Ciclo de Adquisición y Pago

TÉCNICAS DE CONTROL
INTERNO

Las técnicas de control
interno puede clasificarse ligeramente en técnicas de
prevención y de descubrimiento.

Las técnicas de prevención están
destinadas a proporcionar seguridad
razonable de que únicamente se reconocen y procesan
transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de
prevención pueden citarse:

• Autorización supervisora de las transacciones
  de ajustes;
• Procedimientos de contraseña para restringir
  el acceso a terminales en línea, programas de
  computadoras
  y archivos;
• Balanceo, transacción por transacción,
  en un sistema en
  línea;
• Verificación y validación (v.g.,
  verificación a teclado o
  dígitos de verificación ) de los datos entrados
  en un sistema de
  computadora;
• Exploración de datos para ver
  que sean razonables antes de su entrada en un
  sistema;
• Segregación y rotación de los deberes
  de entrada y procesamiento; y
• Procedimientos claramente definidos de procesamiento
  y excepción.

Las técnicas de descubrimiento están
destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren
los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden
incluirse:

• Conciliación de informes de
  balanceo por lote con registro
  cronológicos mantenidos por los departamentos
  originarios;
• Conciliación de conteos cíclicos del
  inventario con
  los registros
  permanentes;
• Llevar cuenta del uso de formas
  prenumeradas;
• Revisión y aprobación de informes de
  mantenimiento ( "era y es") del archivo
  maestro;
• Auditoría interna;
• Comparación con planes y presupuestos
  de los resultados que se informan;
• En transacciones contables, conciliación con
  el mayor general de los saldos de los mayores
  auxiliares;
• Conciliación de las cantidades de enlace que
  salen de un sistema y entran a otro; y
• Revisión de los registros
  cronológicos de transacciones y de acceso en
  línea.

Caso de Aplicación:

El Ciclo de Adquisición y Pago

El ciclo de adquisición y pago incluye algunas
funciones
como:

• Adquisición de bienes,
  mercancías, servicios y
  mano de obra
• Pago de adquisiciones
• Clasificación, resúmenes e informes de
  lo que se adquirió y lo que se pagó

Principales funciones
típicas de compras

• Selección de proveedor
• Solicitar compras
• Comprar

Dentro de la adquisición de bienes intervienen
algunos departamentos o áreas funcionales tales
como:

1. Recepción
2. Crédito y Cobranzas
3. Caja-Pagaduría
4. Contabilidad
5. Financiero
6. Contraloría
7. Compras

La función de Compras tiene
como objetivos:

• Reducir el nivel de inventario
• Combinar lotes pequeños en compra de lotes
  grandes
• Implantar control de
  calidad en las compras
• Establecer políticas de adquisición y
  licitación
• Mantener registro de los
  productos

Los principales indicadores
del Departamento de Compras
son:

1. Valor de compras totales / Ventas
   totales comparadas con el año anterior
2. Total de compras/Número de compras
3. Porcentaje de compras rechazadas
4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia
   prima
5. Inventario/Ventas
6. Costo promedio de Orden de compra
7. Tiempo promedio de entrega de pedidos
8. Número de orden por mes en comparación
   con el año anterior

PRINCIPALES TÉRMINOS Y/O
DEFINICIONES

ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número
determinado de archivos que se
mantienen en registro individual de control de
inventario y
que se mantienen físicamente en existencia en las
bodegas

BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de
bienes.

Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y
de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes
actividades:

• Recepción y verificación del estado de
  productos
  entregados por los proveedores.
• Ubicación, control de calidad y
  custodia de los productos
• Entrega de los productos
  almacenados en óptimas condiciones a los usuarios
  solicitantes.

BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas
temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto
período de tiempo. En estas
bodegas pueden encontrarse materiales en
tránsito locales o importados.

BODEGAS CENTRALES.- Son bodegas que mantienen el
almacenamiento
permanente de bienes.

BODEGUERO.- Persona encargada de administrar y
registrar las transacciones de la bodega.

CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite
identificar la cantidad económica por la cual se
efectúa un pedido. Esto quiere decir una solicitud o
pedido rentable para la
empresa.

CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para
asegurar que los planes y programas
están siendo observados.

CONTROL INTERNO.- Evaluación
de método y
procesos que
se interrelacionan en una entidad para la protección de
sus activos, la
obtención de información veraz y oportuna, la
medición de eficacia en las
operaciones y
la observación de políticas
dictadas así como el cumplimiento de objetivos y
metas establecidas.

COSTOS DE ORDENAR.– Costos asociados
a los pedidos, independientes del tamaño de la
orden.

COSTO DE LA ORDEN.- Es igual al tamaño de
la orden por el precio
unitario. Es un costo
variable

COSTO FIJO ANUAL DE TODAS LAS ORDENES.- Es el
número de pedidos que se hacen en el año, lo que es
igual a la demanda anual
dividido para la cantidad a ordenar en cada pedido.

COSTO TOTAL ANUAL DEL INVENTARIO.- Es igual al
costo total de
las órdenes más el costo total fijo por ordenar,
más el costo de almacenamiento.

COSTO DE ALMACENAMIENTO.- Es igual al costo de
mantener el inventario por el inventario promedio.

COSTOS DE MANTENIMIENTO.- Costos
relacionados con el hecho físico de guardar inventario.
Por ejemplo, el costo de oportunidad.

DEMANDA.- Número real de materiales
solicitados por un cliente o
departamento de servicio en un
pedido específico.

GARANTIAS.- El proveedor garantiza que la
mercadería cumple con las siguientes características:

1. Correspondencia del bien a la orden de
   compra
2. Optima calidad de los
   bienes entregados
3. Mercadería libre de todo dominio
   Legal
4. Mercadería que cumpla con las condiciones
   estipuladas en la Orden de Compra

INSPECCCION.- La mercadería descrita en la
orden está sujeta a inspección por parte del
comprador en su lugar de destino.

El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte
de la mercadería si no cumple con los requisitos
establecidos.

MÁXIMO.- Cantidad máxima que se
debe mantener en stock, No sobreexceso.

MERCADERIA.- Se denomina así a los
artículos o trabajos hechos por el proveedor bajo
términos y condiciones descritas en la orden de
compra.

MÍNIMO.- Número determinado que
permite la satisfacción de la demanda
normal

Es la cantidad mínima de un ítem que debe
ser mantenida en inventario.

Lo ideal es que el inventario inicial de cada
período se aproxime lo más posible a
él.

PACKING LIST.- Documento que permite el registro
de información de los productos importados
recibidos en la bodega.

PRECONTRATO.- Es un compromiso establecido de
forma verbal o escrita con proveedores de
bienes. Estos precontratos establecen compromisos de pago en
porcentajes, fechas de compromiso de entrega de bienes,
descuentos por pronto pago, entre otras características.

PUNTO DE REORDEN.- Cuando el nivel de inventario
baja hasta este punto, se hace un nuevo pedido que llegará
algún tiempo
después

REQUISICIÓN DE BODEGA Y/O SOLICITUD DE
COMPRA.- Este documento es una solicitud que debe ser
llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la entrega de
bienes almacenados o la compra de bienes inexistentes en las
bodegas de la empresa.

STOCK DE SEGURIDAD.-
Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen
en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de
stock.

TABLA DE AUTORIDADES FINANCIERAS.- Está
conformada por las personas que están autorizadas para
firmar Requisiciones de Bodegas y/ o Solicitudes de
compras.

Esta tabla deberá ser actualizada por la Gerencia de
Compras, acorde a las necesidades.

Para ello se debe analizar en los proveedores lo
siguiente:

• La capacidad corriente y potencial y
  disposición para proporcionar calidad y cantidad,
  entregas oportunas y servicio.
• Los precios de
  competencia
  considerando los precios
  unitarios, descuentos por volumen, costos
  de transporte y
  condiciones de crédito.
• Las restricciones legales
• Las políticas de la entidad acerca de las
  transacciones con personas vinculadas, conflicto de
  intereses, pagos delicados, etc.

Técnicas de Control :

1. Sólo se aprobarán los proveedores que
   ofrezcan descuentos por volumen

2. Claras exposiciones de criterios. Manual de
   Políticas y/o Procedimientos
   de Compras con normas
   claramente definidas. Ej:
3. Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o
   archivo
   maestro de proveedores.
4. Procedimientos establecidos para añadir,
   cambiar o eliminar de las bases de
   datos.
5. Estos procedimientos
   deben incluir:

2. Una descripción de los documentos que
   han de obtenerse o de crearse con respecto a, un proveedor
   potencial, y
3. Las pruebas o
   verificaciones que han de hacerse de los documentos e
   información

obtenida.

1. La integridad de los archivos debe protegerse con
   técnicas tales como:
2. Especificar que los cambios deben aprobarse por
   escrito por ejecutivos o empleados supervisores
   especificados.
3. Formas prenumeradas estándar con campos de
   claves precodificadas para documentar los cambios, controles
   físicos sobre el acceso a las formas y
   conciliación de las usadas con una tabulación de
   los cambios realmente efectuados
4. Revisión y aprobación de informes de
   cambios y después de cada actualización a las
   bases de datos
   por cambios de nombre y dirección.
5. Balanceo y conciliación periódicos del
   número de nombres, en los archivos por una persona que no
   tenga responsabilidades de iniciar o procesar cambios o por un
   grupo de
   control de datos.
6. Pruebas periódicas de auditoría
   interna de los archivos.
7. Revisión periódica de las
   gráficas de la actividad del acceso en línea como
   ayuda para determinar la corrección de los cambios a los
   archivos maestros.
8. Conciliación de los controles de totales de
   comprobación sobre los números de los proveedores
   en archivo maestro.
9. Limitación del acceso a la base de datos
   mediante el sistema de administración de base de datos,
   contraseñas o controles físicos sobre
   terminales.
10. Dígitos de verificación sobre los
    números de proveedores para el mantenimiento del archivo maestro.

Para ello se debe:

• Especificar tipo de mercancías y servicios que
  han de comprarse, incluso los estándares de
  calidad.
• Aplicar métodos
  para establecer las cantidades que se
  comprarán

Puntos para ordenar de nuevo

Cantidades para la orden más
económica

Plan aprobado de materiales que se
necesitan

Presupuesto de gastos
capitalizables

• Establecer precios que han de pagarse

El postor más bajo

Precio
contractual

Lista de precios de proveedores

• Determinar condiciones aceptables

Fletes

Descuentos

Tiempo mínimo para preparación de
entregas

Técnicas de Control :

1. Sólo se ordenarán los materiales que
   aparezcan en la relación de materiales. Otras
   órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de
   Compras.
2. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben
   producir inventarios que
   excedan los niveles establecidos.
3. Se ordenarán materiales sólo si
   están especificados en el plan aprobado
   de materiales que se necesitan.
4. Todos los desembolsos capitalizables que excedan de
   un importe determinado deben ser aprobados por el
   Directorio.
5. La calidad de la mercancía ordenada debe
   cumplir las especificaciones de ingeniería expresadas.
6. Las bases de datos de precios y condiciones de
   proveedores deben ser aprobados.
7. Archivo maestro de inventario en almacenes con
   puntos para ordenar de nuevo, cantidades para la orden
   más económica, plan de
   materiales que se necesitan.
8. Procedimientos establecidos para añadir,
   cambiar, eliminar precios de la base de datos.
9. Conciliación de los controles de totales de
   comprobación sobre los precios de los proveedores en el
   archivo maestro.
10. Comparaciones periódicas de los precios de
    proveedores publicados con el archivo maestro de
    precios.
11. Revisión periódica de los archivos
    maestros por personal
    supervisor apropiado.
12. Exposiciones escritas de especificaciones aceptables
    de ingeniería y de calidades.
13. Procedimientos documentados y forzosos para revisar y
    aprobar los contratos a
    largo plazo de ministros antes de su
    formalización.
14. Comparación periódica de los precios
    pagados a un proveedor con los precios de mercado o
    con los precios pagados a otros proveedores por
    mercancías y servicios semejantes.
15. Departamento de compras centralizado para controlar
    la emisión de todas las órdenes a los proveedores
    por mercancías o servicios.

Para ello se debe:

• Controlar el efectivo recibido de
  proveedores
• Controlar las Devoluciones de mercancía a
  proveedores
• Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra
  cuentas a cobrar
• Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de
  compras, etc)
• Mantener acuerdos de renegociación de
  precios
• Efectuar liquidaciones de partidas en
  disputa.
• Mantener pagos parciales
• Mantener pagos especiales
• Mantener cheques
  anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de
  nuevo.
• Efectuar Reclasificaciones de cantidades
  distribuídas

Reclasificación de una cuenta de gastos a una
cuenta de inventario u otro activo

Reclasificación de un pago

Técnicas de control :

1. Exposición clara de criterios y
   políticas incluso políticas respecto a
   devolución de mercancías, pagos parciales,
   liquidaciones de partidas en disputa, toma de descuentos por
   pronto pago, etc.Ej:
2. Se tomarán descuentos por pronto pago sobre
   todas las facturas pagadas dentro de un número
   determinado de días.
3. Se notificará a los proveedores dentro de un
   número determinado de días, toda
   devolución que se les haga y se cargará a la
   cuenta del proveedor la correspondiente nota de
   crédito.
4. No se compensarán cuentas a pagar con cuentas
   a cobrar sin la respectiva autorización
5. Se emitirán órdenes de no pagar los
   cheques que
   permanezcan sin cobrar más de un número
   determinado de meses y las cuentas de efectivo serán
   ajustadas por tales cheques.
6. Formas prenumeradas estándar y controladas
   para ajustes con las respectiva aprobación.
7. Informes regulares y análisis periódicos de las
   tendencias en las cantidades y tipos de los
   ajustes.
8. Aprobación por escrito de todos los ajustes de
   distribución de cuentas por un ejecutivo
   o supervisor determinado.

Técnicas de Control :

1. Manuales de políticas

   Manuales de procedimientos

   Rutinas de entrenamiento

   Requisitos de supervisión

   Documentación de sistemas y
   programas

2. Claras exposiciones de los
   procedimientos:
3. Verificación de las aprobaciones requeridas de
   la gerencia y usuarios para nuevos sistemas y
   procedimientos
4. Cambios de sistemas, procedimientos y
   programas
5. Verificación periódica de las
   aprobaciones de supervisión que se requieren para
   transferir responsabilidades, cambios en las formas, sistemas
   de archivos, etc
6. Pruebas periódicas de
   razonabilidad
7. Procedimientos que requieran que todos los cambios a
   los programas de computadora
   sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de
   procesamiento de
   datos y el Jefe del departamento de usuarios

Técnicas de Control:

1. Procedimientos documentados para iniciar, revisar y
   aprobar peticiones de mercancías y
   servicios.
2. Formas vitales prenumeradas (v.g., peticiones de
   compras, órdenes de compra, etc.) y la rendición
   de cuentas de tales formas (v.g., hojas de verificación
   numérica o punteo.
3. Archivo de firmas autorizadas.
4. Auditorias internas periódicas de tales cosas
   como ofertas de competencia en
   los archivos, precios según órdenes de compra
   contra listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas
   contra condiciones disponibles en los proveedores,
   etc.
5. Sistema de control de
   inventarios que produce órdenes de compra (v.g., con
   un registro permanente de inventario preparado con la
   computadora, las órdenes de compra pueden crearse
   automáticamente cuando las cantidades en inventario
   lleguen a un punto fijado para ordenar de nuevo).

Técnicas de Control:

1. Lugares centrales de recepción estrictamente
   supervisado y separados de las funciones de embarque, compra y
   almacenamiento.
2. Formas de órdenes de compra que tengan impreso
   de antemano el lugar de recepción y en que se instruya
   al proveedor a efectuar la entrega sólo en ese
   lugar.
3. Conteo de envases (y comparación con el
   conocimiento de embarque) y observación de las apariencias de los
   envases en la plataforma de recepción.
4. Comparación detallada de las mercancías
   recibidas con una copia de la orden de compra. (Nota: El uso
   eficaz de esta técnica requiere que los embarques para
   los que no existan orden en el archivo del lugar de
   recepción sean devueltos al proveedor o mantenidos en
   suspenso hasta que se recibe una orden.)
5. Revisión periódica de las ordenes de
   compra pendientes en busca de posibles
   cancelaciones.
6. Cancelación automática de las
   órdenes de compra pendientes después de las
   fechas de entrega especificadas.
7. Supervisión estricta del personal de
   recepción.

 Técnicas de Control:

1. Documentos de recepción prenumerados y
   controlados de los que posteriormente se rinde cuenta de
   haberse enviado a, o recibido por, una función de
   verificación de órdenes o de cuentas a
   pagar.
2. Mantenimiento de un registro cronológico de
   recepción en que se anote por su orden cada documento de
   recepción. (Nota: Este registro puede usarse
   posteriormente para llevar cuenta de los documentos de
   recepción prenumerados. Un sistema de anotación
   de una vez puede utilizarse para producir
   simultáneamente el registro y el documento de
   recepción.
3. Procedimientos documentados para los cortes del
   cuarto de recepción (diarios y de fin de
   periodo).
4. Totales de control e identificación de fechas,
   encabezamientos, etc. en los informes

Técnicas de Control:

1. Verificación de las cantidades, precios y
   condiciones facturados mediante referencia a la orden de compra
   e informe de
   recepción y verificación de la
   documentación.
2. Verificación y documentación de las
   multiplicaciones y sumas de las facturas. (Nota: Esto puede
   hacerse por pruebas.)
3. Procedimientos estándares para acumulaciones
   al final del periodo de facturas no procesadas, embarques
   recibidos pero no la factura,
   etc.
4. Análisis de diferencias entre los inventarios
   físicos y los registros permanentes.
5. Distribución de diarios de compras o
   distribuciones de gastos a los supervisores de departamentos
   para su revisión y análisis.
6. Revisión de los estados de cuenta de los
   proveedores (no las facturas) para observar partidas atrasadas
   vencidas.
7. Listados previos a preparar los comprobantes para
   establecer control inmediato sobre las facturas de los
   proveedores antes de que se unan a los informes de
   recepción y a las órdenes de compra que completan
   el comprobante a pagar que se prepara.
8. Balanceo por lotes y técnicas de registro
   cronológico para controlar las facturas con sus
   comprobantes a pagar.

DIAGRAMA RESUMIDO DEL FLUJO DE COMPRAS

Incluirla en el sitio de Adminsitración y
control.
Las palabras relacionadas son: Métodos,
téecnicas de control
interno, control
interno, ciclo de adquisición, compras,
adquisición de bienes, pago de bienes, controles de
sistema.
El título del trabajo es: "El ciclo de adquisición
de bienes y pago: Técnicas
de control Interno."
Forma parte de un grupo de
documento de técnicas de control interno que aspiro
continuar escribiendo vinculadas a areas funcionales de las
organizaciones.

Trabajo enviado por:
Alice Naranjo S.
Escuela Superior
Politécnica del Litoral
Escuela
Politécnica Javeriana
Anaranjo[arroba]hispavista.com