UNIVERSIDAD JUÁREZ DEL ESTADO DE DURANGO
Facultad de Economía, Contaduría y Administración | Recopilación, análisis y diseño de formatos; información y documentos | Administración VI | | 06/03/2012 | |

ANÁLISIS DE LAS FORMAS * Formas
Una forma es cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos. J.Barrios
Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable. Gibbs Meyers * Análisis de formas
El análisis comienza con la recolección de información (antecedentes, manuales de procedimientos), enseguida se procede al análisis de las formas evaluando las necesidades de …ver más…

3. Debe tratar de ser económico en impresión y en papel sin que restrinja la eficiencia del trabajo.

Anotación y uso de datos: Los títulos deben reflejar claramente qué es lo que se desea que sea escrito. Si los títulos son largos se recomienda encasilla la información.

Introducción: información que prepara la acción inmediata que se va a tomar; nombre de la empresa y su dirección, en la parte superior.

Cuerpo: Representa la parte principal de la forma. En el cuerpo hay información de carácter estática y variable. Columnas, casillas y datos complementarios.

Conclusión: Consiste principalmente en espacios con firmas de aprobación, distribución original y número de copias; clave correspondiente de la forma.

Reducir la tendencia al error: esta totalmente relacionada con el diseño de las formas y su impresión. Para reducir el error y obtener eficiencia en los datos variables es recomendable que se cuente con los siguientes datos: * Visibilidad de datos: Que la información sea perceptible por los ojos. * Legibilidad: es la medida que una información escrita puede ser entendible para su lectura. * Los datos deben cubrir toda la información requerida sin dar tiempo o espacio a poner información que sobre. * Clara asociación entre el título y dato a llenar.

* Puntos que ayudan a la elaboración de la forma:

* Analice cuidadosamente el flujo de la forma.

* Analice características físicas de la forma. * Calcule la máxima