TIPOS DE EVENTOS

• Arreglos de reuniones formales e informales

El ejecutivo en una empresa con lleva muchas horas dedicadas a asistir a reuniones por lo tanto el asistente administrativo debe poseer conocimientos sobre la planificación de reuniones y si el trabajo lo requiere en la organización.

• Tipos de reuniones

Las reuniones que se llevan a cabo en una empresa se clasifican en formales e informales, por lo que planificación debe hacerse con esmero y cuidado, independientemente del tipo de reunión, duración o propósito.

• Reuniones formales

Las reuniones de la Junta de Directores de una empresa u organización se consideran como reuniones formales.
Por lo general se celebran una vez al mes aunque otros …ver más…

o Prepara la agenda: una lista con los asuntos a tratarse y el orden en el cual se van a discutir. Una buena sugerencia es enviar la agenda con la convocatoria, así los miembros tiene conocimiento de los asuntos a tratar.

La agenda debe incluir lo siguiente: nombre del grupo, o comité, la fecha y la hora de la reunión, el lugar donde se llevara a cabo, los asuntos a discutir y la hora en que comenzara a discutir cada asunto.

o Recopilar y duplicar el material suplementario: el asistente debe de enviar lo que se vaya a utilizar en la discusión de los asuntos por ejemplo informes o propuestas.

• Reservar el lugar de la reunión

Muchas empresas tienen salones de conferencias, los cuales hay que reservar con anticipación.

o Fecha de la reunión o Las horas en que se utilizara el salón o El nombre del comité o grupo que se reunirá o Nombre de la persona que reserva el salón y su número telefónico o Cualquier otro detalle que se considere necesario de acuerdo con la actividad que se llevara a cabo.

Si la fecha de la reunión se cambia o se cancela, es responsabilidad del asistente cambiar la reservación o cancelar el salón.
Al reservar el lugar de la reunión, deben tomarse en consideración las necesidades para esa reunión y grupo en específico.

o Tamaño del salón y del grupo o Número de sillas o Micrófonos y podio o Equipo que se va usar para la comunicación externa o