MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES.

DEFINICIÒN DE CORRESPONDENCIA.

Ésta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e interna. Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas. Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al carbón o fotocopia del origen. Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa.

ORGANIZACIÒN DE CORRESPONDENCIA.

¿En que se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los títulos utilizados dependerán de la información que requiere el negocio. Un …ver más…

A continuación indicamos, paso a paso, las instrucciones para aguardar documentos en un expediente, asi como el expediente mismo.
1. Abrir la gaveta del archivo rotulada con el encabezamiento adecuado.
2. Utilizar los encabezamientos de las guías para localizar y encontrar el expediente que lleva el titulo bajo el cual debe ser guardada la correspondencia.
3. Sacar el expediente y dejarlo descansar sobre el borde de la gaveta cerca del sitio de donde se extrajo.
4. Asegurase de que se ha extraído el expediente buscado. Comparar el encabezamiento del documento con el del expediente.
5. Colocar el documento cuidadosamente en el expediente con el titulo hacia la izquierda cuando se esté frente al archivador, de tal manera que el lado izquierdo del documento descanse sobre el fondo del expediente. Recordar que un expediente demasiado lleno provoca que el contenido resbale asi arriba.
6. Colocar el expediente en su sitio, de tal manera que descanse sobre el fondo de la gaveta con sus dos lados en posición vertical y con su encabezamiento plenamente visible.

CONFORMACION DE EXPEDIENTES.

También es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los documentos conformando un expediente, tomemos en consideración ciertos lineamientos generales, que siempre serán de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados.

• En cada expediente