Resultado de aprendizaje: 2.2.
Controla el flujo de documentación en las areas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización de la información.
Actividades de evaluación
2.2.1. Realiza una práctica de una empresa de su localidad donde se elabore un manual de procedimientos de control de documentación que incluya:
* Politicas de la empresa
* Diagrama de procedimientos de actualización, resguardo y baja de documentación
* Codificaciones de documentos
* Formatos de control de actualización resguardo y baja de documentación.
CONTENIDOS
A. Actualización periodica
* Tipo
- Mecánica
- Elctrónica
- Digital
* De archivos
- Establecimiento de parámetros de temporables y de permanencia y flujo. …ver más…

- Electrónico y digital
Resguardo mediante copia de seguridad en un CD ó un DVD.
Asegurar que los archivos que estan en la computadora se copien en el CD.
Guardar en un USB aquellos archivos.

C) 2 de noviembre de 2013
Más seguridad para una mayor protección de documentos

La digitalización de los procesos documentales ha comportado muchas ventajas, pero también algunas preocupaciones relativas a la seguridad. Han aumentado más que nunca las amenaza de robo, abuso de red, intrusión externa, virus o ataques de gusanos y las obligaciones legales por violaciones de seguridad.

Confidencialidad asegurada
La accesibilidad a los documentos es de suma importancia, pero también lo es la seguridad. Cada vez más impresores tienen discos duros que contienes numerosos documentos que pueden ser accesibles a través de la red. Todos los sistemas de impresión de oficina Océ tienen el Certificado de Evaluación de la Seguridad o cumplen con los requisitos del mismo. Auditores de seguridad independientes realizan las pruebas y éstas son de las más seguras del sector. Una vez el documento se ha eliminado, piratear el controlador de la impresora no servirá de nada. No cabe la duda de que la Casa Blanca y la Comisión Europea están entre nuestros clientes.
Pulse aquí para leer sobre funciones de seguridad detalladas

Acceso sencillo pero controlado
Todo aquel que utilice sus sistemas de producción puede ser identificado mediante una serie de estándares abiertos