NOMBRE: LUZ JACKELINE PEÑA BERNAL FECHA: Octubre 6 de 2010 ACTIVIDAD: Actividad de Aprendizaje Semana 3 TEMA: Generalidades de los Documentos

Analiza el documento anterior y responde:

1. Es documento de archivo Si – No - ¿por qué?

Si es documento de archivo, porque es el registro de una información producida por una entidad privada en razón de su actividad o función, que para el caso deja evidencia de la realización de un evento de graduación.

2. Los caracteres internos del documento son:

➢ Entidad productora: Universidad de San Buenaventura.

➢ Orígenes funcionales: Una ceremonia de graduación dio origen al documento.

➢ Fecha y lugar de producción: 21 de marzo de 1998 en la ciudad de Medellín. …ver más…

Para el caso del Acta de graduación, el sistema de fijación de la información es impreso.
Pero el documento archivístico tiene ciertos elementos que lo diferencian: ➢ La génesis: son producto del ejercicio de determinadas actividades de una institución y reflejan su naturaleza, evolución y competencias. (Cómo se ha hecho el documento). Para el acta de graduación, la génesis podría ser la siguiente: Con resolución No. 012 del 7 de julio de 1994, registrada en el Sistema Nacional de Información, bajo el código 43366, se autoriza a la Universidad para otorgar el título de LICENCIADO (A) EN DOCENCIA AREA ESPECÍFICA: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL. Con Resolución 010 de febrero 27 de 1998, la Universidad otorga el título de LICENCIADO (A) EN DOCENCIA AREA ESPECÍFICA: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL. Con fecha 21 de marzo de 1998 se realiza la ceremonia de graduación, que es el evento que finalmente da lugar a la elaboración del documento. ➢ El carácter seriado: licencias de obra, actas de reuniones, correspondencia, registro de nacimientos, etc. En este punto, el documento corresponde a un Acta de graduación. ➢ La exclusividad: los documentos son originales y únicos. En el establecimiento educativo, el Acta de graduación es original y única. ➢ La interrelación existente entre los documentos que integran el archivo. El acta de graduación, debe tener una interrelación con los elementos que integran el archivo, a través de la Tabla de Retención