La personalidad telefónica de la secretaria.

El teléfono es uno de los sistemas de comunicación más utilizado, ya que nos permite entablar conversaciones con otras personas, puede resultar más económico y ahorrar tiempo si el trámite no se puede hacer personalmente. Es un instrumento básico e imprescindible en toda empresa e institución y por medio de él se puede proyectar el profesionalismo y las cualidades de la personalidad telefónica.
A todos en algún momento nos ha ocurrido que al llamar a una empresa o institución la atención es deficiente, nos hacen esperar por largo rato, nos hablan muy bajo y tan aprisa que no comprendemos la conversación, nos cuelgan de forma brusca que sentimos que fue un mal momento para llamar, pero si …ver más…

Cuando el teléfono suena, lo correcto será contestar en el primer o segundo timbre a menos que la secretaria esté en una tarea de suma importancia que no se admite interrupción, pero si fuera el caso que se ve obligada a interrumpir lo que está haciendo para atender la llamada, debe hacerlo con la mejor actitud, demostrando ser una profesional con buenos modales y pedir disculpas a quien llama por hacerlo esperar.
Nunca una llamada telefónica en la oficina puede ser contestada con un “Bueno” o un “hola”. Lo primero que se debe hacer al descolgar el teléfono es mencionar el nombre de la empresa o institución seguidamente de una expresión de cortesía; no está bien limitarse a un simple “diga”, “quien llama”, “que desea” o cualquier otra expresión similar, lo correcto es aclarar si la persona con quien desea hablar le puede atender para luego preguntarle si desea dejar un mensaje.
La conversación telefónica debe terminar de la misma forma que inició, por lo tanto, cuelgue el teléfono con suavidad para que finalice con la misma cortesía que pusimos al iniciarla.

Modo correcto de dar información.
Muchas de las llamadas se realizan para solicitar información. La secretaria eficiente tendrá cuidado al contestar preguntas que contengan datos confidenciales, sin embargo, no debe dudar en atender con amabilidad y eficiencia las solicitudes, para ello escuche lo que la persona desea y en lo posible evacúe las dudas sin dar información que no esté