Recebendo visitantes estrangeiros

Enviado por Isabel Amaral

Receber visitantes estrangeiros, fazendo-os sentir em casa, é uma arte que nem todos dominam. E, no entanto, «não há hoje actividade profissional, cultural ou empresarial que possa isolar-se dentro de portas.»[1]. Segundo o Prof. Nelson Speers[2]: «estando o cerimonial inerente a todo convívio do homem, certamente ele está envolvido na atividade econômica da "globalização". Em decorrência, o homem dentro dessa circunstância da globalização, terá que viver certamente em mais de uma cultura. Os meios de comunicação, incluindo os transportes e a Internet, tornam intenso o ritmo dessa convivência, resultando em uma necessidade cada vez maior de informações.» 

Quando se trabalha em cerimonial, o desconhecimento dos valores e tabus das outras culturas pode levar-nos a cometer erros e a melindrar pessoas involuntariamente. é certo que em cada país prevalece o cerimonial nacional e que quem organiza uma cerimónia com representantes de 30 países não precisa de conhecer as regras que regem o cerimonial em cada um destes países. Mas saber um pouco mais sobre a cultura de cada um dos participantes pode ajudar ao êxito da reunião ou encontro.

Quando o Protocolo de Estado organiza a visita de um chefe de Estado, nunca se esquece dos três princípios básicos da Convenção de Viena:

1. Igualdade de todos os Estados

2. Soberania

3. Não discriminação e reciprocidade

Talvez seja o princípio da reciprocidade, que explique por que razão os programas de visitas oficiais são praticamente iguais em todo o mundo. Em Portugal, a visita começa com a cerimónia da chegada, sempre com honras militares, hinos e cumprimentos, segue-se a instalação do chefe de Estado visitante no Palácio de Queluz, que passa a ser a sua residência em Portugal. Além das audiências e programas de trabalho, como as visitas ao Parlamento, ao Primeiro-ministro e á Câmara Municipal de Lisboa, organizam-se os banquetes que costumam ser três: um almoço no Palácio de Sintra, oferecido pelo Primeiro-ministro, um jantar no Palácio da Ajuda, oferecido pelo Presidente da República e um banquete, oferecido pelo Chefe de Estado Visitante, no Palácio de Queluz. Além dos banquetes é oferecida uma recepção na Embaixada respectiva a toda a comunidade residente. 

Além destas cerimónias, trocam-se condecorações, que só poderão ser exibidas na sua glória máxima, se houver um jantar de gala, pois em Portugal só se podem usar as condecorações com casaca e vestido comprido. Mas é costume, no jantar oferecido pelo Presidente da República, mesmo que o traje não seja de gala, os condecorados exibirem a roseta correspondente á condecoração, recebida horas antes, na lapela do casaco (terno). 

O protocolo de Estado também tem de supervisionar as visitas privadas de chefes de Estado (o rei de Espanha tem laços antigos com Portugal e gosta de visitar discretamente os amigos ou participar em regatas de vela) e as visitas não oficiais de chefes de Estado ou do Governo para inaugurar eventos, exposições, etc. Muitas vezes, o Serviço do Protocolo de Estado tem de trabalhar com a equipa de relações públicas da empresa privada que promove o evento, o que nem sempre é fácil pois em Portugal não existem «cerimonialistas» profissionais. é neste tipo de visitas que sou chamada a intervir, muitas vezes por recomendação ou indicação expressa do próprio do Ministério dos Negócios Estrangeiros.

Ainda que se trate de uma visita não-oficial, todos os chefes de Estado têm de ser recebidos com honras especiais. Os pilares da organização deste tipo de visitas são, em primeiro lugar, o cerimonial e a segurança, cada vez mais necessária nos tempos que correm. O Ministério dos Negócios Estrangeiros é a entidade responsável pela organização da estadia do chefe de Estado visitante e da sua comitiva e Ministério da Administração Interna, que tutela as policias, pela segurança. Entre estes dois ministérios a comunicação costuma ser fácil. Os problemas surgem quando a empresa que patrocina o evento aproveita a ocasião para convidar todos os seus clientes e amigos e é necessário ordenar além das altas autoridades todos os convidados. Como nenhuma empresa está interessada em patrocinar um evento que não tenha divulgação pública os organizadores têm de construir o outro pilar de qualquer evento: a comunicação. 

O essencial, a meu ver, é haver coordenação entre todos os responsáveis para haver um planejamento eficaz. Reuniões antes do evento para detectar eventuais problemas, visita (s) preparatória(s) ao local ( a precursora), contactos frequentes entre as várias equipes (cerimonial, comunicação e segurança). Quando existe este planejamento e esta colaboração estreita entre as diversas pessoas envolvidas na organização, o evento decorre sem problemas de maior.