NARRATIVA DE COMPRAS – CUENTAS POR PAGAR Y PAGOS

Cliente: Aguas de la Sierra Serrasa S. A. Preparado por: Revisado por: P/T
Sección: Planeación – Control Interno Alexandra Lima 1201.2
Año terminado al: Al 31 de diciembre del 2008 Fecha: Dic-08 Fecha

OBJETIVO

El objetivo para la comprensión del ciclo Compras – Cuentas por Pagar – Pagos es:

- Identificar los procesos administrativos - financieros determinando los niveles de supervisión y documentación utilizada.

- Conocer los controles implementados por la Compañía con la finalidad que permitan mitigar errores.

- Conocer métodos de recepción y análisis de comportamiento de Compras – Cuentas por Pagar – Pagos.

PROCEDIMIENTO

Mediante entrevistas con los principales …ver más…

El Jefe de Sistemas en cambio es el encargado de recibir todos los requerimientos de compras de bienes y/o servicios de los departamentos y/o agencias de la Compañía.
Los Jefes de Bodega y Sistemas analizan las solicitudes y verifican las existencias, en el caso de:

- Existir realizan la salida de bodega del bien y se le entrega al departamento y/o agencia solicitante; y, se envía a contabilidad para que realicen el registro respectivo.
- No existir los Jefes de Bodega y Sistemas envían al Jefe Financiero las requisiciones de compra.

Solicitud de Cotizaciones

El Jefe Financiero de acuerdo a los requerimientos de compra, consulta la base de proveedores, donde se detallan los datos del proveedor y productos.

Cuando el Jefe Financiero tiene la lista de proveedores ya seleccionados solicita las cotizaciones del bien y/o servicio al proveedor. Las cotizaciones deberán cumplir previamente con algunos requerimientos (calidad, precio, tiempo de entrega y forma de pago) para su aprobación.

Seleccionada la cotización se realiza la respectiva orden de compra que es enviada al proveedor.

Orden de Compra

Aprobada la orden de compra por el Jefe Financiero, este documento es enviado a bodega con la finalidad de que se realice el ingreso a bodega cuando el bien sea entregado por el proveedor.

Ingreso en bodega

Los bienes comprados, una vez que ha llegado a la Compañía son recibidos por el Jefe de