- Concepto
- La informática aplicada
a la contabilidad mercantil - Libros principales y libros
auxiliares - Formalidades que deben cumplir y
consecuencias de las mismas - Errores y
omisiones - Libros diario, inventarios y
mayor - De la comunicación y
exhibición de los libros de
contabilidad
Aparte de que la contabilidad
es una ciencia,
jurídicamente contabilidad se considera a las anotaciones
que el comerciante hace de las operaciones o
negocios que
efectúa (tanto las comerciales como las actividades), en
libros
especialmente destinados al efecto, con el objeto de poder conocer
mediante los mismos, la situación de su actividad
comercial, determinar sus resultados y precisar en cierto modo
las causas que así lo determinaron.
Es la contabilidad por tanto, el medio idóneo
para que el comerciante se entere de la situación o de
acreedor o de deudor que tengan los terceros con relación
a su empresa; lo que
permite detallar y comprobar los valores
que integran su acervo patrimonial, y determinar el resultado de
las operaciones en cada uno de los ejercicios económicos,
indicando las ganancias obtenidas o las pérdidas sufridas
en dichos ejercicios.
Por lo tanto, la contabilidad entendida en esos
términos, se constituye en un instrumento de control sobre el
desarrollo de
la actividad comercial del comerciante tanto en el orden interno
como en el externo, que le posibilita en el momento que
así lo considere oportuno, reconstruir sus relaciones
celebradas con otros comerciantes o con terceros, y en caso de
crisis
económica, precisar las causas que la determinaron y
establecer un cálculo
aproximado sobre la consistencia de su patrimonio.
2. LA
INFORMÁTICA APLICADA A LA CONTABILIDAD
MERCANTIL
La avanzada tecnología de la
informática constituye un extraordinario
medio por medio del cual se puede llevar con mayor exactitud la
contabilidad mercantil. Porque mediante la informática se
pueden condensar esquemas técnicos de contabilidad que
permiten visualizar de manera precisa y detallada las diferentes
actividades que realiza el comerciante en sus respectivas
áreas comerciales, y denotar de esa manera, una
proyección del curso de sus negociaciones bien, en el
ámbito interno o externo o con particular referencia ante
el Estado en
su carácter de contribuyente.
La ciencia y
la informática aplicadas a la contabilidad hacen que el
Contador Público pueda igualmente desarrollar una mejor
actividad profesional, al considerar esa técnica como un
medio también de agilizar y facilitar su trabajo.
La producción del documento informático
que configura un sistema diferente
al de la contabilidad común y corriente, es decir, la
contabilidad manual, hace que
esa contabilidad se produzca por medio de máquinas,
que vienen a ser las intermediarias del proceso
informativo, con resultado a la información definitiva, para dar origen de
esa manera a los respectivos libros de contabilidad. Estos libros
principales y auxiliares, conformados de acuerdo con la Ley, producen y
constituyen en esos casos, los verdaderos Libros de Contabilidad
de la
Empresa.
Con esta producción documental entendemos que se
planeta allí una coexistencia del documento
electrónico (disquete, c.d., discos duros,
archivos
magnéticos, etc.) con el documento papel conformador de
los libros de contabilidad. Lo que sin lugar a duda tiene vital
importancia probatoria para los efectos de sus relaciones entre
los comerciantes por hechos de comercio, como
entre no comerciantes, y entre comerciantes con el Fisco
Nacional, pues de acuerdo con la naturaleza
jurídica del caso planteado, se tendrá que
considerar la valoración en sí de dichos documentos, y
llegar a la conclusión de su posibilidad de
admisión y análisis respectivo.
De allí que, por ejemplo una inspección
fiscal de
parte del Servicio
Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT), puede
practicarse tanto en los libros de contabilidad propiamente
dichos, como en los respectivos soportes informáticos o
documentos electrónicos que existan con relación a
dicha contabilidad, en los que se podrán observar la
valoración misma, tanto de la información existente
en ese documento electrónico, como de la contabilidad
elaborada como producto de
esa información.
Todo ese conjunto de documentos, tienen plenos efectos
jurídicos de carácter probatorio, pero que sin
embargo su conservación, es obligatoria para los libros en
sí, mas no para el soporte electrónico, pues, lo
que importa e interesa es que los libros deben tener al mismo
tiempo los
respectivos soportes o comprobantes de facturación con
base en los cuales se ha pasado esa información al
computador, y
éste las ha ordenado con impresión para la
posterior elaboración del reporte original por lo que
tiene que coincidir la facturación inicial con el
resultado final de la información
Esto quiere decir por tanto, que si bien es cierto que
el documento electrónico puede formar parte de la
contabilidad, sin embargo su existencia y conservación no
son necesarias para la legalidad
misma de dicha contabilidad, pues una legal contabilidad, aquella
llevada de acuerdo con la Ley, no requiere de la
conservación de los correspondientes soportes
electrónicos, sino de la facturación que es la que
tiene en definitiva que ser conservada y reflejada en los
respectivos libros de contabilidad.
Por estas razones el sistema electrónico a los
efectos de la contabilidad del comerciante, debe considerarse,
como ya se indicó, un valiosísimo medio
técnico mediante el cual los comerciantes, por una parte,
y los contadores por la otra, puedan agilizar y visualizar de
manera más efectiva y rápida, sus respectivas
actividades profesionales; los primeros, teniendo una
información inmediata del curso de sus negociaciones, y
los segundos, una mejor manera de elaborar sus trabajos, pero que
al fin y al cabo, tanto los unos como los otros, deben tener la
prudencia necesaria de no darle absoluta credibilidad a esa
información, pues la misma está sujeta o expuesta a
fallas técnicas o
humanas que pueden reflejar una versión diferente a la
verdad verdadera, lo que podría originar consecuencias
desfavorables por tergiversación de los hechos que
compagina la verdadera situación comercial y patrimonial
del comerciante en ejercicio de sus actividades
económicas.
3. LIBROS
PRINCIPALES Y LIBROS AUXILIARES
El comerciante debe llevar su contabilidad de
acuerdo con las proyecciones y naturaleza de su actividad
comercial. Pero en todo caso, debe llevar el libro diario,
el de inventario y el
mayor, llamados libros principales, y además, puede llevar
otros libros que estime conveniente para el mejor orden y
claridad de sus operaciones, a los cuales se les califica de
libros auxiliares.
4. FORMALIDADES QUE
DEBEN CUMPLIR Y CONSECUENCIAS DE LAS MISMAS.
Tanto los libros de Contabilidad encuadernados y
formados con hojas de asientos contables y demás
anotaciones, producidas dichas hojas de asientos contables y
demás anotaciones, producidas dichas hojas a través
de procedimientos
mecánicos y computadoras,
como los libros principales (diario e inventario) y auxiliares,
llevados de la manera tradicional y manual, deben ser habilitados
para su uso por el Registro
Mercantil o Tribunal de Comercio. En este sentido "el libro
diario y el de inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan
sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil,
en los lugares donde no existen aquellos funcionarios, a fin de
poner en el primer folio de cada libro, nota de los que
éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su
Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en
todas las demás el Sello de la Oficina". (Art.
33 C de C.)
Una vez habilitados dichos libros, se prohíbe a
los comerciantes: 1. Alterar en los asientos, el orden y la fecha
de las operaciones descritas. 2. Dejar blancos en el cuerpo de
los asientos o a continuación de ellos. 3. Poner asientos
al margen y hacer interlineamientos, raspaduras o enmendaduras.
4. Borrar los asientos o partes de ellos. 5. Arrancar hojas,
alterar la encuadernación o foliaturas y mutilar alguna
parte de los libros.
Ante el incumplimiento de la obligación de la
tenencia de dichos libros o si sus libros estuvieran incompletos
o defectuosos, o no apareciere en ellos el verdadero estado de los
negocios del comerciante, éste podrá ser declarado
culpable de quiebra, en el
supuesto caso de que la hubiere solicitado o se la hubieren
demandado, y en el caso del estado de atraso, es posible que el
mismo no le sea concedido por el Tribunal competente.
También dejarán de tener el carácter
probatorio que les señala el artículo 38 del
Código de
Comercio y el Comerciante está expuesto a las
sanciones que al efecto establece la Ley de Impuesto sobre la
Renta y su Reglamento. De estas formalidades se distinguen,
las externas y las internas. Las primeras se refieren a las
señaladas en el artículo 33, y las internas en el
artículo 36 del Código
de Comercio.
Los errores y omisiones que se cometieren al formar un
asiento se salvarán en otro distinto en la fecha en que se
notare la falta. Así soluciona el Código de
Comercio, en su artículo 37, el conflicto que
se puede presentar una vez que se cometieren errores y omisiones
en cualquier libro de contabilidad.
6. LIBROS
DIARIO, INVENTARIOS Y
MAYOR
El libro diario es aquel en el cual el comerciante
asienta cronológicamente todas las operaciones, activas o
pasivas, al contado o a crédito
que diariamente realiza, vinculadas o no con su comercio. El
código de Comercio, en su artículo 34, establece:
"En el libro diario se asentarán día por
día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que
cada partida exprese claramente quién es el acreedor y
quien es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se
resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas
operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los
documentos que permiten comprobar tales operaciones, día
por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir
los que habitualmente sólo venden al detal, directamente
al consumidor,
cumplirán con la obligación que impone este
artículo, con sólo asentar diariamente un resumen
de las compras y
ventas hechas
al contado, y detalladamente las que se hicieran a
crédito, y los pagos y cobros con motivo de
éstas.
Por su parte, el código de comercio dispones que
todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada
año, hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus
bienes, tanto
muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos
vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta
de ganancias y pérdidas, estas deben demostrar con
evidencias y
verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas.
El libro de inventario, constituye otro documento más de
lo que integran o constituyen la contabilidad, y en él se
insertan los inventarios que forme el comerciante, bien el
ordinario como el extraordinario. El inventario es una
estimación económica de todos los bienes que tenga
el comerciante al comenzar su giro y al fin de cada
año.
Finalmente el libro Mayor no está especialmente
disciplinado en el vigente Código de Comercio, como
sí lo estaba en el código derogado. En el libro
mayor se abrirán las cuentas con cada
persona y
objeto por debe y haber y en ellas se asentarán, en orden
cronológico, las partidas correspondientes, con referencia
libro diario y en su caso, a los libros y documentos auxiliares
de éste. Cuando ello convenga a la mejor ordenación
de la contabilidad del comerciante, el libro mayor podrá
reemplazarse por un sistema de hojas separables, en las cuales se
llevarán las cuentas respectivas. Así podemos
precisar que el Libro mayor no necesita la previa
habilitación exigida para los otros libros de
contabilidad, y además su razón radica
fundamentalmente, en que permite el fácil manejo del libro
diario ya que viene a ser, si así e pudiese decir, un
reflejo esquematizado del diario.
7. DE LA
COMUNICACIÓN Y EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD.
Desde el punto de vista doctrinario, por comunicación de los libros de comercio, se
entiende el acto mediante el cual se pone a disposición
del adversario, o interesado, todos los libros, tanto principales
como auxiliares, con el objetivo de
que por medio de ellos se indague el estado patrimonial y el
movimiento de
los negocios del comerciante.
La exhibición, por su parte, es una
institución de carácter procesal, que consiste en
poner a disposición los libros de comercio, para que sean
considerados solamente en el caso que se ventila y sobre la parte
asignada previa y determinadamente. Generalmente la
exhibición se presenta con motivo de un juicio
determinado, en el que la ley obliga al comerciante a exhibir sus
libros, pero no a trasladarlos fuera de su oficina mercantil,
para lo cual, si el Juez de la causa no puede constituir en ella
para el examen y compulsa de dichos libros, puede comisionar o
exhortar a otro Juez mercantil o civil, para que lo haga en su
hogar.
REALIZADO POR:
MIGUEL ALBERTO RODRIGUEZ NEGRIN
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DE LOS
LLANOS
EXTENSIÓN ALTAGRACIA DE ORITUCO ESTADO
GUÁRICO