Información respecto a la forma de depurar los archivos electrónicos y manuales inactivos
Depurar un archivo significa separar la documentación que debe guardarse de la que ya no es necesaria (vencida). Sólo se debe guardar en el archivo la documentación que: - Legalmente debe preservarse durante determinado tiempo - Es necesaria para ser consultada.
Previamente se debe conocer el plazo de guarda de los documentos de una institución y la necesidad de consulta. Luego operadores trabajaran en el archivo revisando la documentación que cumpla los requisitos de guarda, separando la que puede destruirse. En ese mismo proceso se registra la documentación que quedara en el archivo para que no sea necesario en el futuro volverla a revisarla. …ver más…

A efecto de auspiciar el adecuado manejo de los documentos en la dependencia en la depuración y, en su caso, la transferencia secundaria de documentos inactivos, se observarán puntualmente los siguientes principios básicos dentro del sistema red de archivos institucional.
La única instancia responsable de la depuración de la documentación inactiva de la dependencia será la unidad de archivo de concentración, quien efectuará la selección final de los documentos que le hayan sido transferidos una vez que el plazo de conservación precaucional haya concluido.
Para los plazos de conservación y depuración de la documentación, la unidad de archivo de concentración aplicará lo establecido en el catálogo de disposición documental de la institución.

La depuración de documentos inactivos deberá ser realizada por la unidad de archivo de concentración con el máximo cuidado y seriedad, seleccionando de acuerdo con las normas y técnicas de valoración vigentes los expedientes que serán dados de baja, los que serán transferidos a la unidad de archivo histórico de la dependencia para su conservación permanente y los que serán microfilmados antes de su eliminación. Siempre que exista alguna duda acerca del tratamiento a que deba sujetarse determinado material, se consultará con las instancias pertinentes para tomar la decisión más adecuada respecto del destino