Manejo De La Agenda Y Control De Citas

Manejo De La Agenda:

Dentro de las actividades de los profesionales del área administrativa ( secretarias, archivistas, asistentes) se destaca el manejo de las agendas, herramientas de trabajo para organizar todo lo relacionado con las citas de los clientes.
Eso significa que es necesario tener un estricto control de los clientes y visitantes que acuden a la oficina en demanda de atención. Debe existir un juego de agendas, para jefe y secretaria. Cuando la secretaria trabaja para un grupo de profesionales, es necesario llevar una agenda para cada uno.
Hasta hace algunos años sólo existía la agenda tradicional, cuya presentación es ampliamente conocida por todos.
Actualmente, gracias al …ver más…

Cuando el cliente es ampliamente conocido dentro de la organización y se conoce con seguridad que sus motivos son de negocios.
Cuando existe la seguridad de que será atendido por el jefe.
Cuando el jefe necesita de este visitante para acordar asuntos personales o de negocios.
Las personas con cita previa tienen prioridad en la atención, con relación a otros visitantes que aunque no la tienen, argumentan motivos importantes para él y la organización.

Cuándo y cómo negarlas:
Una cita debe ser negada cuando:
El motivo expuesto por el aspirante no tiene ninguna relación empresarial, laboral o personal con el jefe.
El cliente no expone el motivo de su visita.
El jefe ha solicitado con anterioridad no conceder citas a determinadas personas y en determinados días y horarios.
El jefe estará ausente por unos o varios días, el solicitante exige ser atendido en una fecha y hora que ha sido asignada a otra
Nosotros estaremos en capacidad de resolver las inquietudes o solicitudes del cliente, sin necesidad de concederle cita con nuestro jefe. En este caso se debe proceder con mucho tacto, para que el aspirante no interprete la situación como si su asunto fuese considerado de menor importancia.
El caso expuesto no corresponde a la dependencia. En esta circunstancia el cliente será remitido a la oficina indicada y no obligarlo a pasear por todas las instalaciones.
Es un acto de cortesía ponerse en contacto telefónico con su colega, para explicarle