Alteraciones de la agenda de trabajo
*visitas inesperadas
-Reciba y mantenga a sus visitantes afuera de su oficina no contribuya a las conversaciones inesesarias
-no recibir personas sin cita
- los visitantes de cuerda larga dejaran de serlo si no les permite sentarse

* Juntas inesperadas
-tratar de llevar acabo las juntas de pie lleva menos tiempo
-Invita solo a personas que su presencia sea innecesaria
-tratar de establecer los limites de tiempo y solo utiliza el tiempo determinado
-la secretaria debe tomar notas precisas

*interrupciones constantes
-programen tiempo cada día para las interrupciones y eventos no programados
-no permita tomar asiento a los visitantes para que no se queden mucho tiempo
-si …ver más…

A) Visitas de miembros de la familia y amigos
Siempre es importante agendar quien va a visitar al director o al que sea nuestro jefe, para separar el tiempo en el que tiene que convivir con ellos y no sea ocupado por cualquier otra actividad. Es importante poner en la agenda a que oras se verán, en qué lugar , si tiene que llevar algo entre otras cosas que la secretaria vea que son importantes.

B) Llamadas telefónicas
Si el jefe sale o está en juntas , realizando actividades importantes o cualquier otra situación y no puede responder a la persona que le llama, la secretaria tiene que preguntar si desea dejar algún recado, que le llame mas tarde entre otras cosas o si nuestro jefe tiene que hacer alguna llamada importante poner en la agenda , a quien tiene que llamar, para que asunto y a que hora

C) Abrir y analizar correspondencia
Siempre que llegue la correspondencia la secretaria tiene que abrirla revisa si son cuentas bancarias que hay que pagar, cartas para el jefe entre otros papeles para que no se pase ni un detalle de oficina

D) Viajes de trabajo

Es muy frecuente que los directivos realicen viajes de negocios. Estos pueden ser planeados o imprevistos por lo cual la secretaria debe estar