1.1 Caja

Concepto - Se le llama así al sitio, donde se conserva físicamente, el dinero y otros efectos monetarios como cheques, vouchers, etc.; también se denomina caja a la oficina o cubículo de una empresa privada ó pública que se destina a recibir dinero y a efectuar pagos. (caja receptora o recaudadora).

Cuenta - Desde el punto de vista contable, caja es una cuenta de activo circulante, donde quedan registrados los movimientos de entrada y salida de dinero en efectivo, se carga con el efectivo o cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Por efectivo, se entiende cualquier forma de dinero ampliamente aceptado, generalmente bajo la forma de …ver más…

Fondo variable – Se establece para cubrir los gastos recurrentes, pero se caracterizan porque el monto destinado es el adecuado para cubrir las necesidades, (operaciones normales, anuncios publicitarios, spot radiofónico, viáticos, etc.).
Constitución y administración de un fondo de caja chica
Es común que a los administradores se les responsabilice del manejo del efectivo, es decir de los fondos de “caja chica”, de fondos discrecionales para programas, de fondos para la capacitación, viáticos, etc.; y aunque la mayoría de ellos no se preocupan por los detalles del manejo de la caja chica, son responsables de la supervisión del procedimiento que controla adecuadamente y protege el efectivo. Algunos de los principios básicos que ayudan a mantener un sistema adecuado de caja chica son:
- Conservar el efectivo bajo llave en una caja metálica, la cual pueda guardarse en un archivero o en un lugar seguro.
- Utilizar “Vales de Caja” con folio consecutivo impreso, los que deben ser autorizados cada vez que se realicen este tipo de gastos.

Al final de cada mes deben sumarse todos los vales de caja; el total de éstos más la cantidad de efectivo en caja, debe ser igual al tope máximo establecido. Por ejemplo, si el tope máximo del fondo de caja chica a principio de mes es de $1,000 y la suma de los vales de caja a fin de mes es de $700, entonces se