Manual de Excel

Introducción

Este trabajo podemos ver los tipos de formulas y
cómo podemos utilizar correctamente el manual de Excel ya
que nos explica cómo podemos hacer una hoja de
cálculo ya que nos dice como poner las columnas diferentes
tamaños y como le podemos poner graficas y podemos poner
tablas dinámicas y entre otras funciones que podemos
utilizar

Empezando a trabajar
con Excel

Veremos cómo introducir y modificar los
diferentes tipos de datos disponibles en Excel,
así como manejar las distintas técnicas de
movimiento dentro de un libro de trabajo para la
creación de hojas de cálculo.

Movimiento rápido en la
hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es
visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la
mayoría de las veces, ocupará mayor número
de celdas que las visibles en el área de la pantalla
y es necesario moverse por el
documento rápidamente.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón,
moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre
ésta.

. 

Manipulando
celdas

Vamos a ver los diferentes métodos de
selección de celdas para poder modificar el aspecto
de éstas, así como diferenciar entre cada uno de
los métodos y saber elegir el más adecuado
según la operación a realizar.

Selección de celdas

 Antes de realizar cualquier
modificación a una celda o a un rango de celdas con
Excel 2010, tendremos que seleccionar aquellas
celdas sobre las que queremos que se realice la
operación. A continuación encontrarás
algunos de los métodos de selección más
utilizados.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante
fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si
realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra
operación. La forma del puntero del ratón a la
hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa
blanca, tal como se ve a continuación: 

Selección de una celda: Sólo tienes
que hacer clic sobre ella.

 Selección de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas
adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en
la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón
del ratón mientras se arrastra hasta la
última celda a seleccionar, después soltarlo y
verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco
alrededor y cambian de color.

También puedes indicar un rango a seleccionar, es
decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una
celda, mantén pulsada la
tecla Mayús (Shift) y luego pulsa la
otra.

 Selección de una columna: Hacer clic
en el identificativo superior de la columna a
seleccionar. 

 Selección de una
fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la
fila.

 Selección de una hoja
entera:

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo
de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el
de la fila 1 o pulsar la combinación de
teclas Ctrl + E.

Si realizamos una operación de hojas
como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace
falta seleccionar todas las celdas con este método ya que
el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.

Añadir a una
selección

Muchas veces puede que se nos olvida seleccionar alguna
celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas,
para ello se ha de realizar la nueva
selección manteniendo pulsada la
tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con
celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una
fila y añadir una nueva fila a la selección
haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la
tecla CTRL.

Ampliar o reducir una
selección

Si queremos ampliar o reducir una
selección ya realizada siempre que la
selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes
pasos, manteniendo pulsada la
tecla MAYÚS, hacer clic donde queremos que
termine la selección.

Eliminar filas
duplicadas

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de
información o recopilamos datos desde varios
orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo
filas idénticas. A menos que lo que nos interese sea
estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado
registro, la mayoría de las veces no nos interesará
tener duplicados, porque no aportan información
adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las
estadísticas basadas en los datos.

Para eliminar filas duplicadas:

– Deberemos tener como celda activa uno de los
registros a comprobar, de forma que, si existen varias tablas
distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos.
Visualizarás un marco alrededor de todos los registros que
se verán afectados por la comprobación.

– En la
prestaña Datos pulsamos Quitar
duplicados .

Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban
las filas que deseas, puedes seleccionarlas manualmente antes de
pulsar el botón.

Introducir
funciones

Una función es una
fórmula predefinida por Excel (o por el
usuario) que opera con uno o más valores y devuelve
un resultado que aparecerá directamente en la celda o
será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.

La sintaxis de cualquier función
es:

Nombre función
(argumento1;argumento2;…;argumento N)

Siguen las siguientes reglas:

– Si la función va al comienzo de una
fórmula debe empezar por el signo =.

– Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
paréntesis. No dejes espacios antes o después de
cada paréntesis.

– Los argumentos pueden ser valores constantes
(número o texto), fórmulas o funciones.

– Los argumentos deben de separarse por un punto y
coma ;.

Calcular un solo resultado     Este
tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de
hoja de cálculo reemplazando varias fórmulas
distintas por una sola fórmula de matriz.

Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una
matriz de cotizaciones y números de acciones sin utilizar
una fila de celdas para calcular y mostrar los valores
individuales de cada acción.

Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)}
como fórmula de matriz, multiplica el número de
acciones y el precio correspondiente a cada acción, y
luego suma los resultados de dichos cálculos.

Ahora partimos de que una formula debe comenzar siempre
con el signo de (=)

y de que en una formula podemos
encontrar 

Aplicación de las siguientes formulas en la
hoja de cálculo.

1) Función Suma:

=SUMA(A1:B4)  

2) Función Promedio 

=PROMEDIO(A1:A4)

3) Función Redondear

=REDONDEAR(A1:B3)

4) Función Contar

=Contar(B1:B6)

Calcular varios resultados    
Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices
de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para
calcular varios resultados con una fórmula de matriz, se
deberá especificar la matriz en un rango de celdas que
tenga el mismo número de filas y columnas que los
argumentos matriciales.

Por ejemplo, dada una serie de tres cifras de ventas (en
la columna B) para una serie de tres meses (en la columna
A),

Tenemos la función SUMA() que devuelve como
resultado la suma de sus argumentos. El operador ":"
nos identifica un rango de celdas,
así A1:C8 indica todas En este ejemplo se puede
apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una
función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo
de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia
y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en
una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier
texto, precedida siempre del signo =.

Autosuma y funciones más
frecuentes

Una función como cualquier dato se puede
escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis,
pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta
tarea.

En la pestaña Inicio o en la
de Fórmulas encontrarás el botón
de Autosuma  que nos permite realizar la
función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a
otras funciones utilizando la flecha de la derecha del
botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la
lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra
función que no sea la Suma, como puede
ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta
valores), Máx (obtiene el valor máximo)
o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas
de poder accesar al diálogo de funciones a través
de Más Funciones….

Para utilizar éstas opciones, asegúrate de
que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la
operación antes de pulsar el botón.

Formato de celdas

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que
también nos permite darle una buena presentación a
nuestra hoja la información más interesante, de
esta forma con un solo vistazo podremos percibir la
información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras
ganancias del año y resaltar en color rojo las
pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rápidamente si el año ha ido bien o
mal.

. Insertar filas en una
hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de
cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna
fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes
pasos:

Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir
la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de
la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar del
apartado Celdas en la
pestaña Inicio.

Elegir la opción Insertar filas de
hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán
una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel
toma la fila donde está situado el cursor como fila
seleccionada.

Si quieres añadir varias filas, basta
con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas
a añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de
cálculo no hace que el número de filas
varíe, seguirán habiendo 1048576 filas, lo que
pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas
añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te
deja, seguro que las últimas filas contienen algún
dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que
hay por defecto, nos aparecerá el
botón para poder elegir el formato que debe tener la
nueva fila.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el
botón y aparecerá el cuadro de la imagen desde el
cual podremos elegir si el formato de la nueva fila
será el mismo que la fila de arriba, que la de
abajo o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te
molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir
trabajando con la hoja de cálculo.

Insertar columnas en una
hoja

 Excel 2010 también nos
permite añadir columnas, al igual que
filas.

Para añadir una columna, seguiremos los
siguientes pasos:

Seleccionar la columna delante de la cual quieres
añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden
a la izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar de la
pestaña Inicio.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se
incrementarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel
2010 toma la columna donde estamos situados como columna
seleccionada.

 Si quieres añadir varias columnas,
basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso,
como columnas a añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de
cálculo no hace que el número de columnas
varíe, seguirán habiendo 16384 columnas, lo
que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como
columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y
Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas
contienen algún dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al
que hay por defecto, nos aparecerá el
botón para poder elegir el formato que debe tener la
nueva columna.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el
botón y aparecerá el menú desde el cual
podremos elegir si el formato de la nueva columna
será el mismo que la columna de la
izquierda, que la de la derecha o que no tenga
formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te
molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir
trabajando con la hoja de cálculo.

Vista de
Diseño de página

En anteriores versiones existía la vista
preliminar como herramienta para visualizar nuestra
hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos
estéticos. En Excel 2010 la vista preliminar como tal
está mucho más limitada y sirve únicamente
para dar una última ojeada al aspecto general antes de
imprimir. Lo veremos más adelante.

En Excel 2010, para ver y ajustar las celdas y objetos
de nuestro documento para la impresión se utiliza
el Diseño de página. Accedemos a esta
opción desde la pestaña Vista.

Crear gráficos

 Para insertar un gráfico tenemos varias
opciones, pero siempre utilizaremos la
sección Gráficos que se encuentra en la
pestaña Insertar.

Como puedes ver existen diversos tipos de
gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar
un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos
interese para que se despliegue el listado de los que se
encuentran disponibles.

Hacer clic en esa opción equivaldría a
desplegar el cuadro de diálogo de Insertar
gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de
la parte inferior derecha de la
sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los
gráficos disponibles, selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

Aparecerá un cuadro que contendrá el
gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente)
o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).

Además, verás que aparece en la barra de
menús una sección nueva, Herramientas de
gráficos, con tres pestañas: Diseño,
Presentación y Formato.

En los siguientes apartados veremos las opciones que se
encuentran dentro de estas pestañas.

Unidad 13. Imágenes, diagramas y títulos
(I)

Imágenes desde archivo,

Imágenes prediseñadas, pertenecientes a
una galería que tiene Excel,

Formas, es decir, líneas, rectángulos,
elipses, etc, para diseñar nuestros propios
dibujos,

SmartArt, varias plantillas para crear organigramas,
WordArt, rótulos disponibles de una galería que se
pueden personalizar con diversas opciones.

Sobre las imágenes y los dibujos pueden
realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar
el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos
de varias barras de herramientas que iremos viendo,
fundamentalmente las pestañas de Diseño y
Formato que vimos para los gráficos.

Con todos estos elementos no hay excusa para no
diseñar hojas de cálculo con una componente
gráfica atractiva.

Insertar imágenes
prediseñadas

 Para insertar una imagen prediseñada del
catálogo de Office o de nuestra propia colección
debemos seguir los siguientes pasos:

– Hacer clic sobre el botón de la
pestaña Insertar. Aparecerá el
panel Imágenes prediseñadas a la derecha
de la ventana de Excel.

– Las ilustraciones de la galería están
etiquetadas bajo conceptos. De forma que, por ejemplo, la imagen
de la torre Eiffel está relacionada con los
conceptos arquitectura
,edificios, Europa, Francia, París, etc. En
el recuadro Buscar: podemos escribir el concepto que
buscamos. Si se trata de una de las palabras clave relacionadas a
una imagen, se mostrará.

– En Los resultados deben ser: podemos
especificar qué tipo de archivos multimedia estamos
buscando (imágenes, fotografías, sonido, etc
)

– Si tienes conexión a internet y marcas la
casilla para Incluir contenido de Office.com,
permitirás que se busquen más recursos en la
web.

– Cuando ya tengamos todos los parámetros de la
búsqueda definidos pulsamos sobre el
botón Buscar y nos aparecerá una lista
con una vista previa con los archivos localizados.

Si no encuentras nada con las palabra clave que has
introducido, puedes pulsar el botón Buscar sin
escribir ningún concepto. De esa forma se mostrará
la lista completa.

– Para añadir la ilustración a la hoja de
cálculo, simplemente haremos clic sobre ella.

Al realizar búsquedas de imágenes puede
que el sistema solicite que insertes el CD-ROM de Office 2010
para copiar la imagen a tu disco duro.

13.3. Insertar imágenes desde archivo

También podemos insertar imágenes no
clasificadas como prediseñadas, como pueden ser
imágenes fotográficas creadas por nosotros o
descargadas desde internet.

Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer
clic en el botón 

Aparecerá el cuadro de
diálogo Insertar imagen para escoger la imagen
desde el disco duro. El aspecto del cuadro puede variar en
función del sistema operativo que utilices.

Una vez seleccionado el archivo que queremos
importar pulsaremos el botón Insertar y la
imagen se copiará en nuestra hoja de
cálculo.

Creación automática de
esquemas

La mejor opción para crear esquemas es que lo
haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos
tiempo que haciéndolo manualmente.

Existen unos requisitos previos para que Excel 2010
pueda crear automáticamente el esquema:

– Las filas sumario deben estar por encima o por debajo
de los datos, nunca entremezclados.

– Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la
izquierda de los datos, nunca entremezclados.

Si la disposición de los datos no se corresponde
con estas características nos veremos obligados a definir
el esquema manualmente.

En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien
estructurados:

Podemos ver que existen subtotales en las
celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y
la columna E está llena de subtotales
correspondientes a las filas donde se encuentran. En las
celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de
los subtotales.

En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas
como de columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de
cada comunidad autónoma (filas) y se ha calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas).

Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el
esquema.

Para ello nos situamos en la pestaña Datos.
En la sección Esquema encontraremos el
botón Agrupar. Al pulsarlo elegiremos la
opción Auto es quema del menú.

Automáticamente, Excel nos genera los niveles del
esquema como podemos ver a continuación:

En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen
unas líneas en la zona izquierda de las celdas y otra
línea sobre las columnas de la tabla.

Además, vemos en la esquina superior izquierda
unos números que nos indican cuántos niveles tiene
el esquema.

Por columnas podemos ver que existen dos
niveles:

– La tabla desplegada por completo

– y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas tenemos tres niveles:

– La tabla desplegada completamente

– Por autonomías

– y solo por España.

Para comprimir y expander el esquema sólo tenemos
que hacer clic en los símbolos – y + de cada
nivel.

Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic
sobre el – encima del primer trimestre, comprimiremos ese
trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada
autonomía, el esquema se nos quedaría como podemos
ver en la imagen.

Unidad 15.

Importar y exportar
datos en Excel

Utilizar el asistente para importar
texto

 Cuando hablamos de archivos de texto nos estamos
refiriendo a archivos que no tienen formato, los conocidos
como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de
texto con formato como los de Word o los del WordPad tienen otra
forma de importarse a Excel que veremos más
adelante.

Pero para importar archivos de texto con el asistente
podemos hacerlo de dos formas distintas:

– Podemos acceder a la pestaña Datos y
seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que
podemos encontrar en esta sección.

– O acceder mediante el
menú Archivo - Abrir y donde
pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos
(*.*).

A continuación en ambos casos se sigue el mismo
procedimiento.

Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar
el archivo a importar.

Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una
serie de tres pantallas correspondientes al asistente para
importar texto.

En la ventana del Asitente para importar texto
-Paso 1 de 3, aparecen varias opciones:

Podemos indicar si el texto importado tiene
los Campos delimitados o no para que Excel sepa donde
empieza un campo y dónde acaba.

Podemos indicar a partir de qué fila
queremos importar por si queremos descartar títulos,
por ejemplo.

Y también podemos decidir el Origen del
archivo.

Si todos los datos son correctos pulsamos
sobre Siguiente.

Crear una tabla

 Para crear una tabla tenemos que seguir los
siguientes pasos:

– Seleccionar el rango de celdas (con datos o
vacías) que queremos incluir en la lista.

– Seleccionar del Tabla en la
pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de
diálogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente
las celdas, lo podemos hacer ahora.

–

Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de
cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de
verificación La lista tiene encabezados.

– Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que
en la banda de opciones aparece la
pestaña Diseño, correspondiente a las
Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango
seleccionado con el formato propio de la tabla.

Crear una tabla
dinámica

 Una tabla dinámica consiste en el resumen
de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de
agrupación, representado como una tabla de doble entrada
que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es
dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los
datos, visualizando o no los datos origen, etc.

Para aquellos que conocimientos de Access es lo
más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero
con más interactividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla
dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos
proporciona las tablas y gráficos
dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de
los artículos del al macen con el número de
referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad
comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de
estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada
artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y
hacemos clic en Tabla dinámica (también
podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al
pie del botón para crear un gráfico
dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación
de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el
lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el
lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los
datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja
de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra
aplicación para obtener los datos desde otra fuente
diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la
opción Selecciona una tabla o rango debemos
seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo
las cabeceras.

Crear una macro
automáticamente

 La forma más fácil e intuitiva de
crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que
dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones
deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA,
las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos
conocimientos de programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la
pestaña Vista y despliega el
submenú Macros y dentro de este sub menú
seleccionar la opción Grabar macro…

Además de esta opción en el menú
podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros… - Donde accedemos a un listado de las
macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas - Con esta opción
utilizaremos referencias reactivas para que las macros se graben
con acciones relativas a la celda inicial
seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro…, lo
primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar
macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está
permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la
macro).

Podemos asignarle un Método
abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL
+ "una tecla del teclado". El problema está en encontrar
una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar
guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros
personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir
cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente. 

Para comenzar la grabación de la macro
pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si
nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este
botón en la barra de estado donde tenemos la
opción de detener la grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que
queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a
partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna
celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la
selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de
rango.

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces
que queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro,
dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario
seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las
acciones de la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al
menú Ver Macros…, que se encuentra en el
menú Macros de la pestaña Vista, y nos
aparece el cuadro de diálogo Macro como el que
vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros
creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el
botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se
ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin
realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción
por instrucción abriendo el editor de programación
de Visual Basic.

Modificar - Abre el editor de programación
de Visual Basic para modificar el código de la macro.
Estos dos últimos botones son para los que sapan
programar.

Eliminar - Borra la macro.

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde
podemos modificar la tecla de método
abreviado (combinación de teclas que provoca la
ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el
menú) y la descripción de la macro.

Un detalle importante a tener en cuenta es que, si
ejecutamos una macro, no es posible deshacer la
acción desde la herramienta deshacer común, por lo
que es interesante ir con pies de plomo al ejecutar macros que
vayan a realizar cambios importantes.

Cambiar el nombre de una hoja de
cálculo

1. Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que
se le desee cambiar el nombre

2. Escribir el nuevo nombre para la hoja

3. Presionar ENTER

1. Hacer clic derecho sobre la etiqueta
deseada

2. Elegir el comando "Cambiar nombre" del menú
contextual

3. Escribir el nuevo nombre para la hoja

4. Hacer clic en cualquier parte del área de
trabajo.

1. Hacer la cinta de opciones Inicio presionando las
teclas ALT, O

2. Elegir el comando Formato (O)

3. Seleccionar el comando Cambiar el nombre de la hoja
(C)

Formatos de número

1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea
aplicar un formato de número

2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio,
presionando ALT, O

3. Hacer clic en el indicador de cuadro de
diálogo Formato de celdas, del grupo

Número (FM)

4. Se mostrará el cuadro de diálogo
"Formato de celdas"

5. Seleccionar la ficha "Número"

6. Elegir con las flechas de dirección el tipo de
formato deseado, en el cuadro

"Categoría:" (ALT + C)

7. Especificar las opciones requeridas para la
categoría seleccionada

8. En el caso de haber seleccionado la categoría
"Personalizada", en el cuadro de

lista, seleccionar con las flechas de dirección
el código deseado. Observar que en

el área de muestra se despliega el valor escrito
en la celda tal como se verá con el

formato seleccionado

9. En caso de requerirse un formato personalizado
distinto a los disponibles en la

lista, éste se podrá escribir directamente
en el cuadro de texto "Tipo:" (ALT + I)

10. Presionar ENTER o presionar el botón Aceptar
Cuadro de lista, que despliega las

opciones disponibles para la categoría
seleccionada

Autor:

Manu 84 Espinoza