INTRODUCCION
El mejoramiento incesante de la calidad de bienes y
servicios es un asunto que emplea una metodología que hace
uso de herramientas tradicionales y se enriquece con nuevas
técnicas cada día.
Las 7 herramientas básicas de la calidad
constituyen un conjunto de instrumentos para la
recopilación sistemática de datos y el
análisis de resultados. Fueron desarrolladas en
Japón, por el prof. Ishikawa, para hacer más eficaz
la solución de los problemas por parte de todos los
trabajadores. Estas herramientas son: histograma, diagrama de
dispersión, estratificación, hoja de control,
Diagrama de Pareto, gráficos de control, diagrama
causa-efecto. La combinación de éstas proporciona
una metodología práctica y sencilla
para:
• Solución efectiva de
problemas,
• Mejoramiento de procesos
• Establecimiento de controles en las
operaciones del proceso
A continuación se presentara una
descripción de una de las herramientas básicas del
control de calidad, como lo es la hoja de control u hoja de
registro de datos. El control de calidad se fundamenta en el uso
de una adecuada información que permita controlar y
monitorear el proceso de producción, analizar lo que no se
ajuste a las especificaciones e inspeccionar, entre otros. La
obtención de datos fiables, convenientemente estructurados
y de fácil análisis posibilitara la
realización de un buen control de calidad. Precisamente,
el objeto de las hojas de control consiste en facilitar la
recopilación de datos útiles en control de calidad.
Se verán sus objetivos, usos, ventajas, tipos y ejemplos
aplicados.
DESARROLLO
Definición y objetivos
Las hojas de control o también llamadas hojas de
registro o recogida de datos son formas estructuradas que
facilitan la recopilación de información,
previamente diseñadas con base en las necesidades y
características de los datos que se requieren para medir y
evaluar uno o varios procesos
Una hoja de registro es un formato preimpreso en el cual
aparecen los ítems que se van a registrar, de tal manera
que los datos puedan recogerse fácil y concisamente.
(Vasco & Kumen, 1992).
Las Hojas de Recogida de Datos son impresos que se
utilizan para reunir datos que, en general, se anotan de forma
tabular o en columnas. Normalmente requieren de un proceso
adicional, una vez recogidos los datos, utilizando una
herramienta de análisis de los mismos.
Se puede afirmar que las hojas de control son las
herramientas bases para la recolección y análisis
de datos, que permiten realizar seguimientos en el proceso de
resolución de problemas
Sus objetivos principales de manera general
son:
· Facilitar la recolección de
datos.
· Organizar automáticamente
los datos de manera que puedan usarse con facilidad más
adelante.
· Son el punto de partida para la
elaboración de otras herramientas, como por ejemplo los
Gráficos de Control.
Ventajas:
· Es un método que proporciona datos
fáciles de comprender y que son obtenidos mediante un
proceso simple y eficiente que puede ser aplicado a cualquier
área de la organización.
· Estas hojas reflejan rápidamente las
tendencias y patrones derivados de los datos.
· Proporciona registros históricos, que
ayudan a percibir los cambios en el tiempo.
· Facilita el inicio del pensamiento
estadístico.
· Ayuda a traducir las opiniones en
hechos y datos.
Características:
A continuación se citan una serie de
características que ayudan a comprender la naturaleza de
la herramienta.
· Sencillez: Una Hoja de
Comprobación permite registrar los datos de forma simple y
directa.
· Comunicación de
información: Permite ver si hay una tendencia en los
datos según se va completando la hoja. Permite un
análisis visual de dichas tendencias o
comportamientos.
· Flexibilidad: La forma en la que presentan los
datos, permite utilizar, los mismos para múltiples
análisis posteriores y contestar diferentes
preguntas.
· Disponibilidad: Permiten tener los datos
reunidos de forma ordenada y sencilla para su posterior
utilización.
Usos y aplicaciones:
La hoja de recogida de datos se construye
en función de los objetivos y de la finalidad, que pueden
ser muy diversos de una situación a otra:
· Problemas relacionados con la
seguridad
· Tipo y número de
defectos.
· Cantidad de producto fuera de las
especificaciones.
· Respeto de una secuencia de
operaciones.
· Valoración completa o en
detalle de un problema.
· Grado de influencia sobre un
problema de aspectos tales como el turno, los materiales, las
maquinas, etc.
Proceso para la elaboración y
aplicación de hojas de control.
En la figura 1 se muestra el diagrama de flujo del
proceso de recogida de datos. A continuación se describen
cada uno de los pasos de dicho proceso.
Paso 1: Formulación de las
preguntas
Formular las preguntas correctas es el primer paso clave
para el éxito de la recogida de datos. Las preguntas deben
ser concretas y específicas. El plantear preguntas de este
tipo favorece su labor en dos aspectos:
– Facilita la definición de los datos que han de
ser obtenidos.
– Ayuda a que los demás nos
faciliten los datos, puesto que se sabe lo que se busca y la
información resultante va a ser utilizada.
La inversión realizada en buscar las preguntas
correctas queda ampliamente compensada por la reducción
del esfuerzo necesario para diseñar, recoger y analizar la
información proporcionada por el sistema de recogida de
datos.
Paso 2: Definir las herramientas apropiadas para
el análisis de datos
Cada una de las herramientas utilizadas en el
análisis posterior de datos tiene sus particularidades,
ventajas, inconvenientes, y aplicaciones ligeramente diferentes.
Algunas de estas diferencias se traducen en diferentes
requerimientos para los datos. (Volumen de datos, exactitud,
características, etc). Es frecuente ver repeticiones de
recogidas de datos o tomas de decisiones basadas en
análisis incompletos debido a que los datos no sirven como
base del tratamiento posterior que se considera
idóneo.
Figura 1.Proceso de recogida de
datos
Paso 3: Definir el punto de recogida de
los datDs
El objetivo de este paso es identificar un punto del
proceso en estudio donde se pudiesen recoger todos los datos
necesarios sin introducir perturbaciones en el propio
proceso.
La herramienta clave para la identificación de
los puntos idóneos de recogida de datos es el diagrama de
flujo del proceso en estudio.
Paso 4: Elegir el personal que debe
recoger los datos
La obtención de datos será realizada por
las personas con un acceso más fácil y directo a
los hechos. A la hora de diseñar la recogida de datos hay
que tener en cuenta que, en general, su realización
introduce factores que distorsionan el proceso.
El grupo de trabajo analizará tanto las
actividades necesarias para la recogida de datos como la
asignación de responsabilidades para las mismas, de forma
que el sesgo a introducir sea el menor posible.
Paso 5: Evaluar los conocimientos
del personal encargado de la recogida de datos y de su
entorno
· El grupo de trabajo debe tener en
cuenta los siguientes factores:
· La formación y experiencia del personal
de recogida de datos. Este factor afecta a la complejidad del
trabajo que se puede realizar y a los conocimientos que se puedan
dar por sabidos.
· El tiempo disponible por este personal para
dedicar a las tareas necesarias para la recogida de
datos.
· La cantidad de trabajo que suponen
dichas tareas.
· La posibilidad de información o
formación directa para estas personas, o bien la necesidad
de basarse en instrucciones escritas.
· El impacto de la toma de datos sobre el entorno
de trabajo y/o bien el impacto del entorno sobre la tarea de
recogida de datos.
Paso 6: Diseño del impreso de
toma de datos
Una vez definida la pregunta o preguntas, el tipo de
datos necesario, los puntos del proceso y las condiciones de la
recogida de datos, se decidirá, en base a estos factores y
a las características particulares de los dos tipos de
Hojas, cuál de ellos es el idóneo.
Principios a tener en cuenta para el
diseño:
a) La anotación de los datos
debe ser una tarea sencilla.
b) Se diseñará tratando
de evitar posibilidades de error y/o malentendidos en la
anotación e interpretación de los
datos.
c) El impreso debe ser
completo.
d) El impreso debe ser
autoexplicativo.
e) Se prestará atención
al aspecto del impreso.
Paso 7: Preparación de la
utilización del impreso
Atendiendo a las características del impreso, de
las personas que realizarán las actividades y de las
condiciones de la recogida de datos se deben diseñar las
instrucciones y la capacidad para su puesta en
práctica.
Paso 8: Probar los impresos y sus
instrucciones
Es importante probar los impresos y sus
instrucciones para evitar la aparición de problemas
imprevistos tales como:
· Errores por malentendidos respecto
a la forma de rellenar los impresos.
· Pasar por alto información
adicional importante, debido a que en la fase de diseño no
se conocían todas las variables del proceso.
· Datos incompletos debido a
impresos difíciles de rellenar en medio de la
problemática del proceso.
· Datos incompletos o sesgados por
temor a la utilización de la información
obtenida.
Paso 9: Informar y formar al
personal de toma de datos
Asegurarse de que el personal conoce y
entiende:
– El propósito de la recogida de
datos.
– El significado de cada parte del impreso
(mostrar un ejemplo relleno).
– La importancia de obtener datos completos
y no sesgados.
Paso 10: Realización de la
recogida de datos
Se recogerán los datos según
el plan establecido.
Paso 11: Revisar el proceso de toma
de datos y validar los resultados
Se debe revisar y observar el proceso de
obtención y recogida de datos. Antes de empezar el
análisis de los datos, hay que validar los
resultados:
– ¿Contesta la recogida de datos a
las preguntas planteadas?
– ¿Muestran los resultados de las
revisiones evidencias de sesgos en el proceso de
obtención?
– ¿Es el número de
observaciones realizado, el especificado?
– ¿Son similares los datos recogidos
por todos los encargados de la toma de datos?
Paso 12: Interpretación de
resultados
Una vez obtenidos y validados los datos es hora de
analizarlos y satisfacer las necesidades de información
respondiendo a las preguntas inicialmente formuladas.
Tipos y ejemplos:
Hoja de control para la
distribución de frecuencias:
Para estudiar la distribución de los valores
característicos de un proceso, se usan normalmente
histogramas. Una manera más sencilla es clasificar los
datos exactamente en el momento de recogerlos; para ello se
utiliza una hoja de control en la cual se coloca una
marca cada vez que se realiza una medición, de manera que
el histograma esté listo cuando se acaben de hacer las
mediciones. En la figura 2 se puede observar un ejemplo de este
tipo de hoja, donde se mide la frecuencia del reglaje de la
válvula de admisión, el cual debe estar entre 0.18
y 0.33.
Figura 2. Hoja de control para la distribución
de una característica de calidad
Hoja de control de defectos
Se utiliza para cuantificar o tipificar los defectos
presentados en los productos. El simple conocimiento del
número total de defectos no lleva a acciones correctivas,
pero si se usa una hoja de registro como el ejemplo mostrado en
la figura 3, podrán obtenerse indicios muy importantes
para el mejoramiento del proceso porque la información
muestra claramente cuáles son los defectos más
frecuentes y cuáles no. En la figura muestra se muestra
otra hoja de control de defectos,
estratificándolos por día, turno, maquina y
operario, lo que permite analizar si alguno de los estratos
está relacionado con una causa importante de
defectos.
Figura 3. Hoja de control de
ítems defectuosos.
Figura 4. Hoja de control de
ítems defectuosos estratificada.
Hoja de control de ubicación del
defecto.
Cuando los defectos son externos no es suficiente con
indicar su frecuencia y el estrato en que se han utilizado. La
ubicación del defecto puede ayudar a encontrar la causa
que lo genera, consiguiéndose de esta forma su
eliminación y, por tanto, la mejora de calidad.
Normalmente esta hoja de control contiene una figura del producto
con el fin de ubicar en él los diferentes defectos que se
encuentren. En la figura 5 se observa una hoja de control
diseñada para responder a la pregunta: ¿Son ciertas
aéreas de nuestros electrodomésticos más
susceptibles de sufrir desconchados del esmalte durante el
transporte?
Figura 5.Hoja de control de
ubicación de defectos.
CONCLUSIONES
Las hojas de control o también llamadas hojas de
registro o recogida de datos son formas estructuradas que
facilitan la recopilación de información; esta
información viene dada a partir de datos fiables,
estructurados y de fácil análisis; por tanto la
hoja de control viene a ser la herramienta que permite recoger
estos datos y por lo tanto el diseño de sus formatos debe
ser de fácil uso y conciso.
La hoja de control no es una herramienta que permita una
acción inmediata en la corrección de situaciones
que atentan contra la calidad de los procesos pero es una
herramienta previa a la aplicación de otras herramientas
de análisis.
La ventaja de aplicar las hojas de control radica en que
ayuda en transformar en datos estadísticos necesarios las
situaciones problemáticas observadas en los procesos y que
generalmente son en principios opiniones u observaciones de las
personas que interviene en los procesos.
El diseño característico de las hojas de
control dependerá de la finalidad para la cual sean
creadas, por ello existen varios tipos de hoja de control a
saber: para evaluar frecuencias de procesos, para identificar
incidencia de defectos en la elaboración de productos o
para registrar la ubicación de estos defectos.
REFERENCIAS
BIBLIOGRAFICAS
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estadístico de la calidad. Editorial
Universidad Politécnica Valencia.
1998
· GALGANO, Alberto. Los 7
instrumentos de la calidad total. Ediciones
Díaz de Santos, 1995.
· IZAR, Juan y Jorge
González. Las 7 herramientas básicas de la
calidad. UASLP, 2004
· KUME, Histoshi. Herramientas
estadísticas Básicas para el
Mejoramiento de la Calidad. Editorial Norma.
1997
·
www.fundibeq.org/opencms/export/…/hojas_de_comprobacion.pdf.
Autor:
Arvelaez, Jolexis
Campbell, Catalina
Ramirez, Violette
Silva, Margely
Profesor:
Scandra Mora
Ciudad Guayana, Diciembre de 2011
Universidad Nacional Experimental
Politécnica
"Antonio José de Sucre" Vice-Rectorado Puerto
Ordaz Diplomado de Gerencia
Calidad, Mejora Continua e Innovación
