Gestión de la Información y el conocimiento, recopilación de algunos conceptos necesarios (página 2)

Las TIC facilitan que el diseño de los sistemas
puedan tener en cuenta los requerimientos de información
de los distintos niveles de dirección. En consecuencia,
los sistemas son evaluados a través de la
aplicación de criterios tales como: oportunidad, calidad y
confiabilidad. Estas tecnologías facilitan los procesos de
trasmisión e intercambio de la información
(Al-Hawamdeh, 2002) [29]

Estas tecnologías han hecho posible que las
mismas sean utilizadas a costos relativamente bajos en
comparación con sus potencialidades (Castañeda,
2001) [30] y por lo tanto disponibles en mayor o menor grado a
casi todas las instituciones, llegando a existir (Gudiño
et al., 1997) [31], una correspondencia entre el desarrollo de
estas tecnologías y la producción de nuevos
conocimientos. Las tecnologías basadas en la Web han
reducido el costo de las aplicaciones y su mantenimiento tanto en
el área del desarrollo de las aplicaciones como en la de
la infraestructura tecnológica. Ahora es posible contar
con interfaces de usuarios consistentes que pueden ser
simultáneamente utilizadas por los miembros de la
institución a través de un explorador o de
fácil acceso y manejo. Existe una gran cantidad de
herramientas comerciales y no comerciales disponibles que
simplifican la creación de las páginas Web
estáticas, siendo obligatorio que las mismas sean
generadas dinámicamente.

Si bien es importante tener en cuenta los costos de las
infraestructuras, no se puede perder la calidad de la
información, la cual constituye uno de las factores de
éxito más importante de los SI. Muchas de las
instituciones se enfrentan al grave problema de "polución
de datos" (Piattini y del Peso, 2002) [32], la cual es motivada
por la facilidad y el bajo costo para la captura de datos, la
redundancia incontrolada de los mismos y la existencia de grandes
cantidades de datos históricos con información no
relevante, los cuales al igual que en los organismos
biológicos, si no se usan se atrofian (Orr, 1998) [33].
Bajo la ausencia total de un mecanismo de calidad, esta
polución puede llegar a tener consecuencias
desastrosas.

Indudablemente que mejorando la calidad de la
información se contribuirá a mejorar la
satisfacción de los usuarios del SI. Los aspectos de
calidad se han centrado en la calidad de los programas (Sneed y
Foshag, 1998) [34], descuidándose el aspecto de la calidad
de la información. Ha llegado el momento de considerar la
calidad de la información como un objetivo principal a
perseguir y no como un subproducto del proceso de creación
y desarrollo de bases de datos. La necesidad actual de tomar
decisiones en poco tiempo para poder hacer frente a la
agresividad del entorno hace necesaria la inmediatez de la
información procesada con una gran dosis de
veracidad.

Entre las características de calidad deseables en
una vista de datos ideal están (Redman, 1996)
[35]:

• Relevancia: proporción de datos necesarios
  para la aplicación.

• Facilidad: obtención fácil de los
  valores de los datos.

• Claridad: términos claramente
  definidos.

• Totalidad: inclusión de todos los elementos
  de datos necesario.

• Esencialidad: exclusión de los elementos de
  datos innecesarios.

• Precisión: dominio de valores suficientemente
  grande para soportar aplicaciones.

• Identificación: facilidad de
  identificación de las entidades.

• Robustez: vista suficientemente amplia como para no
  requerir cambios periódicos.

• Flexibilidad: facilidad para la
  modificación.

• Homogeneidad: definición de los tipos de
  entidad con los atributos necesarios.

Todas las características enunciadas
son deseables para una vista ideal, lo cual no significa que un
buen SI tenga que poseerlas todas, lo importante es su
identificación, priorización y trabajo por la
inclusión de la mayor cantidad posible de las
mismas.

1.6.1 Sistemas de Información
Contables

El propósito fundamental de la contabilidad es
proporcionar la información financiera sobre una entidad
económica. Quienes toman decisiones administrativas
necesitan información financiera de una empresa para
ayudarse en la planeación y el control de las actividades
de las organizaciones. La información financiera
también la requieren personas externas-propietarios,
acreedores, inversionistas potenciales, gobierno y el
público quienes han proporcionado dinero a las empresas o
quienes tienen algún interés en el negocio que
pueda servirse de información sobre su posición
financiera y resultado de sus operaciones.

El papel del sistema contable de la organización
es desarrollar y comunicar esta información. Un sistema
contable comprende los métodos, procedimientos y recursos
utilizados por una entidad. Para seguir la huella de las
actividades financieras y resumidas en forma útil para
quienes toman las decisiones.

Para lograr estos objetivos, un sistema contable puede
hacer uso de computadores y pantalla de videos, como
también de registros manuales e informes impresos. De
hecho el sistema contable de cualquier empresa de tamaño
apreciable probablemente influyen todos estos registros y
recursos independientemente de que el sistema contable sea simple
o muy complejo, se debe ejecutar tres pasos básicos
utilizando la información relacionada con las actividades
financieras, los datos se deben registrar, clasificar y
resumir.

Un sistema contable debe proporcionar información
a los gerentes y también a varios usuarios externos que
tienen interés en las actividades financieras de la
empresa. Las personas que reciben los informes contables se
denominan usuarios de la información. El tipo de
información que un usuario determinado necesita, depende
de los tipos de decisiones que debe tomar. Por ejemplo, los
gerentes necesitan información detallada sobre los costos
diarios de operación con el fin de controlar las
operaciones de un negocio y colocar precios de ventas razonables.
Los usuarios externos, por otra parte, generalmente necesitan
información resumida con relación a los recursos
disponibles y la información sobre los resultados de la
operación durante el año anterior para utilizarla
en la toma de decisiones, para el cálculo de los impuestos
sobre la renta, o para tomar decisiones regulatorias.

Entre los informes contables más importantes y
más ampliamente utilizados se encuentran los estados
financieros. Los estados financieros son la fuente principal de
información financiera para aquellas personas fuera de la
organización comercial y también son útiles
para la gerencia. Estos estados son muy concisos y muestran la
situación financiera del negocio al final de un
período y también los resultados de la
operación a través de los cuales el negocio llego a
esta situación financiera.

El propósito fundamental de los estados
financieros consiste en ayudar a quienes toman decisiones en la
evaluación de la situación financiera, la
rentabilidad y las perspectivas futuras de un negocio. Por tanto
los gerentes, los inversionistas, los clientes más
importantes y los trabajadores tienen un interés directo
en estos informes. Cada sociedad prepara estados financieros
anuales que se distribuyen a todos los propietarios del
negocio.

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Autor:

Viviana Duro Novoa