Recibo y despacho de documentos

El recibo de documentos es una tarea muy importante, por lo tanto se debe crear un control que permita comprobar el recibo y la transmisión de las comunicaciones recibidas, estableciendo responsabilidad. Por parte de las personas encargadas el almacenamiento se basa en la organización y la ubicación de los documentos, por lo tanto es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa. Es necesario que las entidades normalicen los procedimientos de recibo y despacho de los documento, ya que es imposible hablar de efectividad y eficiencia en los sistemas de producción, trámite y …ver más…

• desventaja ninguna.

• Cuarto paso

• Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo. • ventaja: Uso de firma elimina la posibilidad de mal uso por personas no autorizadas. El destinatario puede entender el origen del mensaje que se genera y satisface a sí mismo que ha recibido el mensaje original. • desventaja: ninguna.

Correspondencia enviada

• Primer paso

• En las diferentes dependencias de la entidad, las auxiliares administrativas elaboran la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas señaladas en el presente manual. A la correspondencia recibida que se está contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarán la de respuesta, con el fin de que el directivo que firma tenga mayor información. Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que está bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras. • ventajas organización le da flujo a la información. • desventaja ninguna.

• Segundo paso

• En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el número de radicado, verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia, verifica dirección del sobre, clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que será enviada por correo. • Ventajas: Legalidad, organización le da flujo a la información. •