Presentación
La redacción administrativa hoy en
día es muy importante en la sociedad ya que con
esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea
en empresas privadas o públicas. Es por ello que
en el presente trabajo, producto del esfuerzo
realizado, me he centrado en tres de los documentos
más usados, el memorándum, el acta y la
resolución. Al terminar esta lectura
sabrá como redactar estos documentos
administrativos.
El
memorandum
Este término de origen latino designa al tipo de
mensaje escrito más común en nuestros días
dentro de la administración de instituciones o empresas
oficiales y privadas. De hecho responde al consejo No lo diga,
escríbalo.
El memorándum es una ayuda de memoria para uso
interno que se cursa a una autoridad determinada,
comunicándole una situación especial o exponiendo
elementos de juicio referentes a un asunto en trámite, que
le servirán de ayuda memoria para encarar la
solución del caso.
Características:
Es informativo respecto de datos de interés
para el personal perteneciente a una misma órbita
administrativa.Se utiliza internamente, no sale de los
límites de la entidad que lo emite.Se cursa de persona a persona cualquiera sea el
nivel del cargo que cada uno ocupa.Puede adquirir el carácter de: Detalle de
tarea, resumen de labor, aviso a determinado destinatario,
minuta de lo acordado oralmente, acta de lo tratado o
concluido en una reunión.
Estructura del
memorándum.
Los componentes esenciales son dos:
Encabezamiento: los datos correspondientes a esta
parte del memorándum siempre se encuentran impresos y
están referidos a :
Tipo de mensaje.
Número de producción de dependencia
(N°…)Tiempo de emisión (fecha:…)
Procedencia de la emisión (Producido
por:..)Destinatario de la información (para
información de…)
Texto o cuerpo: la introducción del texto
obvia las fórmulas de cortesía y está
representada por la palabra OBJETO, seguida de dos puntos,
impreso debajo y a la izquierda del encabezamiento.
La exposición del asunto se inicia con un
infinitivo verbal: hacer presente; Detallar; Elevar; Resumir;
Etc.
El lenguaje y el estilo del memorándum responden
al nivel informativo o referencial de los escritos
administrativos y al rubro al que pertenece la entidad dentro de
la cual se cursa.
El
acta
La palabra acta deriva del latín y significa los
hechos o sucesos, lo sucedido.
El acta es un documento administrativo de valor
testimonial público respecto de lo acontecido en una
reunión o acto, que se acredita con la firma de las
personas intervinientes y de los testigos presentes en su
desarrollo.
Estructura de las actas.
El valor testimonial de las actas es resultado de la
objetividad y precisión con que se consignan los datos y
hechos en forma escrita.
El plan de producción de las actas contiene tres
partes :
Encabezamiento: consiste en la correcta
situación del hecho por referir a través de los
siguientes datos:
Localidad, fecha, hora, sitio o sede, nómina de
personas intervinientes, nómina de testigos, motivo de la
reunión, carácter de la misma.
Cuerpo o texto: es el resumen o reseña
fiel y ordenada de lo acontecido.
Cierre: cuando el tratamiento de un asunto o el
hecho en si ha llegado a su conclusión, se deja constancia
de ello, así como de la producción de la escritura,
de la conformidad de los presentes con el contenido del acta, la
nómina de firmantes y la hora de finalización de la
reunión.
Observaciones sobre las actas.
Se escriben sin dejar sangrías, interlineas o
espacios en blanco al fin del renglón.No se utiliza el punto y a parte.
Si al finalizar el acta no se completase el
último renglón, se traza una línea a los
fines de evitar agregados que adulteren lo escrito
previamente.Las firmas de los intervinientes en el acto van a
partir de del renglón siguiente al del cierre del
acta, sin dejar interlíneas.Los números de cantidades y fechas se
escriben con letras.
La
resolución
Es un documento administrativo de carácter
regulativo.
Es la medida que dictan los ministros, secretarios de
los Ministerios o de la Presidencia de la Nación u otras
autoridades facultadas para ello, ya sea en uso de atribuciones
propias o de aquellas que les hubieran sido delegadas, y que,
según el tema, puede tener vigor y curso dentro de la
jurisdicción respectiva o también fuera de
ella.
Estructura de la
resolución.
Visto: es la fórmula inicial con que se
anuncia la razón del pronunciamiento de una
decisión por parte de la autoridad competente. Cuando el
visto no tiene contenido, se une a los Considerandos con la
fórmula VISTO y CONSIDERANDO.
Considerando o expositiva: contiene las
razones esenciales y circunstancias que se han de considerar en
apoyo de la resolución. El último CONSIDERANDO
encuadra la norma vigente que autoriza la medida.
Dispositiva: contiene lo resuelto o dispuesto,
por autoridad competente; Se subdivide en artículos. Cada
artículo de la resolución tratará un solo
tema o aspecto.
La firma: consiste en la suscripción de lo
resuelto por parte de la autoridad.
Observaciones:
Se escriben con mayúsculas las formulas
distributivas VISTO, CONSIDERANDO y RESUELVE y el nombre del
cargo de quien dicta la resolución.La palabra ARTÍCULO se escribe con
mayúsculas en la línea del margen que encuadra
la escritura y no se subraya.Cada CONSIDERANDO se inicia con letra
mayúscula y concluye con punto final.El ARTÍCULO es eminentemente
dispositivo.El encabezamiento de la parte DISPOSITIVA se centra
en el espacio dispuesto para la escritura.
Anexos
Autor:
Delgado Roberto Manuel.
Trabajo final de Taller de
comunicación y redacción para la
gestión.