Instauración del Departamento de Conservación

Las condiciones inadecuadas de archivo repercuten nocivamente en el estado de libros y documentos. Por lo tanto, el cuidado de estas condiciones no sólo los pondrá fuera de peligro sino que prolongará sensiblemente su vida útil.[1]

La Conservación es un aspecto importante dentro de los archivos, por lo que cualquier esfuerzo que se promueva, con la finalidad de darle a los documentos una vida perenne, tiene que tomar en cuenta dos factores que la constituyen siendo estos: la Preservación y la Restauración.

La conservación incluye todas las políticas institucionales orientadas a prevenir los daños en los documentos, de manera que se prolongué la vida, se prevenga el daño, y se corrija …ver más…

El edificio especial para el resguardo de archivos requiere de materiales especiales en la construcción tanto del suelo, las paredes y el techo, así como la búsqueda de un espacio geográfico idóneo para ello, asimismo, se deben de tomar aspectos como, la humedad, la temperatura, en el caso de los países tropicales como el nuestro, se necesita que se tomen en cuenta medidas en cuenta los fenómenos naturales que afectan como lo son los sismos, tormentas e inundaciones.

Áreas con las que debe contar:

Cuatro áreas especiales son las que esencialmente se requieren en un edificio de archivo dentro de ello podemos mencionar: el depósito documental el cual debe ser de gran tamaño para poder concentrar y resguardar en él la documentación existen y la que pueda ingresar; servicios internos: en este se encuentran los locales donde se realizan los procesos archivísticos y de recepción de documentos, así como los locales de reprografía, encuadernación y restauración, fumigación y limpieza documental; otra área es la de servicios públicos: como la sala de consulta y exposición, las áreas administrativas de la institución y por último el área de zonas comunes en donde se encuentran las áreas de limpieza del edificio, servicios sanitarios, entre otros.