Introducción

El trabajo presentado a continuación, del área de prácticas de oficina, nos introduce un poco en el mundo de las ciencias de la documentación hablándonos de sus componentes y su paso a través del tiempo.

Sirviéndonos como antecedente para explicar los siguientes temas:

✓ El Manejo de Documentos en la Empresa

✓ Ciclo de Vida de un Documento

✓ Ciclo de Vida de un Documento en la Empresa

• Creación u Origen

• Conservación y Resguardo

• Transferencia

✓ Ciclo de Vida de un Documento en el Hogar

Espero la lectura de este texto sea de su agrado y contribuya a su conocimiento.

Ciclo de Vida de un …ver más…

Tres fases completan el ciclo: origen, conservación, resguardo y disposición.

En cuanto al origen, la documentación tiene su fundamento en el “hecho”. Existe el hecho real y el hecho abstracto. El hecho real es algo concreto, demostrable. Mientras que el hecho abstracto es un pensamiento, juicio o concepto que se tiene de un fenómeno situación o cosa.

Ciclo de Vida de un Documento en la Empresa

El ciclo de vida de un documento se describe en tres fases o etapas:

1. Creación y origen del documento.

2. Conservación y resguardo.

3. Transferencia.

Creación u Origen

La creación u origen de los documentos en la empresa tiene dos fuentes: una fuente externa y una fuente interna. La correspondencia de fuente externa es la que recibe de otras empresas, del Estado, de sus clientes o de cualquier otro sector público o privado. La correspondencia fuente interna es la generada en la propia empresa para dejar constancia de hechos comerciales, administrativos y otros de su interés.

La empresa debe archivar todo documento que tenga valor para ella. Dada la importancia de la comunicación escrita, es recomendable que al organizar se divida en los siguientes tres grupos:

• Correspondencia de entrada.

• Correspondencia de salida.

• Comunicaciones internas.

La correspondencia de entrada es de fuente externa. Una vez recibida la correspondencia se sigue con el siguiente