ETAPAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS

ETAPAS INDISPENSABLES EN EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS SON: 1. RECONOCIMIENTO DE UNA NECESIDAD 2. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD 3. DETERMINACION Y ANALISIS DE LAS POSIBLES FUENTES DE ABASTECIMIENTO. 4. DETRMINACION DEL PRECIO Y DE LOS TERMINOS. 5. PREPARACION Y ASIGNACION DE LA ORDEN DE COMPRA. 6. SEGUIMIENTO Y, O EXPEDICION DE LA ORDEN. 7. RECEPCION E INSPECCION DE LOS ARTICULOS. 8. LIQUIDACION DE LA FACTURA Y PAGO AL PROVEEDOR. 9. MANTENIMIENTO DE REGISTROS.
1.- RECONOCIMIENTO DE UNA NECESIDAD * Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organización. La persona responsable debe conocer cuales son los requerimientos …ver más…

El sistema tiene ciertas medidas de seguridad establecidas las cuales son: * el cheque solo puede ser depositado en la cuenta del vendedor * debe ser presentado para deposito solamente dentro de un cierto numero de días (60 o 90 días) * el cheque ( en realidad es un documento bancario) tiene marcada con claridad la leyenda “no tiene valor para una cantidad superior a $1000” obviamente, la cantidad limite máxima se fija de acuerdo con las necesidades especificas de la organización compradora, de mínimo $1000 máximo $5000

2.- DESCRIPCIÓN EXACTA DE LA MERCANCÍA REQUERIDA
Los términos utilizados en la descripción de los artículos que se requieren deben ser uniformes. La importancia de una nomenclatura adecuada como un medio para evitar equivocaciones es de gran importancia. La forma más eficaz para asegurar esta uniformidad es mantener un expediente con la lista de los artículos comprados usualmente en la oficina de compras.
En la requisición se debe incluir la siguiente información 1. fecha 2. numero (identificación) 3. departamento en el que se origina 4. cuenta a la que será cargada 5. descripción completa del material que se necesita, así como la cantidad. 6. Fecha en la que se necesita el material. 7. Cualesquiera instrucciones de embarque especial. 8. Firma de la persona autorizada para hacer la requisición.
Algunas organizaciones incluyen algunos espacios en