ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

RUBI TATIANA ROJAS RIAÑOS

SERVIVIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
PROGRAMA DE FORMACION COMPLEMENTARIA VIRTUAL
NEIVA-HULA
2014

REFLEXION DEL VIDEO: PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Objetivo. Analizar las propuestas de recuperación de la información de los archivos que han puesto a disposición de los usuarios en Internet sus fondos documentales, para reflexionar sobre los cambios de paradigma de los archivos físicos a los archivos digitales.
Metodología. Identificación y análisis de los sitios web de archivos que permiten a los usuarios diversos planteamientos para la recuperación de la información. Valoración de la implementación …ver más…

Recibo de documentos oficiales: sellos de radicado para la correspondencia externa que llega a la entidad en casos especiales (cuando el sistema ORFEO reporta algún problema o hay alguna actividad con los servidores públicos de la CGN). De lo contrario se radican en el sistema ORFEO en el momento de la recepción del documento. Verificación número de folios, copias, anexos, firmas dentro del documento y sus anexos si aplica: que ingresan con el documento que se radica.

Distribución de Documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Actividades
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos

Identificación de empresa o persona a quien va dirigido el documento, de acuerdo a la competencia (interno en el documento) Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos recibidos (para la oficina productora).
2. Distribución de documentos internos

Enrutamiento de documentos a cada dependencia competente escaneándola por ORFEO.
Registro de control de entrega de documentos internos (formato de entrega que contenga, No. Radicado de