Pensión y custodia de archivos

Descuido
administrativo de entidades estatales en la conservación y
manejo de los archivos laborales

La morosidad y la negativa a reconocer pensiones, en
muchos casos son por falta de documentos o de información
sobre el número de semanas cotizadas en los archivos
oficiales. Tal falla en el servicio, constituye una clara y
evidente violación de los derechos fundamentales de los
peticionarios, agravada por la circunstancia de ser -muchos de
ellos- personas de avanzada edad, con problemas de salud y
económicos.

Tratándose del amparo a los DERECHOS
PENSIONALES[1]las decisiones de la Corte
Constitucional en torno al derecho de petición en
conexidad con otros derechos constitucionales, para proteger a
las particulares en sus relaciones con la administración
del Estado; son de excelente calidad y se deben tener muy en
cuenta, a la hora de reclamar dichos derechos.

Es una verdad legal en Colombia, que la
Constitución y la ley expresamente prohíben a los
servidores públicos exigir a los particulares documentos
que ellos mismos tengan o que deban conseguir en los archivos de
la respectiva entidad.

Sobre algunos elementos del tema propuesto, expongo lo
siguiente:

1. La Corte Constitucional, en la sentencia T-129
de 2007.02.27, aborda el tema de la custodia de los archivos
teniendo en cuenta la violación al derecho de
petición, la finalidad de la pensión de
sobrevivientes y la prevalencia del derecho sustancial de los
administrados. En dicha sentencia se deja claro:

1.1. Que los derechos de las personas no se
pueden truncar por el descuido administrativo en los archivos de
las entidades estatales debido a que las fallas de la
administración no pueden trasladarse a usuarios; por ello,
decide que la acción de tutela es procedente cuando se han
vulnerado los términos para resolver y excepcionalmente
para lograr el pago de mesadas pensionales.

1.2. Que no se pueden violar los derechos
fundamentales de las personas por la falta de un documento que
debe reposar en la propia administración, debido a que las
fallas de la administración en la conservación de
los archivos pensionales no se pueden trasladar a los asociados;
abstenerse de reconocer una pensión por formalismos es
caer en un excesivo ritual dándole prevalencia a las
formas y sacrificando el goce de un derecho sustancial, generando
un divorcio entre la realización de la justicia material,
propia del Estado Social de Derecho, y el culto ciego al
formalismo.

1.3. Que las obligaciones sociales del Estado,
contempladas en el artículo 2º de la
Constitución, no pueden supeditarse a la nimiedad del
formalismo. Los derechos de los administrados no pueden verse
truncados por el descuido administrativo con el que se maneja el
archivo de un ente estatal. La responsabilidad de acreditar sobre
la ocurrencia de un determinado acto, situación o
circunstancia ocurrida durante el cumplimiento de las funciones
públicas se mantiene en cabeza de la misma
administración.

1.4. Que los titulares de DERECHOS
PENSIONALES[2]quienes a través del
derecho de petición solicitan el reconocimiento de sus
pensiones, no pueden ser víctimas de la
desorganización administrativa, por falta de
coordinación entre las diferentes entidades que participan
en el proceso de reconocimiento de dichas
prestaciones.

1.5. Que la función pública ha sido
puesta al servicio de los intereses colectivos y se ejerce en
beneficio de los asociados, no en su contra. De tal modo, que
quienes la desempeñan no tienen por cometido -como suele
creerse en algunas dependencias- el de obstaculizar y complicar
la vida de las personas y su normal actividad, sino el de
contribuir, dentro del ámbito de las atribuciones que a
cada organismo y funcionario corresponden, al desenvolvimiento
armónico y ordenado de las múltiples relaciones
propias de la convivencia social.

1.6. Que el contenido del derecho fundamental de
petición exige que además de resolver
oportunamente, dicha respuesta sea notificada al
solicitante, ya que este requisito es especialmente
importante en la medida en que pone fin a las prácticas
burocráticas que pretenden excusar y dilatar las
solicitudes de los ciudadanos.

1.7. Que las autoridades estatales se encuentran
establecidas para prestar un servicio oportuno y de calidad a la
ciudadanía, las cuales están obligadas a fomentar
la existencia de canales de comunicación idóneos y
efectivos a partir de las solicitudes que le sean
presentadas.

1.8. En cuanto al derecho de petición y el
reconocimiento de la pensión mediante tutela, lo
siguiente:

"(…) la Corte ha matizado esta regla general de
improcedencia de la acción de tutela para reconocer
derechos pensionales en aquellos casos en los cuales los medios
judiciales diseñados resulten ineficaces para la
garantía de los derechos fundamentales en riesgo.
Así pues, cuando el sujeto se encuentre ante la
eventualidad de un perjuicio irremediable, de manera excepcional
el juez de tutela podrá declarar la procedencia de este
derecho.

Igualmente, la Corte ha exigido al juez de tutela debe
mostrar especial atención frente a tales amenazas
cuando los beneficiarios de este derecho sean sujetos de
especial protección, como miembros de la tercera edad,
niños, población desplazada y madres cabeza de
familia, pues en estos casos la lesión a sus derechos
fundamentales tiene un efecto particularmente severo en la medida
en que estos sujetos se encuentran previamente en una especial
condición de desamparo, la cual se hace mucho más
gravosa ante el no reconocimiento del derecho
pensional."

1.9. Respecto a la acción de tutela como
mecanismo para el reconocimiento de la pensión de
sobrevivientes, lo siguiente:

"(…) en múltiples oportunidades se ha
pronunciado la Corte Constitucional sobre la figura de la
sustitución pensional –o pensión de
sobrevivientes-, destacando su importancia para la
protección de los derechos fundamentales de una
categoría especialmente vulnerable de personas: quienes
deben soportar las cargas económicas derivadas de la
muerte de un(a) pensionado(a) de quien dependían para su
sustento. Así, ha explicado esta Corporación que el
objeto de la sustitución pensional o pensión de
sobrevivientes es el de proteger a la familia, puesto que a
través de ella se garantiza a los beneficiarios
–quienes compartían de manera más cercana su
vida con el causante- el acceso a los recursos necesarios para
subsistir en condiciones dignas, con un nivel de vida similar al
que gozaban con anterioridad al fallecimiento del(la)
pensionado(a)[3]; en ese mismo sentido, ha
precisado que "la sustitución pensional responde a la
necesidad de mantener para su beneficiario, al menos el mismo
grado de seguridad social y económica con que contaba en
vida del pensionado fallecido, que al desconocerse puede
significar, en no pocos casos, reducirlo a una evidente
desprotección y posiblemente a la
miseria"[4].

La Corte ha señalado, igualmente, que la
pensión de sobrevivientes, en la medida en que provea el
soporte material necesario para la satisfacción del
mínimo vital de sus beneficiarios, adquiere el
carácter de derecho fundamental; ello sucede, entre otros
casos, cuando el peticionario es una persona de avanzada edad y
no tiene capacidad económica –distinta a la derivada
del pago de la mesada pensional- para financiar su propia
subsistencia en condiciones dignas. En otras palabras, en este
tipo de situaciones el pago de la mesada pensional constituye el
medio indispensable para la satisfacción del mínimo
vital del interesado, y por este medio de sus demás
derechos fundamentales, cuya materialización presupone la
existencia de condiciones materiales mínimas que permitan
a la persona sobrevivir con dignidad. En estos casos, en virtud
de lo dispuesto por el artículo 86 de la
Constitución Política, es procedente la
acción de tutela para lograr su reconocimiento
efectivo.[5]

La privación injustificada de la pensión
de sobrevivientes a favor del núcleo familiar dependiente
del trabajador o pensionado fallecido es un caso especial,
estudiado reiteradamente por la jurisprudencia constitucional, de
inminencia de perjuicio irremediable originada por de la
afectación del derecho al mínimo vital. La doctrina
de esta Corporación sobre la materia parte de considerar
que la pensión de sobrevivientes está
intrínsecamente relacionada con la protección de
derechos fundamentales, en tanto es una prestación propia
de la seguridad social la cual busca impedir que ese
núcleo familiar dependiente sufra las consecuencias de la
privación de los recursos aportados por el trabajador
pensionado.

De acuerdo con decisiones anteriores de esta
Corporación, la relación expuesta entre
protección de derechos fundamentales y necesidad de
reconocimiento y pago de la pensión de sobrevivientes
resulta acreditada cuando (i) la
prestación económica que percibía el
trabajador o pensionado fallecido constituye el sustento
económico de su grupo familiar dependiente y
(ii) los beneficiarios de la pensión
carecen, después de la muerte del trabajador o pensionado,
de otros medios para garantizarse su subsistencia, por lo cual
quedan expuestos a un perjuicio irremediable derivado de la
afectación de su derecho fundamental al mínimo
vital.[6]

Resumiendo lo expuesto se tiene que la acción de
tutela no es, de manera general, el instrumento jurídico
destinado a obtener el reconocimiento y pago de la pensión
de sobrevivientes. En ese sentido, la procedencia de la
acción de tutela depende de la acreditación cierta
y suficiente de la inminencia de un perjuicio irremediable, que
para el caso concreto de la prestación en comento depende
de la comprobación acerca de la afectación del
mínimo vital por la privación de los recursos
económicos que aportaba a su familia dependiente el
trabajador o pensionado, necesarios para garantizar la
subsistencia en condiciones dignas. Adicionalmente, la
evaluación sobre la identificación del perjuicio
irremediable está sujeta a gradación en cuanto a su
intensidad cuando el afectado es un sujeto de especial
protección constitucional, como es el caso de los adultos
mayores."

1.10. Al referirse al principio de solidaridad y
a la prevalencia del derecho sustancial sobre las cuestiones
formales, la Corte Constitucional fue enfática en
decir:

1.10.1. Que no se justifica que el Estado
arriesgue los derechos fundamentales de las personas por falta de
un documento que debe reposar en la propia administración;
pues los valores de la dignidad humana y de la solidaridad,
así como el principio de prevalencia del Derecho
sustancial y el postulado de la eficacia de la gestión
pública son infinitamente superiores a los aspectos de
trámite administrativo y no se puede fomentar el culto
ciego al formalismo.

1.10.2. Que las obligaciones sociales del Estado,
contempladas en el artículo 2º de la
Constitución, no pueden supeditarse a la nimiedad del
formalismo, ni puede por esa misma causa, postergarse
indefinidamente la cristalización de objetivos que inciden
en los derechos fundamentales de personas en ostensible debilidad
manifiesta.

1.10.3. Que se dificulta el ejercicio de los
derechos prestacionales contrariando los principios de buena fe y
confianza legítima al trasladar al peticionario la carga
de demostrar una situación cuya prueba e
información debe estar en manos de la propia
administración.

1.10.4. Que los derechos de las personas no
pueden verse truncados por el descuido administrativo con el que
se maneja el archivo de un ente estatal, pues la "responsabilidad
de acreditar sobre la ocurrencia de un determinado acto,
situación o circunstancia ocurridos durante el
cumplimiento de las funciones públicas se mantiene en
cabeza de la misma
administración"[7].

1.10.5. Que los titulares de derechos
prestacionales, no pueden ser víctimas de la
desorganización administrativa, por la falta de
coordinación entre las diferentes entidades
públicas, que creen tener el derecho a obstaculizar y
complicar la vida de las personas."[8]

1.10.6. Que abstenerse de reconocer una
pensión alegando el extravío de un documento, es
caer en un excesivo ritual que le da prevalencia a las formas y
sacrifica el derecho sustancial.

1.10.7. Que los dictados constitucionales obligan
a un trato preferencial para las personas de la tercera edad y
titulares de un derecho fundamental como es el de una
pensión.

1.10.8. Que las fallas de la
administración no se pueden trasladar a los asociados,
pues los servidores públicos tienen que responder a los
principios de igualdad, eficacia, economía y celeridad que
en términos del artículo 20 superior guían
el desempeño de la función administrativa y
actualiza los postulados de la buena fe que se presumen en todas
las gestiones que los particulares adelanten ante las autoridades
públicas.

Sentencia T-295
de 2007.04.26

La Corte Constitucional en la Sentencia T-295 de
2007.04.26, al referirse a la guarda y archivo de los documentos
que reposan en las entidades públicas, reiteró que
la necesidad de suministrar información supone su
búsqueda de manera que resulte posible la
localización y se garantice el acceso a los mismos, para
cumplir con el deber constitucional de administrar y proteger
correctamente los archivos y bases de datos que contengan
información personal o socialmente relevante; deber que se
deriva de la prohibición genérica, dirigida a toda
persona, sea natural o jurídica, de impedir sin justa
causa el goce efectivo de los derechos fundamentales o de tornar
imposible dicho goce.

La Corte es clara en afirmar que es deber de las
entidades públicas tienen la obligación de
propender por la guarda, correcto manejo y custodia de documentos
que conforman los archivos públicos y en caso que dichos
documentos se extravíen o deterioren tienen que hacer
todas las gestiones necesarias para su reconstrucción para
que los interesados puedan acceder a ellos y a partir de los
mismos ejercer sus derechos; entre ellos, el de acceder a la
administración de justicia para promover su
cumplimiento.

La Corte precisa el alcance y contenido derecho
fundamental de petición para que la respuesta sea de
fondo, clara y precisa; enfatizando -respecto a la solicitud de
copias de documentos-, que el principio de eficacia implica el
deber de agotar todos los trámites para encontrar o
reconstruir el documento; pues, es deber constitucional, la
debida gestión y administración de archivos, como
uno de los presupuestos que conforman el alcance del derecho de
acceso a la administración de justicia.

La Corte además de reconocer que el deber de las
entidades públicas se tiene que cumplir, sin importar el
medio, la forma de custodia o almacenamiento de los archivos;
muestra la gran importancia que tiene el derecho de
petición para el ejercicio de los DERECHOS
PENSIONALES[9]

De la Sentencia T-295 de 2007.04.26, destaco los apartes
siguientes:

2.1. En cuanto al derecho de petición dijo
que es el "principal medio de relacionarse los particulares con
el Estado" y "un derecho que sirve de instrumento para lograr la
protección de los demás derechos de los
individuos.", pues "la respuesta de fondo sobre lo pedido debe
reflejar claridad, precisión y congruencia, es decir, una
respuesta sin confusiones ni ambigüedades y que tenga
concordancia con lo solicitado en la petición y que
finalmente sea notificada al solicitante.".

2.2. En cuanto a los procedimientos
administrativos en relación con los archivos y
reconstrucción de documentos afirmó:

"En el caso de la guarda y el archivo de los documentos
que reposan en las entidades públicas, esta Corte, en
diferentes pronunciamientos[10]ha considerado que
la necesidad de suministrar información supone su
búsqueda la cual, en ocasiones, solo se puede realizar en
los sistemas de almacenamiento de datos normalmente utilizados,
los cuales deben ser clasificados y organizados de manera que
resulte posible la localización y se garantice el acceso a
los mismos[11]

Lo anterior, tiene sustento en que la información
personal y socialmente relevante no perdura por su propia
naturaleza, sino que es necesario almacenarla; de esta premisa se
deriva la necesidad de preservar los soportes en los cuales se
almacenan los datos, por tanto la protección de los
archivos y las bases de datos tienen un real interés
social. Esta Corporación en Sentencia T-227 de
2003[12]se refirió a la naturaleza del
derecho al correcto manejo y gestión de archivo. Sobre el
particular dispuso que si bien en el caso no se trataba de un
derecho fundamental tenía carácter legal y
señaló era de obligatorio cumplimiento. Al respecto
la Corte expresó lo que a continuación se
transcribe:

"[C]omo se indicó, existe un interés
social en la correcta gestión y administración de
archivos (con información socialmente relevante, claro
está) y bases de datos, tal gestión no está,
prima facie, dirigida a salvaguardar las posibilidades –de
definir un proyecto de vida y participar activamente en la
sociedad– que determinan, por su relación con la dignidad
humana, el carácter fundamental de un derecho. El hecho de
que la protección del dato o la información
–que, como se vio, es fundamental- no implica que la
protección de los soportes lo sea. Lo anterior, por cuanto
existe la posibilidad de reconstruir el dato si su soporte
desaparece. No en vano, el sistema procesal colombiano ha
previsto la existencia de mecanismos para la
reconstrucción de expedientes, por ejemplo.

Sin embargo, el que no revista carácter
fundamental no implica que no tenga relevancia jurídica.
En concepto de esta Corporación existe un deber
constitucional de administrar correctamente y de proteger los
archivos y bases de datos que contengan información
personal o socialmente relevante. Este deber se deriva de la
prohibición genérica, dirigida a toda persona, sea
natural o jurídica, de impedir sin justa causa el goce
efectivo de los derechos fundamentales o de tornar imposible
dicho goce (…)."-negrilla y subraya fuera del
texto.

2.3. En cuanto al caso concreto que ocupó
la sentencia citada, la corte resolvió ordenar proceder al
inicio de los trámites pertinentes para la
reconstrucción del documento y para sustentar la orden
dijo:

"El señor Leonardo Cardona Carmona considera
vulnerados sus derechos de petición y acceso a la
administración de justicia en cuanto requiere la primera
copia del Acuerdo celebrado entre él y el anterior Alcalde
del municipio accionado, para ejecutar su cumplimiento. El
accionado afirma que el documento no se encuentra en los archivos
de la entidad, sin embargo su petición no ha sido
resuelta.

Los jueces de tutela niegan el amparo de los derechos
del actor habida cuenta que consideran que con la respuesta
emitida por el accionado se satisfacía su solicitud de
información.

De manera que las sentencias de instancia serán
revocadas dado que contrario a las consideraciones de las mismas
la respuesta emitida por el Alcalde accionado no cumple con los
requisitos establecidos en la jurisprudencia constitucional de
materialización del derecho de petición.

Lo anterior, en cuanto el Alcalde accionado, conforme al
principio de eficacia[13]que rige la
administración pública, tiene la carga de realizar
todo lo conducente para hallar el Acuerdo solicitado o proceder a
la "reconstrucción" del documento, con base en la copia
allegada por el actor. Con relación a la buena
fe[14]es importante precisar que "[a]l estudiar la
estructura del artículo 83 de la Constitución ha
destacado la Corte los dos segmentos que la conforman: en su
primera parte contempla la obligación de actuar de buena
fe, imperativo que se predica por igual de los particulares y de
las autoridades públicas, en tanto que en la segunda,
reitera la presunción de la buena fe de los
particulares en todas las gestiones que adelanten ante las
autoridades públicas"[15].

En ese entendido, el trámite administrativo
deberá ceñirse a los instrumentos establecidos en
el Código Contencioso- Administrativo, como la
citación de terceros establecida en el artículo 14
de dicha normatividad, mediante la cual se deberá vincular
a los terceros interesados en la decisión, al señor
Walter Silva Betancurt ex -Alcalde del Municipio de San
Zenón (Magdalena), quien suscribe el Acuerdo.

Como vendría a serlo según figura en la
fotocopia que reposa en poder del actor en virtud del principio
de buena fe, que como mandato constitucional debe ser aplicado en
las actuaciones administrativas, por tanto se puede afirmar que
el documento allegado por el accionante al trámite
administrativo se presume veraz, a menos que, en la
actuación administrativa, que el Alcalde lleve a cabo, se
compruebe lo contrario.

Así las cosas, esta Corporación
concederá el amparo de los derechos de petición y
acceso a la administración de justicia del abogado
Leonardo Cardona Carmona y ordenará al Alcalde del
municipio de San Zenón (Magdalena) que realice los
trámites pertinentes, antes enunciados con miras a la
reconstrucción del documento que solicita el actor con la
anotación de su condición de primera
copia.

Toda vez que las entidades públicas tienen la
obligación de propender por el manejo idóneo de la
guarda y custodia de los archivos y que en caso que los
documentos se extravíen o deterioren hacer todas las
gestiones necesarias para su reconstrucción con el fin de
que los interesados puedan acceder a ellos y a partir de los
mismos ejercer sus derechos, entre ellos el de acceder a la
administración de justicia para promover su
cumplimiento.

(…)

En esos términos las sentencias de instancias
serán revocadas en cuanto los jueces de tutela pasan por
alto los presupuestos constitucionales para el óptimo
funcionamiento de la administración pública y la
reiterada jurisprudencia de esta Corporación dilatando
así la vulneración de los derechos del abogado
accionante y de los docentes que éste
representa.".

El derecho a la
información, la obligación de expedir copias, la
inexistencia de archivos laborales y la resolución de
fondo

En este caso, se trata de una persona que pidió
una certificación laboral con el fin de obtener el
respectivo bono pensional, para iniciar los trámites de su
pensión. En respuesta al derecho de petición se le
dijo que era imposible expedir la certificación ante la
inexistencia de archivos relacionados con su hoja de vida, pero a
pesar de los precarios documentos se le da constancia de la
relación laboral y se afirma que le fueron consignados
todos los pagos de salarios, cesantías, afiliación
y pagos periódicos al sistema de seguridad social en
salud, primas, afiliación a la caja de compensación
familiar, sin poder especificar los montos. La persona con la
certificación anterior eleva una solicitud a CAJANAL
E.I.C.E. y ésta le respondió que no se encontraron
sus datos toda vez que la entidad no posee archivos
históricos que permitan certificar la fecha de
afiliación, ni el tiempo, ni el valor cotizado en
pensiones.

Ante la desprotección y la posibilidad de no
poder disfrutar de su pensión, el peticionario
presentó una acción de tutela y la Corte
Constitucional mediante Sentencia T-756 de 2011.10.07, reiterada
en la sentencia T-918 de 2011.12.07, expresó:

3.1. Que el peticionario no tiene que asumir las
responsabilidades que por función les competen a las
entidades respecto a la guarda de los archivos, ni atender
exigencias que son imposibles de cumplir y que afectan
directamente el derecho a la pensión.

3.2. Que la inexistencia de los archivos hace
imposible suministrar la información, pero no hace
imposible la obligación de resolver el fondo del asunto,
pues quien solicita la expedición de un documento, a su
vez insta a que se adelanten las diligencias para su
ubicación, y de ser necesaria, las que exijan su
reconstrucción, teniendo en cuenta que las autoridades se
encuentran obligadas a remover de oficio los obstáculos
que impiden adelantar las actuaciones y tomar decisiones de
fondo.

3.3. Que es un deber de obligatorio cumplimiento
de las entidades públicas propender por el correcto
manejo, gestión, guarda y custodia de documentos que
reposan en los archivos que están a su cargo y en caso de
pérdida hacer uso de los mecanismos procesales para su
reconstrucción, pues el peticionario no debe asumir las
responsabilidades que por función les competen a dichas
entidades.

3.4. Que en los casos de guarda y archivo de los
documentos que reposan en las entidades públicas, la
Corporación[16]ha considerado que la
necesidad de suministrar la información, supone su
búsqueda la cual, en algunos casos, solo se puede realizar
en los sistemas de almacenamiento de datos normalmente
utilizados, los cuales deben ser clasificados y organizados de
manera que resulte posible la localización y se garantice
el acceso a los mismos[17]

3.5. Que la información tanto personal
como socialmente relevante, no perdura por su propia naturaleza,
sino que es necesario almacenarla. Por lo tanto, es necesario
preservar los soportes en los cuales se almacenan los datos, y
por eso, la protección de los archivos y las bases de
datos tienen un real interés social.

3.6. Que la Corte Constitucional en Sentencia
T-227 de 2003[18]hizo referencia al correcto
manejo y gestión de archivos; disponiendo que si bien, no
se trataba de un derecho fundamental, si era un derecho de
carácter legal y de obligatorio cumplimiento.

3.7. Que el derecho fundamental está en el
manejo de la información o del dato y para los documentos
soportes, existen mecanismos procesales para su
reconstrucción. Sobre este punto sostuvo:

"Como se indicó, existe un interés
social en la correcta gestión y administración de
archivos (con información socialmente relevante, claro
está) y bases de datos, tal gestión no está,
prima facie, dirigida a salvaguardar las posibilidades –de
definir un proyecto de vida y participar activamente en la
sociedad- que determinan, por su relación con la dignidad
humana, el carácter fundamental de un derecho. El hecho de
que la protección del dato o la información
–que, como se vio, es fundamental- no implica que la
protección de los soportes lo sea. Lo anterior, por cuanto
existe la posibilidad de reconstruir el dato si su soporte
desaparece. No en vano, el sistema procesal colombiano ha
previsto la existencia de mecanismos para la
reconstrucción de expedientes, por
ejemplo."

3.8. Que es deber de las entidades
públicas a propender por el correcto manejo de los
archivos públicos y la guarda y custodia de documentos, a
su cargo cualquiera que sea su forma de custodia o almacenamiento
y que ante la imposibilidad de acceder a los soportes de los
mismos, se debe acudir al Código Procesal Civil que trae
mecanismos para su reconstrucción, cuando ésta es
posible.

La Sentencias citadas en los apartes anteriores, son
ejemplo de la aplicación del artículo 84 de nuestra
Constitución -desarrollado entre otras normas por el
inciso 2° del artículo 10 del Decreto Ley 01 de 1984-,
que prohíbe a los funcionarios exigir a los particulares
constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos
tengan, o que puedan conseguir en los archivos de la respectiva
entidad, lo se encuentra también contenido en la
normatividad antitrámites desde el artículo 13 del
Decreto 2150 de 1995, que prohibió en todas las
actuaciones públicas, la exigencia de copias o fotocopias
de documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que tenga
facultad legal de acceder.

Referencias

Para leer más sobre lo expuesto, pueden consultar
los documentos siguientes:

1994.12.14 Corte Constitucional, sentencia
T-578

1997.03.07 Corte Constitucional, sentencia
T-116

2000.02.24 Corte Constitucional, sentencia
T-167

2001.11.01 Corte Constitucional, sentencia
T-1160A

2003.03.17 Corte Constitucional, sentencia
T-227

2004.03.08 Corte Constitucional, sentencia
T-214

2004.03.08 Corte Constitucional, sentencia
T-216

2005.02.24 Corte Constitucional, sentencia
T-160

2005.03.10 Corte Constitucional, sentencia
T-210

2007.02.27 Corte Constitucional, sentencia
T-129

2007.04.26 Corte Constitucional, sentencia
T-295

2007.07.26 Corte Constitucional, sentencia
T-558

2010.08.30 Corte Constitucional, sentencia
T-656

2010.11.04 Corte Constitucional, sentencia
T-875

2011.10.06 Corte Constitucional, sentencia
C-748

2011.12.07 Corte Constitucional, sentencia
T-918

Autor:

Abogado José Libardo López
Montes

[1]
http://www.epm.net.co/~temasycomentarios/

[2]
http://www.epm.net.co/~temasycomentarios/

[3] Sentencia T-813 de 2002

[4] Sentencia C-002 de 1999

[5] Sentencia T-789 de 2003.

[6] Cfr. Corte Constitucional, sentencias
T-134/04 y T-1283/01

[7] Sentencia T-1160 A de 2001, reiterada en
T- 210 de 2005.

[8] Sentencia T-578 de1994.

[9]
http://www.epm.net.co/~temasycomentarios/

[10] Sentencia T-216 de 2004 M.P. Eduardo
Montealegre Lynett, T-227 de 2003 M.P. Eduardo Montealgre
Lynett

[11] Sentencia T-216 de 2004 M.P. Eduardo
Montealegre Lynett

[12] M.P. Eduardo Montealegre Lynett

[13] La eficacia se revela como la capacidad
administrativa de lograr los objetivos de la
Administración, es decir el cumplimiento de los deberes
del Estado. Artículo 3 del C.C.A “ (…) En
virtud del principio de de eficacia, se tendrá en cuenta
que los procedimientos deben cumplir su finalidad, removiendo
de oficio los obstáculos puramente formales.
(…)”

[14] “La buena fe ha sido, desde
tiempos inmemoriales, uno de los principios fundamentales del
derecho, ya se mire por su aspecto activo, como el deber de
proceder con lealtad en nuestras relaciones jurídicas, o
por el aspecto pasivo, como el derecho a esperar que los
demás procedan en la misma forma. En general, los
hombres proceden de buena fe: es lo que usualmente ocurre.
Además, el proceder de mala fe, cuando media una
relación jurídica, en principio constituye una
conducta contraria al orden jurídico y sancionada por
éste. En consecuencia, es una regla general que la buena
fe se presume: de una parte es la manera usual de comportarse;
y de la otras, a la luz del derecho, las faltas deben
comprobarse. Y es una falta el quebrantar la buena fe.” .
Sentencias C-544/94 y C- 496/97, M.P. Jorge Arango Mejía
En la Sentencia T-344 de 2004 M.P. Rodrigo Escobar Gil, la
Corte consideró contrario a la buena fe que una entidad
pública suspendiera el pago de la mesada pensional de
una persona que no tenía hoja de vida en esa entidad
pues “dicha pretensión de la Administración
no solo viola el debido proceso y es un arbitrario traslado de
la carga de la averiguación administrativa de la
Administración al administrado, sino que parte de un
desconocimiento del principio de la buena fe”.
Ciertamente se han presentado fraudes en materia de pensiones y
es deber de las autoridades prevenirlos y evitar que, una vez
establecidos, continúe el detrimento para el patrimonio
público. Y tampoco puede desconocerse que en una entidad
en la que ha habido una alta incidencia de actuaciones
fraudulentas, la ausencia de la hoja de vida de un pensionado
en los archivos de la entidad puede tenerse como indicativa de
un posible ilícito. Pero lo que no resulta admisible es
que la entidad asuma de plano que ello es así y decida
trasladar al administrado la carga de establecer que tal
asunción es falsa. La injusta privación de su
mesada a un pensionado es violatoria de sus derechos
fundamentales. Quiere ello decir, a contrario sensu, que la
privación de la mesada sólo puede provenir de una
justa causa. Y corresponde a la Administración
establecer esa justa causa, sin que la sola ausencia de la hoja
de vida pueda tenerse como tal. Porque, así como puede
asumirse que ello apunta hacia una conducta ilícita,
también puede ocurrir que dicha ausencia sea
consecuencia del desgreño administrativo, de una
actuación negligente o incluso de una conducta maliciosa
orientada a perjudicar al afectado”.

[15] Sentencia C-880 de 2005 M.P. Jaime
Córdoba Triviño.

[16] Sentencia T-227 de 2003 y T-216 de 2004
M.P. Eduardo Montealegre Lynett.

[17] Sentencia T-216 de 2004 M.P. Eduardo
Montealegre Lynett

[18] M.P. Eduardo Montealegre Lynett