SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABETICO

Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.

Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente

El sistema de ORDENAMIENTIO lo podemos dividir en :

Alfabético por nombres de personas naturales
Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas
Alfabético por Asuntos o temático
Alfabético Geográfico

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABETICO POR NOMBRES

Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta , de acuerdo con el alfabeto, es necesario adoptar CRITERIOS DE ORDENAMIENTO.

1. Los nombres de personas se dividen en Unidades de …ver más…

2. Plan o Manual de Archivo, imprescindible para manejar el archivo numérico en donde se detallan las normas, sistemas y procedimientos que rigen el archivo. (realice un registro con nombres de personas y asígneles el número correspondiente).

USOS

En compañías cuyos archivos están en rápida expansión, es decir, por razones de carácter organizativo y manejan hojas de vida de Clientes o Proveedores.

Empresas de seguros para archivar sus pólizas, siniestros, títulos de capitalización y acciones.

Sistema numérico
Entidades financieras, para números de cuentas corrientes y de ahorro, créditos hipotecarios, tarjetas de crédito.

Instituciones docentes, para el código de alumnos, de asignaturas de programas etc.

Departamentos de Recursos Humanos, para las hojas de vida de los funcionarios.

Para archivos públicos, donde llevan los registros de nacimiento, defunciones, matrimonios, cedulación, tarjetas de servicios médicos, escrituras, matrículas inmobiliarias, licencias de conducción, tarjetas de propiedad etc.

Compañías dedicadas a la finca raíz.

Oficinas de abogados, médicos, odontólogos, contadores etc.

VENTAJAS

Garantiza absoluta reserva.

La secuencia numérica es mas fácil que la alfabética.

Ofrece mayor precisión y