Guía de estudio de Microsoft Excel 2010

SESIÓN Nº
01

Introducción a
las Hojas de cálculo

ACTIVIDADES.

• Formar equipos: máximo de 4
  integrantes como máximo.

• Analizar el texto.

• Organizar la información en un
  organizador visual haciendo uso del programa Ms Word,
  PowerPoint u otro software.

• Realizar una
  presentación.

• Subir el esquema a la plataforma
  virtual.http://cursos.isppjsch.edu.pe

HOJAS DE CÁLCULO

• UN POCO DE HISTORIA

• a) Orígenes de las hojas
  de cálculo.

En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de
cálculo electrónica en el artículo
BudgetingModels and SystemSimulation de Richard
Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de
este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente
en EE.UU. número 4.398.249) algunos de los algoritmos en
1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por
ser una invención puramente matemática. Pardo y
Landau ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no
deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es
un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes
de software.

Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las
hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un
profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos
en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo
que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy
tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría
replicar el proceso en un computador, usando el paradigma
tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las
fórmulas que intervenían en el proceso.

Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja
de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo
que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser
sólo un hobby para entusiastas del computador para
convertirse también una herramienta en los negocios y en
las empresas.

• Operaciones Aritméticas
  Básicas en Plantillas de
  Cálculo.

• a) ¿Cómo
  diferencia la Plantilla una celda calculada de otro
  dato?

Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible
observar que, por ejemplo, los datos literales o de texto se
alinean a la izquierda de la celda mientras que un dato tipo
numérico (entero o con decimales) se alinea a la derecha
de la celda de forma automática.

Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita
hacer uno o más cálculos en una celda, es necesario
escribir el cálculo de un modo diferente.

Existen operadores aritméticos básicos
como la suma, la diferencia, el producto y el cociente que
permiten realizar dichos cálculos, existen además
funciones predeterminadas para dicho fin. En todos los casos,
debe anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de
cálculos para que la plantilla "reconozca" a ese dato como
una operación aritmética o función sobre
determinado dato o grupo de datos.

• LAS CUATRO OPERACIONES
  BÁSICAS EN PLANTILLAS:

• a) Suma, Resta, Producto y
  Cociente.

La multiplicación se realiza por medio del
operador *. Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en
las celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más de dos
celdas.

La división se realiza por medio del operador /.
Por ejemplo =b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1 por el
de la celda c3.

Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n,
debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo,
para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se escribe la
fórmula =c4^3.

Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas
directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse si necesita
restarse: =a1-b1-c1.

• b) Símbolos de
  agrupación de operaciones

Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones
que se suman a una multiplicación, por ejemplo), se pueden
usar paréntesis como en matemática para separar una
operación de otra. Sin embargo, y también del mismo
modo que en matemática, las operaciones tienen un Orden de
Prioridad "natural" de operación. Primero se resuelven
potencias y raíces. Después cocientes y productos;
y finalmente sumas y restas.

• c) Orden de Prioridad de las
  operaciones

Todas las sub – expresionesentre paréntesis
se evalúan primero. Las subexpresiones con
paréntesis anidados se evalúan desde el centro
hacia los extremos.Dentro de una expresión, los operadores
se evalúan de la siguiente manera:

• Se analiza la expresión de izquierda a
  derecha.

• Si en la expresión existen paréntesis,
  lo que se encuentra dentro de estos se evalúan de
  izquierda a derecha según orden de prioridad de los
  mismos.

• Si en la expresión se encuentran más
  de un par de paréntesis, la evaluación se
  realiza comenzando con el paréntesis que se encuentra
  más a la izquierda en la expresión hasta llegar
  al par de paréntesis que se encuentra más a la
  derecha de la expresión.

• d) Nociones de constantes y
  variables

Un par de conceptos de vital interés en
matemática, y en toda aplicación de esta ciencia a
un área específica de conocimiento, es el de
constante y variable. Para emplear una terminología
simple, entenderemos por constante todo número (o
más genéricamente todo valor) conciso.

Una variable en cambio, y como su nombre lo sugiere,
es una representación de un dato que puede no tener el
mismo valor siempre.

Así, cuando decimos La temperatura de
ebullición del agua es de 100º C, estamos haciendo
referencia a un valor constante para ese fenómeno en
particular. Sin embargo si hacemos referencia a la experiencia de
calentar el agua, observaremos que a medida que transcurre el
tiempo, los valores que toma la temperatura van variando hasta
alcanzar la ebullición. En este segundo caso, a la
temperatura se la considera variable.

• e) Operaciones con
  constantes

La Planilla de Cálculo Excel, por supuesto, puede
manipular de forma directa valores específicos
(constantes), de modo similar a una calculadora.

Así, si se desean sumar los números 12,
13, 12 y 14 que están en las celdas a1, a2, a3 y a4
respectivamente, será suficiente con posicionarse, por
ejemplo, en la celda a5 y escribir =12+13+12+14.

Como se verá a continuación, esta forma de
realizar cálculos (complejos o no), no es recomendable.
Cometer un error en la carga de un valor implicaría
corregir el número erróneo, y además la
fórmula en sí misma.

• f) Operaciones con variables.
  Ventajas

Puede añadirse a todo lo anteriormente expuesto
que en Ciencias de la Computación, la
interpretación de constante y de variable es similar a la
de matemática, pero tiene además un enfoque
particular en lo referente a la idea de variable.

Se considera que toda variable, en informática,
almacena un valor. De este modo será mucho más
ventajoso manipular una variable, y no su contenido
específico. En la Planilla de Cálculo Excel,
manipular variables equivale a manipular celdas.

De este modo, en el ejemplo anterior, será
más eficiente escribir en la celda a5 la fórmula
"con variables" =a1+a2+a3+a4, que la fórmula "con
constantes" =12+13+12+14. En la primera, si se comete un error al
cargar los valores de a1 a a4, solamente se corregirá/n
dicho/s error/es. Como la fórmula está escrita "en
celdas" – o sea manipulando variables – la
fórmula en sí misma recalculará el resultado
correcto sin necesidad de ser corregida.

• FÓRMULAS

Referencias relativas. Referencias
absolutas.

• a) Referencias
  relativas

Cuando escribimos una fórmula, cualquiera que
sea, podemos evitar escribirla muchas veces por medio del punto
de autorellenado, que está en la celda seleccionada abajo
a la derecha. Si nos ubicamos en la celda que contiene la
fórmula, y acercamos el mouse a ese punto hasta que el
puntero se transforma en una cruz finita y negra, puede apretarse
el botón sin soltarse y "arrastrar" la fórmula al
resto de las celdas. Cuando esto se hace de arriba para abajo, el
número de la fila de la celda inicial se va incrementando
en uno, y la letra de la columna queda fija. O sea que si la
primera celda (la que contenía la fórmula), era c2,
el autollenado celda por celda va siendo c3, c4, c5,…, c7,
(suponiendo que la última sea c7). Si lo mismo se hace,
por ejemplo, de izquierda a derecha, ocurre al revés. El
número de la fila queda fijo, pero aumenta en uno la letra
de la columna. O sea que si la primera celda (la que
contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda
por celda va siendo d2, e2, f2,…, j2, (suponiendo que la
última sea j2).

• b) Referencias
  absolutas

Muchas veces ocurre que un valor en una celda debe
afectar a varios valores que se encuentran en otro grupo de
celdas. Por ejemplo, en una celda puede haber un precio que debe
multiplicar a varias cantidades que se encuentran en otras
celdas; o un porcentaje (de descuento o de incremento) debe
multiplicar a varios importes que están en otro rango de
celdas. Para poder utilizar la celda de precios, por ejemplo,
para realizar las multiplicaciones, no podríamos
autollenar la fórmula de multiplicación para todas
las celdas. ¿Por qué?, porque como el número
de la fila aumenta (es relativa), ya la celda del precio no
multiplicaría a todos los números.

Entonces, cuando se tiene que multiplicar un
número en una celda por varios números que
están en otras celdas, lo que conviene es inmovilizar la
celda que contiene el precio. Esto se llama hacer una celda o
referencia absoluta. Hay dos maneras de hacer esto. La primera es
colocar el cursor (con el mouse o las teclas de dirección)
delante de la celda que se quiere inmovilizar y pulsar la tecla
F4. Supongamos que nuestro precio se encuentra en la celda b1 y
la deseamos multiplicar por una primera cantidad de
artículos que está en la celda c5. Cuando
escribamos esa primera fórmula quedará =b1*c5. Para
inmovilizar la celda b1 que tiene el precio por artículo,
colocamos el cursor delante de la celda b1 (es decir entre el
signo "=" y la "b" de b1) y después de pulsar la tecla F4,
la fórmula quedará: =$b$1*c5, con lo cual ya la
celda b1 está inmovilizada y al autollenar, no se
modificará ni la letra "b" de la columna, ni el
número 1 de la fila. Hecho esto, todos los números
c5, c6, c7,…. Quedarán multiplicados por lo que hay
en b1.

La otra manera de hacerlo es directamente tipear el
signo $ delante de la b y el mismo signo delante del
número 1 al escribir la fórmula. Del mismo modo
anterior, la fórmula se podrá autollenar al resto
de las celdas.

• Ordenamiento de datos

Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe
seleccionarse el mismo (inclusive los rótulos) y puede
ordenarse directamente en base a la primera columna (columna A),
utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente). Si
se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera
(la A), hay que seleccionar todos los datos (con rótulos y
todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En
el cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una lista
desplegable por cuál rótulo de columna queremos
ordenar, (puede ser la primera también), y a la derecha
aparece si queremos que el ordenamiento sea ascendente o
descendente.

• Programas de Hojas de Cálculo
  en el mercado.

• Calc, integrada en OpenOffice.org

• Microsoft Excel, integrada en Microsoft
  Office

• Gnumeric, integrada en Gnome Office

• Numbers, integrada en iWork de Apple

• Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite

• StarOfficeCalc, integrada en StarOffice.

• Corel Quattro Pro, integrada en
  WordPerfect.

• KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de
  Linux.

SESIÓN Nº
02

Introducción a
Microsoft Excel y conociendo el entorno de trabajo

ACTIVIDADES.

• Formar equipos: máximo de 4
  integrantes como máximo.

• Leer las instrucciones que se presenta
  en la siguiente sesión.

• Llenar la ficha con los nombres de las
  partes del entorno de la ventana del programa.

• Practicar y usar cada uno de los
  procedimientos que se plantean para el desarrollo de las
  prácticas.

• Plantear nuevos métodos de
  acceso o configuración del entorno de Microsoft Excel
  2010.

• Subir el esquema a la plataforma
  virtual.http://cursos.isppjsch.edu.pe

MICROSOFT EXCEL 2010

2.1 Introducción

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que
permite realizar operaciones con números organizados en
una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples
sumas hasta cálculos de préstamos
hipotecarios.

Una hoja de cálculo es
un programa que permite manipular datos
numéricos y alfanuméricos dispuestos en
forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen
organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La
celda es la unidad básica de información en la hoja
de cálculo, donde se insertan los valores y las
fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente
es posible realizar cálculos complejos
con fórmulas y funciones y dibujar
distintos tipos de gráficas.

Ahora vamos a ver cuáles son
los elementos básicos de Excel 2010, la pantalla, las
barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos.
Aprenderás cómo se llaman, dónde
están y para qué sirven. También cómo
obtener ayuda, por si en algún momento no sabes
cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto
estarás en disposición de empezar a crear hojas de
cálculo.

2.2 Iniciando con Archivos de datos.

La primera fase del manejo de un programa de hoja
electrónica de cálculo se hará a
través del manejo de archivos de datos generados por el
programa Ms-Excel en la versión 2010. Entonces es en esta
etapa en la que el alumno tiene adentrarse en el dominio de este
programa y utilizar las herramientas para personalizar los
datos.

Iniciar Excel 2010.

Cuando trabajamos bajo la plataforma del sistema
operativo Windows en cualesquiera que sea su versión ya
sea Windows 95, 98, 2000, XP, Vista, Seven, Point, etc.; para
iniciar el aplicativo Microsoft Excel, lo podemos hacer de varias
formas, a continuación voy a detallar algunas de esas
formas y el que más lo entienda Ud. Puede utilizarlo para
iniciar Excel.

Desde el botón inicio de Windows
XP

• Clic en el botón inicio.

• Clic en programas.

• Clic en la carpeta Microsoft Office.

• Clic en el icono Microsoft Excel 2010.

• Ver ilustración 1.

Desde el botón inicio de Windows
SEVEN.

• Clic en el botón inicio.

• Clic en Todos los programas

• Clic en la carpeta Microsoft Office.

• Clic en el icono Microsoft Excel 2010.

• Ver ilustración 2.

Ver Ilustración
1

Desde el acceso directo del
escritorio:

• En algunas computadoras donde está instalado
  el paquete de Microsoft office el usuario lo configura los
  accesos directos que son iconos del programa que sirven para
  abrir el programa sin necesidad de seguir el procedimiento
  anterior, lo que tiene que hacer en este caso es lo
  siguiente:

• Clic sobre el icono y luego presionar la tecla
  enter o

• Doble clic sobre el icono del programa
  o

• Anti clic sobre el icono y luego clic en
  abrir.

Ilustración 2

2.3 La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como
ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales,
así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y
será más fácil entender el resto del curso.
La pantalla que se muestra a continuación (y en general
todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la
que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir
qué elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos más adelante.

2.4.Elementos de Excel.

2.4.1. La ficha Archivo.

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se
encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
podrás desplegar un menú desde donde podrás
ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,
incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este menú también puedes acceder desde
el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de
opciones.

Contiene dos tipos básicos de
elementos:

Los que muestran un panel justo a la derecha con
más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana
Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor
sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un
efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic
para que sepas qué panel está activo.

Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o
Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo
observarás que tienen un efecto verde claro. El color
sólo permanece mientras el cursor está encima, ya
que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto
muestra el nombre de la acción en su barra de
título.

 Para cerrar la ficha Archivo y volver
al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra
pestaña.

2.4.2. Las barras.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos
los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción
y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer
clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras
la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar
Más comandos….

• La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más
importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del
programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una
pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar,
Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y
Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con
las opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con determinados
elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de
herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un
gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de
gráficos, que nos ofrecerá botones especializados
para realizar modificaciones en los
gráficos. 

Es posible que en la versión que tengas instalada
en tu equipo de Excel 2010 visualices otras fichas con más
opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados
en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si
están programados para ello, añadiendo herramientas
y funcionalidades.

Indica en qué estado se encuentra el documento
abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de
trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -.
También dispone de tres botones para cambiar
rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
Profundizaremos en las vistas más adelante.

Actividades.

• Diseñar un esquema de las partes
  de la ventana. (mapa conceptual, cuadro sinóptico,
  etc.)

• Subir a la plataforma
  virtual.

SESIÓN Nº
03

Empezando a trabajar
con Excel

ACTIVIDADES.

• Formar equipos: máximo de 4
  integrantes como máximo.

• Leer las instrucciones que se presenta
  en la siguiente sesión.

• Llenar la ficha con los nombres de las
  partes del entorno de la ventana del programa.

• Practicar y usar cada uno de los
  procedimientos que se plantean para el desarrollo de las
  prácticas.

• Plantear nuevos métodos de
  acceso o configuración del entorno de Microsoft Excel
  2010.

• Subir el esquema a la plataforma
  virtual.http://cursos.isppjsch.edu.pe

3.1. MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible
en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de
las veces, ocupará mayor número de celdas que las
visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse
por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú,
las teclas activas para poder desplazarse a través de la
hoja son:

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando
se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su
nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda
de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15
deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla
INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón,
moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre
ésta.

3.2. TIPOS DE DATOS.

En una Hoja de cálculo, los
distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

• VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se
  introduce directamente en una celda. Puede ser un
  número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una
  explicación más detallada sobre los valores
  constantes visita nuestro básico sobre los tipos de
  datos.

• FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada
  por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
  funciones, u operadores. Es una técnica básica
  para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
  operaciones con los datos de las hojas de cálculo como
  +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden
  mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
  operadores y funciones. La fórmula se escribe en la
  barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo
  =.

3.3. ERRORES EN LOS DATOS

Cuando introducimos una fórmula en
una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del
tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el
cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el
más frecuente el que aparece a
continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es
incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la
celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás
fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta
y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la
opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para
saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la
opción Modificar en la barra de
fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la
opción Omitir error para que desaparezca el símbolo
de la esquina de la celda.

3.4. OPERACIONES CON ARCHIVOS:

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como
abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder
manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de
trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se
encuentran en el menú Archivo.

3.4.1. Guardar un libro de
trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos
poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo,
imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior
sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de
disco, esta operación se denomina Guardar.

Existen dos formas de guardar un libro de
trabajo:

• 1. Guardar como. Cuando se guarda un
  archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno
  existente.

• 2. Guardar. Cuando guardamos los cambios
  que haya podido sufrir un archivo, sobre –
  escribiéndolo.

• 3. Para almacenar el archivo asignándole
  un nombre:Haz clic el menú Archivo y elige la
  opción Guardar como…

Aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:

• 4. Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu
  trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que
  se incluye en la ventana.

• 5. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el
  nombre que quieres ponerle a tu archivo.

• 6. Y por último haz clic sobre el
  botón Guardar. Para guardar los cambios realizados
  sobre un archivo: Selecciona la opción Guardar del
  menú Archivo.

Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha
sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo
Guardar como… que nos permitirá darle
nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar

3.5. CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo,
convendrá salir de él para no estar utilizando
memoria inútilmente. La operación de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede
cerrar un documento de varias formas.

• 1. Una de ellas consiste en utilizar el
  menú Archivo

• 2. Selecciona el menú
  Archivo y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha
realizado una modificación no almacenada, Excel nos
avisará de ello mostrándonos un cuadro de
diálogo que nos dará a escoger entre tres
opciones:

3.6. EMPEZAR UN NUEVO LIBRO DE
TRABAJO.

Cuando entramos en Excel automáticamente se
inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya
estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro
nuevo. Ésta operación se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo,
deberás seguir los siguientes pasos:

• Selecciona el menú Archivo y elige la
  opción Nuevo.

• bien utilizar la combinación de teclas
  CTRL+U.

Se mostrará, a la derecha del menú, un
conjunto de opciones:

Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en
la lista de opciones y a continuación hacer clic en Crear,
en el panel situado más a la derecha.

3.7. ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO YA
EXISTENTE.

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya
guardado, la operación se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la
opción Abrir del menú Archivo.

Aparecerá el cuadro de diálogo
siguiente:

Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te
interesa, selecciónalo con un clic y después pulsa
el botón Abrir.

Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que
buscas hay muchos otros archivos, puedes optar por
escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida
que vayas escribiendo, se mostrará un pequeño
listado de los archivos que coincidan con los caracteres
introducidos. Simplemente haz clic sobre él.

Nota: La forma de explorar las carpetas puede
variar en función del sistema operativo que
utilices.

3.8. MANIPULANDO CELDAS.

Vamos a ver los diferentes métodos de
selección de celdas para poder modificar el aspecto de
éstas, así como diferenciar entre cada uno de los
métodos y saber elegir el más adecuado según
la operación a realizar.

3.9. SELECCIÓN DE CELDAS

Antes de realizar cualquier modificación a una
celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos que
seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice
la operación. A continuación encontrarás
algunos de los métodos de selección más
utilizados.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante
fijarse en la forma del puntero del ratón
para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar
otra operación. La forma del puntero del ratón a la
hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca,
tal como se ve a continuación:.

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes,
pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera
celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del
ratón mientras se arrastra hasta la última celda a
seleccionar, después soltarlo y verás como las
celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de
color.

También puedes indicar un rango a seleccionar, es
decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una
celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y
luego pulsa la otra.

3.10. AÑADIR A UNA
SELECCIÓN

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna
celda o que queramos seleccionarceldas NO
contiguas, para ello se ha de realizar la nueva
selección manteniendo pulsada la tecla
CTRL.

3.11. AMPLIAR O REDUCIR UNA
SELECCIÓN

Si queremos ampliar o reducir una selección ya
realizada siempre que la selección sea de celdas
contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la
tecla Shift, hacer clic donde queremos que termine la
selección.

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a
la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo
para utilizar la más adecuada según la
operación.

3.12. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL
PORTAPAPELES

La operación de copiar duplica una celda o rango
de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y
Pegar. La operación de Copiar duplicará
las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia
la información del portapapeles a donde nos encontramos
situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos
que hacerlo en dos tiempos:

• En un primer tiempo copiamos al portapapeles las
  celdas a copiar:

Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C.
O bien selecciónalas y haz clic en el botón Copiar
de la barra Inicio.

Observarás como aparece una línea punteada
que la información que se ha copiado en el
portapapeles.

Además, en la versión Excel 2010 se ha
incluido una pequeña flecha que permite seleccionar la
forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como
imagen, aparecerá un pequeño cuadro que nos permite
convertir los datos seleccionados en una única
imagen.

• En un segundo tiempo las trasladamos del
  portapapeles a la hoja:

Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los
datos copiados en el portapapeles. Y haz clic en la
opción Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la
combinación de teclas Ctrl + V.

3.13. PEGADO ESPECIAL

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor
de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la
fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es
decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad
nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el
botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic en la
pequeña flecha que hay bajo él. Se
desplegará un menú con más opciones para
pegar. Deberás elegir Pegado especial….

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado
especial en el que tendrás que activar las opciones que se
adapten al pegado que quieras realizar:

• Todo: Para copiar tanto la fórmula
  como el formato de la celda.

• Fórmulas: Para copiar
  únicamente la fórmula de la celda pero no el
  formato de ésta.

• Valores: Para copiar el resultado de una
  celda pero no la fórmula, como tampoco el
  formato.

• Formatos: Para copiar únicamente el
  formato de la celda pero no el contenido.

• Comentarios: Para copiar comentarios
  asignados a las celdas (no estudiado en este
  curso).

• Validación: Para pegar las reglas de
  validación de las celdas copiadas (no estudiado en
  este curso).

• Todo excepto bordes: Para copiar las
  fórmulas así como todos los formatos excepto
  bordes.

• Ancho de las columnas: Para copiar la anchura
  de la columna.

• Formato de números y fórmulas:
  Para copiar únicamente las fórmulas y todas los
  opciones de formato de números de las celdas
  seleccionadas.

• Formato de números y valores: Para
  copiar únicamente los valores y todas los opciones de
  formato de números de las celdas
  seleccionadas.

Como hemos visto, al hacer clic sobre la
flecha del botón aparece una lista desplegable en la que,
a parte de la opción Pegado especial,
aparecen las opciones más importantes de las vistas
anteriormente.Sólo tendremos que elegir el tipo de
pegado.

3.14.MOVER CELDAS UTILIZANDO EL
PORTAPAPELES

La operación de mover desplaza una celda o rango
de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y
Pegar. La operación de Cortar
desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de
Windows y Pegar copia la información del portapapeles a
donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición, sigue
los siguientes pasos:

• Seleccionar las celdas a mover.

• Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en
  el botón Cortar o

• Bien, utiliza la combinación de teclado CTRL
  + X.

Observa como aparece una línea de marca alrededor
de las celdas cortadas indicándonos la información
situada en el portapapeles.

 A continuación seleccionar las celdas donde
quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta
seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que
si se selecciona una única celda, Excel extiende el
área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma
del área cortada. La celda seleccionada será la
esquina superior izquierda del área pegada).

Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el
botón Pegar.

• Bien, utiliza la combinación de teclado CTRL
  + V.

• Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no
  vacías, se borrará el contenido de éstas
  últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto
  en el tema anterior.

Partes: 1, 2