Hoja de trabajo

Introducción

Se dará a conocer la hoja de
trabajo, y como está conformado, es importante saber esto
porque es lo que utiliza el contador para reducir toda la
información contable de las ocupaciones hechas por la
empresa durante un periodo definido. Se empleara un dibujo donde
expresa la estructura de la hoja de trabajo, y también se
explicara lo que se ubica en cada columna del dibujo
anteriormente nombrado. La importancia de la hoja de trabajo es
su correcta elaboración que indicara un adecuado registro
además de la veracidad que presente en los estados
financieros elaborados, las partes que conforman la hoja de
trabajo son el encabezado y el cuerpo y tomando en cuenta que un
balance general es un documento contable que presenta la
situación financiera de un negocio a una fecha determinada
y se presenta en forma de reporte y de cuenta sus partes son
encabezado cuerpo y firmas.

La hoja de
trabajo

Es una herramienta contable considerada como un borrador
de trabajo para el contador, que permite al usuario poder
observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se
haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los
movimientos en los cargos y abonos.

IMPORTANCIA

La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la
preparación de los informes financieros al cierre del
período fiscal.

Los datos en las columnas Estado de Situación de
la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de
situación nuevo. Este nuevo estado de situación
muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del
período fiscal para el cual se preparó este
informe.

Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja
de trabajo se usan para preparar un informe financiero que
muestra los ingresos devengados y los gastos en que se
incurrió durante el período. Cuando la cantidad de
los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se
llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la
de los ingresos, la diferencia se llama Pérdida Neta. El
informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia neta
entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.

Estructura

La hoja de trabajo consta de la siguiente
estructura:

Encabezamiento: formado por el nombre o razón
social de la organización, el nombre del documento y la
fecha del período en el cual se realiza.

A su vez consta de dichas columnas:

Número de orden de las cuentas.

Nombre de las cuentas con su código.

Balanza de comprobación con los movimientos y
saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes.

Las correcciones correspondientes en la columna ajustes
en cargos y abonos

Se obtienen los saldos ajustados

Estado de pérdidas y ganancias

Balance general

TIC

Clasificación

Hoja de trabajo -ajustes – la hoja de trabajo,
llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma
columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la
información, con el fin de preparar los asientos de
ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de
cierre y el balance general.

Hoja de trabajo -ajustes por inflación – a
esta sección se trasladan los débitos y los
créditos de las cuentas que fueron ajustadas por
inflación, de acuerdo con las normas vigentes

Hoja de trabajo -balance ajustado – para
diligenciar esta sección se procede en igual forma que en
la columna saldos siguientes del libro mayor y balances,
así:

º las cuentas que no tuvieron movimiento en la
sección del balance de comprobación o en la
sección de ajustes, se trasladan directamente a la
sección de balance ajustado, a su respectiva columna
según sea débito o crédito

º las cuentas que tuvieron movimiento en la
sección de balance de comprobación y en la
sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con
saldo débito o crédito al balance ajustado. Para
ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman
(debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y
conservan el saldo del mayor movimiento (debe – haber, debe +
debe – haber, haber -debe, haber + haber – debe). Los totales de
las columnas debe y haber deben presentar sumas
iguales.

Hoja de trabajo -balance ajustado por
inflación – en esta columna se registran los saldos
correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por
inflación, sumadas de igual forma que la sección
del balance ajustado.

Hoja de trabajo -balance general – a esta
sección se trasladan los valores de las cuentas reales que
aparecen en el balance ajustado. Así en el debe se
registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el
inventario final de mercancías y no registrar el
inventario inicial; además, la pérdida del
ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran
los saldos ajustados de las cuentas que representan
disminución del activo (depreciación y
provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad
del ejercicio que figura en la sección ganancias y
pérdidas. Al igual que las secciones anteriores,
ésta debe dar sumas iguales.

Hoja de trabajo -columna cuentas y
codificación – se registra ordenadamente los nombres y
el código de las cuentas principales, tomando como
referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas
y con los datos del libro mayor.

Hoja de trabajo -ganancias y pérdidas – a
la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los
valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas
con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al
haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de
ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el
valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa
que aparece en el balance de comprobación es el inventario
final de mercancías por lo cual pasa directamente al
balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar
su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la
columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema
de inventario periódico. Otra diferencia que se presenta
en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de
trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de
costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por
ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a
la sección ganancias y pérdidas. Al finalizar el
traslado de las cuentas a la sección ganancias y
pérdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los
débitos y los créditos. Si el total haber
(ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido
una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una
pérdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad
menor para balancear las columnas y presentar sumas
iguales.

Preparación

Como sabemos la hoja de trabajo un estado auxiliar muy
importante debe de seguir ciertos pasos en su preparación
no se cometa errores al realizar el pase de estos datos a los
principales estados financieros como lo son el balance general,
el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el
estado de evolución del patrimonio.

Al referirnos a la metodología para preparar y
emitir una hoja de trabajo queremos establecer la secuencia de
pasos a seguir y estos son:

1. Preparar en un papel de trabajo el
diseño y conformación de la hoja de trabajo.2.
En la parte superior y central del diseño, incorporar
el encabezamiento de dicho estado incluyendo lo
siguiente:

* Razón social (nombre de la empresa)

* Titulo del estado (hoja de trabajo)

* Fecha de preparación.

* Moneda de cuenta

3. En la columna No 1, registrar el número de
página de la cuenta, reflejada en libros
mayores.

4. En la columna No 2, registrar el código que
tienen las cuentas que hayan arrojado saldo en balance de
comprobación.

5. En la columna No 3, registrar títulos de las
cuentas que hayan arrojado saldos en el balance de
comprobación.

6. En la columna No 4, transcribir los saldos deudores
de las cuentas que posean tal información en el balance de
comprobación.

7. En la columna No 5, transcribir los saldos acreedores
de las cuentas que posean tal información en el balance de
comprobación.

8. Determinar sumas en las columnas 4 y 5, mismas que
deberán igualar con los saldos del balance de
comprobación.

9. Clasificar los saldos de las cuentas que figuren, de
acuerdo a la nomenclatura y plan de cuentas establecidos en la
empresa.

10. Determinar sumas en las columnas de gastos (6) e
ingresos (7), con la finalidad de determinar el resultado
obtenido. Si los ingresos son mayores a los gastos
existirá una Utilidad económica. Si los gastos son
mayores que los ingresos existirá una pérdida
económica.

11. Cuantificando el resultado tenemos:

* En caso de utilidad se incorpora en la columna de
gastos, para de esa manera igualar a los ingresos y seguidamente
trasladar a la columna (9) pasivo y patrimonio.* En caso de
pérdida, dicho resultado, se deberá cerrar entre
paréntesis y también transferido a la columna (9) y
en vez de sumar se restara, puesto que los resultados (utilidad o
perdida) necesariamente inciden en el patrimonio y tienen que
exponerse formando parte de este.

12. A continuación se obtendrán las sumas
de las columnas (8 y 9) debiendo igualar
automáticamente.

13. Una vez concluida la preparación, en la parte
inferior izquierda firmara el auditor y en la parte inferior
derecha el representante de la empresa con sus respectivos
sellos.

Conclusión

La hoja de trabajo se elabora con la
finalidad de verificar la exactitud de los registros contables,
hacer las correcciones necesarias en el momento más
oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la
información para presentar los estados financieros, los
cuales son importantes por la información que en ellos se
maneja y que logran revelar el comportamiento de una
organización o perfil de texto.