A empresa VESTBEM atua no setor de varejo e está localizada em uma das capitais brasileiras. Comercializa roupas femininas e masculinas para as classes A, B e C. Utiliza tecnologia não sofisticada e o quadro de pessoal possui baixa escolaridade. O ambiente externo em que a empresa opera é complexa e extremamente dinâmica com muitos concorrentes.
Diante das incertezas do mercado e da realidade interna da empresa, o dirigente proprietário da empresa decidiu contratar um estagiário para fazer a reorganização e a organização da empresa como um todo. Quando o estagiário chegou à empresa constatou que as “coisas” funcionavam do jeito do dono, ou seja, a empresa não tinha quase nada documentada. Tudo estava na “cabeça” do dirigente proprietário.
Os funcionários que eram sessenta seguiam as instruções do dono. Conforme depoimento prestado para o estagiário “a gente trabalha nesta empresa a mais de cinco e dez anos e sabe o que tem que ser feito só pelo olhar do dono (...) os valores do dono são muito fortes e servem de guia de orientação na condução das atividades”.
O mais antigo tem o posto melhor, disse um funcionário com 15 anos de casa e esta situação prejudica a ascensão dos mais novos e que tem escolaridade. O estagiário frente às constatações internas e externas da empresa decidiu estabelecer três procedimentos básicos para deixar a “casa” organizada, tomando por base as dimensões burocráticas. O primeiro procedimento adotado foi o desenho de uma estrutura