1.1.3. DAR Y PEDIR CITAS
Son frecuentes las solicitudes de citas que se reciben en la oficina para entrevistarse con los directivos.
El tener un conocimiento muy claro de la misión y objetivos de la empresa, las funciones que se realizan en cada dependencia y el correcto manejo del organigrama, necesariamente convierten al secretario o secretaria en un experto en el arte de dar y solicitar citas, de tal manera que no haya lugar a equívocos al otorgarlas o pedirlas.
1.1.4. AL CONCEDER CITAS ES NECESARIO.
Nombre completo y datos del visitante y de la empresa que representa
Motivo concreto de la visita
Consultar la agenda importancia que puede tener ese motivo para la empresa
De cuánto tiempo dispone el directivo
Que oirás …ver más…

Igualmente, pasar por escrito datos o información que pueda requerir o tener en cuenta al cumplir un compromiso, y avisar con anticipación cuando se presente algún imprevisto para la realización de una cita o compromiso.

1.5 MANEJAR AGENDA
Los datos que se anotan en la agenda deben escribirse a lápiz, pues al surgir un cambio o cancelación de compromiso pueden borrarse sin tener que utilizar corrector líquido, realizar tachones o hacer enmendaduras. Antes de comenzar a utilizar una agenda, es importante cerciorarse de qué tenga los días festivos del país y corresponda al año en curso, para no programar una cita o adquirir compromiso en día no laborable. Debe manejarse una sola agenda para citas y compromisos de la oficina, y tener en cuenta las indicaciones y el tiempo disponible del jefe; esto debe ser un trabajo muy bien coordinado.
1.6 ATENDER CLIENTES
La atención a las personas que llegan a la empresa debe tomarse como el primer paso para causar una excelente imagen empresarial; se denominan "momento de verdad", que pueden convertirse en simpatía o antipatía, de acuerdo con la manera coma la anfitriona o anfitrión realice la recepción. Veamos siguientes aspectos:
No es necesario salir a la puerta a recibir al visitante.
No demostrar preferencia a la atención de los clientes.
No dar el primer