Um Estudo sobre Organizações Virtuais (página 2)

Este trabalho é composto por mais cinco capítulos. No Capítulo 2 apresenta-se a influência imposta e sofrida pela Tecnologia da Informação na sociedade, nas organizações e formas de trabalho, destacando a Internet e o surgimento das organizações baseadas em informação. No Capítulo 3 são reunidos alguns conceitos importantes que caracterizam as organizações virtuais, explicitando os termos inerentes aos conceitos que surgiram, bem como algumas comparações com outros conceitos computacionais, que facilitam o entendimento e a visualização desse tipo de organização. Além disso, são levantados vários benefícios e problemas que surgiram juntamente com o aparecimento das organizações virtuais. No Capítulo 4 são apresentadas, analisadas e comparadas várias abordagens sobre o ciclo de vida das organizações virtuais. No Capítulo 5 serão dadas as conclusões e considerações feitas a partir do trabalho.

Na evolução das sociedades humanas há períodos de rápida transformação, intercalados com períodos de lenta evolução e maturação de um modelo estabelecido. Estas transformações produzem modificações rápidas nas estruturas sociais e alteram completamente velhos hábitos e costumes. Devido a esta característica são denominadas revoluções tecnológicas [OLI94]. A humanidade passou por várias revoluções tecnológicas ao longo de sua evolução, por exemplo a revolução industrial, e, atualmente, com o explosivo crescimento da informática, da quantidade de informações disponíveis, das novas tecnologias de computadores e de telecomunicações, estão acontecendo muitas transformações nas estruturas sociais, que estão desencadeando uma nova revolução – a da tecnologia da informação.

Há certo tempo atrás, a tecnologia da informação era definida dentro de um conceito bem menos amplo, que a limitava a servir como um recurso computacional para as corporações, de forma que poderia ser definida como um recurso que agilizava os seus processos de produção e de manipulação e processamento de suas grandes quantidades de dados.

Se, por um lado, existe uma forte pressão devido à competição global para que as organizações se adaptem, por outro lado essa pressão não é menor - as solicitações dos consumidores aumentam, requerendo às organizações que se adaptem, mudem. Existem a competição ao nível global e as requisições dos consumidores para criar pressão na organização e forçá-la a se adaptar. As habilidades principais da organização (que mais tarde serão referenciadas como Core Competencies) são como um esqueleto o qual possibilita resistência e em volta do qual a organização é construída. Na base há a Tecnologia da Informação, que faz com que as mudanças sejam possíveis em muitos campos, fornecendo um ambiente propício a essas mudanças.

Esse ambiente, que propiciaria tornar as organizações mais competitivas, apresentaria as seguintes características [MID97]:

Esse novo ambiente de negócios, que serve como uma estrutura da informação para as organizações, já pode ser visualizado, e é largamente utilizado: a Internet.

Uma estrutura de informação, tal como a Web, facilita as comunicações entre e dentro de organizações virtuais, permitindo o seu desenvolvimento de forma amplamente dispersa [OLE97].

O ambiente de Web está pronto para oferecer a sua capilaridade que se estende por quase o mundo todo e as suas facilidades de navegação aos que quiserem explorá-las. Apesar de ainda não ser um ambiente ideal (a Internet ainda não possui uma velocidade adequada e é pouco confiável para transações), é um ambiente muito adequado para lidar com tamanha quantidade de informações.

A interface gráfica é a maior responsável por fornecer as informações sem nenhum incômodo para o usuário, pois os paginadores fazem com que todos os tipos de serviços e documentos cheguem até ele de forma transparente, ou seja, não é necessário conhecer nenhuma seqüência de comandos.

O interesse das empresas em participar efetivamente da parte comercial da Internet se deve ao fato de que a Web é muito popular e possui uma eficácia elevada como recurso de marketing.

Além disso, a Web tem um crescimento exponencial e é bem provável que, no próximo ano, o tráfego gerado pela Web seja maior que o de todos os outros serviços combinados.

A Web também é um ambiente propício para a disponibilização das informações dos bancos de dados porque possui características como:

• A facilidade de uso e também a sua interface com o usuário facilmente programável tornam a Web a ferramenta ideal para promover a interação com todos os tipos de bancos de dados.
• A plataforma oferecida pela Web garante que todos os tipos de dados serão mostrados, desde dados numéricos em bancos de dados relacionais e documentos compostos de texto estruturado, imagens e até mesmo objetos multimídia, como áudio e imagens animadas. Há um grande potencial para tornar disponíveis na Web diversos tipos de dados financeiros e comerciais. Os pesquisadores têm agora veículo para expor seus dados à crítica do público, pois o uso de um navegador Web, torna possível apresentar dados de muitos aplicativos, mantendo uma aparência e um comportamento relativamente padronizados entre eles.

• A tecnologia Web independe de plataforma. Todas as páginas Web têm praticamente a mesma aparência e o mesmo comportamento, independente do hardware e do sistema operacional que são apresentadas. Um relatório com tabelas incorporadas poderá ser reconhecido tanto por quem utiliza PCs com processadores Pentium, como por quem utiliza um Mac ou Unix.

O surgimento de regras emergentes para a utilização da Internet está modificando a maneira de ser e agir das empresas de negócios, das agências governamentais e dos consumidores tradicionais. Por um lado, o aumento e a diversificação de ferramentas e dispositivos de navegação e as facilidades de acesso às infovias, e por outro, as necessidades e benefícios de se acompanhar as inovações fazem com que se presencie o advento de uma nova ética organizacional e comercial, onde o contato virtual através de displays e modems expõe, de forma inexorável, os atores da relação, mesmo que separados por milhares de quilômetros[BER97].

Alguns exemplos das novas formas de trabalho introduzidas pela Internet são:

A vida mais curta dos novos produtos aumenta a necessidade por uma produção mais eficiente para ser competitiva. Desenvolvimentos tecnológicos rápidos, bem como mudanças freqüentes na demanda, requerem alta flexibilidade da organização interna.

As firmas tendem a encontrar localizações otimizadas para as partes individuais do processo de produção e para cooperar com outras firmas e minimizar riscos e custos. Estas estratégias resultam em um importante crescimento das redes formais e informais entre as firmas, instituições de treinamento e pesquisa e outras organizações públicas ou privadas em níveis especiais diferentes. Uma tendência relacionada é a internacionalização da pesquisa e do desenvolvimento. Instituições pequenas e grandes, públicas ou privadas, lucrativas ou não-lucrativas se beneficiam das ciências internacionais e ligações da tecnologia [MAI95].

A sociedade é dependente da informação, o poder crucial é o controle do conhecimento.

A Internet pode ser a infra-estrutura pivô para estas estratégias e também para as estratégias relacionadas, fornecendo conexões razoavelmente confiáveis para clientes e fornecedores no mundo todo.

Para o consumidor existem enormes vantagens. A Internet é uma ferramenta poderosa para a pesquisa de mercado, para o estabelecimento de novos mercados e para testar o interesse dos consumidores em novos produtos. A informação eletrônica e o software podem ser entregues pela Internet, e os pagamentos podem ser coletados da mesma forma. Os catálogos eletrônicos e a ajuda on-line são oferecidos. A Internet fornece oportunidade para o contato direto com os consumidores, permitindo saber imediatamente como respondem aos produtos da companhia.

Além das companhias utilizarem a Internet para propostas específicas de negócio como o marketing, para pesquisas e desenvolvimentos colaborativos e para melhorar as conexões com os consumidores e fornecedores, algumas firmas especializadas já fazem negócios somente na e para a Internet. A rede de computadores de alcance mundial e o seu rápido crescimento combinado com o baixo custo dos pontos de entrada para negócios pequenos ou individuais fornecem um excelente ambiente para a inovação da atividade empresarial. A conectividade global gera uma disponibilidade de produtos sem precedentes, mas também meios de produção e distribuição. Uma vez que os pequenos negócios estão conectados na Internet, eles podem produzir e distribuir seus produtos globalmente com um mínimo de incremento nos custos.

Dessa forma, as estruturas organizacionais das empresas são capazes de se tornarem cada vez mais distribuídas, ao mesmo tempo que novas tecnologias de informação estão em desenvolvimento, habilitando e suportando o gerenciamento das estruturas distribuídas [ZIM97].

Com a utilização desse novo ambiente de trabalho, e lembrando a existência da co-evolução da tecnologia da informação e das formas de trabalho nas organizações, podemos observar que a revolução desencadeada leva as empresas a buscarem uma nova forma de organização, na qual a organização tem a possibilidade de aperfeiçoar as suas competências ou de, eventualmente, buscar as competências que lhes faltam ou não estão suficientes além dos limites de sua própria organização, em outras empresas através do ambiente da Tecnologia da Informação.

Essa revolução tecnológica, gerada pela crescente demanda do mercado em conjunto com o progresso tecnológico, causa o desenvolvimento de novos paradigmas na manufatura, nos negócios e no comércio e está afetando diretamente o modo como as organizações devem reagir ao mercado de hoje.

As organizações têm, atualmente, a tendência de procurar parceiros para atingirem mais rapidamente os seus objetivos, de forma que o processo da reunião das empresas resulte em mais qualidade, efetividade, eficácia e responsabilidade. Para isso, essa reunião deve ser baseada em cooperação.

Essa tendência está causando a emergência de uma nova forma de organização, as organizações baseadas em informação.

Praticamente a maioria das organizações está em transição. De um lado, há sinais de que as organizações baseadas em informação já estão se manifestando (integração interna e externa, poder a múltiplos times, etc.) mas, por outro lado, um número de impedimentos está emergindo, o qual, precisamente porque está ocorrendo simultaneamente com a nova ordem organizacional, torna-a problemática e instável.

As organizações estão notando que os problemas atuais requerem a descentralização. O uso da Tecnologia da Informação como um instrumento de coordenação é um dos problemas mais importantes que tem sido estudado num esforço conjunto das organizações e institutos de pesquisa.

Através do potencial da Tecnologia da Informação todos os tipos de vínculos cooperativos entre as organizações crescem de forma que as fronteiras entre elas tornaram-se pequenas [JAN97].

Até muito recentemente, os sistemas de informação eram principalmente encontrados na literatura como mecanismos de coordenação suplementares. Ao lado do método usual de sistema de informação de coordenação eram recomendados e aplicados na prática, para melhorar, acelerar ou cortar custos na implementação de processos organizacionais. Hoje em dia, o que se espera é que os sistemas de informação possam ser usados para fundamentalmente redesenhar os processos, cadeias de produção e estruturas organizacionais ao invés de se esperar que a Tecnologia da Informação seja moldada na organização. Os sistemas de informação estão se tornando um instrumento direto na coordenação e controle das atividades organizacionais e estão vindo para substituir os mais tradicionais mecanismos de coordenação. Por isso necessitamos de outras estruturas, outros tipos de organização, organizações baseadas em informação [JAN97].

O tipo de organização baseada em informação que emerge com a customização de massa é chamada de organização Clone. Unidades descentralizadas com basicamente a mesma forma organizacional (os clones) são totalmente controladas pela organização central. Esta coordenação e controle são baseados na integração dos sistemas de informação. As unidades descentralizadas são gerenciadas por um tipo diferente de gerente, comparado com o tradicional gerente. O "novo" gerente é fortemente orientado à motivação e suporte de pessoal. Neste tipo de organização, não há praticamente nenhuma equipe e nenhum meio de gerenciamento. A organização clone é a combinação de, por um lado, extrema flexibilidade, e por outro lado, extrema padronização e controle através da Tecnologia da Informação. Exemplos de organização do tipo Clone são [JAN97]: Benetton, McDonalds.

Quando uma organização não opta pela customização de massa, mas ainda assim deseja encontrar a demanda para rapidamente trocar produtos, outro tipo de organização emerge. Esse tipo de organização é uma "real" organização virtual, porque existe de um número mutável de nodos autônomos. O menor nodo de todos dessa organização baseada em informação pode ser constituído de pequenas organizações, unidades dentro de organizações ou eventualmente pessoas individuais ou o conhecimento de tais pessoas. As unidades independentes (nodos) operam em combinações que mudam constantemente, dependendo dos desejos específicos do cliente. A necessidade pelo conhecimento local e descentralizado do consumidor e relevantes habilidades leva ao desenvolvimento de organizações nodos. As unidades ou nodos podem concentrar-se na sua área de conhecimento específica e ligar esse conhecimento com o know-how de outros nodos, quando e se a situação assim pedir. Juntos, os nodos formam redes, mas eles são também ligados pelas redes de informação. Assim como nas organizações clones, a coordenação é afetada pela Tecnologia da Informação. Entretanto, na rede de organização a coordenação é definida como cooperação ao invés de controle.

Foram mostrados dois caminhos que as organizações seguem para poderem reagir aos novos desafios do mercado, e como resultado da escolha de um ou outro caminho, uma nova forma emerge. Os dois tipos de estrutura possuem características comuns, como por exemplo o uso da Tecnologia da Informação, mas diferem muito na maneira como a coordenação é afetada. Neste trabalho entraremos em mais detalhes sobre esse segundo tipo de organização, chamado de organização virtual.

Face ao aumento da competição global, as organizações são forçadas a mostrar maior flexibilidade e presença global. Para superar esses desafios procuram-se novos conceitos de negócios. Dentre os conceitos mais famosos está o de organização virtual, que apesar de ser relativamente recente, já se tornou uma buzzword dos anos 90.

As organizações virtuais são um novo modelo organizacional que utilizam a tecnologia para unir, de forma dinâmica, pessoas, bens e idéias sem, todavia, ser necessário reuni-las em um mesmo espaço físico e/ou ao mesmo tempo [BER97].

Uma visão mais aprofundada leva à definição de que as organizações virtuais são redes, temporárias e flexíveis, de unidades de negócios e companhias independentes que trazem principalmente suas competências maiores para a base da organização, para atingir um objetivo comum. Sempre envolvem um número de corporações reais, que são chamados de "parceiros". O objetivo é tornar-se diferenciado por executar melhor. A corporação obtém todas as competências não críticas de fora, isto é, de outras corporações com as quais ela forma uma organização virtual [SIE97].

Portanto, uma organização virtual é uma nova maneira de estruturação, uma "união" com um nível significante de cooperação, de diferentes companhias ou "parceiros" para tirar vantagem de uma oportunidade de negócios que é conseguida com o estabelecimento da cooperação entre os parceiros e que seria inatingível por uma companhia individual agindo por seus próprios meios. Assim como compartilham recursos, tecnologia, informação e mercado, como uma forma estratégica de aumentar a competitividade, as empresas virtuais também dividem os riscos e os custos através da Tecnologia da Informação.

Dentro dessa definição se encaixam vários termos que merecem uma explicação mais detalhada para facilitar o entendimento, e que será dada a seguir.

O termo virtual, que significa existindo em efeito mas não em realidade, traz como resultado para a organização virtual os efeitos ou resultados de uma organização real, sem o alto overhead e custos regulares desse tipo de organização. A virtualidade é, então, a habilidade de oferecer aos consumidores um produto ou serviço completo, onde a empresa propriamente dita possui somente uma porção da competência. As outras competências necessárias são adquiridas através da cooperação [BRE97]. O que realmente existem são os recursos materiais e humanos fora dos limites organizacionais imediatos ou da mesma, que de alguma maneira são trazidos a fim de produzir a impressão de uma organização simples [TRA97]. Geralmente não existem espaços físicos de convívio permanentes e/ou comuns, nem estrutura ou forma organizacional definitiva para tais companhias [BER97].

Se recorrermos ao dicionário, podemos ver que virtual significa almost [LON95], ou seja, quase. O termo virtual nos remete a alguma coisa que não tem existência real, física; enquanto que o termo empresa é algo que tem existência real, composta por pessoas, estrutura física e uma estrutura legal. Desta forma, uma organização virtual seria quase real, possuindo atributos físicos bem definidos e alguns outros de natureza potencial, não física, somente existindo nos computadores que lhe servem de base [ARA97].

A organização virtual tipicamente dura tanto tempo quanto necessário para adquirir seus objetivos, sem compromissos de contato e/ou ligação após o término do episódio. A cada evento, a missão, as responsabilidades, as competências e os lucros são estabelecidos e compartilhados. Quando a necessidade pela organização cessar, então ela é desmontada ou remontada, de forma a suprir outra demanda ou oportunidade do mercado, por isso em muitas definições pode ser encontrada a palavra temporária.

Como já foi citada, a vantagem principal da desse tipo de estrutura é a habilidade de reagir rápida e flexivelmente às mudanças do mercado, possuindo assim uma vantagem competitiva aparente. A Tecnologia da Informação e Comunicação é, além da independência e outros, o principal fator que habilita a organização virtual a agir mais eficientemente para adquirir a flexibilidade e rapidez necessárias [FUH97].

A Tecnologia da Informação permite que as corporações não vejam as barreiras de tempo e localização (distância) [OLE97]. Como resultado, as novas formas organizacionais, tais como as empresas virtuais, evoluem, e os limites organizacionais são redefinidos.

A comunicação e a rápida troca de informações relevantes desempenham um papel essencial na habilitação das companhias que cooperam para responder efetivamente às necessidades dos consumidores. Na economia dinâmica e de tempo real de hoje, o recurso gerencial mais importante é a informação. Portanto, deve-se ter uma Tecnologia da Informação que ofereça e dê suporte aos seguintes itens [MER97]:

• concluir transações econômicas sem considerar tempo e lugar;
• criar idéias, conhecimento e confiança mútuos através do compartilhamento da informação e comunicação intensa, com baixo custo;
• projetar ou reprojetar e coordenar processos distribuídos globalmente;
• melhorar os relacionamentos entre os parceiros que cooperam bem como com consumidores através do fornecimento de informações atuais e relevantes.

Em [TKR96], existem duas condições necessárias para uma organização virtual existir:

• Dispersão geográfica das unidades da organização;
• Link da Tecnologia da Informação nos processos de produção.

Ambas as condições são de caráter estrutural. A primeira define organização virtual como uma organização dispersa espacialmente com dispersão de indivíduos, grupos, departamentos, companhias no seu todo, em no mínimo duas localizações diferentes. A segunda condiciona o processo de produção na organização virtual ao auxílio do suporte da Tecnologia da Informação para a ligação das partes dispersas.

A organização virtual é uma forma distinta de organização. Organização virtual não é somente uma propriedade de qualquer organização, mas uma forma pela qual a virtualidade é definida pelas duas propriedades estruturais acima. Esta proposição exclui do universo das organizações virtuais possivelmente um grande número de organizações que utilizam as comunicações extensivamente, mas não de alguma maneira crítica para completar o processo de produção. Por exemplo, uma multinacional que possui partes dispersas por redes de satélites não seria considerada uma organização virtual se a finalização da produção não dependesse dos links da Tecnologia da Informação das partes.

Organização virtual é uma nova e específica forma organizacional. Como uma das novas formas, a organização virtual herda as propriedades gerais das novas formas, como estrutura orgânica e cultura colaborativa, mas também possui suas próprias características estruturais já comentadas (dispersão espacial e links de Tecnologia da Informação) que algumas novas formas não têm.

As proposições acima têm um efeito cumulativo na definição do universo das organizações virtuais. Por exemplo, pode haver muitas organizações que são dispersas espacialmente e necessitam utilizar as comunicações para completar seus processos de produção, mas não são membros da população das formas organizacionais novas (polícia, exército, serviços de táxi). Em resumo, essas proposições delineiam a população das organizações virtuais como mostra o diagrama:

Após as definições e conceitos apresentados acima, podemos fazer um resumo em tópicos das principais características das organizações virtuais.

• compartilham a infra-estrutura, riscos e desenvolvimento de pesquisa, juntamente com os custos de recursos humanos e tecnológicos;
• podem rapidamente aproveitar as oportunidades, devido à maior facilidade de configuração;
• são rapidamente estruturadas e podem não possuir nenhum centro;
• ligam competências centrais e complementares e desta forma conseguem atingir a excelência;
• aumentam as facilidades e tamanho percebido (uma companhia pequena pode usar uma organização virtual para aumentar suas capacidades e permitir-se competir para oportunidades maiores que ela poderia, de outra forma, perder.);
• ganham acesso a novos mercados e compartilham o mercado atual;
• requerem o uso de todo o potencial da tecnologia;
• baseiam-se na confiança e na interdependência entre os parceiros;
• não possuem fronteiras rígidas como as organizações tradicionais;
• têm um caráter transitório, ou seja, duram enquanto dura o objetivo que as originou;
• possuem uma hierarquia pouco estruturada e de natureza também transitória;
• são independentes das empresas que as compõe.

Podemos observar, então, a existência de plataformas que organizam, sustentam e condicionam as organizações virtuais como elas se apresentam atualmente [BER97]:

• A tecnologia, que provê o suporte de comunicação eletrônica de dados e as demais tecnologias relacionadas
• A excelência, onde cada parceiro se coloca e contribui através do que sabe fazer melhor
• O senso de oportunidade, fundamental para a realização dos negócios e das parcerias virtuais
• A confiança e a confiabilidade recíprocas, que dão sentido e corpo ao lastro técnico e gerencial reunido entre parceiros e clientes
• A ausência de fronteiras, que lhe atribui a facilidade de reunir competências complementares fisicamente dispersas
• A cultura, que equilibra a ausência de limites muito bem definidos entre as empresas da rede, mais apropriadamente chamada de teia, pelas muitas formas e lugares passíveis de realização
• A informação, cujo poder de transformação é imprescindível no apoio à toda a dinâmica e movimentação das organizações virtuais.

Para facilitar o entendimento da estrutura em questão, podemos traçar algumas analogias que a relacionam com conceitos computacionais, os quais já estão consolidados.

Uma empresa virtual é como uma rede onde os nodos estão representados por uma área de especialidade. A especialidade pode ser contribuída por companhias ou pessoas. Todas as habilidades e conhecimento levados juntos fazem a empresa virtual completa para a tarefa que ela executa.

Os nodos de uma organização virtual não necessitam mais fornecer serviços ou funções com custos além do objetivo primitivo da suas existências. Por exemplo, uma fábrica de parafusos não necessitaria um departamento de marketing, suporte ao usuário, etc., mas poderia se concentrar na sua área de especialidade deixando as funções que faltam serem manipuladas por outros nodos. Através do processo de focalizar um tipo particular de produto ou serviço, a competitividade e lucro podem ser maximizados.

Desde que um nodo se concentre no que ele faz melhor e só existe para fornecer essa função, é muito natural ser parte de várias organizações virtuais ao mesmo tempo. As companhias menores poderão competir com as gigantes e indivíduos podem agir como peritos a serem alocados ao seu tempo.

Uma organização virtual, entretanto, não necessita reconstruir nenhuma fábrica, somente adicionar os nodos que estiverem faltando e retirar os que são desnecessários. Essa é uma questão fundamental para a verdadeira organização virtual, o ciclo de nascimento e morte. Uma vez que a necessidade por um produto ou serviço forma uma organização virtual pode ser rapidamente formada e preencher essa necessidade. A organização continuará a sua existência até que não seja mais necessária e então dissolvida (esses passos serão abordados no capítulo seguinte sobre o Ciclo de Vida). A organização virtual cessa a sua existência, mas os nodos continuam vivendo [HAR97].

"Memória virtual" é um termo que descreve uma maneira de fazer o computador agir como se tivesse mais capacidade de armazenamento do que realmente possui [McM94].

O conceito de empresas virtuais pode ser facilmente explicado através da arquitetura de memória de sistemas de computador. Não é econômico fornecer recursos de memória principal suficientes para todas as possíveis demandas dos programas. A solução é uma memória virtual a qual compreende uma memória lógica, utilizando a memória principal limitada e cara e a memória secundária disponível, geralmente ilimitada. Através da alocação dinâmica da memória principal real é possível servir demandas mais caras bem como muitas demandas que apareçam simultaneamente. Portanto, pode-se traçar uma analogia entre memória virtual e empresa virtual - a memória virtual substitui a memória física da mesma maneira que a organização virtual substitui a organização real [FUH97].

Para um consumidor, o resultado pode ser visto como um produto ou serviço. A estrutura que está por trás desse resultado, entretanto, não. Ou seja, uma organização virtual dá a impressão de que existem grandes bases de recursos atrás do conceito, mas na realidade, talvez sejam somente cinco ou seis pessoas ou organizações pequenas trabalhando em diferentes partes do mundo.