La cuenta y presentación del inventario

Introducción

La contabilidad es una ciencia basada en el control
patrimonial y que está en el quehacer diario de una
persona, empresa, institución en general llamado ente y
que la percibimos como compleja y difícil de tratar, ya
que en algunos casos lo conceptualizamos como un cumulo de
normas, procedimientos, métodos y técnicas de
cumplimiento obligatorio y en algunos casos una responsabilidad,
que es básicamente el manejo de la información
financiera y económica; por ello que nos hemos propuesto
una iniciativa de desarrollar y cooperar con la
consolidación de los conceptos del marco conceptual de la
contabilidad en nuestro medio y en la actualidad, como una
función docente de nuestra Universidad Nacional Micaela
Batidas de Apurímac, con el único propósito
de facilitar a los estudiante e interesados en esta especialidad,
ello implica una tarea ardua, pero reto como docente en la
especialidad de contabilidad dedicado a la gestión
empresarial y financiera y en este caso cumplir con una labor de
capacitar y formar a los futuros administradores y gerentes en
nuestro medio, que tiene una delicada labor y una responsabilidad
inmensa en la gestión empresarial y afrontar los riesgos
que implica esta función

La presente separata contiene básicamente el
entorno del sistema inventariado y el proceso de
presentación del inventario que se pragmatista en la
información financiara empresarial se identifica los tipos
de libros contable y la cuenta que contiene la
clasificación importancia, obligación,
foliación, infracciones concernientes a los libros
contables y la codificación contables, la cuanta,
ubicación y utilización del Pan Contable General
Empresarial, como primer capítulo, y segundo
capítulo El Libro Inventario y Balance que concierne al
concepto, importancia, aspectos legales, partes rayado y
aplicación del registro contable.

Finalmente debemos manifestar nuestro deseo de promover
y contribuir la investigación en el campo de las
importancia de los registros contables, la separata sirva de
marco orientador al estudiante en administración y
contabilidad que perfecciona sus conocimientos básicos y
experiencia, al concluir el curso y/o lectura del presente
trabajo denominado "La Cuenta y Presentación del
Inventario" daremos un conocimiento general a priori y
específico que orientará a contribuir al proceso
enseñanza aprendizaje en la administración,
gestión, control y presentación de los inventarios
empresariales.

CAPITULO I

Registros
contables

• TENEDURIA DE LIBROS

Es una disciplina que nos enseña el arte y
técnica de llevar las diversas operaciones que desarrolla
una empresa de manera ordenada, clara, precisa y
cronológica.

Ordenada en base a la clasificación de la
naturaleza de las operaciones y destino de los hechos
económicos que desarrolla el ente.

Clara, la documentación fuente y los
registros no debe de existir enmendadura o borrones conforme lo
señala la normatividad al respecto.

Precisa, de manera sintetizada en los registros que
corresponde para u fácil proceso de la
información.

Cronológica a la fecha de las operaciones
dentro de un periodo económico y en base a la
numeración de correlativa de los documentos fuentes que
exige la codificación.

Con la finalidad de tener una mejor presentación
de los registros para tener un acceso y observación de los
resultados de los mismos a un tiempo transcurrido oportuno,
atraves del principio de la partida doble.

• CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD

Un libro contable es un medio material en el que se
registran de una manera técnica la información
recolectada, debidamente analizada y clasificada conforme ocurran
los hechos económicos y financieros. Y los libros
contables son un conjunto de registros especiales donde se
registran las operaciones que realiza las empresas de manera
sistematizada para u proceso correcto de los resultados
económico financieros de la empresa conforme las
características señalada en la concepción de
teneduría de libros.

Se llama libros de contabilidad al documento o registro
foliado, donde en forma ordenada, clara y precisa se registra las
operaciones de modo analítico y detallado, las distintas
actividades que realizan las empresas en general.

• LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS:

Los registros contables, especialmente los obligatorios
y principales, deberán ser legalizados:

Los notarios o jueces a que se refiere el
párrafo anterior colocarán una constancia en la
primera hoja de los mismos, con la siguiente
información:

• Número de legalización
  asignado por el notario o juez, según sea el
  caso;

• Apellidos y Nombres,
  Denominación o Razón Social del deudor
  tributario, según sea el caso;

• Número de RUC;

• Denominación del libro o
  registro;

• Fecha de la incautación del
  libro o registro anterior de la misma denominación y
  la autoridad que ordeno la diligencia de ser el
  caso;

• Número de folios de que
  consta;

• Fecha y lugar en que se otorga;
  y,

• Sello y firma del notario o juez,
  según sea el caso.

• FOLIACIÓN DE LOS LIBROS:

Numeración correlativa de cada una de las
páginas de los libros de contabilidad. Existiendo dos
tipos de foliación:

• 1. Foliación Simple .- Es la
  numeración correlativa en forma simple de
  página tras página, uno en uno,
  Ejemplo:

Balance Inicial al: 31 de Diciembre
del 200…

-2-

• 2. Foliación Doble.- Es la
  numeración correlativa de dos en dos,
  Ejemplo.

Libro Caja y bancos al 31 de marzo del
200…

-2- -2-

• CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS
  CONTABLES.-

• Por el Aspecto normativo y/o Legal.- Dentro
  de esta clasificación se encuentra los libros o
  registros contables que necesariamente tienen que llevarlas y
  por otro lado las que son facultativo de acuerdo a la
  necesidad de la empresa y ellos se clasifican en:

Obligatorio.- Se denomina obligatorio por las
disposiciones legales vigentes de acuerdo a las actividades y
régimen tributarios tienen que cumplir para no infringir y
ser sancionados, ellos son:

• Control Inventario y Balance.- Libro que
  controla el activo, pasivo y patrimonio de la empresa, de
  acuerdo a la disponibilidad y exigibilidad de los mismos
  debidamente clasificados y ordenados.

• Libro Diario.- Es registro donde se
  centraliza todas la operaciones tanto financieras y
  económicas.

• Libro Caja y bancos.- Es el libro donde se
  registran la operaciones del efectivo o su equivalente de
  efectico, conforme correspondan al ingreso o egreso de los
  mismos y determina la disponibilidad o déficit del
  efectivo.

• Libro Mayor.- Es libro denominado
  también libro resumen, ya que resume las operaciones
  del libro diario por cada cuenta u operación para la
  determinación del balance de
  comprobación.

• Libro de Actas.- Es un libro obligatorio para
  las sociedades donde registraran los acuerdos de los mismos
  siendo más legal y normativo que
  financiero.

• Libro Planillas (Sueldos-Salarios).- Es el
  libro donde se registra los beneficios remunerativos de los
  trabajadores, los aportes del empleador y descuentos al
  trabajador, empresas que tengan uno o más empleado u
  obrero.

• Registro ventas y compras.- Son registros que
  controlan el aspecto comercial y tributario de la empresa,
  con la finalidad de determinar el Impuesto General a las
  Ventas y el Impuesto a la Renta denominados impuestos
  empresariales.

• Registro de Activos fijos.- Es el registro
  que controla la valuación o subvaluación de los
  activos fijos, activo por activo ya sea por mantenimiento,
  desgaste o obsolescencia de los mismos.

• Registro de Almacenes: (> a 500 UIT).- Se
  considera obligatorio para los que superen los referido,
  tanto cuantitativo y físicamente por cada bien
  existente y haya tenido operación en el periodo
  económico.

• Registro de ingresos, retenciones, detracciones,
  Percepciones, consignaciones.- Son registros que
  controlan el aspecto tributarios retenido al cliente o
  proveedor según corresponda por pagos anticipados a
  cuenta de los impuestos básicamente el impuesto
  general a las ventas.

Voluntario o Potestativo.-

• Libro Caja chica.- Es el libro que controla
  el efectivo o disponible que maneja una empresa para gastos
  menudos y urgentes que requiere una atención inmediata
  por su necesidad.

• Libro Bancos.- Es un libro que controla el
  movimiento de las operaciones que se realiza con una entidad
  financiera dependiendo de la cuenta con la que
  dispongan.

• Registro Letras por cobrar y pagar.-Es el
  registro que controla las operaciones al crédito tanto
  con el cliente o proveedor a través de la letra de
  cambio como un documento financiero.

• Registro Clientes y Proveedores.- Son
  registros de apoyo para la gestión o decisión
  de las disponibilidad con los que desarrollo sus
  actividades.

• Registro de Cuenta Corriente.- Es el registro
  donde se controla las operaciones financieras con la entidad
  bancaria que cuente con cuenta corriente con la empresa,
  básicamente los cheques girados y depósitos
  realizados con una entidad.

• Registro Almacén: (< 500 UIT).- Es
  un registro potestativo ya que es voluntad de la empresa el
  control o no de los bienes del almacén.

• Obligaciones.- Es un registro de control de
  las obligaciones que tuviere la empresa ya sea obligaciones
  internas o externas y que debe de ser por cada uno de
  ellas.

• Por el Aspecto Técnico.-

Principal o Básico.- Son los libros
básicos que facilitan desarrollar el sistema contable y
optimizando la operativización y consolidación de
la información como instrumento para la toma de decisiones
y ellos son los siguientes:

• Libro Inventarios y Balances

• Libro Diario

• Libro Caja y bancos

• Libro Mayor

Auxiliar.- Se denominan registros auxiliares ya
que complementan y ayudan el control de cada uno de sus
operaciones de manera independiente y logrando
administrativamente, financiera y económica de manera
eficiente y eficaz de la información para la toma de
decisiones y teniendo un control adecuado de los mismos, pudiendo
ser creados de acuerdo a la necesidades de cada empresa, y los
más usuales son los siguientes:

• Registro de Planillas (sueldos y
  salarios)

• Registro ventas y compras

• Registro de Ingresos

• Registro retenciones, detracciones,
  percepciones

• Libro Caja Chica.

• Registro de Clientes

• Registro de Proveedores

• Libro Bancos y Ctas. Ctes.

• Registro de Almacén

• Registro de Obligaciones, etc.

• Por el Aspecto aplicativo.- Esta
  clasificación refiere a la forma y como se registran
  las operaciones y sistematización de las operaciones
  tanto financieras o económicas en el registro contable
  y ellos pueden ser:

Manual.- Es la forma de registrar las operaciones
de manera manual en los registros contables que son empastados y
encuadernados previo a la utilización de cada uno de
ellos.

Computarizado y/o Electrónico.- Sin
embargo en este tipo de registros las operaciones se registran de
manera computariazada y siendo mucho mas agil su
consolidación y sistematización de la
información, dependiendo del tipo de programa utilizado en
el procesamiento.

FUENTE: Comprobantes de pago
SUNAT

INFORMACIÓN DE LOS NUEVOS LIBROS
CONTABLES

 OPORTUNIDAD DE LA
LEGALIZACIÓN

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios
deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando
sean llevados en hojas sueltas o continuas, tratándose del
libro de planillas, la legalización se regirá por
lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas
modificatorias

LEGALIZACIÓN DEL SEGUNDO Y
SIGUIENTES LIBROS O REGISTROS

Para la legalización del segundo y
siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios,
de una misma denominación, se deberá tener en
cuenta lo siguiente:

• Tratándose de libros o registros que se
  lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá
  presentar el último folio legalizado por notario del
  libro o registro anterior. 

• Tratándose de libros o registros llevados en
  forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido
  con el anterior. Dicha acreditación se
  efectuará con la presentación del libro o
  registro anterior concluido o fotocopia legalizada por
  notario del folio donde conste la legalización y del
  último folio del mencionado libro o
  registro.

• Tratándose de libros y registros perdidos o
  destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá
  presentar la comunicación de pérdida o
  destrucción.

DEL EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS

• Los libros y registros vinculados a asuntos
  tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o
  continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta
  por un ejercicio gravable.

• La obligación señalada en el
  párrafo anterior no será de aplicación
  cuando el número de hojas sueltas o continuas a
  empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste
  podrá comprender dos (2) o más ejercicios
  gravables.

• Para efecto de lo dispuesto en el primer
  párrafo el empaste deberá efectuarse, como
  máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del
  ejercicio gravable siguiente al que correspondan las
  operaciones contenidas en dichos libros o
  registros.

• En ambos casos, se deberán incluir las hojas
  que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se
  realizará tachándolas o inutilizándolas
  de manera visible.

• Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un
  libro o registro de una misma denominación, que no
  hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del
  ejercicio del que se trate, podrán emplearse para el
  registro de operaciones del ejercicio inmediato
  siguiente.

• De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno
  incluirá como primera página una fotocopia del
  folio que contenga la legalización del libro o
  registro al que corresponde.

DE LA COMUNICACIÓN DE LA PÉRDIDA O
DESTRUCCIÓN

• Los deudores tributarios que hubieran sufrido la
  pérdida o destrucción por siniestro, asalto y
  otros, de los libros y registros vinculados a asuntos
  tributarios, documentos y otros antecedentes de las
  operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles
  de generar obligaciones tributarias o que estén
  relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos,
  deberán comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del
  plazo de quince (15) días hábiles establecido
  en el Código Tributario.

• La citada comunicación deberá contener
  el detalle de los libros, registros, documentos y otros
  antecedentes mencionados en el párrafo anterior,
  así como el período tributario y/o ejercicio al
  que corresponden éstos. Adicionalmente, cuando se
  trate de libros y registros vinculados a asuntos tributarios,
  se deberá indicar la fecha en que fueron legalizados,
  el número de legalización, además de los
  apellidos y nombres del notario que efectuó la
  legalización o el número del Juzgado en que se
  realizó la misma, si fuera el caso.

• En todos los casos se deberá adjuntar copia
  certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia
  presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia
  de los hechos materia de este artículo.

• Lo establecido en el presente artículo no
  será aplicable a los documentos a los que se hace
  referencia en el Reglamento de Comprobantes de Pago, a los
  cuales se les aplicará el procedimiento dispuesto en
  dicho Reglamento

FORMA DE LLEVADO

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios
que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar,
deberán:

• Contar con los siguientes datos de
  cabecera:

• Denominación del libro o registro.

• Período y/o ejercicio al que corresponde la
  información registrada.

• Número de RUC del deudor tributario,
  Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón
  Social de éste.

Tratándose de libros o registros llevados en
forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer
folio de cada período o ejercicio.

Asimismo, respecto del Libro de Ingresos y Gastos,
bastará con incluir como datos de cabecera los
señalados en el literal i) y ii).

• Contener el registro de las operaciones:

• En orden cronológico o correlativo, salvo que
  por norma especial se establezca un orden
  pre-determinado.

• De manera legible, sin espacios ni líneas en
  blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de
  haber sido alteradas.

• Utilizando el Plan Contable General Revisado vigente
  en el país, a cuyo efecto emplearán cuentas
  contables desagregadas a nivel de:

(iii.1) Tres (3) dígitos como mínimo, para
los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan
obtenido ingresos brutos hasta cien (100) UITs; y,

(iii.2) Cuatro (4) dígitos como mínimo,
para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan
obtenido ingresos brutos mayores a cien (100) UITs.

La utilización del Plan Contable General Revisado
no será de aplicación en aquellos casos en que, por
norma especial, los deudores tributarios se encuentren obligados
a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar
distinto, en cuyo caso deberán utilizar estos
últimos.

(iv) Totalizando sus importes por cada folio, columna o
cuenta contable hasta obtener el total general del período
o ejercicio gravable, según corresponda.

A tal efecto, los totales acumulados en cada folio,
serán trasladados al folio siguiente precedidos de la
frase "VAN". En la primera línea del folio siguiente se
registrará el total acumulado del folio anterior precedido
de la frase "VIENEN". Culminado el período o ejercicio
gravable, se realizará el correspondiente cierre
registrando el total general.

De no realizarse operaciones en un determinado
período o ejercicio gravable, se registrará la
leyenda "SIN OPERACIONES" en el folio correspondiente.

Lo dispuesto en el presente inciso (iv) no será
exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas
sueltas o continuas. En ese caso, la totalización se
efectuará finalizado el período o
ejercicio.

(v) En moneda nacional y en castellano, salvo las
excepciones previstas por el Código Tributario.

Tratándose del Libro de Inventarios y Balances,
deberá ser firmado al cierre de cada período o
ejercicio gravable, según corresponda, por el deudor
tributario o su representante legal, así como por el
Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil
responsables de su elaboración.

REGISTROS QUE INTEGRAN LA CONTABILIDAD
COMPLETA

Para efectos del inciso b) del tercer párrafo del
artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta, los
libros y registros que integran la contabilidad completa son los
siguientes:

• Libro Caja y Bancos.

• Libro de Inventarios y Balances.

• Libro Diario.

• Libro Mayor.

• Registro de Compras.

• Registro de Ventas e Ingresos.

Asimismo, los siguientes libros y registros
integrarán la contabilidad completa siempre que el deudor
tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las
normas de la Ley del Impuesto a la Renta:

• Libro de Retenciones incisos e) y f) del
  artículo 34° de la Ley del Impuesto a la
  Renta.

• Registro de Activos Fijos.

• Registro de Costos.

• Registro de Inventario Permanente en Unidades
  Físicas.

• Registro de Inventario Permanente
  Valorizado.

Tratándose de deudores tributarios sujetos al
Régimen General del Impuesto a la Renta, este libro
estará integrado por los siguientes formatos:

• Formato 3.1: "libro de inventarios y balances –
  balance general".

• Formato 3.2: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 10 – caja y
  bancos".

• Formato 3.3: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 12 – clientes".

• Formato 3.4: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 14 – cuentas por cobrar a
  accionistas (o socios) y personal ".

• Formato 3.5: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 16 – cuentas por cobrar
  diversas".

• Formato 3.6: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 19 – provisión para
  cuentas de cobranza dudosa".

• Formato 3.7: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 20 – mercaderías y la
  cuenta 21 – productos terminados".

• Formato 3.8: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 31 – valores".

• Formato 3.9: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 34 – intangibles".

• Formato 3.10: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 40 – tributos por
  pagar".

• Formato 3.11: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 41 – remuneraciones por
  pagar".

• Formato 3.12: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 42 – proveedores".

• Formato 3.13: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 46 – cuentas por pagar
  diversas".

• Formato 3.14: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 47 – beneficios sociales de
  los trabajadores".

• Formato 3.15: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 49 – ganancias
  diferidas".

• Formato 3.16: "libro de inventarios y balances –
  detalle del saldo de la cuenta 50 – capital".

• Formato 3.17: "libro de inventarios y balances –
  balance de comprobación".

• Formato 3.18: "libro de inventarios y balances –
  estado de flujos de efectivo".

• Formato 3.19: "libro de inventarios y balances –
  estado de cambios en el patrimonio neto del 01.01 al
  31.12".

• Formato 3.20: "libro de inventarios y balances –
  estado de ganancias y pérdidas por función del
  01.01 al 31.12.