O caso do Projeto de Combate a Pobreza Rural no Estado do Piauí

Iinúmeros fatores que na última década, tem caracterizado o quadro de mudanças em nível mundial a seguir: (i) a aplicação maciça das modernas tecnologias de processamento da informação; (ii) o vertiginoso avanço das descobertas científicas nos diversos campos do conhecimento humano; (iii) o processo de integração e verticalização de mercados, a globalização das economias; (iv) os inúmeros movimentos de resgate de valores básicos do comportamento humano e (v) a universal consciência para a importância da ecologia, do meio ambiente e de relações democráticas como base para governar o funcionamento das sociedades modernas, tornou irreversível a necessidade das organizações assumirem um amplo processo de trabalho para sua reconcepção e renovação.

Se por um lado as organizações privadas defrontam-se com esta questão como um problema relacionado à sua sobrevivência nos mercados, por outro, para as organizações públicas, a incorporação desta proposta de reconcepção e renovação apresenta-se como único caminho capaz de mantê-la em sintonia com o seu público usuário - a sociedade, ou seja, um problema relacionado à manutenção do seu processo existencial.

A Administração Pública, como integrante deste contexto institucional - social, não fica imune às pressões para a modernização dos seus processos sócio-técnicos internos decorrentes, de um lado do crescimento da demanda dos seus serviços, trazendo inclusive a agregação de uma complexidade cada vez maior e, de outro lado, das facilidades criadas pelo avanço da ciência e da tecnologia.

Se outrora o processo de absorção das novas alternativas de trabalho pelas organizações podia repousar em generosos períodos de amadurecimento para serem colocados em prática, hoje a modernização das organizações coloca-se como uma questão estratégica ligada a sua qualidade, produtividade e desenvolvimento, ou seja, é necessariamente parte integrante e indissociável do processo de gestão estratégica.

Ao iniciar a reflexão sobre este processo de modernização, é de se imaginar e sugerir que estes processos de mudança se apóiem, na medida do possível , em quatro pilares básicos:

O desenvolvimento institucional, no sentido da readequação do modelo de estrutura organizacional e dos seus correspondentes atos formais, dos mecanismos e métodos de trabalho;

O desenvolvimento das pessoas, no sentido de capacitá-las para desempenhar suas atividades dentro do novo desenho de organização, e com a tecnologia a ser incorporada;

O desenvolvimento do sistema de informações, de modo a assegurar que o sistema organizacional, as rotinas operacionais e o sistema decisório sejam suportados por informações confiáveis, geradas em tempo oportuno e disponibilizadas de modo multi-partilhado;

O desenvolvimento tecnológico, no sentido de que o sistema organizacional aproprie e utilize amplamente e com eficiência as tecnologias de última geração disponíveis para área de gestão e tratamento de informações.

No Governo atual, os Programas de Modernização estão introduzindo um conjunto de modificações no estilo de administração, no perfil dos gerentes e no modo de avaliação dos resultados dos serviços definidos como de responsabilidade do Estado. Como conseqüência natural, começa a existir um movimento de redefinição das estruturas organizacionais, com um decorrente esforço de redesenho e automação de processos, capacitação e desenvolvimento de recursos humanos e mecanismos que viabilizem o novo paradigma proposto.

A área de tecnologia da informação (TI) apresenta-se como uma das principais indutoras desse processo de transformação, seja atuando como condutor automatizado de processos operacionais e gerenciais, como suporte às novas ações, ou na consecução de novos serviços ou campos de atuação possibilitados pela tecnologia digital. Nesse contexto, a modernização da estrutura de Governo e de seu modus operandi subentende um esforço, no mesmo sentido, de adequação do aparato tecnológico e sistêmico que lhe dá suporte, melhora resultados e garante sustentabilidade.

Ciente dessa necessidade o Governo Estadual está desenvolvendo Programas/Projetos, co-financiados pelos organismos internacionais, voltados para a Reforma e Modernização da Administração Pública. O Projeto de Combate à Pobreza Rural - PCPR II, vinculada à Secretaria de Planejamento, tem como finalidade a integração das ações de desenvolvimento de combate à pobreza rural no Estado do Piauí. A Unidade Técnica do PCPR II vincula-se a estrutura funcional da Secretaria de Planejamento é responsável pelo planejamento, coordenação, supervisão e avaliação técnica do referido projeto.

O Projeto de Combate a Pobreza Rural - PCPR II – FASE I, que cobre o Período de junho de 2002 a junho 2005, cuja vigência foi ampliada até junho de 2006, vem operando o Sistema de Informação de Dados - SID com o objetivo de: (i) fornecer informação útil, eficiente, suficiente e oportuna sobre o desenvolvimento do Projeto, com o propósito de apoiar sua evolução nas direções previstas; (ii) auxiliar no cumprimento dos critérios e normas de elegibilidade; e (iii) fornecer elementos que permitam retro alimentar os conteúdos e enfoques do Projeto.

P PCPR II – FASE II, se encontra atualmente em processo e negociação junto a Secretaria do Tesouro Nacional – STN, Secretaria de Assuntos Internacionais – SEAIN e outros órgãos Federais com previsão de funcionamento a partir de 1º de julho de 2006. Para estes efeitos já se conta com Minuta de Convênio de Empréstimo e os documentos operacionais respectivos. No tocante ao SID, estes documentos tem previsto como Condição de Efetividade do Projeto a necessidade de contar com um novo sistema de monitoramento, que atenda satisfatoriamente as necessidades do novo Projeto, melhorando, aprimorando e superando o sistema existente para contar com um sistema realmente eficiente de gestão e tomada de decisões em tempo real, que envolva no somente as atividades de implantação dos subprojetos, mas também, as funções de desenvolvimento institucional, supervisão e administração do Projeto, pondo neste ultimo caso ênfase nas funções contáveis, financeiras, fluxos de caixa a questão de pessoal e almoxarifado entre outras.

Relatórios de Avaliação interna e do Banco Mundial, bem como relatórios de auditoria independente do SID, tem identificado que o referido sistema não atende integralmente as necessidades requeridas para a gestão financeira e de monitoria na perspectiva de novo Projeto. As rotinas dos fluxos e procedimentos administrativos na aprovação de subprojetos e a liberação dos recursos se encontram pesadas e inconvenientes. Dificultada pelo grande volume de dados e transações que devem ser realizadas, o qual compromete um performance mais estável, principalmente, quando considerada a possibilidade de uma elevada quantidade de acessos simultâneos de usuários da Unidade Técnica e da disponibilização de informações do Projeto às parcerias, Banco Mundial e sociedade em geral via web, por meio de acesso remoto ao referido sistema.

Considerando as características inerentes à implementação de acordos de empréstimo em geral, a execução do Projeto possui ainda particularidades que aumentam sua complexidade, entre elas:

• Execução do Projeto e ações por diversas instituições, associações e outras conveniadas e Municípios;
• Necessidade de integração entre diversas atividades de instituições distintas;
• Um razoável volume de recursos, gerando pressão na velocidade de implementação do Projeto ao longo do tempo;
• Regras específicas para sua execução, auditoria e prestação de contas, originadas de procedimentos particulares e distintos, de organismos internacionais e das várias esferas de governo;
• Períodos relativamente curtos para realização das ações previstas no Projeto, devendo ser acompanhadas e monitoradas por instâncias governamentais próprias;
• A complexidade inerente à administração de recursos humanos, físicos e financeiros relacionados à execução das ações do Projeto;
• Necessidade de fornecimento de informações atualizadas e íntegras, de natureza operacional e gerencial, para o corpo técnico da Unidade Técnica e dos beneficiários, gerentes e instituições relacionadas, incluindo auditorias de diversos organismos e do Governo Estadual e Federal;
• A abrangência estadual de novos Programas/Projetos, através dos quais mais de 200 usuários com necessidades distintas deverão ser atendidas pelo SGP;
• A necessidade da implantação do SGP em curto espaço de tempo e para um grande número de novos usuários de forma a atender o cronograma da Unidade Técnica;