Cuestionario 4º Unidad RRHH

1.- ¿Cuál es la importancia de la secretaria en relación con su función de relacionadora pública?

Entre las múltiples tareas que le competen a un secretario indudablemente que una de las más relevantes es aquella que dice relación con su función de relacionador público.
Es la imagen de la empresa, y la impresión que un cliente, proveedor o visitante se forme del mismo dependerá en gran medida de la forma en que el secretario se haya proyectado hacia la visita.
La imagen de la empresa está en juego cada vez que éste se relaciona con alguien ajeno a ella, desde el saludo a un visitante, hasta la forma de contestar el teléfono.
Es fundamental, por tanto, que esté al tanto de la trascendencia de su cargo en …ver más…

- En lo posible evitar pasar las llamadas durante el desarrollo de la entrevista, a menos que ésta sea de carácter urgente. Se debe evitar además hacer llamadas telefónicas privadas o demasiado largas en presencia de las visitas.
- La persona de mayor edad o mayor categoría será quien dé por terminada la entrevista. Tanto los hombres como las mujeres deberán ponerse de pie cuando vayan los visitantes y acompañarlos en lo posible hasta la puerta de la oficina. Si es difícil encontrar la salida, será la secretaria quien deberá acompañar a las visitas hasta las escaleras o el ascensor.
- En el caso de reuniones formales, tales como reuniones de consejo, o departamentos, la secretaria del presidente será quien debe enviar las convocatorias, preparar la orden del día, disponer los puestos a ocupar en la sala de consejos, proporcionar al presidente toda la documentación necesaria, leer el acta de la reunión anterior y la correspondencia y tomar nota de lo tratado para redactar una nueva acta.
- Con el fin de que las reuniones sean más eficaces y productivas es que se hace aconsejable la confección de una orden del día. Un orden del día debe incluir al menos la lectura del acta anterior, y una lista de los asuntos a tratar en el orden más práctico posible.

9.- Seleccione y escriba 6 reglas generales sobre la atención de visitas.

- Es su obligación atender todas las visitas.
- Observar un trato respetuoso en