EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTOS “TRUNCOS”(
Publicado en Revista del Archivo Nacional, San José, Costa Rica, enero a diciembre 2004. Año LXVIII, Nº 1-12; pág.11 a 17

Archivera Norma C. FENOGLIO**

INTRODUCCIÓN

Decía en 1976 el sueco Ake KROMNOV que “el evalúo de los documentos modernos es uno de los más importantes y delicados problemas de la ciencia archivística” [1]. A pesar del tiempo transcurrido y de los avances realizados en esta materia, surgen a diario asuntos que obligan a cuestionarnos temas que se creían totalmente resueltos o a replantear los criterios a utilizar para juzgar el valor que presentan determinados documentos existentes en los archivos y decidir si se deben conservar, o no, en forma permanente. …ver más…

Manuel VÁZQUEZ, en su “Manual de Selección Documental” señala, que “lo ideal es que el conjunto de documentos a estudiar sea una serie” porque “los juicios de valor se emiten sobre conjuntos de documentos”. En el caso de los expedientes, sugiere se evalúe por tema o asunto, enlistando los asuntos más comunes y repetitivos, para luego ir progresando hacia otros menos comunes. “Los temas insólitos –dice- pueden quedar sin evaluar, pues sería más caro evaluarlos que conservarlos”. [4]

En forma coincidente, en la edición de 1921 del Reglamento de los Archivos Departamentales de Francia se lee la siguiente observación, con relación a la selección de documentos: “La separación de las piezas insignificantes es de las más delicadas, y no deberá emprenderse sino en la medida en que se considere que el provecho que de allí va a derivarse justifica el tiempo y el trabajo que ha de necesitar la operación”.[5]

Extrapolando estos conceptos, podríamos proponer la conservación lisa y llana de estos documentos truncos, sin evaluarlos. Esto obligaría a clasificarlos, ordenarlos y describirlos, para que puedan ser consultados por un usuario eventual. Cabría realizar, posteriormente, un nuevo análisis de costo-beneficio para determinar si es posible evaluarlos sobre la base de la descripción hecha y decidir su destino final, tal como lo propone Leonard Rapport, en