Contabilidad Básica (página 3)

Aumento de un gasto, aumento de pasivos y de
patrimonio: Ejemplo: Cuando se crea la provisión del
impuesto a la renta (33%) y de las reservas obligatorias
(10%)

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Una vez definido lo que son hechos contables, el
próximo paso consiste en indicar la forma de registrar la
historia de estas transacciones, lo cual consiste en llevar
libros para estos fines.

En materia de los libros que deben llevar los
comerciantes la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado
reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de
manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los
lineamientos establecidos en el art. 125 del Decreto 2649 de
1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto
Mercantil o Código de Comercio, de donde se desprende que
para que la contabilidad sea comprensible y útil y las
operaciones sean registradas en estricto orden
cronológico, bien sea de manera individual o por
resúmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la
utilización de los llamados libros Diario y
Mayor.

Los libros de contabilidad pueden ser comprados o pueden
ser mandados a hacer. Pueden ser de hojas removibles o formarse
por un consecutivo de tarjetas. También pueden ser
guardados en medios magnéticos, pero en muchos
países estas formas tecnológicas aun no constituyen
medios de prueba judicial en cuestiones mercantiles. En todo
caso, sus formas impresas deben estar clasificadas,
encuadernadas, forradas, foliadas, rubricadas y archivadas en
orden, para garantizar su integridad y autenticidad.

Son presentadas a la Cámara de Comercio y a la
Administración de Impuestos Nacionales, quienes registran
en la primera hoja los requisitos que caracterizan a cada clase
de libro e imprimiendo el sello y rubricando todas las
demás paginas respectivas.

El Libro Diario:

En el Libro Diario se anotan las transacciones diarias
en orden cronológico, esto es, se anotan todos los actos
de comercio de tal forma "como si fuera nuestro diario personal
donde anotamos los acontecimiento de nuestra vida diaria o la
bitácora de un barco, que registra la historia comentada
de cada viaje".

De la misma manera, el libro diario comercial es el
libro del registro original y está destinado a recoger
"por orden cronológico y día por día las
operaciones mercantiles que ejecute el empresario y
también todas las que puedan influir de algún modo
en la situación financiera, expresando detalladamente el
carácter, las circunstancias y los resultados de cada uno
de ellos".

En general, el Diario consta de: a) columna para fechas,
b) espacio para los nombres de las cuentas deudoras y acreedora,
debajo de las cuales se explica en forma clara y precisa la
operación que las motiva, c) dos columnas para anotar en
la de la izquierda los valores asumidos por las cuentas deudoras
y en la de la derecha los de las cuentas acreedoras.

Los negocios que efectúan un número grande
de transacciones por día, o aquellos negocios que han
alcanzado un mayor nivel de organización en su
contabilidad, emplean un Diario Multicolumnario, el cual contiene
de 10 a 30 columnas. En estos Diarios Multicolumnarios se anotan
diariamente los Resúmenes o Comprobantes de Diario de cada
día y cada vez que finalice el registro de las operaciones
de un mes, se totaliza el movimiento debito y crédito de
cada cuenta y, sin incluir los resúmenes de apertura y de
meses anteriores, estos valores se trasladan a las columnas del
movimiento mensual correspondiente en el Libro Mayor (CORAL y
GUDIÑO, 2008)

La manera como cada empresa distribuye las columnas en
su Diario Multicolumnario depende del movimiento de las
diferentes cuentas. Aquellas cuentas que con más
frecuencia se debitan y acreditan, se les asigna dos columnas,
tales como a Caja, Clientes, Proveedores, etc., en cambio, las
cuentas que pocas veces se debitan tales como compras De
Mercancías o cualquier otra cuenta de gastos,
tendrán una sola columna (debito) y en igual forma,
aquellas que pocas veces se acrediten, tales como Comercio al por
Mayor y al por menor u otras cuentas de ingreso, llevara
también una sola columna (crédito). Al final,
habrá una columna general para registrar los
débitos o los créditos de aquellas cuentas que no
tienen columnas especiales.

El Libro Mayor:

El Libro mayor se inicia con los saldos de apertura y se
continúa con los registros mensuales de los saldos en
resumen cuenta por cuenta, de los movimientos de un mes
realizados y anotados en el diario. Esta información es la
base para realizar los estados financieros.

Cada final de mes, una vez totalizados el movimiento
debito y crédito de cada cuenta y elaborado el Resumen o
Comprobante Diario del mes correspondiente se procede a su
traslado al libro mayor. Para confirmar la corrección de
los pases al mayor, la suma de las anotaciones deudoras ha de ser
igual a la suma de las anotaciones acreedoras.

El rayado del Mayor, en su forma corriente, solo difiere
del Diario en que tiene una columna de mas para anotar los saldos
que se van formando luego de cada anotación debito o
crédito. Algunos movimientos de singular importancia,
tales como Bancos, Clientes, Proveedores, etc., suelen dividirse
en Mayores Auxiliares distribuidos en orden alfabético o
por sucursales, o geográficamente, según convenga.
Estos auxiliares están controlados por la cuenta del Mayor
General en la que se anotan los totales resumidos, que han sido
anotados en los auxiliares con más detalles. De esta
manera, el saldo del Mayor General debe ser igual a la suma de
los saldos de todos los auxiliares.

El Libro de Inventarios y
Balances:

Este libro está destinado para la
anotación de los inventarios de Bienes y Obligaciones al
iniciar las operaciones del negocio, así como para los
Balances de cada final de periodo. El Balance es un cuadro
resumido y sintético, que presenta los saldos de las
cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, cumpliendo con ello la
ecuación patrimonial. Su rayado consta de columnas con
espacios suficientes para anotar la cantidad, calidad, nombre,
precios unitarios, valor parcial y valor total

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean
aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos
económicos deben documentarse mediante soportes, de
orígenes internos o externos, debidamente fechados y
autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los
soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad
respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia
(Art. 123 del Decreto 2649 de 1993). Los estados financieros
deben elaborarse con fundamento en los libros en los cuales se
hubieren asentado los comprobantes (Art. 125 del Decreto 2649 de
1993).

Los entes económicos deben conservar debidamente
los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los
soportes de los asientos de contabilidad, los comprobantes de las
cuentas y la correspondencia relacionada con sus operaciones
(CORAL y GUDIÑO, 2008). Los documentos que deben
conservarse pueden destruirse después de veinte
años contados desde el cierre de los negocios. Estos
podrán destruirse transcurridos los diez año
siempre y cuando sea garantizada su reproducción por
cualquier otro medio.

El Balance de
Comprobación

Se trata de un documento contable elaborado
voluntariamente por el empresario que le permite hacerse una idea
sobre el desempeño de su empresa, con base en el saldo de
cada una de las cuentas (ya sea deudor o acreedor) arrojado por
las operaciones del ejercicio contable,

El Balance de Comprobación de Saldos de las
cuentas por filas y de las Sumas por columnas, no requiere de una
periodización contable, ni de tener que establecer
cuál fue el resultado del periodo, ni mucho menos requiere
hablar de cierre de la contabilidad del periodo, para su
elaboración.

Es posible que el balance de comprobación de
sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una
contabilidad defectuosa. Este sería el caso, por ejemplo,
de alguien que ha pagado a un proveedor pero que en su registro
haya anotado dicho pago a otro. El balance sería correcto
numéricamente pero no contablemente.

Un Balance de Comprobación apenas permite
comprobar que la contabilidad de la empresa está bien
organizada y, más bien, será la revisión
posterior de las páginas del Mayor, una por una, en
comparación con el balance de Sumas y Saldos, lo que nos
dé la garantía de que todo está
contablemente en orden.

Para su elaboración se siguen los siguientes
pasos:

• 1- Se escribe en el encabezamiento: el nombre
  de la empresa, el nombre del documento y la fecha de
  elaboración, en 3 líneas, centradas.

• 2- Se escriben los encabezamientos de las
  columnas, a saber: en las dos primeras columnas Balance
  Inicial (o del periodo anterior), en las siguientes dos
  columnas Movimientos (del ejercicio) y en las dos columnas
  finales Balance Final (o actual).

• 3- Los movimientos registrados por el
  Comprobante de Diario, del ejercicio de operaciones bajo
  consideración, se anotan horizontalmente en la
  línea correspondiente de cada cuenta, en estricto
  orden numérico indicado por el código de
  cuentas. De ser necesario, se insertaran nuevas líneas
  para las cuentas que no habían sido relacionadas,
  teniendo que desplazar las cuentas del Balance del Periodo
  anterior ya anotado en las dos primeras columnas.

• 4- Se obtiene el Balance Final o actual,
  sumando horizontalmente los movimientos correspondientes de
  cada cuenta incluidos las anotaciones del Periodo anterior
  más la del ejercicio en consideración. Para
  obtener el resultado horizontalmente en cada cuenta de
  Activos o de Gastos, se suman débitos más
  débitos y se restan los créditos. En caso de
  ser cuentas de Pasivos o de Ingresos, se suman
  créditos más créditos y se restan los
  débitos.

• 5- Se suman las columnas Debe y Haber
  resultantes, las cuales deben arrojar sumas
  iguales.

Lo cual en cuentas T (representando al Libro Mayor),
será:

2.6. Evaluación

2.6.1. Problemas
Resueltos

• 1- Frente a cada una de las cuentas que se
  relacionan a continuación, escriba una A si es de
  Activo, una P si es de pasivo, una K si es de patrimonio, una
  I si es de Ingreso, una G si es de Gasto y una C si es de
  Costo

• 2- Confeccione los asientos de diario de las
  siguientes transacciones de la empresa HIJ S.A. y prepare un
  Resumen o Comprobante de Diario

• a) En noviembre 1 emite acciones por la suma de
  $ 800.000.000, cuyo pago fue recolectado así: $
  600.000.000 en efectivo y $ 200.000.000 en
  maquinarias.

• b) Ese mismo día consigna en el Banco
  Davivienda el efectivo recolectado.

• c) En noviembre 2 compró equipo de
  oficina a Danaranjo, a crédito por 60 días, al
  valor de $ 15.000.000

• d) En noviembre 3 hizo un desembolso de $
  1.000.000 para mantenimiento y reparación

• e) En Noviembre 9 recibió una factura
  por $ 110,000,000 de la empresa XYZ por la recepción
  de pedidos del almacén

• f) En noviembre 10 envió una factura por
  $ 15.000.000 a la empresa OPQ por mercancías
  despachadas del almacén

• g) En Noviembre 19, pagó salarios por $
  6.000.000

• h) En Noviembre 26, cargó a la deuda con
  la empresa XYZ la suma de $ 90.000.000

• i) En Noviembre 29, obtuvo del Banco popular un
  préstamo de $ 40.000.000 respaldado por un
  pagaré

• j) En Noviembre 30. pagó arrendamiento
  del mes de Noviembre por $ 2.000.000

• k) En Noviembre 30 pago sueldos por $
  8.000.000

• l) En Noviembre 30, pago $ 15.000.000 con cargo
  a Danaranjo.

Solución: Tras el paso intermedio de
elaboración del Resumen o Comprobante de Diario, se hacen
las anotaciones en el Libro Mayor:

• a) Esta primera transacción de Aportes
  de Capital dará lugar al siguiente registro contable
  en el Libro de Diario:

• b) La consignación bancaria, da lugar al
  siguiente asiento:

• c) Tenemos aquí, una compra de muebles y
  enseres a crédito:

• d) Una transacción por Gasto de
  mantenimiento

• e) Una transacción por Compra de
  mercancías a crédito

• f) Una transacción por Venta de
  mercancías a crédito

• g) Una transacción por Salarios de
  Personal operativo

• h) Una transacción por Cargo a
  deudas

• i) Una transacción por Préstamo
  recibido

• j) Una transacción por Gasto de
  arrendamiento

• k) Una transacción por Sueldos de
  personal administrativo

• l) Una transacción por Compra de
  mercancías a crédito

• 3- Resuelva los siguientes ejercicios hasta
  obtener el Balance de Comprobación:

• a)  La empresa Miscelánea, dedicada al
  negocio de ropa inicia operaciones el 1 de Enero, con los
  siguientes valores: Caja $ 3.000.000, Bancos $ 450.000,
  Mercancías $ 2,500.000, Clientes $ 600.000, Equipos de
  oficina $ 500.000, Proveedores $ 680.000, Acreedores Varios $
  1.500.000

• b) En enero 4 compra mercancías por $
  900.000, se cancela $ 225.000 con cheques y el resto se queda
  debiendo

• c) En enero 5 un cliente cancela la suma de $
  300.000

• d) En enero 5, se consigna en el Banco $
  750.000

• e) En enero 8, se abona a los proveedores la
  suma de $ 380.000

• f) En enero 10, se compra papelería y
  útiles por $ 20.000 que se cancelan en
  efectivo

• g) En enero 15 se recoge una letra a cambio de
  un cheque por valor de $ 500.000

Solución: En este ejercicio se comienza
con el Balance de Apertura o Balance Anterior, luego siguen los
Asientos de Diario y su Resumen o Comprobante de Diario, antes de
completar la confección del Balance de Comprobación
de saldos, así:

• a) Balance Anterior

• b) Asientos de Diario

• c) Comprobantes de Diario

• d) Balance de Comprobación

• 4- La concesionaria Samsung Ltda. fue
  organizada el 1 de Abril y su negocio consiste en la
  reparación de electrodomésticos de marca.
  Confeccione los asientos de diario de las siguientes
  transacciones de la empresa durante la primera semana del mes
  y prepare un Resumen o Comprobante de Diario:

• a) La sociedad se constituyo con un capital de
  $ 1.000.000.000 mediante aportes por partes iguales entre los
  socios Rafael Valadon, Pedro Infante, Helena Vargas, Miguel
  Mejía y Gina Lollobrigida

• b) La empresa consignó la mitad en el
  Banco de Crédito y la otra mitad en el Banco de
  Bogotá.

• c) Alquiló una oficina en el Parque
  Central y otra en el Country Plaza, pagó
  respectivamente $ 400.000 con cheque del Banco de
  Crédito y $ 600.000 con cheque del Banco de
  Bogotá, por la primera semana de
  arrendamiento,

• d) Compró a Ferretería Kike 5
  kits de reparaciones a domicilio nuevos a $ 210.000 cada uno,
  pagando el 30% al contado y el resto a 60 días y
  también, a Panamericana S.A. equipo de oficina,
  entregando $ 1.000.000 en efectivo y una letra por $
  3.000.000, ambos con cheque del Banco de
  Bogotá.

• e) Pagó sueldos de $ 600.000 al Jefe de
  Taller y $ 700.000 al Jefe de Ventas, contrato publicidad con
  el Heraldo y Telecaribe por tres millones cada uno a 90
  días y pagó $ 1.000.000 al primero y $
  2.000.000 al segundo con cheques del Banco de
  Crédito

• f) Abrió una cuenta en Supertaxis
  Ejecutivo Calle 53 y otra en Taxi Paraíso. Estas
  prestaran servicios a los cinco técnicos de
  mantenimiento electrónico, todo por un costo de $
  400.000 mensuales anticipados cada una

• g) Hizo dos reparaciones durante el día
  cuarto y recibió por ello $ 300.000 en efectivo. A
  excepción del transporte, la empresa cobra $ 75.000
  fijos por el diagnostico, limpieza y ajustes y los
  demás gastos del servicio (materiales, repuestos,
  etc.) los paga el cliente.

• h) Prestó servicios de mantenimiento a
  la CUC y la Unisimonbolivar por valor de $ 2.300.000 a cada
  una, donde fueron enviados 4 técnicos por dos
  días.. Estos convenios establecen el pago cada final
  de mes.

• i) La compra de repuestos a la Samsung
  Bogotá, tuvo un costo de $ 960.000, pagados con cheque
  del Banco de Bogotá.

• j) Prestó tres servicios domiciliarios
  el sexto día y recibió por ello $ 405.000,
  incluyendo la colocación de repuestos por $ $
  180.000

• k) Pagó la segunda semana al Jefe de
  Taller y al Jefe de Ventas con cheques del Banco de
  Crédito

• l) Pagó $ 125.000 de cuota de seguridad
  y aseo por cada uno de los locales con cheque del Banco de
  Crédito.

Solución: En este ejercicio se ilustra
la utilización de subcuentas y auxiliares

• a) Esta es una transacción de Aportes de
  Capital, así:

Observe que la anotación de las cifras tiene
lugar al nivel catalogado con el mayor numero de
dígitos.

• b) Esta es una transacción de
  consignación en entidades financieras,
  así:

• c) Esta es una simple transacción de
  Gastos, así:

• d) Esta es una transacción de Compra a
  crédito de activos diferentes a
  mercancías:

• e) Esta es una transacción de Compra a
  crédito de activos diferentes a
  mercancías:

• f) Esta es una transacción de Gastos
  pagados por anticipado:

• g) Esta es una transacción de Venta y
  reparación de efectos personales y electrodomesticos
  al contado:

• h) Esta es una transacción de Venta de
  servicios a crédito:

• i) Esta es una transacción de Compra de
  mercancías al contado:

• j) Esta es una transacción de Venta de
  Mercancías y reparaciones al contado:

• k) Esta es una transacción de Gastos al
  contado:

• l) Esta es una transacción de Gastos al
  contado:

• 5- Son tan numerosas las transacciones del
  negocio del Señor Johnny Piescalientes que para su
  mejor control requiere la elaboración diaria de
  resúmenes y balances de comprobación. Partiendo
  del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior,
  elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y
  el Balance de Comprobación, sabiendo que durante el
  primer día de labores en lunes 4 de enero el negocio
  del señor Johnny Piescalientes ha realizado las
  siguientes transacciones:

Solución: En este ejercicio se ilustra
la opción de los comerciantes de hacer imprimir libros
diarios con tres columnas, en cuyo caso, las anotaciones sobre
las subcuentas y auxiliares, son efectuadas en la columna de
Parciales.

La evaluación se distribuye entre evaluaciones
individuales en clase y la presentación de un panel acerca
de una situación problémica.

2.6.2. Problemas
Propuestos

• 1- La partida doble tiene fundamento cuando una
  persona:

• a) Vende y otra compra

• b) Recibe y anota las
  mercancías

• c) Entrega un recibo, otorga una
  factura

• d) Sale favorecido, reclama un
  premio

• e) Encuentra un recibo, va a pagarlo

• 2- En un asiento contable compuesto
  participan:

• a) Dos cuentas que se acreditan

• b) Dos cuentas que se debitan

• c) Tres cuentas que se debitan

• d) Más de dos cuentas

• e) Una se debita y dos se acreditan

• 3- Cuentas reales son las que
  aparecen en el:

• a) Estado de Flujo de
  Efectivo

• b) Estado de Situación
  Financiera

• c) Estado de Resultado

• d) Balance General

• 4- Cada una de las partidas
  siguientes se encuentra en los Estados Financieros. Indique
  en cual (B: Balance General, R: Estado de Resultados, o F:
  Flujo de Efectivo)

• 5- El Capital de personas
  naturales es una cuenta de:

• a) Activo

• b) Pasivo

• c) De orden

• d) Reserva

• e) Patrimonio

• 6- Los Activos se encuentran
  conformados por las siguientes cuentas:

• a) Disponible, capital,
  reservas

• b) Disponible, deudores,
  utilidad

• c) Disponible, inventarios y
  capital

• d) Disponible, deudores,
  inversiones e inventarios

• e) Disponible, clientes y
  proveedores

• 7- Cada una de las partidas
  siguientes se encuentra en los Estados Financieros. Indique
  en cual (B: Balance General, R: Estado de Resultados, o F:
  Flujo de Efectivo)

• 8- Si hubo ingresos por $
  50.000.000, gastos por $ 35.000.000 y retiros del propietario
  por $ 10.000.000, la utilidad o pérdida operacional
  del negocio será:

• a) $ 45.000.000

• b)  15.000.000

• c)  35.000.000

• d)  5.000.000

• 9- Jorge Noriega administra su propio negocio
  de restaurantes. A continuación se muestra un resumen
  del mes de Agosto en forma de ecuación. Cada
  renglón indica el efecto de una transacción
  sobre la ecuación. Describa a que pudo haberse
  referido cada transacción.

• 10- Indique el efecto de cada uno de los
  siguientes hechos contables sobre la ecuación
  contable, escribiendo a la derecha de cada hecho la letra
  correspondiente tomada de la siguiente lista:

• A) Aumento de un activo y
  disminución de otro

• B) Aumento de un activo y de un
  pasivo

• C) Aumento de un activo y del
  capital contable

• D) Disminución de un activo
  y de un pasivo

• E) Disminución de un activo
  y del capital contable