Gestión administrativa y su impacto en la administración del personal de la cooperativa Vega Real

Evaluación de la Gestión Administrativa y su impacto en la administración del personal de la oficina principal de la Cooperativa Vega Real, San Francisco de Macorís, R.D. Julio- Diciembre 2010

Introducción y Trasfondo

Introducción

Gestión Administrativa:

Es el conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, y controlar.

El presente estudio tiene como finalidad evaluar la gestión administrativa y su impacto en la administración del personal de la oficina principal de la Cooperativa Vega Real, San Francisco de Macorís, Julio-Diciembre del 2010, el mismo está estructurado en cinco capítulos, los cuales se desarrollan de la siguiente manera:

El primer capítulo abarca los siguientes temas: Antecedentes, planteamiento del problema, justificación de la investigación, objetivos generales y específicos, variables e indicadores y definición de términos.

En el segundo capítulo, se plantea el marco conceptual o teórico, donde se presentan las diversas conceptualizaciones, y conocimientos de autores sobre el tema investigado.

El tercer capítulo contiene la metodología utilizada en el análisis, que nos servirá de instrumento, para obtener los resultados de: tipo de estudio, descripción de población y muestra, descripción del instrumento de investigación, validación y confiabilidad del instrumento de investigación, análisis de los datos, alcance y límites del estudio.

En el cuarto capítulo se encuentra la presentación de los resultados, con la aplicación del instrumento elegido y la explicación mediante tablas y gráficos que corresponden al análisis.

Finalmente el quinto capítulo contiene análisis de los resultados, las conclusiones y recomendaciones.

El presente trabajo también incluye las citas bibliografías de diferentes autores y varios anexos.

Antecedentes.

Chiavenato (1998) plantea que, la gestión administrativa tal como la conocemos hoy, es el resultado histórico e integrado de la contribución acumulada de numerosos pioneros, algunos filósofos, otros físicos, economistas, estadistas y otros, entre los que se incluyen empresarios, que con el transcurso del tiempo fueron desarrollando y divulgando obras y teorías en su campo de actividades.

Añade que la gestión administrativa ha ido desarrollándose en la medida que la humanidad ha necesitado hacer cambios en su forma de manejar las situaciones.

Según Castro, Y. (2007) Las nuevas tendencias en la reflexión sobre la administración o la gestión efectiva, andan en busca de herramientas, enfoques, técnicas y estrategias, que permitan hacer más eficientes los procesos administrativos en cualquiera de sus fases y el uso adecuado de los recursos propios o asignados, en vísperas a la obtención de resultados satisfactorios que propicien su permanencia y posicionamiento en el mercado.

En este sentido, todas las organizaciones, se enfrentan a la necesidad de cambios en sus paradigmas económicos, políticos, sociales, tecnológicos y culturales, en pro de su crecimiento, desarrollo, fortalecimiento, competitividad y una mejor relación costo-beneficio en el menor tiempo posible.

Es por ello, que surge la necesidad de examinar el desempeño de la organización y detectar oportunidades de mejoras, a través de un Análisis de la Gestión Administrativa o también conocido como Auditoria Administrativa.

El dinamismo al que se enfrentan las organizaciones hoy en día, las ha llevado a mantener una constante lucha por mejorar todos los procesos operativos, que influyen directa o indirectamente en la obtención de las metas y objetivos organizacionales. Es por ello que los administradores y gerentes, asumen la responsabilidad de las acciones, dando la oportunidad al resto del personal, de contribuir o aportar conocimientos y habilidades que coadyuven en el cumplimiento de una mejor gestión administrativa, que genere beneficiosa la empresa.

La gestión administrativa en la República Dominicana.

La gestión administrativa en nuestro país, principalmente en las pequeñas y medianas empresas se caracteriza, según estudios realizados por Proempresa (2004) en 280 empresas de varias ciudades del país, por poseer una buena estabilidad esto evidenciado por la antigüedad en su existencia.

La investigación antes citada, arrojó los siguientes resultados:

El 53% de los empresarios principales alcanzó la educación universitaria. Esto es notable, pues el promedio nacional de personas con educación universitaria es de 17%. El 33% alcanzó el nivel secundario y sólo el 14% no había superado hasta el nivel primario.

La gestión administrativa en la Provincia Duarte.

La Provincia Duarte ha tenido un papel muy activo en la formación de pequeñas y medianas empresas. San Francisco de Macorís, es uno de los sectores de mayor crecimiento en la región está relacionado con las empresas de intermediación financiera, como cooperativas de ahorros, casa de cambios e instituciones de préstamos en general, marcando una zona de desarrollo industrial y agropecuario. Es una región eminentemente agrícola y ganadera, en sus tierras se producen frutos menores, además de cacao, café, tabaco, plátano, guineos y arroz.

La Cooperativa Vega Real en San Francisco de Macorís.

Historia Cooperativa Vega Real:

La Cooperativa Vega Real Inc., fundada el día 7 de Noviembre, de 1982 e incorporada mediante decreto del poder ejecutivo No. 1751 del 25 de Enero de 1984. Nació de la fusión de las cooperativas "Las Mercedes" del sector Los Pomos, "Salesiana" de la sección Arenoso y los grupos cooperativos "Colegio Eugenio María de Hostos" y "Parque Hostos" de la ciudad de La Vega. Siendo estos los primeros distritos de la Cooperativa Vega Real.

La Cooperativa Vega Real, es una organización autónoma, integrada por personas que se han unido voluntariamente, sobre la base de la solidaridad y ayuda mutua para hacer frente a las necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes, por medio de una empresa de propiedad conjunta y democráticamente gerenciada. Es una sociedad formada por hombres y mujeres de servicios comunitarios, educados en la doctrina del bien y la cooperación.

Planteamiento del problema

Las empresas pueden experimentar desequilibrio si no ejecutan una gestión administrativa adecuada y organizada, implementando todos los procedimientos que esta conlleva.

La gestión administrativa podría ser incierta y desafiante, por un sinnúmero de variables, cambios y transformaciones cargadas de incertidumbre. El administrador puede enfrentarse con problemas cada vez más diferentes y complejos, que podrían complicar su buena labor y su visión de los problemas por resolver.

Es probable que en la empresa haya deficiencia en el ámbito general en cuanto a la supervisión, organización y el control, lo cual podría deberse al desconocimiento de principios básicos de administración relacionados con los procesos de la dirección.

Entre los muchos desafíos que podría enfrentar en la actualidad la gestión administrativa, podrían citarse la poca capacitación del personal de áreas administrativas, lo cual podría deberse a que no se posee capacidad o disposición de pago en algunas empresas y daría lugar , muchas veces a la selección de mano de obra no calificada, también, que los empleados no tengan una definición de puestos y funciones clara y precisa, esto podría ser la resultante de una planificación deficiente y además, podría generar confusión y disgusto en los colaboradores.

También pueden las empresas encontrarse con aspectos asociados a una escasa o mala comunicación, lo cual podría ser consecuencia de deficiencia en las relaciones humanas entre los administrativos y los colaboradores.

Además podría haber falta de motivación en algunos colaboradores esto, probablemente resultado de insatisfacción con sus funciones y puestos.

Estos desafíos llevan a que en el presente estudio se planteen las siguientes interrogantes:

• 1. ¿En qué se fundamentan los procesos dirección y el control de la oficina principal de la Cooperativa Vega Real en San Francisco de Macorís con relación a la gestión administrativa?

• 2. ¿Qué características demográficas posee los colaboradores de la oficina principal de la Cooperativa Vega Real de San Francisco de Macorís?

• 3. ¿Qué nivel de capacitación poseen los colaboradores para realizar exitosamente su trabajo de la oficina principal de la Cooperativa Vega Real de San Francisco de Macorís?

• 4. ¿Bajo cuales criterios se realiza en la empresa Cooperativa Vega Real de San Francisco de Macorís, el proceso de selección del personal?

• 5. ¿Posee la oficina principal de la Cooperativa Vega Real en San Francisco de Macorís, un manual de funciones y descripción de puestos?

• 6. ¿Conocen los colaboradores de la oficina principal de la Cooperativa Vega Real en San Francisco de Macorís, el manual de funciones y descripción de puestos?

• 7. ¿Cuál es la percepción que tienen los colaboradores de la comunicación que se realiza en la oficina principal de la Cooperativa Vega Real en San Francisco de Macorís?

Justificación

Este estudio busca determinar, basándose en la investigación realizada en la oficina principal de la Cooperativa Vega Real en San Francisco de Macorís, cuán importante es para todas las empresas emplear los procesos de la gestión administrativa. La importancia del estudio radica en que una buena gestión administrativa representa una garantía de crear un futuro deseable para la empresa, ya que es un ejercicio que no solo afecta el presente de la empresa sino que sus consecuencias y repercusiones siguen con el paso del tiempo.

Al empleo de una excelente Gestión Administrativa obedecerán en gran medida a los resultados en todas las áreas de una empresa, y de un completo conocimiento y atinada aplicación de los principios básicos y las teorías de la gestión administrativa, por lo cual es imprescindible que toda empresa esté llevando al terreno práctico dichos principios y teorías.

Esta investigación le puede beneficiar principalmente a la Empresa Cooperativa Vega Real, debido a que pueden verificar y determinar si realmente hay una aplicación de lo que es la gestión administrativa, y así corregir lo que no esté acorde con ella, para alcanzar el éxito a que pueda aspirar toda la organización en cuanto a sus objetivos y satisfacer sus obligaciones sociales.

Finalmente con el presente estudio se pretende realizar hallazgos significativos que sirvan de guía a empresas, profesionales y estudiantes del área de la administración, para la corrección y la prevención de las deficiencias que puedan encontrarse en el ámbito de la gestión administrativa.

Objetivos Generales y Específicos:

Objetivo General:

Evaluar la Gestión Administrativa y su impacto en la administración del personal de la oficina principal de la Cooperativa Vega Real, San Francisco de Macorís, R.D. Julio- Diciembre 2010.

Objetivos Específicos:

• 1. Conocer en qué se fundamentan los procesos dirección y el control de la oficina principal de la Cooperativa Vega Real en San Francisco de Macorís con relación a la gestión administrativa.

• 2. Resaltar las características de los colaboradores de la oficina principal de la Cooperativa Vega Real de San Francisco de Macorís.

• 3. Determinar el nivel de capacitación qué poseen los colaboradores en la oficina principal de la Cooperativa Vega Real de San Francisco de Macorís.

• 4. Verificar bajo cuales criterios se realiza en la empresa Cooperativa Vega Real de San Francisco de Macorís, el proceso de selección del personal.

• 5.  Comprobar si la oficina principal de la Cooperativa Vega Real en San Francisco de Macorís, posee un manual de funciones y descripción de puestos.

• 6. Evaluar si los colaboradores de la oficina principal de la Cooperativa Vega Real en San Francisco de Macorís, conocen el manual de funciones y descripción de puestos de la empresa.

• 7. Indagar sobre la percepción que tienen los colaboradores de la comunicación que se realiza en la oficina principal de la Cooperativa Vega Real en San Francisco de Macorís.

Variables e Indicadores

Definición de Términos.

Administración de recursos humanos:

La utilización de los recursos humanos de una empresa para lograr objetivos. (Mondy, R. & Noe, R. Administración de Recursos Humanos. Año 2005.Pág. 04)

Recursos humanos se refiere a las personas que componen una organización. Cuando los gerentes realizan actividades de recursos humanos como partes de sus responsabilidades y tareas, buscan facilitar las aportaciones que las personas efectúan al objetivo común de alcanzar las metas de la organización a que pertenecen. (Werter, W. & Davis K. Administración de Personal y Recursos Humanos. Año 2001 Pág. 06)

Análisis y descripción de puesto:

Análisis de puesto: Proceso que determina la esencia de un conjunto de tareas que caen dentro del ámbito de un puesto particular.

Descripción de puesto: Listado del tipo de tareas que se realizan, los atributos necesario del trabajador y los requerimientos de entrenamiento y experiencia. Esta es útil para los procesos de reclutamiento. (Landy F. & Conte, J. Psicología Industrial. Año 2005. Pág. 180).

Aspectos demográficos:

Los aspectos demográficos son los cambios que experimenta la población de una cuidad, de una región o de todo un país son elementos que afectan la oferta manda de trabajo a largo plazo. Por fortuna para las empresas que planifican a largo plazo, esas tendencias con frecuencia son predecibles, dentro de cierto margen. (Williams B. Werther, Keith Davis 2000 pág. 142).

Capacitación:

Actividades desempeñadas para impartir a los empleados los conocimientos y las habilidades necesarias para sus empleos actuales. (Mondy, R. & Noe, R. Administración de Recursos Humanos. Año 2005. Pág. 202)

Auxilia a los miembros de la organización a desempeñar su trabajo actual, sus beneficios pueden prolongarse a toda su vida laboral y pueden contribuir al desarrollo de esa persona para cumplir con sus responsabilidades. (Werter, W. & Davis K. Administración de Personal y Recursos Humanos. Año 2001. Pág. 241)

Comunicación:

Es el proceso más o menos complejo en el que dos o más personas se relacionan a través de un intercambio de mensajes. (Vander Hofstarf C. El libro de las habilidades de comunicación. Año 2005. Pág. 15)

La comunicación es el proceso que consiste en trasmitir información y significado. La verdadera comunicación ocurre sólo cuando todas las partes que participan en el proceso entienden el mensaje (información) desde el mismo punto de vista (significado). (Lussier, R. & Achua, C. Liderazgo. Teoría, Aplicación y Desarrollo de Habilidades. Año 2005. Pág. 174.)

Control:

Es la Regulación de actividades y comportamientos dentro de las organizaciones; ajuste o conformidad con las especificaciones o los objetivos. (Hitt, M. Black, S; & Porter, L. Administración. Año 2006. Pág. 568)

Actitud de enfrentar una situación y manejarla con capacidad física o mental para ejecutar procedimientos de acuerdo con los planes y políticas establecidas. (Diccionario de Administración y Finanzas, Año 2003. Pág. 122)

Cooperativa de crédito:

Sociedad cooperativa que recibe los ahorros de sus socias y utiliza esos fondos para financiar préstamos concedidos a sus miembros. (Diccionario de Administración y Finanzas, Año 2003. Pág. 127).

Las cooperativas de crédito son sociedades constituidas con arreglo a la Ley, cuyo objeto social es servir a las necesidades financieras de sus socios y de terceros mediante el ejercicio de las actividades propias de las entidades de crédito.

Dirección:

Elemento del proceso administrativo que vigila el rumbo a donde se encamina la organización por medio de la autoridad, el liderazgo efectivo, la comunicación, la motivación adecuada, así como el cambio organizacional e individual que exijan las circunstancias con el fin de lograr la competitividad de la empresa. (Hernández, S. Administración, proceso, estrategia y vanguardia. Año 2006. Pág. 297. )

Función desempeñada por una persona o grupo encargado del estudio, análisis, toma de decisiones y ejecución de acciones, en beneficio de la organización para la cual trabaje. (Diccionario de Administración y Finanzas, Año 2003. Pág. 173).

Gestión Administrativa:

Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Liderazgo:

Es el proceso de influencia de líderes y seguidores para alcanzar los objetivos de la organización mediante el cambio. (Lussier R. & Achua C. Liderazgo. Teoría, Aplicación y Desarrollo de Habilidades. Año 2005 Pág. 04)

Es una relación de influencias que ocurre entre los líderes y sus seguidores, mediante la cual las dos partes predominante llegan a cambios y resultados reales que reflejan los propósitos que comparten. (Daft, R. La Experiencia del Liderazgo. Año 2006. Pag.05)

Motivación:

Fuerza que opera dentro o fuera de una persona y que despierta su entusiasmo y perseverancia para seguir un curso de acción determinado. (Daft, R. La Experiencia del Liderazgo. Año 2006. Pág. 300)

Se relaciona con las condiciones responsables de las variaciones en intensidad, calidad y dirección de la conducta. (Landy F. & Conte, J. Psicología Industrial. Año 2005. Pág. 337)

Organización:

Sistema estructurado de reglas y relaciones funcionales diseñado para llevar a cabo las políticas empresariales o, más precisamente, los programas que tales políticas inspiran. (Diccionario de Administración y Finanzas. Año 2003. Pág. 355)

La organización proporciona los elementos necesarios para el funcionamiento de la empresa; puede dividirse en material y social. (Chiavenato, I. Introducción a la Teoría General de la Administración. . Año 2006. Pag.71)

Planeación:

Es un proceso de toma de decisiones que centra su atención en el futuro de la organización y en la manera de lograr sus metas. (Hitt, M. Black, S. & Porter, L. Administración. Año 2006. Pág. 270)

Procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, esto es, elegir entre alternativas de futuros cursos de acción. (Koontz, H. & Wenhrich, H. Administración. Una Perspectiva Global. Año 2004. Pág. 122)

Selección de Personal:

Es el proceso que consiste en elegir entre un grupo de solicitantes a la persona más adecuada para un puesto y organización adecuada. (Mondy, R. & Noe, R. Administración de Recursos Humanos. Año 2005. Pág.162)

Coste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir que solicitantes deben ser contratados. El proceso comienza en el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando se toma la decisión de contratar a uno de los solicitantes. (Werter, W. & Davis K. Administración de Personal y Recursos Humanos. Año 2001 Pág. 180)

Marco Teórico

Revisión de Literatura:

Introducción

El presente capitulo trata ampliamente los principales temas concernientes a la gestión administrativa y a la administración de personal. Entre los temas tratados se encuentran la evolución histórica de la gestión administrativa, la administración en la edad moderna, los beneficios de la capacitación, las funciones de gestión administrativa, así como, la motivación, el liderazgo, la comunicación, entre otros.

Estos temas han sido presentados partiendo de los estudios realizados por numerosos autores, los cuales han servido de base en la elaboración del presente trabajo.

Evolución histórica de la Gestión Administrativa.

La gestión administrativa tal como la conocemos hoy, es el resultado histórico e integrado de la contribución acumulada de numerosos pioneros, algunos filósofos, otros físicos, economistas, estadistas y otros, entre los que se incluyen empresarios, que con el transcurso del tiempo fueron desarrollando y divulgando obras y teorías en su campo de actividades.

La gestión administrativa ha ido desarrollándose en la medida que la humanidad ha necesitado hacer cambios en su forma de manejar las situaciones:

Para los siglos 2700-2200 a.C. en Egipto ya la administración tenía un alto grado de centralización, esto debido a que la mayor parte de las recursos los administraba , nace la industria primitiva dedicada a la explotación de canteras, minería, albañilería, alfarería, etc.

Influencia de los filósofos en el desarrollo de la gestión administrativa.

Desde la Antigüedad, la gestión administrativa ha recibido gran influencia de la filosofía.

Para los siglos IV y III a.C. los principales filosos de la época como Sócrates, Platón y Aristóteles ya habían realizado importantes aportes en el terreno de la gestión administrativa.

El filósofo griego Sócrates (470 -399 a.C.) quien, en su discusión con Nicómaco, expresó su punto de vista de la administración como una habilidad personal separada del conocimiento técnico y de la experiencia.

Platón (429 a.C.-347 a.C.), filósofo griego, discípulo de Sócrates, se preocupó profundamente por los problemas políticos y sociales inherentes al desarrollo social y cultural del pueblo griego.

Durante los siglos V –XV d. C, tiempo comprendido entre la Antigüedad y el inicio de la Edad Moderna, Con el surgimiento de la filosofía moderna, la gestión administrativa, deja de recibir contribuciones e influencias de tipo filosófico puesto que el objeto de estudio de la filosofía se aleja enormemente de los problemas organizacionales.

Influencia de la Revolución Industrial en el desarrollo de la gestión administrativa.

Para los siglos XVIII Y XIX d. C. La Revolución Industrial dio lugar al contexto industrial, tecnológico, social, político y económico de las situaciones, problemas y variables a partir de los cuales se iniciaría la teoría clásica de la administración.

La Administración en la Edad Moderna

Según Abreu S., (2004), En ésta época se asientan las bases para el desarrollo de la administración como una verdadera ciencia, ya que como fruto de las necesidades de la época, surgen teorías, principios y funciones administrativas, que aunque superadas o modificadas, cumplieron un papel importante en cuanto al desarrollo del pensamiento administrativo.

A comienzos del siglo XX varias de las grandes corporaciones sucumbieron financieramente porque dirigir grandes empresas era sólo una cuestión de habilidad personal, como muchos empresarios pensaban. Así se crearon las condiciones para el surgimiento de los grandes organizadores de la empresa moderna. Los capitanes de las industrias (pioneros y empresarios) cedieron su lugar a los organizadores. Se acercaba la era de la competitividad y de la competencia, debido a factores como:

• 1. Desarrollo tecnológico, que permitieron competir en los mercados mundiales a una creciente cantidad de empresas y países.

• 2. Libre comercio.

• 3. Transformación de los mercados vendedores en mercados competidores.

• 4. Aumento de la capacidad de inversión de capital y aumento de los niveles del punto de equilibrio.

• 5. Rapidez del ritmo de cambio tecnológico, que vuelve obsoleto un producto o reduce drásticamente sus costos de producción en poco tiempo.

• 6. Crecimiento de los negocios y de las empresas.

Estos complejos factores completaron las condiciones propicias para la búsqueda de las bases científicas para el mejoramiento de la práctica empresarial y para el surgimiento de la teoría administrativa.

Gestión administrativa.

Según Storner J.A., Freman R.E. & Gilbert D.R. (1996) la gestión administrativa es una especialidad que trata de las cuestiones referentes al tiempo y a las relaciones humanas que se presentan en las organizaciones.

La gestión administrativa es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las personas que afectan.

El éxito que puede tener la organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los encargados de gestión administrativa realizan debidamente su trabajo, es probable que las organizaciones alcancen sus metas.

Funciones de la gestión administrativa

La función de la gestión administrativa comprenden los siguientes elementos:

• 1. Planeación

• 2. Organización

• 3. Dirección

• 4. Control

• 5. Comunicación

• 6. Liderazgo

• 7. Motivación

Resultados que genera la aplicación de una buena gestión administrativa.

Gil E, M. y Giner F, F. (2007) Señalan que las funciones de la gestión administrativa son esenciales a todos los niveles de la organización, aunque las habilidades administrativas requeridas sean en función del nivel en el que se encuentran.

Plantean además que la gestión administrativa; consiste en dirigir los recursos materiales y humanos hacia los objetivos comunes de las organizaciones; por lo tanto, la misma diseña un ambiente de trabajo para poder alcanzar de forma eficiente los objetivos seleccionados.

Añaden que para obtener los resultados de una excelente gestión administrativa, se necesita:

• 1. Una planificación establece los objetivos que se pretendían y las acciones para conseguirlos.

• 2. Una organización bien definida, estableciendo los medios materiales y sociales necesarios.

• 3. Una selección e integración del personal mantiene cubiertos los puestos de la estructura organizativa.

• 4. Una dirección, porque esta influye en las personas para que contribuyan a los fines de la organización y del equipo de trabajo.

• 5. Un control, para la medición y corrección de las actividades de los subordinados y así asegurarse que los resultados se den tal y como se habían planificados.

Beneficios de la comunicación en la gestión administrativa.

Chiavenato (2001) afirma que la comunicación proporciona información y comprensión necesarias para que las personas puedan desempeñar sus tareas, proporciona las actitudes necesarias que promuevan la motivación, la cooperación y la satisfacción en los cargos.

Según el centro de investigaciones de la comunicación corporativa organizacional (2006) La comunicación Organización es un sub-campo de la disciplina de la comunicación. Se deriva del campo de la comunicación pública. Toda organización sin importar su naturaleza estatal o particular, o particular, o su objeto social, ni el sector de la economía al que pertenezca tiene el componente de lo público de acuerdo con las relaciones primarias que se establecen: empleador-empleado, gobierno-empresa.

El plan de comunicaciones de la organización concebido como el modelo sinérgico pretende establecer un criterio sobre la relación directa que existe entre la productividad de la organización y su correspondiente aporte al desarrollo.

El plan de comunicaciones establece la construcción de relaciones entre personas que representan o hacen parte de los diferentes públicos de la organización.

La finalidad de la comunicación organizacional, como dimensión teológica es el logro de la corporatividad, como unidad de la identidad colectiva, concebida como sistema autónomo relacionado con el entorno propio de su dimensión social.

Planeación:

Koontz, H., Weihrich, H. (2006) dicen que, la planeación es el procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos, y de las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos de acciones futuras. De este modo, los planes constituyen un método racional para el cumplimiento de objetivos preseleccionados, mientras que Hernández, R.S (2006) dice que la Planeación, es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones (premisas) respecto al futuro en la visualización y formación de las actividades propuestas que se creen sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.¨

Según el mismo autor, la planeación abarca la estrategia de largo alcance de una institución, y comprende las tácticas de mediano plazo de la empresa, y una visión profunda rectora que cimiente las bases del desarrollo y contemple los escenarios de mediano y largo plazos en los que podría actuar la empresa.

Los Principios de la Planeación.

Continúa diciendo que los Principio de la planeación son:

• 1. Principio de unidad y dirección: todo plan debe estar dirigido hacia objetivos en una misma dirección.

• 2. Principio de delegación (centralización vs. descentralización): todo plan debe involucrar a las unidades ejecutoras, dándoles poder suficiente en la toma de decisiones para la ejecución del plan, según se jerarquía.

• 3. Principio de flexibilidad: todo plan debe contemplar un grado de flexibilidad ante posibles imprevistos, sin incurrir en la imprecisión de tiempo, costo, alcance, riesgo y calidad.

• 4. Principio de congruencia con la misión de la empresa: todo plan debe estar inserto dentro de la misión de la empresa, con objetivos y metas claras.

• 5. Principio de visión estratégica de largo plazo: todo plan debe estar alineado a la visión estratégica.

• 6. Principio de control: todo plan debe ser sujeto a control, por lo tanto, debe generar los parámetros para su evaluación y seguimiento dentro de lo deseado.

Las Ventajas de la Planeación

Además expresa las siguientes ventajas de la planeación:

• 1. Sólo se puede controlar y dirigir lo que se planea.

• 2. Distribución más justa de recursos.

• 3. Los procesos y procedimientos son y pueden ser objeto de mejora continua.

• 4. La planeación permite una mejor organización.

• 5. Facilita la coordinación de los recursos humanos.

• 6. Ayuda a la dirección de la empresa.

• 7. Disminuye el riesgo de la empresa al proveer y planear acciones frente a contingencias posibles.

Causas del fracaso de la Planeación

El mismo autor señala que las Causas del fracaso de la planeación es por:

• 1. No estar fundamentados en una investigación objetiva.

• 2. No ser congruentes con la misión de la empresa.

• 3. No tener claros sus objetivos.

• 4. Tener una mala estimación del costo del proyecto.

• 5. No hacer un análisis de las contingencias y acciones a seguir.

• 6. Tener una inadecuada división del trabajo y responsabilidades de las partes para llevarlo a cabo.

• 7. Tener deficiencias de comunicación entre los equipos involucrados.

Tipos de planes

Koontz, H. & Weihrich, H. (2006) dividen la planeación en ocho tipos, los cuales son:

Los planes se clasifican en 1) propósitos o misiones, 2) objetivos o metas, 3) estrategias, 4) políticas, 5) procedimientos 6) reglas, 7) programas y 8) presupuesto.

Tipos de planes según su duración:

Hitt, M. A., & Black S., Porter, L. (2006), plantean que el desarrollo de un solo plan suele ser insuficiente para cubrir todas las actividades de una organización. Entonces, se distinguen tres clases distintas de planes con la finalidad de entender el proceso de planeación en organizaciones complejas.

Planes estratégicos

En general abarcan un periodo de entre 3 y 5 años. Son los más extensos; se refieren a toda la organización.

Planes tácticos

A menudo abarca un periodo de entre 1 y 2 años. Rara vez abarca más allá de una sola unidad estratégica de negocios.

Planes operativos

Suelen abarcar un periodo de 12 meses o menos; Son más limitados, suelen referirse a los departamentos o a las unidades más pequeñas de una organización. Son los menos complicados, puesto que usualmente se refieren a unidades pequeñas y homogéneas.

Su efecto por lo regular se limita en específico a un departamento o a una unidad de la organización.

Pasos de la planeación:

Atención a las oportunidades.

Todos los administradores deben hacer un análisis preliminar de posibles oportunidades futuras y advertirlas clara y totalmente, identificar su posición a la luz de sus fortalezas y debilidades, determinar problemas que desean resolver y especificar que espera ganar.

Establecimiento de objetivos

El segundo paso de la planeación es establecer objetivos para toda la empresa, y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas. En los objetivos se especifican los recursos esperados y se indican los puntos terminales de lo que debe hacerse, en qué se hará mayor énfasis y qué se cumplirá por medio del entrelazamiento de estrategias, políticas, procedimiento, reglas, presupuestos y programas.

Los objetivos de una empresa orientan los planes principales, los que, al reflejar esos objetivos, definen el objetivo de cada uno de los departamentos más importantes. Los objetivos de los departamentos principales controlan a su vez los objetivos de los departamentos subordinados, y así sucesivamente.

Desarrollo de premisas

El tercer paso lógico de la planeación es establecer; poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas de la planeación como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes ya existentes de la compañía.

Es importante que todos los administradores involucrados en la planeación estén de acuerdo con las premisas.

Los pronósticos son importantes en el desarrollo de premisas: ¿qué tipo de mercados habrá? ¿Cuál será el volumen de ventas? ¿Cuáles son los precios? ¿Cuáles son los productos? ¿Cuáles son los adelantos técnicos? ¿Los costos? ¿Los índices salariales? ¿Las tasas y las políticas fiscales? ¿Las nuevas plantas? ¿Las políticas sobre dividendos? ¿Las condiciones políticas y sociales? ¿Cómo se financiará la expansión? ¿Cuáles serán las tendencias a largo plazo?

Determinación de cursos de acción alternativos

El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar cursos d acción alternativos específicamente los que no son perceptibles a primera vista. Casi no hay plan para el que no existan alternativas razonables, y es frecuente que la alternativa menos obvia sea la mejor.

El problema más común no es encontrar alternativas, sino reducir su número a fin de analizar las más promisoras.

Evaluación de cursos de acción alternativos

Tras la búsqueda de cursos de acción alternativos y el examen de sus ventajas y desventajas, el siguiente paso es evaluar las alternativas ponderándolas a la luz de premisas y metas.

En casi toda situación se dispone de tantos cursos alternativo y son tantas las variables y limitaciones que habría que considerar que la evaluación puede resultar extremamente difícil.

Selección de un curso de acción

Este es el punto en el que se adopta el plan, el verdadero punto de toma de la decisión. Ocasionalmente, el análisis y evaluación de cursos alternativos revelara que dos o más son aconsejables, de modo que el administrador puede optar por seguir varios cursos de acción en lugar de uno solo, el mejor.

Formulación de planes derivados

Es raro que, una vez tomada la decisión, la planeación pueda darse por concluida, pues lo indicado es dar un séptimo paso. Casi invariablemente se requiere de planes derivados para apoyar el plan básico.

Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación

Después de la tomadas las decisiones y establecidos los planes, el último paso para dotarlos de significado, son trasladados a cifras convirtiéndolos en presupuesto.

Herramientas de la planeación:

Hernández R.S. (2006) afirma que planeación utiliza diversos tipos de planes como herramientas para generar un patrón de operación. Las herramientas se utilizan según la necesidad y no llevar un orden forzoso o un proceso.

El administrador profesional, utiliza las técnicas de planeación según lo requiera la situación administrativa.

Siguiendo con lo que dice este autor, las herramientas de la planeación son, en el enfoque clásico: Políticas, normas, estándares de calidad, Procedimientos de trabajo, Programas, Presupuestos y pronósticos, Proyectos, Planes contingentes y Planes estratégicos.

Procesos de la planeación:

Estrategias

Este autor también establece que el punto de partida de la planeación es el desarrollo de una estrategia que rija la planeación, de corto, largo y mediano plazo, además, que dé las bases para organizar, dirigir y controlar la empresa.

Además el autor añade que, el desarrollo de estrategias implica conocer primero los conceptos que la conforman; Estos conceptos son:

Objetivos

Los objetivos se definen como: propósitos de la organización en función del tiempo; se refieren a un resultado concreto que se desea o se necesita lograr dentro de un periodo especifico, ya sea a corto (menos de un año), mediando (entre uno y cinco años) o largo plazo (más de cinco años).

Los objetivos sirven para el desarrollo de metas y definición de acciones.

Metas

Las metas son: resultados parciales cuantificables del logro de los objetivos que espera alcanzar una organización en el corto o mediano plazo, en caso de existir desviaciones en las metas, deberán corregirse en razón del objetivo.

Acciones

Las acciones se definen como: hechos y actitudes que, en forma práctica, deben llevarse a cabo para lograr las metas que nos ayudarán a la consecución de los objetivos.

Políticas

Las políticas se definen como: decisiones preestablecidas que orientan la acción de los ejecutivos, mandos medios y operativos. Su propósito es unificar las interpretaciones sobre aspectos repetitivos muy concretos.

Normas o Reglas

Las normas o reglas son especificaciones de cómo debe actuarse ante situaciones determinadas, sin posibilidad de interpretación y sin desviación permitida. Su función es asegurar la calidad y la consistencia del trabajo, de los productos y sus procesos.

Las normas y políticas se distinguen por la flexibilidad, ya que, mientas las primeras son duraderas, rígidas y obligatorias hasta para la alta dirección, las segundas tienen temporalidad, pueden cambiar por la alta dirección en turno o según las circunstancias.

Procedimientos o Procesos

Las organizaciones tiene necesidad de definir sus productos en todas las áreas: comercialización, compras, producción, almacenaje, contabilización, contratación, capacitación, etcétera. Estos procesos son repetitivos, son operaciones continuas o periódicas y siguen una secuencia preestablecida. Los procedimientos son el Know How (saber hacer) de la empresa.

Es tan importante su correcta formulación que un error en un movimiento (operación) puede afectar la productividad y, por ende, la competitividad de la empresa, ya que muchas de estas operaciones, por su frecuencia, tienen un alto costo.

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