Manual de Word 2007 (página 2)

1. Seleccionamos el texto que deseamos
marcar y pulsamos el ícono Resaltar texto

2. Se abre la ventana de colores y
seleccionamos uno para resaltar el texto

3. Veamos como queda la frase que hemos
seleccionado para marcar dentro de un párrafo:

CAMBIAR MAYÚSCULAS Y
MINÚSCULAS

Muchas veces queremos dar formato a ciertas
porciones de texo o frases específicas, en el sentido de
cambiar la letra de minúsculas a mayúsculas o
visceversa.

Para realizar este cambio, seguimos los
siguientes pasos:

1. Sombreamos la frase que queremos cambiar
de minúscula a mayúscula

2. Nos ubicamos en la sección Fuente
de la barra de herramientas

y pulsamos el botón Cambiar
mayúsculas y minúsculas, representado por el
siguiente ícono

3. Se abre una ventana de opciones y
seleccionamos MAYÚSCULAS

tendremos nuestra frase en
mayúsculas, tal como se muestra en la siguiente
figura

Como podemos observar en la ventana Cambiar
mayúsculas y minúsculas contiene otras opciones que
también podemos utilizar en diferentes
ocasiones.

Así por ejemplo si quisieramos que
cada palabra su inicial este en mayúscula, seleccionamos
la opción Poner en mayúsculas cada
palabra

Y ya nuestro texto tendrá este
formato seleccioando:

Formato de
párrafos

Para dar o cambiar formato a un
párrafo en Word, debemos de ubicarnos con la
sección Párrafo de la barra de herramientas; que se
encuentra dentro de la viñeta Inicio y tiene su
representación siguiente:

Pasos para cambiar alineación del
texto:

1. Sombreamos el párrafo que
deseamos dar formato

Veamos nuestra barra de herramientas y
veremos que está alineado a la izquierda.

2. Si desamos podemos cambiar la
alineación, pulsando el ícono centrar.

Y veremos nuestro texto centrado
horizontalmente en la hoja

3. Si lo quisieramos alinear hacia la
derecha, pulsamos el ícono para tal fin

Y tendremos el párrafo alineado de
esta forma. Notemos que las frases inician desde su márgen
derecho hacia la izquierda

4. Generalmente se utilizar la
alineación Justificar para presentar el texto. En esta
forma se alinea el texto entre los márgenes izquierdo y
derecho, agregando espacios si fuera necesario. Esta
opción presenta un texto más homogeneo y bien
distribuido entre los márgenes que se esten
utilizando.

La presentación del texto es la
siguiente:

INTERLINEADO Y SANGRÍA EN UN
PÁRRAFO

Interlineado Algo que es muy importante
aprender ahora es como darle a nuestros párrafos el
interlineado requerido. Muchas veces en trabajos de colegio o
universidad, nos dicen "interlineado 1,5 o 2". Ahora veremos como
hacerlo.

1. Sombreamos el párrafo al que
queremos cambiar el espacio entre líneas.

2. Pulsamos el botón Interlineado de
la barra de herramientas

3. Se desplega una ventana con las opciones
y veremos que en este momento se encuentra un interlineado de
1,5.

4. Cambiamos a un interlineado de 1,0 para
ello seleccionamos esta opción.

5. Ya tendremos nuestro párrafo con
un espacio entre líneas de 1,0

Si ven está mucho más
compacto el párrafo a la vista, ya que el espacio es
sencillo.

Sangría Otra opción que
utilizamos cuando estamos escribiendo o editando un texto en
Word, es el establecimiento de la Sangría. Que no es
más que los espacios en el que escribimos el texto a
partir del márgen izquierdo.

Por ejemplo, si vemos la imágen de
abajo, veremos que el texto inicia justo en el límite del
márgen izquierdo. Punto clave es observar la regla, se
fijan?

Si quisieramos aumentar la sangría,
pulsamos el botón para tal fin de la barra de
herramientas:

Ya observaremos que el texto inicia
espacios adelante del margen izquierdo, en este caso hemos
incrementado sangría. Observemos la regla que muestra este
cambio.

Viñetas y
numeración

Viñetas

La función Viñetas en Word es
muy útil, pues nos ayuda a crear listas de una manera muy
rápida y fácil. También para identificar y
puntualizar ideas o comentarios que deseamos
estructurar.

Si por ejemplo tenemos el siguiente
texto

Y deseamos puntualizar en los elementos de
la planificación e identificarlos a través de
viñetitas que apoye la visualización. Seguimos el
procedimiento a continuación:

1. Sombreamos las frases o párrafos
del texto que deseamos identificar con viñetas

2. Pulsamos el botón Viñetas
de la barra de herramientas

Y ya tendremos nuestro texto punteado como
lo queriamos.

Si desearamos cambiar el estilo de la
viñeta de punto a otro que nos guste
más.

a) Desplegamos la ventana de opciones
pulsando sobre la flechita del ícono

b) Seleccionamos para el ejemplo una
viñeta estilo "cheque"

c) Ya nuestro texto tendrá este tipo
de viñeta para la presentación

Numeración

Si en lugar de viñetas, queremos
crear una lista numerada de los elementos del proceso
administrativo.

1. Sombreamos el texto que queremos
listar

2.Pulsamos el botón
Numeración de la barra de herramientas

3. Ya tendremos nuestro texto debidamente
numerado

Si quisieramos cambiar el estilo de la
numeración, desplegamos al ventana de opciones de
Numeración y seleccionamos el formato que
deseamos.

En este ejemplo seleccionaremos literales
en paréntesis

Ya tendremos nuestro numerado en este nuevo
formato

COPIAR Y PEGAR

Las funciones más utilizadas en
Word, sin duda son copiar y pegar. Ambas y otras dos más
las encontramos en la viñeta Inicio de la barra de
herramientas, bajo la sección denominada Portapapeles, tal
como lo muestra la figura siguiente

Si por ejemplo tuvieramos el pequeño
párrafo a continuación y desearamos copiar una de
sus frases

El procedimiento para copiar y pegar es el
siguiente:

1. Sombreamos la frase, pálabra o
párrafo que deseamos copiar

2. Pulsamos la función Copiar de la
barra de herramientas

3. Nos ubicamos en el lugar del documento
donde queremos copiar esta frase y pulsamos la función
Pegar de la barra de herramientas

Ya tendremos nuestra frase copiada en el
lugar que hemos seleccionado, en el ejemplo vemos que se ha
copiado la primera frase y se ha pegado más abajo, luego
de la segunda línea

Cortar

Sombreamos el texto a cortar

y pulsamos el botón Cortar de la
barra de herramientas, representado por una tijerita,

Recordemos que esta función puede
ser interpretada como borrar o eliminar, pues desaparece la
porción del texto que se ha cortado. Si vemos como
quedaría ahora el párrafo, la primera frase ha sido
cortada o eliminada.

También podriamos utilizar el
botón derecho del ratón para utilizar estas
funciones.

Para ello sombreamos el texto que deseamos
copiar o cortar, pulsamos el botón derecho del
ratón sobre este y se desplegará una ventana que
presenta las opciones a realizar

Si queremos copiar el texto en otra parte
del documento, seleccionamos Copiar

Si lo que deseamos es Cortar, seleccionamos
esta función y desaparecerá el texto

Formato de la
página

Para dar formato a una página o a
todo el documento que estemos trabajando, deberemos de considerar
que la viñeta a utilizar es Diseño de página
de la barra de herramientas

Nos ubicamos en la sección
Configurar página, paa establecer las principales
propiedades que podemos incluir en nuestro documento

Margenes:

1. Para cambiar o editar los
márgenes de la página, pulsamos el ícono
para tal fin de la barra de herramientas

2. Desplegamos la ventana de opciones y
veremos todas las que están habilitadas. Generalmente Word
ofrece la opción Normal como preestablecida para
trabajar

Bajo esta opción, tenemos la
siguiente visión en nuestra hoja de trabajo.

3. Si quisieramos cambiar el margen,
seleccionamos otra opción. Para este ejemplo
seleccionaremos Estrecho

Tendremos esta visión de nuestra
hoja de trabaja. Notemos que evidentemente los márgenes
son menores que en el caso anterior, lo que se demuestra en el
número de líneas que componen el párrafo;
antes lo componían cuatro y ahora con estos nuevos
márgenes son tres líneas.

Orientación

Esta función cambia el diseño
de la página en horizontal y vertícal, conforme al
caso.

Es el ícono de la barra de
menú que muestra dos hojitas superpuestas una
detrás de la otra

Generalmente Word también da como
prestablecida la Orientación Vertícal para
trabajar;

Sin embargo podemos cambiarla al desplegar
la ventana y seleccionar Horizontal

Tendremos una vista de la página en
este formato:

División en
columnas 

En Word podemos dividir una hoja o todo el
documento en dos o más columnas, lo cual es muy
útil cuando nos encontramos editando diferentes tipos de
texto que permiten visualizar mejor el contenido.

Por ejemplo las personas que escriben
artículos para revistas o periódicos, generalmente
encontramos utilizan la división de la página en
columnas. Esto facilita la movilidad y enfoca la lectura en una
sección específica.

Cómo dividimos en
columnas?

1. Nos ubicamos en el documento y pulsamos
el botón Columnas de la barra de herramientas

2. Desplegamos la ventana de opciones y
seleccionamos Dos, como ejemplo

3. Veremos que nuestro documento esta
dividido en dos columnas proporcionalmente iguales de
tamaño

Podemos seleccionar cualquiera de las
opciones de división por columnas, de acuerdo a lo que
necesitemos en nuestro documento. Sino también podemos
ingresar a la opción Más columnas… de la ventana
que se desplega

Acá encontraremos un cuadro de
controles para la división por columnas, incluyendo a las
preestablecidas.

Un control importante es el de Aplicar a:
que nos permite seleccionar que sección del documento
dividiremos en las columnas, si es Todo el documento o De donde
nos encontremos hacias adelante (De aquí en
adelante)

Salto de página y
sección

Word da la opción de que utilicemos
la función Salto de Página, cuando queremos cambiar
a otra página una vez hayamos terminado de escribir lo
esperado en la actual. Es decir, si por ejemplo tenemos un texto
con seis párrafos, pero nos interesa mostrar solamente
cuatro en la primera página y el resto en la segunda,
podemos insertar un salto de página entre el cuarto y
quinto párrafo.

Si tuvieramos el siguiente texto compuesto
por dos ideas diferentes

Podemos insertar un salto de página
que divida ambos párrafos en páginas
diferentes.

Para ello nos ubicamos al inicio del
segundo párrafo o al final del primer párrafo, y
pulsamos el ícono Saltos

Se abrirá una ventana con las
opciones establecidas y seleccionamos. En este caso
seleccionaremos Página, para marcar el punto en que
termina una página e inicia la siguiente.

Tendremos la siguiente visión de
nuestro texto, claramente dividido en dos páginas
diferentes

De igual manera podemos incluir en nuestros
documentos Saltos de secciones, utilizados generalmente para
dividir diferentes capítulos de un mismo documento por
secciones. Esto facilita la edición de cada
capítulo.

Para insertar un Salto de Sección,
nos ubicamos al inicio de donde queremos inicie una nueva
sección y pulsamos Saltos de la barra de
herramientas

Nos ubicamos en la ventana denominada
Saltos de sección, y seleccionamos la opción que
requerimos para nuestro trabajo. Dependerá de la
visualización que deseamos dar al final e inicio de las
diferentes secciones.

Encabezado y pie de
páginas

Para insertar encabezados y pie de
páginas a los documentos que estemos escribiendo o
editando. Debemos de hacerlo siguiendo el proceso a
continuacion:

Encabezados

1. Buscamos y seleccionamos en la barra de
herramientas la viñeta Insertar

2. Nos ubicamos en la sección
Encabezado y pie de página

3. Pulsamos Encabezado

Se abrirá la ventada de
opciones

4. Seleccionamos el tipo de encabezado, por
ejemplo el encabezado llamado En blanco

5. En nuestra hoja de trabajo
aparecerá el espacio destinado para escribir nuestro
encabezado, en la imágen es el espacio sombreado que dice
"Escribir texto". Recordemos que este encabezado es para todo el
documento.

6. Escribimos el encabezado, por ejemplo
Trabajo Economía Internacional

7. El encabezado tendrá la siguiente
visualización en el documento. Notemos que la fuente es
más clara y esta sobre el margen superior de la
página

Pies de Página

a) Pulsamos el botón Pie de
página

b) Se abrirá en nuestra hoja de
trabajo el espacio para escribir el pie de página que
deseamos establecer en nuestro documento. Notemos que se
identifica por el espacio sombreado "Escribir texto"

c) Escribimos el pie de página en
este espacio.

d) El pie de página tendra esta
visión en el documento, bajo el margen inferior de la
página. Observemos que la fuente es más clara que
el resto del texto del documento.

Numeración de
páginas

Si queremos que nuestro documento se
encuentre con todos sus páginas numeradas para darle una
mejor presentación y más aún cuando es un
documento extenso, permita la ubicación de una
página u otra. Seguiremos el siguiente
procedimiento:

1. Pulsamos Número de
página

2.Se abrirá una ventana de opciones
que muestran la ubicación del número en la
página.

3. Seleccionamos por ejemplo Final de
página como ubicación

4. Y se abrirá otra ventana de
opciones de donde escogeremos en que posición de la parte
inferior de las páginas queremos el número.
Seleccionamos por ejemplo al centro de la
página

5. En nuestra hoja de trabajo, veremos al
final de cada página su número correspondiente. En
la imágen vemos que estamos al final de la página 1
y podemos visualizar el inicio de la página 2.

INSERTAR NOTAS AL PIE DE
PÁGINA

En muchos de los documentos que escribimos,
es importante incluir referencias que expliquen ciertos conceptos
que damos por hechos; identificar cuál es la
ecuación o función que ha dado el resultado
planteado; o bien, establecer quien es el autor de la cita que
estamos incluyendo en nuestro texto.

Pues bien, en Word es fácil realizar
este tipo de referencias, y se conocen como Notas al Pie de
Página, precisamente porque es aquí donde se
ubican.

Veamos como insertarmos una nota al pie de
página.

1. Seleccionamos la viñeta
Referencias de la barra de herramientas

2. Nos ubicamos inmediatamente
después de la última letra de la palabra o frase
que deseamos explicar en la Nota al Pie.

3. Pulsamos Insertar nota al pie de la
barra de herramientas

4. Veremos que justo donde nos habiamos
posicionados en el texto aparecerá un superíndice
que identifica las notas al pie de página. En este
ejemplo, como es la primera nota, es un número 1 el que
corresponde.

5. En nuestra hoja de trabajo
aparecerá en la parte inferior una especie de línea
y bajo ella el número correspondiente de la Nota al Pie de
Página. Escribimos la referencia, en el ejemplo que se
entiende por eficiencia.

6. Si observamos nuestra hoja, veriamos el
texto al interior de la página y la nota al pie de
página en la parte inferior.

Crear tablas

En esta lección aprenderemos como
hacer tablas para mostrar la información que deseamos en
este formato.

Es algo muy práctico y muy utilizado
en Word. Veamos como hacerlo!!!!

1. Nos posicionamos en la viñeta
Insertar de la barra de herramientas

2. Pulsamos el ícono Tabla de la
barra de herramientas

3. Desplegamos la ventana para crear
finalmente nuestra tabla. Si observan han una cuadrícula
que permite elegir que número de columnas y filas queremos
en nuestra tabla. En el ejemplo crearemos una tabla con tres
filas y tres columnas, por ello 3×3

4. En nuestra hoja de trabajo se
habrá creado una tabla 3×3, en la que podemos escribir la
información que deseamos presentar

5. Observemos nuestra barra de
herramientas, veremos una nueva viñeta que se abre cuando
creamos una tabla, Herramientas de tabla.

6. Si ingresamos en Diseño, veremos
un gran número de opciones que nos ayudan a dar mejor
formato a la tabla. Una de las más importantes es Estilos
de tabla, ya que Word trae ya preestablecidos varios estilos para
dar a la tabla que hemos creado.

7. Si pulsaramos sobre uno de ellos, para
el ejemplo la sombreada celeste.

8. Veremos nuestra tabla en la hoja de
trabajo, conforme a este formato seleccionado. Notemos que se
intercala en cada fila una sombra celeste que sirve como division
y diferenciación del contenido.

Podemos seguir cambiando el formato de
nuestra tabla para poder realizar una buena presentación
de la información. Recordemos que esta función es
muy utilizada en Word, pues generalmente nos apoyamos en mostrar
datos cuantitativos o información estructurada en nuestros
documentos.

1. Si quisieramos Centrar la tabla en la
hoja de trabajo, sombreamos todas las celdas de la
tabla

2. Y pulsamos el botón Centrar de la
barra de herramientas de la viñeta Inicio.

3. Si quisieramos centrar la
información que presentamos en cada una de las celdas.
Sombreamos nuevamente toda la tabla y pulsamos el botón
derecho del ratón, se abrirá una ventana con
diferentes opciones. Nos ubicamos en Alineación de celdas
y se abrirá una ventanita que muestra gráficamente
las opciones. Para el ejemplo seleccionamos Centrar.

4. Si desearamos ajustar el tamaño
de las columnas para que la información se viera
más compacta y sin tanto espacio inutilizado. Nos ubicamos
en la regla superior, si vemos aparecen claramente las marcas de
división de las columnas; pues nos posicionamos en la
marca de la columna que deseamos disminuir, si ven
aparecerá inmediatamente una leyenda Mover columna de
tabla

5. Si lo que queremos es disminuir el
tamaño de la columna, pulsamos el botón izquierdo
del ratón en la división de la columna (sobre la
regla) y nos comenzamos a mover hacia la izquierda para disminuir
el tamaño. Iremos viendo como se va acortando el
tamaño de la columna. Una vez lleguemos al tamaño
deseado, soltamos el ratón.

6. Si repitieramos los pasos para disminuir
el tamaño de cada una de las columnas, tendriamos una
tabla como la imágen siguiente.

7. Si además quisieramos dar a
nuestra tabla un estilo prediseñado, seleccionamos el que
deseamos de la viñeta Herramientas de tabla. Por ejemplo
el celeste

8. Nuestra tabla quedaría de la
siguiente manera. Como ven podemos darle el formato que nos
parezca mejor para presentar la información.

Insertar
imágenes

A veces necesitamos en Word insertar
imágenes que apoyen la visualización de lo que
estamos exponiendo en texto.

En esta lección aprenderemos como
insertar imágenes prediseñadas.

a) Nos ubicamos en la viñeta
Insertar de la barra de herramientas

b) Visualizamos la sección
Ilustraciones, en la que se encuentran los diferentes tipos de
imágenes o formas que podemos insertar.

c) Pulsamos Imágenes
prediseñadas

d) Se abrirá en el lado derecho de
la pantalla una ventana que comprende todas las imágenes
prediseñadas que contiene Word, así también
tiene los vínculos para buscarlas en la web si tienes
conexión a internet.

e) Seleccionamos la imágen que
deseamos, en este ejemplo una famosa torre.

f) Aparecerá en nuestra hoja de
trabajo la imágen

g) Si observamos tiene puntos marcados en
sus esquinas y en cada uno de los lados. Cada uno de estos puntos
sirve para hacer la imágen más pequeña,
más grande o bien para ensancharla o
estrecharla.

El punto verde se utiliza para girar la
imágen sobre su eje.

Si por ejemplo quisieramos aumentar su
tamaño en todas sus dimensiones, utilizamos los puntos de
las esquinas; en este caso queremos incrementar tamaño y
nos ubicamos en la esquina inferior derecha, vemos como aparece
una flecitas con punta doble.

h) Manteniendo el botón izquierdo
del ratón apretado, nos movemos hacia la dirección
deseada y ampliamos la imágen. Veremos como cada vez se va
haciendo más grande y cuando lleguemos al tamaño
deseado soltamos el ratón.

i) Notemos que cuando estamos trabajando
con imágenes, se abre en la barra de herramientas una
nueva viñeta denominada Herramientas de imágen, en
ella se encuentran muchas opciones para mejorar y editar las
imágenes y formas que estemos insertando en nuestro
documento.

Organigramas

Para crear Organigramas en Word, llevamos a
cabo el siguiente procedimiento:

1. Nos ubicamos en la sección
Ilustraciones de la barra de herramientas del botón
Insertar.

2. Pulsamos el botón SmartArt de la
barra de herramientas

3. Se abrirá una ventana con todas
las opciones que se tienen para crear.

4. Como el gráfico que nos interesa
es en referencia a Jerarquía, nos ubicamos en esta
opción y veremos las alternativas para crear organigramas.
Seleccionamos una de estas opciones

5. En nuestra hoja de trabajo
aparecerá un Organigrama base, de acuerdo al tipo que
hemos seleccionado

6. Escribimos en cada uno de los niveles y
cuadritos la información de nuestro organigrama.
Recordemos que podemos seleccionar el tipo y tamaño de
fuente que deseamos, ya hemos aprendido a hacer esto, así
que practiquemos.

7. Si quisieramos agregar una forma
más, pues así lo requiere el organigrama que
deseamso presentar. Simplemente nos posicionamos en la forma
debajo de la cual deseamos incluir otra; en este ejemplo
será Jefatura Administrativa. Cuando nos posicionamos,
pulsamos botón derecho del ratón sobre esta forma y
se abrirá una ventana con opciones.

8.Seleccionamos la función que
deseamos realizar, en este caso Agregar forma, y luego donde
deseamos agregar la forma. En este caso se ha seleccionado
Agregar forma debajo, pues lo que se quiere es mostrar un
subnivel dentro de este.

9. Se habrá creado una nueva forma
por debajo de Jefatura Administrativa

10. Escribimos la información en la
forma agregada y si no hay más niveles o puestos que
deseamos mostrar; hemos terminado con el Organigrama.

Buscar y
reemplazar

Podemos en Word identificar
automáticamente una pálabra o frase en un
documento, esto es muy útil cuando deseamos ubicar en el
texto ciertos elementos de interés.

Para ello nos posicionamos en el
botón Inicio de la barra de herramientas.

Identificamos la sección
Edición y vemos las funciones u opciones
relacionadas

Abrimos la función Buscar y
reemplazar. Escribimos la palabra, por ejemplo
"niños"

y si desearamos sustituir "niños"
por la identificación de ñiños y
niñas, representados por "niñ@s"

Automáticamente Word va revisando el
documento y busca estas palabras. Poco a poco muestra donde se
encuentran estas palabras y si desearamos reemplazar y realizar
la sustitución en el texto. Pulsamos la tecla
Reemplazar

Y si quisieramos sustituir todas las
palabras niños por niñ@as, pulsamos la tecla
Reemplazar todos.

Crear
gráficos

Para elaborar Gráficos en Word,
seguimos los siguientes pasos:

1. Nos ubicamos en el botón Insertar
de la barra de herramientas

2. Identificamos el icono
Gráfico

3. Pulsamos este botón y
automáticamente se abre la ventana de opciones conteniendo
todos los diferentes tipos de gráficos que Word posee
prediseñados

4. Una vez seleccionado el tipo de
gráfico, en la hoja de trabajo aparecera insertado un
gráfico con información de base. En este caso se ha
seleccionado un tipo de gráfico Circular

5. Se abrirá simultaneamente una
hoja en excel que muestra los datos base sobre los cuales se ha
creado el gráfico

6. En esta hoja de excel podremos
actualizar la información con los datos que queremos
mostrar en el gráfico. En el ejemplo nos referiremos a
datos de Ingresos en cada uno de los cuatro
trimestres.

7. Una vez actualizada la
información en la hoja de excel, aparecerá en
nuestra hoja de trabajo el gráfico con los datos
correspondientes.

Una vez realizado nuestro gráfico,
también podemos realizarle otros cambios, de acuerdo a lo
que deseamos presentar.

Tomemos como ejemplo el gráfico
presentado a continuación:

Si observamos la barra de herramientas se
habrá abierto una nueva viñeta denominada
Herramientas de gráficos. En ella se encontraran las
opciones para editar nuestro gráfico.

Por ejemplo si lo que quisieramos cambiar
es el diseño del gráfico, identificamos la
viñeta correspondiente en la barra de herramientas:
Diseño

Y nos ubicamos en la sección
Diseños de gráfico, donde aparecerán las
opciones que tenemos con el tipo de gráfico que estamos
utilizando

Seleccionamos una de estas opciones, por
ejemplo una en la que aparezcan en el gráfico los valores
porcentuales para cada una de las series

En nuestra hoja de trabajo visualizaremos
el gráfico con los nuevos cambios que hemos
incluído. Observar que muestra los porcentajes para cada
uno de los trimestres.

Si quisieramos editar los datos, ya sea
porque nos hemos equivocado en digitar la información o
simplemente actualizar los datos al registro actual en un momento
del tiempo. Pulsamos el ícono Editar datos, se
abrirá la hoja de excel con la cual se ha realizado el
gráfico y se podrá editar la
información.

Ortografía

Una parte muy importante cuando estamos
escribiendo o editando un documento es cuidar la
ortografía, evitar que se vayan errores de
ortografía en el texto que hemos trabajado.

Word posee una herramienta fácil de
utilizar e increíblemente útil: Ortografía y
gramática, con la cual no solo podras revisar ambas cosas
a la vez.

Para ello nos ubicamos en la viñeta
Revisar de la barra de herramientas

Ubicamos la sección destinada para
la revisión

Pulsamos el ícono Ortografía
y gramática

Si se identificaran errores en el
documento, se abrirá un ventana que dará a conocer
todos los errores que se tienen, a medida automáticamente
se va dando la revisión.

Lo primero que deberás de cuidar
para tener una adecuada revisión es asegurarte que el
idioma del diccionario es el requerido. Por ejemplo en la
imágen posterior vemos que Idioma del diccionario es
Inglés (Estados Unidos), por ello no reconoce la palabra
international, lo cual no debería de mostrar.

Cambiamos el idioma, abriendo la ventanita
de opciones y seleccionando. En este caso será
Español (alfab. internacional)

Hoy sí comienza la revisión
debidamente del documento. Poco a poco se irán mostrando
los problemas identificados. Recordar que este herramienta
necesita siempre de tu decisión y
utilización.

Por ejemplo en la imágen siguiente
vemos que la revisión ha identificado la palabra "paises"
(marcada en rojo) como no encontrada en el diccionario. Esta es
la indicación de que puede haber un error .

Abajo de esta ventana ves las sugerencias
que se te presentan para corregir el posible error que se ha
identificado. En este caso la sugerencia es "países",
palabra tildada como debería de ser.

Si deseamos seguir la sugerencia y arreglar
el error en la escritura, pulsamos Cambiar y ya en nuestro
documento se habrá corregido la palabra.

De esta forma, automáticamente Word
ira leyendo y revisando el documento y mostrando las
pálabras o frases en las que identifica un posible error,
que tu deberás dedidir si cambiar o no por la
sugerencia.

Una vez Word haya terminado de revisar la
ortografía y estructura gramatical del documento.
Aparecerá una ventanita como se muestra en la figura a
continuación, como alerta de haber terminado este
proceso.

SINÓNIMOS

Otra herramienta que nos facilita la
escritura apropiada sin recurrir a las mismas palabras en todo
momento. Es la función Sinónimos, que como su
nombre indica, ayuda a identificar y sugerir palabras con un
significado similar a la que se ha seleccionado.

Para usar esta función, deberemos de
ubicarnos siempre en la sección Revisión de la
barra de herramientas.

Nos posicionamos en la palabra que deseamos
buscar y encontrar sinónimos. En el ejemplo de abajo, ver
que el cursor esta en la palabra "correctivas"; por tanto esto
indica que se buscaran palabras con significados
similares.

Pulsamos el ícono Sinónimos
de la barra de herramientas

Se abrirá en la parte derecha de la
pantalla una ventana que presenta las diferentes opciones
encontradas en el diccionario como sinónimos de la palabra
"correctivas"

Seleccionamos de estas múltiples
opciones la que más se adecue a nuestro texto. En este
caso tomaremos la sugerencia de la palabra "correctoras". Nos
ubicamos en esta palabra y veremos que han una flechita que
indica la existencia de una ventana.

Al pulsar y desplegar esta ventanita, se
mostrarán las alternativas que tenemos y en este caso
eligiremos Insertar.

Ya en nuestra hoja de trabajo y en el
documento, la palabra "correctivas" se habrá cambiado por
la palabra "correctoras" utilizada como
sinónimo.

Protección del
documento

Hay momentos en los que deseamos proteger
el documento que hemos creado y restringir su uso.

Por ejemplo, algunos documentos podemos
compartirlos con otras personas, pero no deseamos que lo editen
pues podrían cambiar la información que se ha
escrito o integrado en el documento. En estos casos podemos
proteger el archivo, asigando permiso nada más que a la
lectura. Para ello realizamos el siguiente proceso:

1. Nos ubicamos en la pestaña
Revisar de la barra de herramientas

2. Nos ubicamos en el ícono Proteger
documento

3. Pulsamos este ícono y se
abrirá una ventana con las diferentes opciones de
protección. Si observamos la figura, de partida
aparecerá Acceso sin restricciones; es decir que las
personas que tengan acceso al documento podrán
editarlo.

4. Como deseamos restringir el acceso para
editar el documento, pulsamos la opción Restringir formato
y edición

5. Se abrirá en el extremo derecho
de la pantalla una ventana con las diferentes opciones. Lo que
deseamos es restringir el acceso para la edición, es
decir, que las personas que puedan tener acceso no podrán
cambiar la información presentada.

6. Seleccionamos Restricciones de
edición, y como se muestra en la imágen, se
está admitiendo el acceso a sólo lectura del
documento.

7. Si aplicamos este tipo de
protección, se abrirá una ventana en la que
pondremos escribir la contraseña que permitirá una
vez protegido el archivo tener acceso a la
edición.

Finalmente damos Aceptar y nuestro archivo
tendrá protección para ser editado.

Imprimir en
word

Para imprimir un documento, seguimos los
pasos a continuación descritos:

1. Pulsamos el botón
Office

2. Se desplegará la ventana con las
principales funciones. Seleccionamos Imprimir

3. Se abrirá la ventana de controles
de la función Imprimir

4. Seleccionar la impresora de las opciones
que se presentan. Para ello recordar que previamente se debera
haber instalado la impresora correspondiente

5. Otra sección de este cuadro de
controles es la identificación del Intervalo de
páginas que vamos a imprimir. Podemos obtener la
impresión de Todo el documento, de la Página actual
(en la cual nos encontramos con el cursor al momento de
imprimir), o bien Páginas determinadas.

6. Si quisieramos un grupo de
páginas determinado, seleccionamos Páginas y
escribimos de donde a donde deseamos la impresión. Fijarse
que dependiendo de los caracteres "coma" o "guión",
así será la selección.

Si usamos el guión, seleccionaremos
todas las páginas entre 1 y 4

Si usamos la coma, estaremos seleccionando
solo la página 1 y 4

7. Otra sección importante es
determinar el número de copias que deseamos, esto se
realiza en la sección Copias.

8. Finalmente pulsamos Aceptar y no nos
queda más que esperar a que la impresión este
lista.

AYUDA DE WORD

Sin duda alguna la función
más útil en cualquier momento es la función
Ayuda de Word. A ella podras recurrir cuando tengas algún
problema y no recuerdes como se hace una determinada cosa, por
ejemplo.

Para accesar a la Ayuda, pulsamos el
ícono que encontramos en la esquina superior derecha de la
pantalla, bajo el comando de cerrar ventana. La Ayuda se
representa por un signo de interrogación.

Se abrirá el cuadro de opciones de
la Ayuda.

Por ejemplo si quisieramos saber o recordar
como hacer la Configuración de página y de
márgenes, nos ubicamos en esta sección y pulsamos
Enter.

Aparecerá un submenú
mostrando las opciones con respecto a esta función. Esto
nos ayuda a guiarnos en descubrir que parte de esta
función es la que necesitamos saber.

Si seleccionamos Cambiar o establecer los
márgenes de la página, se abrirá una
sección que explica en que consiste esto para comprobar si
es de lo que estamos hablando. A continuación
encontraremos toda una explicación de los conceptos
relacionados a su funcionamiento.

Observermos que la ventana de Ayuda de Word
posee una barra de herramientas que permite navegar por el cuadro
de mandos de la función.

Si quisieramos imprimir la Ayuda
seleccionada anteriormente, solo pulsamos el ícono de
Impresión y ya tendremos la información impresa a
nuestra disposición.

Conclusión

La gran comodidad que ofrece este programa por lo
"fácil" y rápido.Desde las funciones
básicas, como el elegir la tipografía, color y
diseño;la variedad de elegir marcos o adornos para el
documento que senecesite; los márgenes y espacios. Otras
de las comodidades son los
hipervínculos para enlazar dos páginas o correo electrónico, lacomodidad
que brinda cuando se trabaja en un texto muy
extenso.También están las teclas rápidas que
nos sirven como atajos para unarapidez deseada al realizar
el documento.Tiene la comodidad de guardar su documento o
imprimir dependiendode su necesidad.En pocas palabras Word no es
solo un programa, sino una herramientay una necesidad para el
mundo actual y pasa a ser parte de nuestravida laboral

Autor:

Wendy Yadira Lopez
Agustin

Esquipulas, agosto de 2013

Landelino Cruz

Cuarto Perito en Administracion de
Empresas