Contabilidad Básica (página 4)

Los hechos contables fueron:

• 11- En 2 de Marzo se abrió un negocio
  comercial denominado "La Especial". Confeccione los asientos
  de diario de las siguientes transacciones y prepare un
  Resumen o Comprobante de Diario, con base en los siguientes
  valores:

• a) El Balance de Apertura muestra
  la cuenta de Caja $ 180.000, Bancos $ 600.000,
  Mercancías $ 6.000.000, Clientes $ 1.200.000, Equipo
  de oficina $ 1.330.000, Proveedores $ 1.200.000 y Cuentas por
  Pagar $ 1.330.000

• b) En marzo 5 compra a
  crédito nuevo Equipo de Oficina por $ $
  1.500.000

• c) En marzo 8, un cliente cancela
  la suma de $ 500.000

• d) En marzo 11, se consigna en el
  banco la suma de $ $ 522.000

• e) En marzo 15 se recoge una letra
  de cambio por $ 630.000

• f) En marzo 18 se compra un
  vehículo para uso de la empresa por $ 90.000.000,
  habiendo pagado15.millones en cheque y cinco letras
  bimestrales cada una por igual valor

• g) En marzo 21 se compran al
  contado, útiles de oficina por $ 60.000.000

• h) En marzo 31, el propietario del
  negocio aporta otros $ 15.000.000 en efectivo

• i) Ese mismo día, se
  consignan en el banco la suma de $ 15.000.000

• 12- Partiendo del Balance de Apertura del
  Centro Comercial "Sánchez Escolar" estudiado en la
  unidad anterior y sabiendo que ha realizado durante el mes de
  Septiembre las siguientes transacciones, elaborar: los
  asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de
  Comprobación.

• a) Septiembre 1: los socios
  efectúan nuevos aportes mediante Escritura
  Pública No. 4868 de la Notaría Quinta de
  Barranquilla con los siguientes datos:

El socio JAVIER SANCHEZ aporta $ 2.500.000 con cheque
No. 8543381 del Bancolombia según Recibo de Caja No. 0001
y muebles para oficina por valor de $ 1.800.000, según
Factura No. LB 450 La socia IVANOVA ESCOLAR aporta
mercancía por valor de $ 1.200.000 según Factura
No. 320 y $ 2.000.000 con cheque No. 239045 del BBVA según
Recibo de Caja No. 0002.

• b) Septiembre 4: La empresa adquiere a
  crédito una motocicleta para el reparto de
  mercancías, con la empresa china Jing Cheng, con
  domicilio en Barranquilla, por valor de $ 5.200.000, mediante
  la Factura CH 569, a 20 meses de plazo sin recargo de
  financiaciones.

• c) Septiembre 4: Tiene lugar la primera
  consignación oficial en la cuenta 1576 del Banco
  Popular, a nombre de la empresa, por valor de $
  1.287.530.

• d) Septiembre 10. Compra a crédito de
  Harina Yacuanquer, a la empresa Distrinar S.A. , 20 sacos a $
  77310 cada saco, según Factura No. 7980

• e) Septiembre 10. La empresa obtiene un
  préstamo bancario para adelantar trámites
  oficiales, por valor de $ 500.000 al 3% mensual, intereses
  anticipados.

• f) Septiembre 10. Se recibe la Nota
  Débito del Banco Popular por valor de los intereses
  anticipados del primer mes del Préstamo.

• g) Septiembre 15. Se realiza la primera venta
  que hace el negocio, en efectivo, de 4 sacos de café,
  con un margen de ventas del 23 %

• h) Septiembre 15. Se recibe un pedido de 4
  sacos de café, pagado por anticipado por valor de $
  2.150.000 de parte del Hotel Ambassador.

• i) Septiembre 15. Aceptación del
  compromiso con Aseo Técnico S.A. para que se encargue
  de la vigilancia y el aseo de la empresa, por $ 300.000. El
  pago se hará los días 30 de cada
  mes.

• j) Septiembre 22. Tiene lugar la primera venta
  a Crédito de 25 sacos de arroz a Hipervianda, mediante
  Factura No. 3467, a 30 días de plazo.

• k) Septiembre 22. Se paga la primera cuota de
  la moto, por $ 260.000 a Jing Cheng S.A., según cheque
  No 007 del Banco Popular.

• l) Septiembre 23. Hipervianda abona la suma de
  $ 1.000000 a su Factura No 3467.

• m) Septiembre 24. Compramos al contado 400
  litros de aceite de oliva, nueva línea de productos, a
  Los Olivares SCA y se paga con cheque No. 009 del Banco
  Popular

• n) Septiembre 24. Las ventas por
  catálogo convenidas con Yanbal S.A, proporciona los
  primeros $ 600.000 de ingresos por comisiones del 10% en
  ventas

• o) Septiembre 28. Se adquiere el programa
  Fomplus de Contabilidad sistematizada a la empresa Computer
  Ltda, por valor de $ 3.000.000 amortizables a 20 meses,
  según su Factura No. 01 y pagamos con cheque No. 011
  del Banco Popular.

• p) Septiembre 28. El Trabajador Elkin Rada,
  requiere apoyo de la empresa por valor de $ 4.500.000, para
  atender calamidades ocasionadas por un tornado en su lugar de
  residencia en la población de Baranoa.

• q) Septiembre 30. La empresa decide pagar la
  totalidad del préstamo recibido del Banco
  popular.

• 13- Son tan numerosas las transacciones del
  negocio del Señor Johnny Piescalientes que para su
  mejor control requiere la elaboración diaria de
  resúmenes y balances de comprobación. Partiendo
  del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior,
  elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y
  el Balance de Comprobación, sabiendo que durante el
  primer día de labores en martes 5 de enero el negocio
  del señor Johnny Piescalientes ha realizado las
  siguientes transacciones:

• 14- Son tan numerosas las transacciones del
  negocio del Señor Johnny Piescalientes que para su
  mejor control requiere la elaboración diaria de
  resúmenes y balances de comprobación. Partiendo
  del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior,
  elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y
  el Balance de Comprobación, sabiendo que durante el
  primer día de labores en miércoles 6 de enero
  el negocio del señor Johnny Piescalientes ha realizado
  las siguientes transacciones:

• 15- Son tan numerosas las transacciones del
  negocio del Señor Johnny Piescalientes que para su
  mejor control requiere la elaboración diaria de
  resúmenes y balances de comprobación. Partiendo
  del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior,
  elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y
  el Balance de Comprobación, sabiendo que durante el
  primer día de labores en jueves 7 de enero el negocio
  del señor Johnny Piescalientes ha realizado las
  siguientes transacciones:

• 16- Son tan numerosas las transacciones del
  negocio del Señor Johnny Piescalientes que para su
  mejor control requiere la elaboración diaria de
  resúmenes y balances de comprobación. Partiendo
  del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior,
  elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y
  el Balance de Comprobación, sabiendo que durante el
  primer día de labores en viernes 8 de enero el negocio
  del señor Johnny Piescalientes ha realizado las
  siguientes transacciones:

• 17- La Lavandería "La Automática"
  presenta el siguiente Balance de Apertura:

Además, durante el resto del mes de Enero
efectuó las siguientes transacciones:

• a) Enero 9: Pagó $ 1.500.000 por
  concepto de arrendamiento por el mesen curso,

• b) Enero 10: Recibió $ 1.000.000 por
  concepto de servicios de lavandería
  vendidos,

• c) Enero 12: Pagó $ 800.000 por concepto
  de gastos de propaganda,

• d) Enero 12: Pagó $ 75.000 por concepto
  de Materiales para el consumo de la
  lavandería,

• e) Enero 14: Envió una Factura a la
  Cía Solar por $ 1.200.000 por servicios
  prestados,

• f) Enero 15: Pagó $ 400.000 por concepto
  de salarios,

• g) Enero 20: Recibió $ 300.000 por
  concepto de servicios a la Cía Lunar,

• h) Enero 22: Recibió el dinero que la
  Cía Solar le adeudaba,

• i) Enero 24: Recibió $ 1.100.000 en
  efectivo de la Cía Venusiana por concepto de
  servicios,

• j) Enero 28: Envió factura a Marte Ltda.
  por concepto de servicios por $ 1.300.000,

• k) Enero 31: Pagó $ 700.000 por concepto
  de salarios,

• l) Enero 31: Pagó $250.000 por concepto
  de servicio telefónico.

Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de
Diario, Libro Mayor (cuentas T), Balance de
Comprobación.

• 18- El Balance General de la Cía
  Picapiedra S.A. después del cierre en 30 de Abril
  fue:

Durante el mes de Mayo, la
Compañía hizo las siguientes
transacciones:

• a) Mayo 1: Pagó un mes de
  alquiler del almacén por $ 3.000.000

• b) Mayo 5: Vendió a XYZ
  Mercancías a Crédito por $ 8.000.000

• c) Mayo 10: Compró
  Mercancías en efectivo por $ 5.500.000

• d) Mayo 15: Vendió
  Mercancías en Efectivo por $ 3.000.000

• e) Mayo 2 0: Pagó los $
  2.000.000 de impuestos a la Renta

• f) Mayo 25: Pagó varias
  cuentas del mes anterior por $ 12.000.000

• g) Mayo 31: Compró a DEF
  Mercancías a Crédito por $ 9.000.000

Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de
Diario, Balance de Comprobación.

• 19- Partiendo del Balance General de la
  Cía Picapiedra S.A. obtenido en el problema anterior,
  confeccionarlo al siguiente mes después de las
  siguientes transacciones::

• a) Junio 2: Cobró varias
  cuentas por $ 15.000.000

• b) Junio 7: Pagó a DEF la
  última factura anterior

• c) Junio 12: Compró en
  efectivo Útiles de Oficina por $ 1.500.000

• d) Junio 17: Hizo ventas en
  efectivo por $ 14.000.000

• e) Junio 22: Compró
  Mercancías en Efectivo por $ 8.500.000

• f) Junio 26: Pagó
  Teléfono por $ 350.000

• g) Junio 28: Pagó
  Publicidad a El Heraldo por $ 1.400.000

• h) Junio 30: Pagó Salarios
  por $ 5.000.000

Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de
Diario, Balance de Comprobación.

• 20- En 30 de Abril, después de cerrar
  los libros, el libro Mayor de la Cía. CURRAMBA DE
  ELECTRODOMÉSTICOS S.A. tenía las siguientes
  cuentas:

Las transacciones de esta
compañía durante el mes de Mayo se pueden resumir
así:

Se requiere:

Hacer los asientos para registrar las
transacciones que se describen en los numerales 1 al 6, haciendo
un asiento compuesto para cada numeral.

• Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de
  Diario, Balance de Comprobación.

El ciclo
contable

3.1. El Periodo Contable

El periodo contable es uno de los principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados y se refiere a que las
operaciones económicas de una empresa se deben registrar y
reconocer en un determinado tiempo. Los ingresos, gastos, costos
e impuestos deben registrarse en el período
económico en que ocurren y reconocerse en el periodo
contable en que se causan.

La existencia del periodo contable, hace que se cumpla
uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su
utilidad, al permitir la comparación de los
desempeños que ha tenido la empresa en diversos periodos.
Es esta comparación la que permite analizar la
información contable, para con base a ella tomar las
decisiones económicas y financieras. Los análisis
contables comparativos, además de ayudar al conocimiento
de la realidad de la empresa como diagnostico, permite
proyectarla con base a los antecedentes que señala el
periodo contable.

El periodo contable también guarda
relación con el periodo fiscal de la regulación
tributaria. En el campo fiscal, existen diferentes periodos
dependiendo el impuesto. En Colombia, el impuesto de renta tiene
un periodo anual, el impuesto sobre las ventas (Iva) es
bimestral, el Impuesto de industria y comercio en la mayor parte
de los municipios es bimestral, el Gravamen a los movimientos
financieros se presenta semanal, la retención en la fuente
es de periodo mensual.

Claro está que en el caso de que existan errores,
estos se pueden corregir mediante los respectivos ajustes
aplicados al periodo o año en que se adviertan. Los
ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores no
registrados en su oportunidad deben contabilizarse en cuentas
independientes a las de las correspondientes al período
económico en que se detecten, con el fin de dejar en claro
que es lo correspondiente de cada periodo y para no desfigurar
los resultados que pueden afectar los análisis y
demás estudios que se requieran hacer.

Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo
general de un año, significa que no siempre debe ser ese
lapso de tiempo, puesto que se puede dar el caso de las empresas
que inician operaciones dentro del año, caso el cual, el
periodo será desde la fecha en que se iniciaron
operaciones hasta el 31 de diciembre el respectivo año.
Igual sucede con las empresas que se liquidan dentro del mismo
año, en cuyo caso el periodo, tanto contable como fiscal,
corresponde desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza
la liquidación del ente.

3.2. Asientos de Ajustes

Se entiende por Ajuste, el asiento contable
necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. Al
finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su
saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para
preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no
son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos
mediante un asiento contable llamado asiento de
ajuste.

Debemos utilizar asientos de ajuste siempre que
cualquier transacción afecte los ingresos o los gastos
durante más de un periodo contable, estos asientos se
podrían hacer de forma diaria, pero por asuntos
prácticos estos deben hacerse mejor cada final de
periodo.

El número de ajustes que se pueden hacer al
finalizar el mes son innumerables, pero los más
importantes caen dentro de cuatro categorías:

AJUSTES PARA DESGLOSAR EL INGRESO CAUSADO

Este es el clásico ejemplo de ventas hechas por
anticipado, en el que los ingresos recibidos por adelantado
representan un pasivo diferido. Por ejemplo, en el caso de las
contratos de obra, cuando se le ha cancelado el total de la obra
al contratista sin haberla terminado, en cada periodo posterior,
este tiene que considerar como ingreso del periodo
únicamente la parte proporcional del avance efectuado y,
el saldo de dichos ingresos, continuara registrado en la cuenta
de pasivos diferidos hasta la total culminación de la
obra.

Ejemplo: Si el 28 de Agosto de 20xx la empresa
Vigilancia del Norte SCS., recibe del Almacén Tierra Santa
Ltda., la suma de $ 360.000 por concepto de los servicios de
seguridad nocturna de los meses de septiembre, octubre y
noviembre, este día, la empresa receptora de los dineros,
registra el siguiente asiento:

Ejemplo: Hacer el asiento de ajuste al
vencimiento del primer mes de contratación.

Si el 28 de agosto de 20xx el valor de $ 360.000
recibidos por la empresa Vigilancia del Norte SCS., corresponden
a tres meses de seguridad nocturna sobre el local del
almacén Tierra Santa Ltda., el valor causado por la
prestación de los servicios durante el primer mes
es:

AJUSTE PARA REGISTRAR EL NO PAGO DE UNA
OBLIGACION

Ahora, en contrario, así como una empresa puede
recibir dineros anticipado, también puede pagar
anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y
otros. Cuando la empresa ha devengado un ingreso y no se ha
cobrado, el valor de ingreso ya causado se convierte en un
derecho de la empresa; por ello debe realizar un ajuste por el
valor correspondiente, debitando una cuenta de Activos denominada
Ingresos por Cobrar y acredita la cuenta del ingreso
respectivo.

Otro caso muy común para este tipo de ajuste es
el de las ventas que ya se han efectuado a los clientes, pero que
aun no han sido cobradas, generalmente se trata de ventas que se
han hecho sobre una cuota inicial como es el caso de los
artefactos eléctricos u otros tipos de insumos.

Ejemplo: La empresa Pedro Picalúa e
Hijos Ltda., presta el servicio de arrendamiento de
fotocopiadoras a otras empresas. Si al finalizar el periodo
contable, la empresa Pinturas Arte y Decoración Ltda. no
ha cancelado el valor de un mes del servicio por $ 500.000, el
arrendador efectúa el siguiente asiento:

AJUSTES PARA REGISTRAR LOS GASTOS ACUMULADOS

El ejemplo más común de este tipo de
asiento de ajuste son aquellos por los cuales una empresa se ha
incurrido en un gasto y no se ha contabilizado. El valor del
gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa y debe
realizarse un ajuste por el valor correspondiente. Para ello,
debita la cuenta del gasto correspondiente y acredita la cuenta
de Costos y gastos por pagar.

Ejemplo: Al finalizar el mes de septiembre, a
la Urbanizadora Vista al Mar Ltda., no le han llegado las cuentas
de cobro por los servicios públicos por cuya razón
hace un estimado de las cuentas pendientes de pago así:
AAA S.A. por servicios de Agua $ 488.300, Telmex por servicios de
teléfono $ 125.000 y Electricaribe por servicios de
energía $287.200 y registra:

Ejemplo: Si el dia 4 de Octubre se recibe la
cuenta de cobro de AAA S.A. por valor de $ 480.000, la empresa
Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente
ajuste:

Ejemplo: Si el dia 7 de Octubre se recibe la
cuenta de cobro de Electricaribe S.A. por valor de $ 300.000, la
empresa Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente
ajuste:

Ejemplo: Si el dia 10 de Octubre se recibe la
cuenta de cobro de Telmex S.A. por valor de $ 125.000, la empresa
Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente
ajuste:

AJUSTE PARA DESGLOSAR EL COSTO CAUSADO

Una compra (o costo) que beneficiará a la empresa
durante más de un periodo contable, por ejemplo, cuando
una empresa adquiere un seguro, inicialmente debe considerar la
totalidad del gasto pagado como un activo e, ir reconociendo,
ejercicio tras ejercicio, como gasto del ejercicio,
únicamente la parte proporcional de la adquisición
efectuada y, el saldo de dicho gasto continuara registrado en la
cuenta de activos diferidos hasta su consumo total.

Los activos diferidos comprenden los Gastos pagados por
anticipado y los Cargos diferidos. Los Gastos pagados por
anticipado representan aquellos materiales que la empresa ha
comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios
pagados en la forma anticipada, contabilizados en la cuenta
gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelería,
arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y
otros. Los Cargos diferidos, representan los costos y gastos en
que incurre la empresa en las etapas de organización,
instalación, montaje y puesta en marcha, además de
los gastos de inversión y estudio de proyectos.

Ejemplo de la amortización de diferidos:
Al llegar el extracto bancario, la empresa Pintura Arte y
Decoración Ltda., apenas se entera que el 21 de Agosto de
20xx BANOCCIDENTE había descontado directamente del
préstamo la suma de $ 225.000 por intereses anticipados de
un trimestre. Calcular el ajuste de amortización a 30 de
junio.

Asiento de corrección

Interés del trimestre $ 225.000, interés
mensual $ 75.000

Tiempo de amortización:

Lapso entre el 21 y el 31 de agosto: 10
días

Valor de la amortización en 10 días: $
25.000

Asiento de ajuste

Ejemplo de la depreciación: En la
apertura del negocio en ocho de agosto de 20xx la empresa
Pinturas Arte y Decoración Ltda. contaba con un edificio
por 220.000.000 de los cuales 95.000.000 corresponden al valor
del terreno. El valor de salvamento del edificio es de $
5.000.000. Se pide el cálculo de la depreciación
anual, mensual y a 31 de Agosto, de cada bien
depreciable.

Solución: La depreciación es el gasto en
que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles
se desgastan durante la vida útil. Puede estimarse que el
activo se va consumiendo totalmente durante su vida útil o
puede considerarse que al final conserva un valor residual, cuota
de rescate o salvamento, teniendo en cuenta el valor que
tendrá el activo al final de su vida
útil.

Vida útil es el lapso durante el cual se espera
que la propiedad, planta y equipo contribuyan a la
generación de ingresos. Para su determinación es
necesario considerar una vida útil técnica fijada
teniendo en cuenta las especificaciones de fábrica, la
obsolescencia por avances tecnológicos, el desgaste debido
al número de unidades producidas, el deterioro por el
tiempo, o a veces se toma como vida útil legal aquella
reglamentada por el estatuto tributario.

El terreno no es un bien depreciable, mientras que la
edificación, la maquinaria, el equipo de oficina y los
vehículos si lo son. De Acuerdo con la legislación
tributaria colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje
de desgaste establecido para efectos de la depreciación
anual, son los siguientes:

En este caso, la alícuota por depreciación
de la edificación, se calcula así:

Valor que se registra en Edificio $ 220.000.000 –
95.000.000 – 5.000.000 = 120.000.000

Asiento de ajuste por la depreciación del
edificio:

Ejemplo del juego de Inventarios: El 31 de
Agosto de 20xx, la empresa Pinturas Arte y Decoración
Ltda., realiza un inventario físico de la mercancía
y encuentra las siguientes existencias:

El inventario es, por lo general, el activo mayor en los
balances generales, y las erogaciones por inventarios, llamadas
Costo de Mercancías Vendidas, son usualmente el rubro
mayor en el estado de resultados del ejercicio. Existen dos
sistemas de manejo del inventario: el sistema de inventario
periódico y el sistema de inventario
permanente.

El sistema periódico es conocido también
como sistema físico, porque se apoya en el conteo
físico real del inventario. En el sistema de inventario
periódico el negocio registra las compras que se
efectúan durante el presente periodo en la cuenta De
Mercancías (como cuenta de costos). En esta cuenta De
Mercancías no se incluye la compra de Terrenos,
Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta
tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la
empresa, y se cierra por Costo de Mercancía
Vendida.

En el sistema periódico, las existencias de
mercancías en inventario son registradas en la cuenta
Mercancías no Fabricadas por la Empresa. El valor inicial
de esta cuenta, que hace parte del Balance General del periodo
anterior, sigue llevando el mismo valor durante todo el periodo.
Sin embargo, al finalizar el presente período, la cuenta
Mercancías no Fabricada por la Empresa debe ser
actualizada en los Estados Financieros mediante un conteo
físico del inventario disponible a sus respectivos costos
de adquisición. Ésta es la cifra que se utiliza
para calcular el costo de las mercancías vendidas y que
aparece como Inventario en cada nuevo Balance General.

La técnica del cálculo del Costo de la
Mercancía Vendida se conoce como Juego de Inventarios, la
cual se efectúa del siguiente modo:

Saldo Inicial

+Compras (Nuevas adquisiciones. Bajo el sistema perpetuo
significa los incrementos del inventario)

– Saldo Final (Conteo físico del inventario
disponible. Bajo el sistema perpetuo significa el costo del saldo
que arrojan las tarjetas de inventario en cualquier
momento)

= Costo de la Mercancía
Vendida

En el ejemplo que nos atañe, podemos obtener el
Costo de la Mercancía Vendida, así:

Inventario Inicial (aquí representado por el
valor de $ 32.555.250) significa el valor de las existencias de
mercancías en la fecha que comenzó el periodo
contable. En la cuenta De Mercancías, se incluyen las
mercancías compradas durante el periodo contable con el
objeto de venderlas. El Inventario Final (o actual, aquí
representado por el valor de $ 27.203.040) corresponde al
inventario físico de la mercancía realizado al
finalizar el periodo contable de la empresa con su
correspondiente valoración. Al relacionar la suma de estas
cuentas con el inventario final se obtendrá el Costo de
las Mercancías Vendidas.

Así entonces, los asientos de ajuste por el juego
de inventarios periódicos, son:

En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio
mantiene un registro continuo para cada artículo del
inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario
disponible todo el tiempo. Así, el negocio puede
determinar el costo del inventario final y el costo de las
mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener
que hacer un conteo del inventario físico ni tener que
contabilizar nuevos valores del inventario.

Ejemplo: Suponiendo que la empresa Pintura Arte y
Decoración Ltda., haya adoptado el sistema de inventario
permanente y sabiendo que en 13 de septiembre de 20xx,
vendió $ 2.700.000 en mercancías al contado, cuyo
costo dado por las tarjetas de inventario era de $ 1.620.000, se
pide hacer los asientos correspondientes:

Como veremos más adelante, los registros
perpetuos son útiles para preparar los estados financieros
en cualquier momento que sea necesario, ya sea diaria, mensual,
trimestral o provisionalmente. En el sistema de Inventario
Permanente o perpetuo, al comparar el valor total del inventario
físico de mercancías, que como mínimo debe
efectuarse una vez por año por exigencia de las
autoridades tributarias, con el saldo en libros, puede ocurrir
que el inventario físico resulte mayor que el valor en
libros, en cuyo caso, debe realizarse un ajuste por la diferencia
del sobrante, debitando la cuenta de Mercancías no
Fabricada por la Empresa y acreditando la cuenta de Costo de la
Mercancía Vendida. Generalmente esto ocurre por defectos
del registro en libros. De ocurrir lo contrario, se debita el
Costo de la Mercancía Vendida y se acredita la cuenta de
Mercancías no fabricadas por la empresa, Por lo general se
atribuyen los daños de la mercancía o faltantes al
manejo irresponsable de los inventarios

Al igual que cualquier otro ejercicio, se debe elaborar
un resumen o Comprobante Diario de los asientos de ajuste,
así como el que se muestra a
continuación:

3.3. Los Asientos de Cierre del Periodo
Contable

Por regla general, el periodo contable es de un
año, comprendido entre el 01 de enero y el 31 de
diciembre, aunque en la práctica puede resultar
conveniente trabajar con periodos de tiempo diferentes como el
mes, semestre, trimestre, etc.

Este principio supone que las operaciones
económicas, así como los efectos derivados de
ellas, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el
período económico en que ocurren, para que las
informaciones contables muestren con claridad el período a
que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado
de cada ejercicio económico.

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o
cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las
cuentas de balance respectivas.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a
cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado
económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser
una pérdida o una ganancia.

Recordemos que la ganancia o utilidad surge cuando los
ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando
los costos y gastos superan los ingresos. El resultado final de
la cancelación de las cuentas de resultados, se debe
llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es
una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso
contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio
se incrementará.

ASIENTOS CONTABLES DE CIERRE

Estos asientos contables tienen como objetivo la
cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta
de pérdidas y ganancias. Al finalizar el año, y una
vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a
cancelar cada una de las cuentas de ingresos, gastos y costos
para determinar la utilidad del ejercicio, y esta
cancelación se registra en los comprobantes de
cierre.

Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de
ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan
contra la cuenta 5905 Ganancias y Pérdidas, con el fin de
cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros. Estas cuentas para su
cancelación  se debitan o acreditan por el mismo
valor que tienen acumulado.

Ejemplo: Sea la empresa Pintura Arte y Decoración
Ltda. cuyos ingresos están constituidos por ventas de
mercancías y alguna utilidad en venta de propiedades. La
eliminación de estas cuentas procede de la siguiente
manera:

Por ser las cuentas de ingreso de saldo crédito,
su cancelación se efectúa mediante anotaciones por
su mismo valor en el debito y utilizando como contracuenta la
5905 Ganancias y Perdidas

Del mismo modo, la cancelación de los gastos y
costos de la empresa Pinturas Arte y Decoración se realiza
mediante la contracuenta 5905 Ganancias y Pérdidas,
así:

Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo
crédito de $ 4.439.457 [esto es, Crédito:
12.200.000 – Débito: 7.760.543], saldo que también
debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio correspondiente
a resultados del ejercicio. El saldo de la cuenta 5905 nos indica
que hay una utilidad, por lo tanto, la cuenta 5905 la cancelamos
contra las cuentas 3605 Utilidad del Ejercicio, 3305 Reservas
Obligatorias (10%) y 2615 Para Obligaciones Fiscales
(35%):

Al igual que cualquier otro ejercicio, se debe elaborar
un resumen o Comprobante Diario de los asientos de cierre del
periodo, así:

De esta forma se cancelan todas las cuentas de
resultado, de modo que al hacer el cierre contable, sólo
nos quedan las cuentas de balance activos, pasivos y patrimonio.
Los valores contenidos en las cuentas de resultado, al hacer el
cierre se incorporan al patrimonio  como utilidad o como
pérdida.

En conclusión, lo que se ha hecho es cancelar
cada cuenta de resultado contra la cuenta 5905, y luego la cuenta
5905 se cancela contra la cuenta 3605 o la 3610, según sea
el caso.

LOS PAPELES DE TRABAJO

Con el advenimiento de los recursos informáticos
al servicio del procesamiento de datos y cálculos
numéricos con diversas variables, en rapidez y volumen
apreciable, la tecnología contable continuará
progresando en su espectro de aplicaciones. (LOPES DE SA, 2008).
Sin embargo, en contextos sociales de escaso desarrollo
tecnológico, los medios mecánicos de forma
columnaria como las llamadas "hojas o papeles de trabajo" y los
libros de contabilidad, seguirán en uso por mucho
más tiempo en numerosas micros y pequeñas empresas
en la que logran ubicarse laboralmente muchos de nuestros
contadores.

La forma columnaria, para organizar ordenadamente la
información contable que se necesita para la
preparación de los asientos de ajustes, los asientos de
cierre y los estados periódicos, permite sumar
cómodamente los datos incluidos en los asientos de ajustes
y cierre y, comprobar la igualdad de la suma de saldos de los
estados periódicos.

El procedimiento para preparar una Hoja de Trabajo es el
siguiente:

• 1) Se escribe en el encabezamiento: el nombre
  de la empresa, el nombre del documento y la fecha de
  elaboración, en 3 líneas, centradas.

• 2) Se escriben los encabezamientos de las
  columnas, a saber: Balance de Comprobación, Asientos
  de Ajustes, Balance de Prueba Ajustado, Ingresos y Gastos,
  Balance General

• 3) Se anotan los datos del Balance de
  Comprobación.

• 4) Se anotan los asientos de ajustes tomados
  del Comprobante Diario correspondiente. El concepto de cada
  ajuste está indicado al pié de la hoja de
  trabajo, con una letra clave que aparece también junto
  a los débitos y créditos de las columnas de
  ajustes.

• 5) Se obtiene el Balance de Prueba Ajustado,
  sumando horizontalmente los movimientos correspondientes de
  cada cuenta. Para obtener el resultado horizontalmente en
  cada cuenta de Activos o de Gastos, se suman débitos
  más débitos y se restan los créditos. En
  caso de ser cuentas de Pasivos o de Ingresos, se suman
  créditos más créditos y se restan los
  débitos. De ser necesario, se insertaran nuevas
  líneas para las cuentas necesarias teniendo que
  desplazar las cuentas del Balance del Periodo anterior ya
  anotado en las dos primeras columnas. Se suman las columnas
  Debe y Haber resultantes, las cuales deben arrojar sumas
  iguales.

• 6) Se anotan las partidas de ingresos y gastos
  a las columnas del Estado de ingresos. Se totalizar las
  columnas del Estado de Ingreso.

• 7) Se calcula y se anota el ingreso neto (o
  pérdida neta).

• 8) Se lleva el ingreso neto al crédito
  de las columnas del Balance General.

• 9) Se trazan líneas dobles debajo de los
  últimos totales de las columnas del Estado de Ingresos
  y Balance General. Estas líneas muestran que todo el
  trabajo se concluyó y se asume que este
  correcto.

Las hojas de trabajo sirven como base para
preparar:

• El Estado de Resultado

• El Balance General Clasificado

• Los asientos de ajuste del diario

• Los asientos de cierre del diario

3.4. Control de
Inventarios

Las empresas dedicadas a la compra y venta de
mercancías, por ser esta su principal función y la
que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante información resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de
una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con
esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las
siguientes:

• Inventario (inicial)

• Compras

• Devoluciones en compra

• Ventas

• Devoluciones en ventas

• Inventario (final)

Inventario inicial: Es la relación detallada y
minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una
empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un
conteo físico.

Compras: En el sistema de inventario permanente no se
utiliza la cuenta de compras (De Mercancías), sino que las
mercancías adquiridas entran directamente a la cuenta de
inventarios (Mercancías no Fabricadas por la Empresa). En
ambos sistemas, el control interno de los inventarios se inicia
con el establecimiento de un departamento de compras, que
deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo
el proceso de compras. Los gastos ocasionados por las compras de
mercancías, antes de llegar a su almacenamiento dentro de
la empresa, tales como fletes, recargos, etc., hacen parte
integral del costo de adquisición de la
mercancía.

Las Devoluciones en compra, reflejan toda aquella
mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de
mercancías no se abonará a la cuenta
compras.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas
de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron
compradas con este fin.

Devoluciones en Venta; la cual está creada para
reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la
empresa.

Inventario final: Es la relación de existencias
al finalizar un periodo contable.

Los inventarios son contabilizados normalmente por su
costo histórico, como lo requiere el principio del costo.
El costo del inventario es el precio que el negocio paga para
adquirir el inventario, no el precio de venta de las
mercancías.

El costo de inventario incluye el precio de
factura, menos cualquier descuento de compras, más el
impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por
transporte, el seguro mientras está en tránsito y
todos los otros costos en que se incurre para lograr que las
mercancías estén disponibles para la
venta.

EL SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO

Tal como ya ha sido mencionado anteriormente, en el
sistema de inventario periódico, los comerciantes
determinan el valor de las existencias de mercancías
mediante la realización de un conteo físico en
forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o
final según sea el caso.

El sistema periódico es generalmente utilizado
para contabilizar los artículos del inventario que tienen
un costo unitario bajo. Para usar el sistema periódico con
efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar
el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo,
cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el
dueño o administrador pueden visualizar las
mercancías existentes para saber si pueden atender tal
pedido o no.

En el sistema periódico, el negocio registra las
compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos). Sin
embargo, al final del período, la cuenta inventario debe
ser actualizada en los Estados Financieros mediante conteo
físico. Estos asientos pueden realizarse como ajustes o en
el proceso de cierre.

EL SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE O
PERPETUO

Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben
llevar un auxiliar de mercancías denominado
"kárdex", en el cual se registra cada artículo que
se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las
operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de
mercancías. 

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de
la mercancía en existencia en cualquier momento, sin
necesidad de realizar un conteo físico, por que los
movimientos de compra y venta de mercancías se registran
directamente en el momento de realizar la transacción a su
precio de costo.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control,
porque los registros de inventario están siempre
actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema
perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo
unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día
con este método los administradores pueden tomar mejores
decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a
pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente
y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la
cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

En el sistema de inventario perpetuo, el negocio
registra las compras de inventario cargando a la cuenta
inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos
asientos. La compañía registra la venta de la
manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a
ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas.
La compañía carga también a costo de
mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El
cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un
registro actualizado del inventario disponible. La cuenta
inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas llevan
un saldo actual durante el periodo.

3.5. Métodos para la
fijación del costo de la mercancía

Los métodos de costeo de inventarios son: costo
de primeras en entrar primeras en salir (PEPS), costo de
últimas en entrar primeras en salir (UEPS) y costo del
promedio ponderado.

COSTO DE PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR
(PEPS)

Bajo el método de primeras entradas, primeras
salidas, la compañía debe llevar un registro del
costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la
unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser
diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el
costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros
costos que entran al inventario son los primeros costos que salen
al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el
nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario
final se basa en los costos de las compras más
recientes.

Ejemplo: Sea una empresa con un inventario
inicial de 15 unidades con valor unitario de $ 20.0000, luego
efectúa compras por 25 unidades a valor unitario de $
30.000. Posteriormente obtiene pedidos por 40 unidades. Se pide
fijar el costo de la mercancía a vender y el precio de
venta si se desea lograr un margen de utilidad del 60%. Explicar
la aplicación de cada uno de los métodos para la
fijación del costo de mercancías en el
inventario.

El Costo de la Mercancía Vendida se obtiene
mediante la aplicación del Juego de Inventarios que
muestra el cuadro anterior. Al vender 35 unidades bajo el
método PEPS, ha de tomar las 15 del inventario inicial
más 20 tomadas de la primera compra, esto es:

15 Unds. x $ 20.000 c/u + 20 Unds. x $ 30.000 c/u = $
900.000.

De este modo en el inventario final solo quedaran 5
unidades valoradas al costo de la última
compra:

Valor del inventario final = 5 Unid. x $ 30.000 = $
150.000

El Precio de Venta se calcula aplicando la
fórmula del margen de utilidad:

Precio de Venta del lote = Costo / (1-margen) = 900.000
/ 0,40 = $ 2.250.000

COSTO DE ULTIMAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR
(UEPS)

El método últimas entradas, primeras
salidas dependen también de los costos por compras de un
inventario en particular. Bajo este método, los
últimos costos que entran al inventario son los primeros
costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este
método deja los costos más antiguos (aquellos del
inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el
inventario final.

Aquí se toman 25 unidades de la última
compra y tan solo 10 del inventario inicial. Aplicando la misma
lógica del método anterior, tendremos:

Unidades Vendidas: 25 Unds. x $ 30.000 c/u + 10 Unds. x
$ 20.000 c/u = $ 950.000.

El inventario final queda valorado al costo que tenia la
mercancía en el inventario inicial.

Valor del inventario final = 5 Unid. x $20.000 = $
100.000

Precio de Venta = 950.000 / 0,40 = $
2.375.000

Las principales ventajas del sistema de inventario
permanente se notan en la oportunidad de la información
las siguientes decisiones:

• En la mayoría de los negocios comerciales, el
  grueso de la mercancía es guardada en secciones
  diferentes a los almacenes, por lo tanto los empleados no
  pueden examinar visualmente la mercancía disponible y
  dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le
  indicará oportunamente la disponibilidad de dicha
  mercancía.

• Los sistemas del registro perpetuo son capaces de
  alertan al negocio sobre el bajo nivel de las
  existencias.

• Con los registros de inventario perpetuo, no es
  necesario un conteo físico a cada momento; sino que
  ello solo se hace una vez al año para verificar la
  exactitud de los registros.

COSTO DEL PROMEDIO PONDERADO

El método del costo promedio ponderado, llamado a
menudo método del costo promedio se basa en el costo
promedio ponderado del inventario durante el período. Este
método pondera el costo por unidad como el costo unitario
promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad
baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos
costos.

El costo promedio se determina de la manera siguiente:
divida el costo de las mercancías disponibles para la
venta (inventario inicial + compras) entre el número de
unidades disponibles.

Calcule el inventario final y el costo de
mercancías vendidas, multiplicando el número de
unidades por el costo promedio por unidad.

El valor promedio del costo por artículo resulta
ser de $ 26.250

Unidades Vendidas: 35 Unds. x $ 26.250 c/u = $
918.750.

El inventario final queda valorado al costo promedio
mercancía en existencia, esto es:

Valor del inventario final = 5 Unid. x $26.250 = $
131.250

Precio de Venta = 918.750 / 0,40 = $
2.296.875

Al analizar los tres métodos se puede sacar
como conclusión que la valoración más baja
es la obtenida con el PEPS, la más alta con el UEPS y una
valoración intermedia con el promedio.

Ejemplo de Inventario Permanente: Si en
determinada empresa, el costo de las mercancías
disponibles para la venta es de $90,000 y están disponible
60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El
inventario final de 20 unidades del mismo artículo tiene
un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo
de las mercancías vendidas (40 unidades) es de $60,000 (40
x $1,500 = $60,000). Sabiendo que el margen de utilidad sobre
ventas es del 25% y que la empresa otorga un descuento del 10%
por ventas al contado, hacer el asiento de dicha
venta.

Solución: Se requiere conocer el precio
de venta, así:

Precio Unitario de Venta = Costo / (1-margen) = 1.500 /
0,75 = $ 2.000 / und.

El valor de la venta ha sido entonces. 40 unidades x $
2.000 / und. = $ 80.000