Función de los documentos

Función de constancia: aseguran la supervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.

Se garantizan la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios.

Garantizan el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Función de comunicación: los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la administración.

Esta comunicación puede ser externa o interna, dependiendo si la relación es conciudadanos o bien entre unidades administrativas.
Los valores primarios de los archivos administrativos o de gestión Son los que tienen los documentos mientras sirven a la …ver más…

“Organizar: Disponer, establecer, reformar, tomar forma regular. Sinónimo: ordenar”.

“Clasificación: Acción de clasificar. Sinónimo: reparto”. “Clasificar: Ordenar por clases. Sinónimo: ordenar” “Ordenación: Disposición. Sinónimo: arreglo, coordinación, disposición, método, ordenamiento”.
“Ordenar: Poner en orden. Sinónimo: arreglar, clasificar, disponer en series”.1
De lo anterior se puede concluir que ni el uso cotidiano, ni las diferentes acepciones que se dan en los diccionarios generales a las palabras claves referidas aquí, se adecuan al trabajo en los archivos, pues tratándose de un ámbito particular, denominan procesos muy específicos.
Para estar de acuerdo en lo fundamental, clasificación y ordenación no admiten igualdad de significado.
Estas dos actividades, específicas y distintas, aunque complementarias y consecutivas, constituyen lo que en archivística se considera organización documental. De lo que no hay duda es que ambas van encaminadas a respetar la situación en que se producen los documentos o a restablecerla si aquella se ha deshecho. “Clasificar y Ordenar son dos operaciones dentro de una más amplia que podemos llamar
Organización, perfectamente diferenciadas y esenciales, en aras de la conservación de los documentos, de una parte, e indispensables para inventariar y catalogar, de otra”.2
“Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la