, son importantes
– que han ejecutado en el ejercicio de sus funciones en el
lapso transcurrido desde la ultima sesión hasta la fecha,
o sobre los encargos o tareas que les fueron encomendadas en la
sesión anterior.
Los informes se proporcionan en el siguiente orden:
primero informa el que dirige la sesión; luego, los
miembros con cargo directivo, posteriormente, los presidentes o
responsables de comisiones; y, por ultimo, los demás
miembros.
Los informes se dan por propia iniciativa o a pedido de
los miembros. El informe que se
proporciona puede ser ampliado por otros. El informe que requiere
debate pasa a
"orden del día".
OBSERVACIONES:
a) En las dos estaciones anteriores, despacho e informes
no se genera ni tolera discusión alguna; son etapas en las
que solo se proporciona información.
b) Los documentos e informes que necesitan ser
discutidos, por lo general, ya forman parte de la
agenda.
- Lectura de la agenda
El presidente lee la agenda de la sesión, la
misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o
citación correspondiente. También hace referencia a
los documentos e informes que pasaron a "orden del día",
ya como parte de la agenda.
La agenda que se ha leído no se somete a
discusión ni aprobación de los asistentes, se lee
únicamente con el propósito de dar una idea general
de los asuntos que serán tratados en la
sesión. Sin embargo, por acuerdo de los presentes,
podrá alterarse el orden del tratamiento de los asuntos
considerados, su redacción o extensión. Cualquier
pedido de tratamiento de nuevos temas, se podrá solicitar
en la estación siguiente.
- Pedidos
En esta etapa, los miembros que deseen que en la
sesión se traten así mismo otros temas no
considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos.
Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos".
Los pedidos se formulan en términos generales y
el presidente los recepciona sin objeción alguna.
Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos
de la agenda, serán fundamentados y, por acuerdo de los
asistentes, serán admitidos a debate o
rechazados.
- Orden del día
Es la estación más importante. Aquí
se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e
informes que pasaron de las estaciones "despacho" e
"informes".
El orden que se toma en cuenta en el debate de cada
punto de la agenda es el siguiente:
a) Presentación o exposición
del tema, asunto o problema por el presidente y/o por cualquier
otro miembro.
b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y
planteamiento de posibles soluciones o
acuerdos; y
Adopción de acuerdo o desacuerdos por la
votación.
Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete
a votación las propuestas de posibles soluciones o
acuerdos formulados durante el debate.
Concluida la votación, el presidente declara
ganadora a la propuesta que ha recibido mayor número de
votos, pero siempre y cuando este número sea igual o
superior a la mitad más uno de los votos de los presentes.
La propuesta ganadora se convierte automáticamente en uno
de los acuerdos de la sesión.
Lo que acabamos de ver, es camino que se sigue en el
tratamiento de cada punto de la agenda; exposición, debate
y acuerdo. Así, en cada caso.
Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en
debate, no se puede empezar a debatir otro. Tiene que concluir
primero con acuerdo. De lo contrario, se genera desorden y caos
en la sesión.
- Tratamiento de pedidos
Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda
y de los documentos e informes que lo hubieren querido, el
presidente invita a los autores de los "pedidos" a
fundamentarlos.
Escuchada la fundamentación de un pedido, lo
somete a consideración de los asistentes para que lo
admitan a debate o lo rechacen. La admisión a debate de un
pedido o rechazo se efectúa por votación. El pedido
admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto
de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente
validos.
- Aprobacion del acta
En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los
puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe someter a
consideración de los presentes a la aprobación del
acta que se ha ido redactando en el transcurso de la
sesión.
En las actuales circunstancias, esta aprobación
del acta es un requisito imprescindible para que adquiera
fuerza legal.
Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea
leída en voz alta y que se vote su aprobación.
Aprobada el acta, se da por levantada la
sesión.
NOTA IMPORTANTE:
No todas las estaciones o momentos que acabamos de
estudiar se cumplen en una sesión. La estación que
no se cumple sencillamente no se considera.
Redacción del acta de sesion
ordinaria
Se conoce con el nombre de sesión
ordinaria a aquella que se realiza, en forma obligatoria,
en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada
institución, pudiendo ser cada semana, cada 15
días, cada mes, o cada 6 meses. La sesión ordinaria
toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la
sesión que se ha redactado.
Redacción del acta de sesion
extraordinaria
Se denomina sesión extraordinaria a
aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del año, a
iniciativa del que dirige el órgano deliberante o a pedido
escrito de un numero determinado de sus miembros (lo que es
fijado por las normas internas), cuando consideran que es
necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la
institución o del órgano respectivo. Se convoca con
la anticipación que señala la norma y con la
especificación de la agenda a ser tratada.
El desarrollo de
la sesión extraordinaria toma en cuenta solo cuatro
estaciones o momentos de la sesión que son: control de
asistencia lectura de la agenda, orden del día y
aprobación del acta.
CARTA,
MISIVA O EPÍSTOLA
(Carta: viene del latín
CHARTA; Misiva: viene del latín MISSUM, SUPINO DE
MITTERE: Enviar; Epístola: del latín
ESPITOLA)
La Carta es una
conversación escrita que a manera de conversación o
platica es dirigida a una persona ausente.
Las palabras epístola y misiva son
sinónimos de CARTA
La epístola esta considerada como genero literario
y por lo general tiene un carácter sentimental y
poético
Partes de una Carta
- Lugar y fecha
- Tratamiento y nombre de la persona a quien se
escribe - Residencia del destinatario
- Vocativo o expresión de
cariño - Cuerpo o asunto de la misiva
- Conclusión o despedida
- Nombre y firma
Después de la despedida y firma podemos darnos
cuenta que hemos omitido algo, entonces mediante los llamados
"posdata" o "posscritum" siendo las abreviaturas: (PD. o PS), se
escribirá al pie de lo que uno se ha olvidado.
CARTA COMERCIAL
La carta comercial sirve como medio de
comunicación entre dos empresas comerciales o bien
una empresa
con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal,
oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen
varios tipos de cartas
comerciales. Los más importantes son: aperturando un
negocio, de compraventa, de reclamación, de ofertas, de
solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas
comerciales poseen un esquema más rígido y un tono
más objetivo, y
deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el
encabezamiento, el cuerpo de la carta y el
cierre. Las castas comerciales son las que se emplean en el mundo
de los negocios:
ventas,
compras, créditos, ofertas, cobranzas,
promoción, etc. Tratan asuntos de negocios o de trabajo.
Prima en estas cartas un lenguaje
directo, preciso y claro.
Partes
- Membrete: Parte que identifica a la
institución o empresa. Va en
la parte superior y central, o sino, al lado superior
izquierdo. - Lugar y fecha
- Nombre y dirección del destinatario
- Asunto o referencia: Línea que sintetiza el
contenido de la carta. - Vocativo
- Cuerpo
- Despedida
- Firma
- Iniciales: Sirven como constancia de los posibles
errores o defectos. Se escribe con mayúscula las
iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con
minúscula, de la que escribe.
DIRECTIVA
Es un documento técnico-normativo que orienta las
acciones de los servidores de la administración
pública en el cumplimiento de sus funciones o en la
ejecución de tareas encomendadas.
Generalmente la directiva complementa o precisa, en
forma minuciosa, disposiciones contenidas en un reglamento o una
resolución.
Usos
Este documento tiene uso diversificado; podemos citar
algunos casos en que se usa la directiva.
- Para establecer como llevar a cabo las actividades o
reuniones en una institución. - Para precisar métodos
o formas de realizar un tramite documentario - Normar reglamentos de asistencia, permisos, licencias
del personal. - Dar disposiciones para el cuidado de los enseres de
un dependencia - Informar sobre el horario del refrigerio,
etc.
La directiva, es un medio de comunicación muy
importante, su uso y aplicación hará que una
institución marche ordenadamente y logre el éxito
deseado con el prestigio y la confianza de sus
usuarios.
Área de Difusión:
El ámbito de difusión de la directiva
puede ser a nivel nacional, regional o institucional,
según la jerarquía del funcionario que la aprueba.
Por ejemplo puede ser por un ministro, presidente regional o
director de la USE.
Su área de difusión fija la misma
directiva en la sección de su texto denominada
"alcance".
La directiva enlaza a la autoridad con facultad para
expedir disposiciones gubernamentales con el personal
subordinado.
Partes de la Directiva
- Año Académico
- Numeración
- Titulo
- Finalidad
- Objetivo
- Base legal
- Alcance
- Disposiciones generales (procedimiento)
- Disposiciones finales (especificas)
- Lugar y fecha
- Firma y cargo
- Iniciales
CERTIFICADO
(Del Latín CERTUS, cierto y de
FACERE, hacer)
Es un documento que contiene la información o
acreditación de un hecho real y que ha sido previamente
comprobado o verificado por la persona que lo expide.
Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto
o realizado, que existe, o que es así en la realidad y los
hechos.
Cualquier certificación que falte a la verdad
constituye delito, y quien
la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro
país.
El certificado es un testimonio de hecho concluido o
constatados, por ejemplo, se expide certificado de estudios, por
los estudios realizados en una institución educativa,
certificado de trabajo, por los servicios
prestados, certificado de salud, luego de haberse
examinado el estado de
salud de una persona, certificado de orfandad, después de
haberse comprobado la situación de desamparo en que se
encuentra un menor de edad, etc.
El certificado se emplea tanto en la administración pública como privada,
y se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad
competente o por mandato de la ley. Este documento se otorga en
papel A4, membretado, o en formularios especiales
diseñados para cada tipo de certificado.
Facultad para solicitar
certificados
Tienen facultad para pedir la expedición de
certificados:
Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de
un derecho o la constatación de un hecho
Las personas naturales capaces mayores de 18
años, o sus representantes legales, que tienen o prueban
tener legítimo interés material o moral sobre el
hecho cuya certificación solicitan.
Las autoridades políticas,
judiciales y militares competentes, y el superior
jerárquico.
Tienen facultad para expedir certificados:
La autoridad, en forma directa, sobre asuntos de su
competencia
Partes del Certificado
- Membrete
- Cargo de la autoridad que expide el documento o (En
caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor
subordinado que expide el documento. - La palabra "certifica"
- Texto
- Lugar y fecha
- Firma, posfirma y sello del subordinado y sello de la
autoridad que lo autoriza (en caso sea expedido por el
subalterno) - Pie de página
CONSTANCIA
Concepto
La constancia es un documento similar al certificado,
los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han
dado o se dan en la realidad.
No existe una diferencia clara y definida entre ambos
documentos razón por la cual se utilizan los dos
indistintamente. A pesar de ello hay una diferente que
podríamos aceptar, en principio y que consiste en
considerar al certificado como testimonio de hechos ocurridos o
ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en
realización o que acaban de ocurrir.
Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se
esta laborando, constancia de ingreso cuando uno es admitido a un
centro de estudios, constancia de vacante, cuando en un centro
educativo existe vacante para matricular a un alumno,
etc.
La constancia se usa en las instituciones tanto
públicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en
formulario preparado, o propósito, para cada caso. (Las
constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar
correlativamente).
La constancia es un documento similar al certificado.
Los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han
dado o se dan en la realidad.
No existe una diferencia clara y definitiva entre ambos
documentos; razón por la cual se utilizan los dos
indistintamente. A pesar de ello hay una diferencia que
podríamos aceptar, en principio, y que consiste en
considerar el certificado como testimonio de hechos ocurridos o
ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en
realización o que acaban de ocurrir.
La constancia se utiliza tanto en las instituciones
públicas como privadas.
Semejanza entre Certificado y
Constancia:
Estos dos documentos tienen muchos puntos en
común. Tal es así que se asemejan en los siguientes
aspectos:
- En lo que se refiere a las personas que pueden
pedir su otorgamiento. - En lo que respecta a los documentos con los cuales
se solicita su expedición. - En lo referente a las personas con facultad para
otorgarlos. - En lo que concierne a sus partes, diversidad y
formatos que se emplean en su elaboración.
EL
INFORME
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o
la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de
hechos considerado de interés
La autoridad puede pedir que personas particulares
informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que
considere útiles para esclarecer para solucionar
problemas.
El informe tiene carácter de declaración
jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la
verdad de lo contrario podrá ser sancionado administrativo
y penalmente.
Según los casos el informe puede ser breve o
pormenorizado por lo tanto, de extensión variable,
pudiendo abarca incluso varias paginas.
Así mismo puede ser elaborado y firmado por mas
de una persona e ir acompañada de cuadros,
fotografías, videos, grabaciones, testimonios,
declaraciones, resúmenes, disquete, separatas, facturas,
recibos, u otros documentos. Para sustentar la información
que se proporciona.
Él informe es utilizado por trabajadores del
sector publico y privado y se redacta en papel A4.
Área de difución
El informe es un documento que se difunde solamente
dentro de una institución u empresa. Relaciona al
subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro
de su mismo nivel.
Facultad para firmar informe
Los servidores que no desempeñan cargos para
dirigirse a sus jefes inmediatos.
Los que ocupan cargos para que se comunique con sus
superiores y con los de igual jerarquía.
Partes del Informe
- Lugar y remitente
- Nº de informe
- Remitente
- Destinatario
- Motivo
- Cuerpo
- Conclusión
- Despedida
- Firma
Clases:
Existen diferentes criterios para clasificar los
informes. Por ejemplo: en PNP los divide en administrativos y
policiales en base al asunto que trata. Nosotros, tentativamente,
lo clasificamos en ordinario, extraordinario y técnicos
teniendo en cuenta las personas que las emplea, la rigidez que
observa en su redacción y regularidad que se
presentan:
- Informe Ordinario:
Usos:
Lo usa los que desempeña cargos para informar a
sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve
para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque
proporciona información sobre el avance de periodos
determinados en las que se ejecuta dichas acciones.
Además constituye un verdadero documentos de
trabajo por esto su información debe ser fría,
objetiva e imparcial.
Características:
- Es regular y rígido.
- Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal,
bimestral, trimestral, semestral, y otros. - Su remisión es obligatoria.
- Por lo general es enumerado.
- La mayoría lleva titulo y es enviado con
oficio o memorando de remisión. - Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con
la información que reporta.
- Informe Extraordinario.-
Usos:
El informe extraordinario lo usan los que
desempeñan cargos, los responsables o miembros de
comisiones ( tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier
otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de
trabajo.
Características.-
- Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan
periodos estrictos para su remisión y normas
rígidas para su redacción. - Los miembros extraordinarios se
envían: - A pedido de la autoridad,
- Cuando necesario comunicar sobre el avance o
culminación de una tarea encomendada, haya o no
petición de la superioridad, y - Si se presentan casos imprevistos de
interés.
- Pueden ser numerados o no. La numeración de
los informes extraordinarios e obligatorios solo si el
remitente desempeña cargo administrativos. - Son enviados directamente, sin oficio ni memorando
de revisión. - No llevan titulo.
Observaciones
- Los informes que presentan los servidores que no
desempeña cargos administrativos no llevan
numeración ni siglas, los mismos que los memorando que
remiten. - Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en
el código la sola denominación de
"Informe".
- Informe técnico
Usos:
El informe técnico lo usan los especialistas para
informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la
emisión.
Se redacta solamente cuando lo solicita la
autoridad.
Es un documento instructivo. Ilustra, suministra
elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u
hechos delicados que requieren conocimientos
especializados.
Es un instrumento valioso para la toma de
decisiones.
Características:
- El código lleva "informe técnico"
como nombre de documento. - Uso obligatoriamente "referencia"
- Es numerado
- El que firma lo hace con su respectivo sello de
colegiatura.
Subtítulos del texto del informe
técnico:
- Introducción.- Que específica el
motivo o las razones que impulsa la redacción del
informe. - Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de
cómo se suscitan los actos. - Análisis.- Examinan minuciosamente los
hechos, en base antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y
descargos y disposiciones legales. - Conclusiones.- Que contiene la deducción lógica del análisis que realiza, relación
directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo
aquello que fluye se presenta y expresa en forma
directa. - Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones
con relación al asunto tratado. La autoridad es libre
de tomar en cuenta en la toma decisiones.
RECURSO DE RECONSIDERACIÓN
Es el Recurso impugnativo que se interpone ante el mismo
órgano que dictó la primera resolución
impugnada, debiendo necesariamente sustentarse en nueva prueba
instrumental. Este recurso es opcional y su no
interposición no impide el ejercicio del Recurso de
Apelación.
RECURSO DE APELACIÓN
Es el Recurso impugnativo que se interpone cuando
la impugnación se sustente en diferente interpretación de las pruebas producidas o
cuando se trate de cuestiones de puro derecho, debiendo dirigirse
a la misma autoridad que expidió la resolución para
que se eleve lo actuado al superior jerárquico.
Es un recurso ordinario y vertical o de alzada, que
supone el examen de los resultados de la instancia, y no un nuevo
juicio, mediante el cual el juez ad quem examina la
corrección y regularidad de la resolución dictada
por el juez a quo, según los motivos de agravio que aduzca
el apelante.
El recurso de apelación es el medio que hace
tangible el principio de la doble instancia (previsto en el
artículo X del CPC). Con este recurso lo que se pretende
es la eliminación de la resolución del juez
inferior y su sustitución por otra que dicte el superior
jerárquico.
El recurso de apelación se interpone para
corregir los errores eventualmente cometidos en la primera
decisión. El mismo nombre de apelación (de
appellare, llamar) alude al hecho de dirigirse la parte a otro
juez a fin de que juzgue mejor que el juez que ha juzgado en
primer término.
El artículo 364 del CPC indica que el recurso de
apelación tiene por objeto que el órgano
jurisdiccional superior examine, a solicitud de parte o de
tercero legitimado, la resolución que les produzca
agravio, con el propósito de que sea anulada o revocada,
total o parcialmente.
El artículo 382 del mencionado código
adjetivo señala que el recurso de apelación
contiene intrínsecamente el de nulidad, sólo en los
casos que los vicios estén referidos a la formalidad de la
resolución impugnada.
RECURSO DE
REVISIÓN
Recurso impugnativo que se interpone, excepcionalmente,
ante una tercera instancia si las dos anteriores fueron resueltas
por autoridades que no son de competencia
nacional.
EL RECURSO DE
QUEJA
Según el artículo 401 del CPC, el recurso
de queja tiene por objeto el reexamen de la resolución que
declara inadmisible o improcedente un recurso de apelación
o de casación. También procede contra la
resolución que concede apelación en efecto distinto
al solicitado.
La queja se basa en la necesidad de contar con un
instrumento procesal que impida que una resolución no
pueda ser impugnada debido al designio de quien la dictó,
adquiriendo irregularmente la calidad de cosa
juzgada.
Bibliografía
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del procedimiento civiles, t. 1, México,
Jurídica universitaria, 2002.
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procesal civil y penal, Biblioteca
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2004.
PRIORI POSADA, Giovanni F. Comentarios a la Ley del
proceso contencioso administrativo, Lima,Ara, 2002.
SAGASTEGUI URTEAGA, Pedro. El proceso contencioso
administrativo, Lima, Gaceta Jurídica, 2000.
DIRECCIONES DE INTERNET
Código Procesal Civil (actualizado):
Ley Nº 27584:
http://www.tc.gob.pe/legconperu/leyorganicatc.html
Jhon Hernandez Cardenas
Estudiando de Administración de Perú UN. SLG
ICA (trabajo dejado por "Serrano – ABDON"
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