Rol del oficinista

La oficina es el centro de coordinación de la empresa comercial moderna, donde la información se procesa con el propósito de obtener los datos que la administración necesita para poder tomar decisiones. La oficina propiamente dicha está organizada por un grupo de personas dotadas de cualidades necesarias para dirigir, controlar y coordinar ciertas actividades en el área mercantil.

El tamaño de una oficina y la complejidad de las labores que en ella se realizan varían de acuerdo con el volumen y la diversidad de lo negocios de una empresa. Un empleado de oficina eficiente debe estar preparado para desempeñar una variada combinación de funciones. Es indispensable que posea conocimientos, destrezas y aptitudes que le …ver más…

6. Utilización de los servicios telegráficos: Actualmente en esta era de velocidades supersónicas se va intensificando cada vez más el empleo de servicios telegráficos. Cabe suponer que el oficinista conoce los diferentes tipos de servicio telegráficos; telegramas comunes, cartas, telegramas de tarifa reducida y telegramas urgentes; además debe estar familiarizado con las normas que rigen el computo de palabras y cifras.

7. Atender a visitantes. Al oficinista se le exige desplegar virtudes personales para atender a un visitante. Debe ser capaz de recibir a la gente con soltura, debe obtener información y resolver rápidamente si se le hará pasar o si se le concederá una cita posteriormente. Si es preciso despedir al visitante a fin de conservar su simpatía. La técnica del tarto eficaz de los visitantes es una de las obligaciones más importantes de un oficinista y debe ser bien conocida por la persona que pretenda actuar con éxito en ese puesto.

8. Mecanografiado de documentos comerciales y de materiales de investigación: El oficinista convertirá la maquina de escribir en la herramienta que ha de permitirle preparar muchos textos que, luego, difundirán en la oficina o en sucursales de la empresa y entre los clientes.

9. Archivo y localización del material: Los archivos permiten organizar y guardar documentos, cartas, recibos, facturas, catálogos y otros documentos comerciales de manera que