Manual de normas y procedimientos para el servicio de mensajería, traslado de personal y seguridad física
INTRODUCCIÓN Un manual de procedimientos es el documento
que contiene la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas. El manual incluye
además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión
la información básica referente al funcionamiento
de todas las unidades administrativas, facilita las labores, la
evaluación y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se
este realizando o no adecuadamente. Los manuales permiten conocer
el funcionamiento interno por lo que respecta a la
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y
ubicación a los puestos responsables de su
ejecución. Auxilian a la inducción al puesto y al
adiestramiento y capacitación del personal ya que
describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
La Gerencia de administración y Servicios de CVG
Internacional, Coordinación de Servicios Generales y
compras internas específicamente tiene la responsabilidad
de administrar adecuada y eficientemente los recursos materiales,
atendiendo de forma ordenada e inmediata cada una de las
solicitudes de servicio de acuerdo a las necesidades, con la
finalidad de atender, asesorar y brindar apoyo al personal. La
coordinación de servicios y compras internas, posee
ciertas debilidades, en cuanto la falta de un manual de
procedimientos, ya que hace falta llevar un control y tener un
sustento, el cual fije las actividades diarias que se realicen y
se lleven a cabo. INTRODUCCIÓN
GENERALIDADES DE LA EMPRESA RESEÑA HISTÓRICA En el
año 1975 el Estado Venezolano decreta la
nacionalización de la industria del mineral de hierro,
creándose en enero de 1976 la Ferrominera Orinoco (FMO).
Para gestionar la venta del mineral de hierro en el exterior,
establece en Londres un Departamento de ventas, bajo la
asesoría y en las oficinas de la US Steel Internacional.
Al finalizar el contrato de asesoría con la U.S Steel, la
Corporación Venezolana de Guayana (CVG.), en lugar de
crear una empresa exclusiva para la venta de mineral de hierro,
decide que lo más conveniente es constituir un
órgano que gestione las compras y ventas internacionales
para todas las empresas filiales de la CVG. Así nace en
1978 CVG. Internacional (INTERC.V.G), con sucursal en Londres y
posteriormente una filial en Nueva York, constituyéndose
CVG Internacional América INC.
UBICACIÓN GEOGRÁFICA CVG Internacional, C.A.
(INTERCVG) con sede en Ciudad Guayana, se constituye formalmente
como empresa, domiciliada en La Jurisdicción del Distrito
Caroni del Estado Bolívar, Venezuela, se encuentra ubicada
en Puerto Ordaz sector Alta Vista, Carrera Guri c/calle Aro,
Torre Alférez, Pb. Local 4. MISIÓN DE LA EMPRESA
Suministrar servicios de Procura Internacional, Logística
Comercial, Tecnología de Información y Asistencia
Técnica en forma eficiente, que garanticen la calidad de
vida de nuestros trabajadores y que satisfagan los requerimientos
de las Empresas Tuteladas por CVG, Organismos Públicos y
demás Entes de Cooperación impulsados por el
Ejecutivo Nacional, promoviendo las alianzas multipolares, la
economía y el desarrollo social. GENERALIDADES DE LA
EMPRESA
VISIÓN DE LA EMPRESA Ser la Empresa líder en
Logística Comercial del modelo Productivo Socialista.
POLÍTICAS DE CALIDAD Es política de la calidad de
CVG INTERNACIONAL, C.A. fomentar en conjunto con sus trabajadores
las alianzas multipolares, el desarrollo económico y
social del país, involucrando a las comunidades a
través del suministro de Servicios de Logística y
Tecnología de Información en forma eficiente,
mediante un proceso de mejoramiento continuó,
satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, accionistas,
comunidad y trabajadores. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Las organizaciones,
implementan internamente ciertas políticas, normativas y
procedimientos que son fundamentales para el desarrollo y
funcionamiento exitoso, en cada una de las unidades que la
conforman. Los Manuales, han sido de gran utilidad en el
ámbito empresarial, el cual ha permitido tener establecido
ciertos parámetros que son esenciales en el proceso de una
empresa. En Venezuela, específicamente en el Estado
Bolívar se encuentra un conglomerado de empresas, las
cuales destaca el grupo de CVG, entre ellas esta CVG
Internacional que tiene como misión suministrar servicios
de Procura Internacional, Logística Comercial,
Tecnología de Información y Asistencia
Técnica en forma eficiente, que garanticen la calidad de
vida de los trabajadores y que satisfagan los requerimientos de
las Empresas Tuteladas por CVG, Organismos Públicos y
demás Entes de Cooperación impulsados por el
Ejecutivo Nacional, promoviendo las alianzas multipolares, la
economía y el desarrollo social.
CVG Internacional, Gerencia Administración y Servicios,
Coordinación Servicios Generales – Unidad de Servicios
Generales, Actualmente no posee un manual de procedimientos de
las actividades diarias establecidas, Sin embargo esta unidad de
Servicios ejecuta y lleva a cabo sus tareas rutinarias. La
problemática que surge es básicamente es que en
esta unidad, no existe un manual alineado a las exigencias de
Normas y Procedimientos estrictos, por lo cual tiende a crear
debilidades que no fortalece en líneas generales el
desarrollo de la misma, sin embargo es posible que se realice un
buen trabajo en el día día, pero lo más
probable es que se genere un descontrol al no tener un documento
de las funciones de esta unidad administrativa, en el que se
encuentren registrado y trasmitido sin distorsión la
información básica de las actividades. EL
PROBLEMA
ALCANCE: Por medio de la presente investigación se desea
solventar las debilidades existentes en cuanto al descontrol que
se genera por la falta de un Manual de procedimientos y normas,
debido a que la Gerencia de administración y servicios
específicamente en la coordinación de servicios
generales, unidad de servicios actualmente no posee dicho manual
donde este plasmado el funcionamiento y descripción de
actividades que se ejecutan diariamente. Por tanto se hará
la optimización en la Unidad de Servicios Generales, en
cuanto los Servicios de mensajería y correspondencia,
Traslado de personal, Seguridad Física, uso, Control y
mantenimiento de vehículos. Teniendo en cuenta ello
implicará: EL PROBLEMA
Identificación de cada uno de los funcionamientos y
actividades dentro de la unidad ya mencionada Elaborar
procedimientos para cada uno de los servicios que presta la
unidad de servicios interna y externamente. DELIMITACIÓN:
La presente investigación se llevará a cabo en la
empresa CVG Internacional, específicamente en la Gerencia
de administración y Servicios, coordinación de
Servicios Generales, unidad de Servicios Generales exactamente.
LIMITACIÓN: La investigación esta dirigida a la
realización de un manual de procedimientos en la
Coordinación de servicios generales – Unidad de Servicios
Generales, por tanto, al no existir un manual, el trabajo a
realizar debe ser más detallado y genera mucho más
tiempo en la elaboración. EL PROBLEMA
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA: En un mercado tan competitivo
como el actual, las organizaciones deben tener un lineamiento en
general internamente de las normas y procedimientos que
deberán llevar a cabo cada una de las Gerencias
comprendida por las distintas unidades que la conformen. Por otra
parte las normativas, políticas y procedimiento a nivel
mundial han resultado eficaces para el desarrollo continuo de las
mismas. Por ello las empresas deben implementar y tener manual es
decir, un sustento en cuanto la realización del
funcionamiento y actividades dentro de cada unidad y que a su vez
cree un clima organizacional optimo en la empresa, ya que
mediante este proceso es mas fácil para el personal que
labora ejecutar sus roles o actividades sin generar un
descontrol. EL PROBLEMA
Por tal razón, es necesario y fundamental crear en la
unidad de servicios y mantenimiento de CVG internacional un
manual de procedimientos que facilite el trabajo, en el que
optimice a su vez la labor que se realice, mediante las
descripciones de actividades, las normativas estrictas que deben
cumplirse, el cual fortalecerá el desarrollo continuo de
esta unidad que brinda los servicios interno y externos de la
empresa para demostrar mayor solidez y menos debilidad. La
realización del manual de procedimientos constituye
fundamentalmente un gran aporte para la coordinación de
servicios generales, Unidad de servicios Generales, ya que es de
gran ayuda para cada uno de los servicios que presta dentro de la
empresa tanto interna como externamente, debido a que no existe y
es esencial su elaboración, que de esta manera
cubriría con las necesidades de tener un documento que
muestre cada una de las actividades que se generan diariamente,
es decir que es de suma importancia la realización del
manual que sea puntual, claro y preciso. EL PROBLEMA
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Elaborar procedimientos en la
Gerencia de administración y servicios
específicamente en la coordinación de servicios
generales y compras internas de CVG Internacional. OBJETIVOS
ESPECIFÍCOS: Obtener, toda la información necesaria
referente a las actividades que realiza la unidad de servicios.
Analizar, detalladamente cada uno de los aspectos a considerar
para la elaboración de los manuales de procedimientos, de
acuerdo a la norma ISO 9001-2008. Identificar, el funcionamiento
de cada uno de los servicios que corresponden a los servicios de
mensajería, trámites del traslado de personal,
Seguridad en instalaciones y vehículos en buen estado de
la Unidad De servicios Generales EL PROBLEMA
Caracterizar, el trabajo que se ejecuta diariamente, en cuanto a
cada uno de los servicios que requieren las unidades internas y
externas de la empresa. Realizar, un seguimiento en cuanto las
actividades que maneja los servicios de mensajería y
correspondencia para la ejecución de los procedimientos en
la unidad de servicios. Efectuar, los correspondientes
procedimientos referentes a los servicios de traslado de personal
que genera la unidad de servicios generales. Formular,
procedimientos en cuanto al control del proceso de la seguridad
física de la empresa que lleva a cabo el coordinador de
servicios Generales. Crear, con respecto al uso, control y
mantenimiento de vehículos procedimientos para el cuidado
y buen estado de dichos automóviles que responsabilice y
mantenga un control. EL PROBLEMA
Elaborar diagramas de Flujos informativos de los Procedimientos
correspondientes al Servicio de mensajería, Traslado de
Personal, Control del Proceso de Seguridad Física y Uso,
control y mantenimiento de vehículos. Conformar los Cuatro
Procedimientos que se desglosan en Servicio de Mensajeria,
Traslado de personal, Control del Proceso de Seguridad
Física y uso, control, mantenimiento de vehículos
que corresponden a la Coordinación de Servicios Generales,
Unidad de Servicios Generales. EL PROBLEMA
DISEÑO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN Es
importante tener una visión clara de cómo se
realizó el estudio, por ello de acuerdo a los diferentes
tipos de investigación, se consideraron como los
más acertados al objetivo general los siguientes:
Primeramente dado el enfoque propuesto por el objetivo general,
la investigación es No Experimental, De tipo documental,
de campo y descriptiva, ello debido a que no se provocó
ninguna situación de acuerdo a una manipulación
deliberada de variables experimentales, sino que se
observó y evaluó la situación actual para
luego analizar y/o describir los hechos. Además de esto se
tiene que según la estrategia de recolección de
información, es una investigación documental y de
campo, ya que la información necesaria para el desarrollo
investigativo se obtuvo al presente y directamente en el sitio
donde era generada, en este caso en la unidad de gestión
de la calidad, facilito toda la documentación necesaria
para la realización de los procedimientos cometidos.
En tal sentido, el Manual de Trabajos de Grado de
Especialización y Maestría y Tesis Doctorales
(2006) indica que “Se entiende por Investigación de
Campo, el análisis sistemático de problemas en la
realidad Los datos de interés son recogidos en forma
directa de la realidad; en este sentido se trata de
investigaciones a partir de datos originales o primarios”
(p. 18). Por otra parte, Tamayo y Tamayo (2002) manifiestan que
una investigación descriptiva “Comprende la
descripción, registro, análisis e
interpretación de la naturaleza actual, y la
composición o procesos de los fenómenos trabaja
sobre realidades de hecho, y su característica fundamental
es la de presentarnos una interpretación correcta”
(p. 46), de acuerdo a esto, el estudio efectuado es descriptivo,
ya que su propósito es describir, registrar y analizar las
posibles situaciones de trabajo relacionadas, con cada uno de los
servicios que requieren las distintas unidades tanto interna como
externamente en la empresa con el fin de establecer un control a
lo que refiere fijar las actividades diarias y las normativas que
deben establecerse en la unidad de Servicios Generales.
DISEÑO METODOLÓGICO
POBLACIÓN Y MUESTRA Definir la población y la
muestra que será objeto de estudio resulta en un elemento
importante y primordial para el logro de los objetivos
planteados, por tanto se conoce que: SANCHEZ (1998)
determinó que “La población o universo se
refiere al conjunto para el cual serán válidas las
conclusiones que se obtengan y a los elementos o unidades
(personas, instituciones o casas) a los cuales se refiere la
investigación.” (9). Por tanto, para fines de la
investigación la población objeto de estudio en las
instalaciones de la empresa es la Coordinación de
Servicios Generales y compras internas, donde se ejecuta el
trabajo que corresponde a los servicios solicitados por las
unidades internas y solicitudes externas de la empresa.
DISEÑO METODOLÓGICO
La muestra es definida por SABINO (2000) como: “una parte
de ese todo que llamamos universo y que sirve para
representarlo.” p(10). Para propósitos de la
muestra, esta comprendida por la coordinación de Servicios
Generales – unidad de servicios generales los cuales mediante los
instrumentos y herramientas de recolección de datos
(entrevistas) suministraron la data necesaria y suficiente para
el desarrollo oportuno del estudio. TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS Considerando lo
mencionado por Hurtado de B. (2007) se tiene que las
técnicas de recolección de datos están
directamente relacionadas con los instrumentos. A través
de éstas se logra determinar el cómo se va a
recabar la información necesaria para el logro de los
objetivos y qué instrumentos son los más
apropiados. DISEÑO METODOLÓGICO
De modo que para la realización de este estudio, se
estimó como técnica de recolección de datos
más apropiada a la Observación Directa, dado que
fue necesaria la observación de cómo se llevaban a
cabo las actividades y operaciones diarias, en donde se enmarca
el trabajo. De igual forma permitió el diagnóstico
de la realidad vivida por la unidad de Servicios Generales,
durante el lapso de la práctica profesional. Entrevistas
no estructuradas y encuestas estructuradas Se realizaron
entrevistas y encuestas al personal de la Unidad de Servicios
Generales y al coordinador encargado, involucrados de forma
inmediata a la fuente de información. Análisis
Documental Bibliográfico Se consultaron libros y trabajos
publicados relacionados con la teoría básica y
metodología de trabajo aplicadas en los procedimientos de
trabajo. El análisis de estos documentos tuvo por
finalidad realizar un estudio más profundo de la
información recogida en las entrevistas. DISEÑO
METODOLÓGICO
Análisis Informes Internos de CVG Internacional Se
analizaron documentos relacionados con los procedimientos que se
han ejecutado en cada una de las áreas de la empresa,
También se estudiaron los lineamientos del Sistema de
Gestión de la Calidad de CVG Internacional, esto con la
finalidad de adquirir la técnica necesaria para una
documentación efectiva. Herramientas Computacionales En
referencia a las herramientas computacionales se mantuvo el uso
continuo de los Paquetes Office, ambiente Windows. Se utilizo el
intranet de la empresa para la recolección de
información requerida. DISEÑO
METODOLÓGICO
Recursos Utilizados 1.- Recursos Físicos Block de Notas
Bolígrafos Computadoras Fotocopiadoras Hojas Papel
Tamaño Carta Impresoras Lápices Teléfonos
Cámara Fotográfica. 2.- Recursos Humanos Un asesor
industrial: Ingeniero Industrial. Un asesor académico:
Ingeniero Industrial. Personal de la Unidad de Servicios
Generales DISEÑO METODOLÓGICO
PROCEDIMIENTO El procedimiento que se utilizo para lograr el
propósito de la investigación se muestra a
continuación: Revisión, de los documentos y
referencias bibliográficas concernientes a la
información que maneja la unidad de servicios Generales,
además las Normas ISO 9001-2008 que apliquen para la
realización de normas y procedimientos.
Delimitación del tema, formulación de objetivos
generales y específicos Revisión y estudio de los
Sistemas de Gestión de la Calidad de CVG Internacional,
lineamientos internos, entre otros. Consulta al Sistema de
Gestión de Calidad de CVG Internacional, con la finalidad
de adquirir la reglamentación acerca de la
elaboración de manuales y procedimientos de trabajo. Se
obtuvieron entrevistas con el personal encargado de las
actividades que se ejecutan diariamente. Para obtener toda la
información necesaria referente a las actividades y
funcionamiento respectivo que realiza la unidad de servicios.
DISEÑO METODOLÓGICO
Se detallo, evaluó, y analizo cada uno de los servicios
que lleva a cabo la Coordinación de servicios Generales Y
compras internas – Unidad de servicios de la empresa. Se
procedió, a la elaboración de procedimientos en la
Coordinación de Servicios Generales y compras internas –
Unidad de Servicios, para los servicios de mensajería,
traslado de personal, seguridad física y vehículos.
Por ultimo, se conformaron los manuales de Procedimientos que se
desglosan en Gestión al Servicio de mensajería,
traslado de personal, Control del proceso de Seguridad
Física, Uso, Control y mantenimiento de vehículos
respectivamente. DISEÑO METODOLÓGICO
SITUACIÓN ACTUAL DIAGNÓSTICO La unidad de Servicios
Generales esta encargada de realizar los procesos inherentes a la
planificación, seguimiento y control del mantenimiento
preventivo de equipos, instalaciones y vehículos, como
también de la tramitación de las solicitudes de
traslados, de la recepción, envió y entrega de la
correspondencia, y además de el direccionamiento del
personal y publico en general que acude a la empresa a sus
distintas áreas, y por ultimo de llevar el control de la
seguridad física. A lo que refiere Servicio de
mensajería, traslado de personal, el uso control de
vehículos y seguridad física, surge la necesidad de
estandarizar ciertos procedimientos, para lograr un control de
las actividades diarias en cada uno de los procesos que maneja la
unidad, que a su vez cree un clima organizacional optimo en la
empresa y se establezcan ciertas normativas que sean
implementadas y facilite el trabajo que se lleva a cabo.
SITUACIÓN ACTUAL Uno de los servicios que ofrece la unidad
de servicios generales es Servicio de mensajería en el
cual las distintas unidades internas adscritas a CVG
Internacional requieren su atención y es llevado a cabo
mediante una solicitud que puede ser para envíos, entrega
y recepción de mensajería tanto interno como
externo, de tal forma es necesario implementar un documento que
establezca procedimientos y normativas para obtener un eficiente
servicio que cumpla con los distintas solicitudes requeridas. El
Servicio de traslado personal, atiende las necesidades de las
distintas unidades adscritas a la empresa, que realizan su
respectiva solicitud y que sin duda requieren del servicio, se
debe describir las normativas que deben cumplir las diferentes
unidades para emitir la solicitud de traslados fuera de la
empresa y procedimientos en cuanto a las actividades que debe
realizar el personal encargado de llevar a cabo el
traslado.
SITUACIÓN ACTUAL La Coordinación de Servicios
Generales tiene como responsabilidad, específicamente el
coordinador de llevar el control en cuanto la seguridad
física de las instalaciones de la Empresa, en tener un
respectivo seguimiento, chequeo, monitoreo de cámaras y el
trabajo de activar y desactivar ficha de ingreso de un empleado,
este proceso facilita a recursos humanos, la gerencia o
presidencia en caso de solicitar algún registro de
eventualidades ya sea de un empleado o de cámaras. Todo
esto conlleva a la realización de procedimientos ya que
igual que los dos temas anteriores abordados no existe dicho
documento. La unidad de Servicios Generales es responsable de dar
lugar al buen uso, mantenimiento y control de los
vehículos ya que estos son utilizados para cada una de las
actividades que son generadas en la unidad referentes a los
servicios de mensajeria, traslado de personal, y otras inherentes
a la empresa, debido a lo explicado se necesita establecer normas
que otorgue responsabilidades en cuanto a los conductores y el
buen uso que debe obtenerse y el chequeo diario que debe llevarse
a cabo.
Con respecto al proceso de implementación del Sistema de
Gestión de la Calidad ISO 9001:2008, que es utilizado
dentro de la organización, que contiene los requisitos
fundamentales para gestionar la documentación en la
empresa fue tomado en cuenta como base fundamental para la
elaboración del manual de procedimientos y para generar el
documento como tal, de manera que cumpliera con todas las
exigencias que implican su realización, de acuerdo al
Sistema de Gestión de Calidad de CVG Internacional. Esto
conlleva al mejoramiento de la calidad y por ende se consigue la
reducción del tiempo del proceso en que se realizan
ciertas actividades, además de la satisfacción de
lleva un control que cree un clima organizacional óptimo
en la Unidad. SITUACIÓN ACTUAL
SITUACIÓN ACTUAL ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA CAUSA
– EFECTO Existen diversos factores que inciden de manera
directa en el buen desarrollo, En el servicio que presta y lleva
a cabo la Coordinación de Servicios Generales – Unidad de
Servicios por tal motivo, a través de el Diagrama Causa –
Efecto se persigue apreciar con claridad las relaciones entre el
problema (deficiencia en el servicio de la Coordinación de
Servicios Generales) y las posibles causas que pueden estar
contribuyendo para que éste ocurra. (Ver figura Nº
4).
SITUACIÓN ACTUAL Métodos de Trabajo Mano de Obra
Maquinarias o Equipo Medio Ambiente Deficiencia en el Servicio
que lleva a cabo la Unidad De Servicios Generales Falta de
Procedimientos documentados Inexistente Seguimiento para la
ejecución de planes de mantenimiento Pliego de Condiciones
para contratación de un taller para suministro e
instalación de respuestos y reparación de
Vehículos. Adiestramiento para el personal de
mantenimiento y profesional administrativo. Obsoletos
Infraestructura Insuficiente Figura Nº: 4 Diagrama causa
Efecto Fuente: Elaboración Propia
SITUACIÓN ACTUAL ELABORACIÓN DE LA MATRIZ FODA Para
elaborar la matriz FODA, se debe estudiar tanto el contexto
interno como externo, de tal manera que se puedan diseñar
estrategias orientadas a producir un buen ajuste entre la
capacidad de recursos de la empresa y su situación
externa. Análisis del contexto Interno: Fortalezas (F):
1.- Adaptabilidad del Servicio a las necesidades que requieren
las distintas unidades adscritas a la empresa. 2.- Acceso directo
al mantenimiento en las instalaciones permitiendo mantener la
infraestructura en buen estado. 3.- Relación sólida
con los mejores proveedores enfocados en ganar- ganar, para el
suministro de materiales de limpieza, proveeduría,
mantenimiento de aires acondicionados, y para reparación,
repuesto de vehículos.
SITUACIÓN ACTUAL 4.- Atención a las distintas
Unidades que requieran de servicio de mensajería,
traslados de personal. 5.- Acceso al control de monitoreo de
cámaras dentro de todas las instalaciones de la empresa,
permitiendo el chequeo diario de las novedades que se presenten.
Debilidades (D): 1.- Infraestructura insuficiente 2.- Falta de
adiestramiento al personal de mantenimiento y profesional
administrativo. 3.- Falta de un manual de procedimientos
documentados que establezca las actividades y normativas que
deben cumplirse dentro de la unidad. 4.- Pliego de condiciones
para la contratación de un taller que se encargue de la
reparación y suministro de repuestos de los
vehículos. 5.- Debe realizarse seguimientos para que se
cumplan los planes de mantenimiento de infraestructura y
vehículos.
SITUACIÓN ACTUAL Análisis Del Contexto Externo:
Oportunidades (O): 1.- La exploración del mercado
nacional, abren nuevas fronteras y de esta forma la empresa
podrá salir beneficiada, al punto de obtener mejores
precios, marcas, en general mejores productos. 2.- Las ventajas
de obtener datos acerca del mercado así como los factores
que influyen en la ejecución de órdenes de compra
en lo que respecta el mantenimiento general de la infraestructura
de la empresa, los materiales de limpieza, de proveeduría
y vehículos. 3 .Implementación al Sistema de
Gestión de la Calidad de documentos establecidos como
manual de normas y procedimientos de la Unidad de Servicios
Generales. 4.- Relaciones favorables con cada una de las unidades
adscritas a la empresa lo cual requieren de un Servicio.
SITUACIÓN ACTUAL Amenazas (A): 1.- Cambio de las
necesidades de las distintas unidades o usuarios que soliciten un
servicio. 2.- Proveedores que no cumplen con los requerimientos y
tiempo de entrega. 3.- Disminución de ofertas por parte de
proveedores. 4.- Falta de créditos con proveedores
nacionales.
PROCEDIMIENTO Se elaboraron cuatro documentos denominados,
Gestión para el Servicio de mensajería,
Procedimientos para el traslado de personal, Seguridad
Física y por ultimo Uso, Control y mantenimiento de
Vehículos. El cual cumple con el formato general de CVG
Internacional para los procedimientos donde indica debe poseer la
siguiente estructura: Hoja de Aprobaciones Contenido o
Índice Objetivo Alcance Definiciones Normas Procedimientos
Registro de la calidad Flujogramas Anexos ANÁLISIS Y
RESULTADOS
El manual estará identificado con el código PRO-SVG
01 en conformidad con lo exigido por el Control de Documentos del
Sistema de Gestión de Calidad de CVG Internacional, de
éste se obtuvo que la identificación es lo
siguiente: PRO. Indica que el documento es un procedimiento de
trabajo. SVG. Indica el proceso o sub.-proceso responsable del
control del documento. c. 006. Correlativo que indica la
secuencia de los procedimientos de ese proceso o sub.-proceso.
ANÁLISIS Y RESULTADOS
Los documentos constan: Gestión de Servicio de
mensajería 20 paginas Traslado de Personal 14 paginas
Seguridad Física 15 paginas Uso, control y mantenimiento
de Vehículos 21 paginas En líneas generales, se
puede mencionar que el procedimiento de Gestión del
Servicio de Mensajería consta de: Ocho (8) términos
claves. Trece (13) normas. Veinte (20) procedimientos. Un (1)
Flujograma. Tres (3) anexos. ANÁLISIS Y RESULTADOS
Procedimiento para el traslado de personal consta de: Siete (7)
términos claves. Siete (7) normas. Doce (12)
procedimientos. Un (1) Flujograma. Un (1) Anexo. Procedimiento
para el control del proceso de la Seguridad Física de la
empresa Consta de: Ocho (8) términos claves. Diecisiete
(17) normas. Doce (12) Procedimientos. Un (1) Flujograma.
ANÁLISIS Y RESULTADOS
Procedimiento para el uso, control y mantenimiento de los
vehículos consta de: Seis (6) términos claves.
Veinte dos (22) términos claves. Quince (15)
procedimientos. Un (1) Flujograma. Un (1) Anexo. ANÁLISIS
Y RESULTADOS
ANÁLISIS Y RESULTADOS ANALÍSIS DEL DIAGRAMA CAUSA –
EFECTO Analizando el diagrama (Ver figura Nº 4), se
determinaron las causas que influyen en la deficiencia del
servicio que lleva a cabo la Coordinación de Servicios
Generales – Unidad de Servicios. Métodos de Trabajo
Con respecto a los métodos de trabajo, existe un
descontrol en cuanto a las actividades que se realizan
diariamente referente a las solicitudes de los distintos
servicios que requieren las diferentes unidades esto se genera
por no tener normativas y procedimientos establecidos ya que los
usuarios hay que estar continuamente recordándole como se
debe realizar una solicitud De igual manera, el personal que
labora en la unidad necesita tener bien claro los procedimientos
que debe cumplir diariamente. Es necesario igualmente llevar un
seguimiento para que se cumplan los planes de mantenimientos que
se debe cumplir la Unidad de Servicios Generales.
ESTA PRESENTACIÓN CONTIENE MAS DIAPOSITIVAS DISPONIBLES EN
LA VERSIÓN DE DESCARGA