INTRODUCCIÓN
Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o
escritos con que se prueba, confirma o justifica alguna cosa, al
menos, que se aduce con tal propósito, los mismos, por su
naturaleza se pueden clasificar en públicos o
privados.
El Documento Público, que es el otorgado o
autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un
registrador, notario, secretario judicial u otro funcionario
público competente para acreditar algún hecho, la
manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que
se producen.
En cuanto al Documento Privado; redactado por las partes
interesadas, con testigo o sin ellos, pero sin
intervención de registrador, notario u otro funcionario
público que le de fe o autoridad.
En la actividad administrativa se distingue por su
carácter documental, es decir, por reflejarse en
documentos que constituyen el testimonio de la mencionada
actividad. Los documentos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de Administración y la
forma externa de dichos actos.
El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Se
garantiza así la conservación de los actos y la
posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus
posibles errores o vicios, así como el derecho de los
ciudadanos a acceder a los mismos.
DOCUMENTOS
CONCEPTO
Del latín documentum, un documento es
una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho,
situación o circunstancia. También se trata del
escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para
comprobar algo. Por ejemplo: "Tengo un documento que
prueba la malversación de fondos realizada por el
gobernador", "Esta carta no constituye un documento que
avale su inocencia".
Un documento es un testimonio material de un hecho o
acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones
o personas físicas, jurídicas, públicas o
privadas, registrado en una unidad de información
en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos
magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural
o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada
en un soporte.
Cuando los documentos se producen para atender a las
competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e
instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su
carácter seriado y se denominarán series
documentales (actas,
libros de contabilidad, correspondencia,
etcétera).
DEFINICIÓN
Documento es todo objeto que ofrece información.
Es una noción compleja, difícil de delimitar. El
origen etimológico de la palabra está en el
término latino "docere", que significa
"enseñar".
"Todo escrito que sirve de prueba o información"
(Diccionario Robert)
"Todo elemento de conocimiento o fuente de
información registrada, materialmente susceptible de ser
utilizada para consulta, estudio o prueba." (Union
Française d'Organismes de Documentation)
"Todo mensaje -icónico o simbólico-
incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad
informativa" (Martínez Comenche)
"Información registrada que puede considerarse
como unidad en un proceso de documentación" Norma UNE
50-113-92/1; en tendiendo Documentación como
"Recogida y tratamiento de información registrada, de
forma continua y sistemática y que permita su
almacenamiento, recuperación, utilización y
transmisión".
Y aunque tradicionalmente la noción de documento
ha ido unida a la de escrito, actualmente el concepto de
escritura se contempla desde una perspectiva más amplia y
es denominado documento a la conjunción de cualquier tipo
de material susceptible de vehicular información. De esta
manera ya no sólo consideramos documentos a los textos,
fotos, películas, etc, sino también a los nuevos
soportes multimedia y a las nuevas formas de transmisión
de información como los archivos informáticos o las
páginas web.
El documento es el soporte material del conocimiento y
la memoria de la humanidad y, si bien hay otras fuentes
susceptibles de ofrecer información, como demandas a
personas u organismos, asistencia a conferencias, programas de
radio o TV, incluso estas tendrán su origen en
documentos.
Escritos que contienen
información útil para el tribunal que conoce de
un caso, los cuales deben ser incorporados al
juicio mediante su
lectura o exhibición con indicación de su
origen. (art. 333 C.P.P.).
NATURALEZA JURÍDICA
Los Documentos tienen la materialización por
escrito de hechos y acontecimientos de la vida y del
tráfico jurídico económico, en virtud del
cual se crea, se modifica o se extingue una determinada
situación jurídica. Y en sentido más
restringido, se entiende por documento el escrito en el que se
constata y recoge un acto o negocio, por el cual se crea una
situación jurídica nueva o se modifica o extingue
una existente.
Partiendo de las civilizaciones griegas y romanas, los
documentos y los archivos cobran una doble utilidad
administrativa y jurídica. Las administraciones los
conservan como fuente de información para su gobierno.
Así, el derecho, especialmente el romano, establece el
valor probatorio del documento escrito. En ambas civilizaciones,
se contempla el principio de autenticidad documental y su
consiguiente valor legal, ambos garantizados por procedimientos
administrativos. (Bautier, 1961).
Como señala Lodolini (1990), "los documentos eran
creados y conservados por necesidades de gobierno y de
administración; la gestión del poder y la
gestión de los documentos estaban estrechamente
ligados".
Se dice valor legal, autenticidad, pero
¿qué se quiere decir con esto? ¿Qué
es autenticidad de un documento y cuál es su valor
legal?.
Auténtico significa documento autorizado o
legalizado, reuniendo los requisitos legales para que haga fe
pública, y original es el primer documento directamente
otorgado por las partes en virtud de su voluntad de crear
un negocio jurídico o no jurídico, cumpliendo todos
los requisitos legales previstos y cuya forma material queda
inalterable para lo sucesivo. En las civilizaciones antiguas, la
autenticidad de los documentos y su valor legal venía dado
por el lugar de conservación, es decir, los documentos en
los archivos públicos eran auténticos y los
privados alcanzaban tal categoría cuando eran custodiados
en aquellos. La finalidad que se persigue con la redacción
de un documento, es la constancia por escrito de un determinado
negocio jurídico. Esta muestra por escrito puede venir
determinada y exigida por la Ley o puede ser resultado de la
voluntad de los otorgantes del negocio.
Debido a esta conveniencia de dejar escritos los actos,
la producción de documentos conllevó a que su
redacción se ajustara a determinadas reglas y
cánones, con objeto de que similares negocios
jurídicos se plasmaran en iguales documentos y que cada
categoría de estos documentos se construyera en
idéntica forma. Cada período histórico, cada
reinado o poder político, etapa político-social,
etc., genera una determinada producción de documentos,
objeto de estudio de la ciencia diplomática.
Los documentos evolucionaron hacia una simplificación
diplomática y de procedimiento administrativo;
aumentó el número de documentos corrientes; los
servicios administrativos se especializaron por áreas de
competencia lo que produjo un mayor volumen documental y se
recuperan las técnicas en desuso como el registro y la
aparición del expediente administrativo. En este
período, la autenticidad del documento (desaparecida ya la
noción de archivos públicos) estaba en
función de ciertas formalidades diplomáticas tales
como la redacción, la autoridad de procedencia y el sello,
como representación física y notaria de la
autoridad que lo expedía.
ELEMENTOS QUE CONFIGURAN UN DOCUMENTO
* Elementos materiales: El soporte del documento y el
vehículo que lo transporta.
* Elementos gráficos: La forma en que la
información se expresa en el soporte: pueden ser letras,
números, puntos o pixels, etc.
* Elementos lingüísticos: El término
lenguaje en un sentido amplio: lenguaje escrito, audiovisual,
pero también idioma, software, etc…
* Elementos intelectuales: Es el contenido que el
documento quiere transmitir.
CLASIFICACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS
Tipo Documental Simple
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido
mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio,
la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja,
recibo, etc.
Tipo Documental Compuesto
Formado por dos o más tipos documentales que se
sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de
información. Se le conoce comúnmente como
"expediente". Ejemplos: el comprobante de pago, trámites
para licencias.
¿Qué es una serie
documental?
Es el conjunto de documentos que tiene
características comunes; el mismo tipo documental o el
mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado,
transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones,
Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, Órdenes de
compra, etc.
¿Qué es una sección
documental?
Es el conjunto total de los documentos producidos y
recibidos por las diferentes unidades orgánicas o
dependencias de la Municipalidad Provincial de Tambopata.
Ejemplos: Alcaldía, Gerencia Municipal, Secretaría
General, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia
de Planificación, Registro Civil, Jefatura de Personal,
Tesorería.
Documentos Públicos
El Documento o instrumento público es aquel
Documento expedido o autorizado por funcionario público o
fedatario público competente y que da fe de su contenido
por sí mismo.
Registro Civil.
El Registro
Civil es un organismo administrativo o
servicio público, encargado de dejar constancia de los
hechos o actos relativos al
estado civil de las personas naturales, así como otros
que las leyes
le encomienden.
1. Registro De Nacimiento
El acta de nacimiento es un documento público
probatorio que hace constar de manera fehaciente la identidad
de la persona,
la personalidad jurídica del
individuo ante la sociedad,
su
nacionalidad y filiación. Además, es el primer
acontecimiento dentro de nuestra vida que debe quedar asentado y
registrado ante la institución pública del registro
del estado familiar.
2. Registro De Matrimonio
El matrimonio
es una institución social y permanente, por la cual se
establece la unión jurídica de un solo
hombre y una sola mujer,
que con
igualdad de derechos y
obligaciones, originan el nacimiento y estabilidad de una
familia,
así como la realización de una
comunidad de vida plena y responsable.
3. Registro De Defunción
El acta de defunción es el documento a
través del cual se declara legalmente el fallecimiento de
una persona.
4. Registro De Divorcio
Es la disolución del vínculo matrimonial y
solo tiene lugar mediante la declaración de la autoridad
judicial.
5. Fe de Vida.
Documento librado por el Registro Civil a fin de
acreditar la existencia de una persona. También se puede
acreditar por acta notarial de presencia.
Identidad Personal.
1) Cedula de Identidad
El carnét de identidad, oficialmente y
según la legislación Documento Nacional de
Identidad (DNI) o cédula de identidad, es un documento
emitido por una autoridad administrativa competente para permitir
la identificación personal de los ciudadanos.
2) Carnet
Es un documento q acredita una autorización, a
una persona determinada en donde se encuentran los datos.
3) Pasaporte
Pasaporte es un documento con validez
internacional, que identifica a su titular (en ciertos
países también a sus descendientes directos e
incluso a sus cónyuges) expedido por las autoridades de su
respectivo país, que acredita un permiso o
autorización legal para que salga o ingrese del mismo, por
los puertos internacionales.
4) Licencia de Conducir
Una autorización para la conducción de
vehículos ("licencia de conducción" y "carnet" o
"permiso de conducción" en España;
"permiso" ó "licencia" en Latinoamérica) es un
documento que acredita una autorización administrativa a
su poseedor la conducción de vehículos por la
vía pública.
Documento de Propiedad
Vivienda.
Son los documentos
que acreditan a una persona legalmente antes los entes de un
estado por la adquisición de una vivienda.
Terreno.
Son los documentos que acreditan a una persona
legalmente antes los entes de un estado por la adquisición
de un terreno.
Vehículos
Son los documentos que acreditan a una persona
legalmente antes los entes de un estado por la adquisición
de un Vehículo.
Documento de Acreditación.
Son aquellos que son otorgados para certificar la
aprobación o reconocimientos de un logro académico
entre otros.
Diploma
En su acepción clásica, se llama diploma a
cualquier instrumento o documento expedido por alguna Autoridad
pública. Entre los diferentes nombres con que se le conoce
en la antigüedad, se hallan como más comunes los
siguientes: cártula, carta o karta, instrumento,
testamento, página o escritura. Se da el nombre de
cartulario, libro, becerro o tumbo al códice que
reúne las copias literales de los diplomas o privilegios
concedidos a una
iglesia o corporación y que se guarda en el archivo
de la misma.
Título.
Un grado académico, titulación
académica o título académico, es una
distinción dada por alguna institución educativa,
generalmente después de la terminación exitosa de
algún programa
de estudios. Sin embargo, esta denominación suele
utilizarse para denominar más concretamente a las
distinciones de rango universitario, que también se
denominan titulación superior o titulación
universitaria.
Documentos Privados
Los documentos privados son todos aquellos escritos en
que se incluyan, sin intervención de un notario,
declaraciones capaces de producir efectos jurídicos.
Mientras no se compruebe la autenticidad de las firmas del
documento, no valen como prueba judicial. Una vez comprobadas las
firmas, tienen tanta validez como un documento
público.
Constancia de
Trabajo.
Son documentos que una persona, obtiene o adquiere de
la
empresa don trabaja o haya trabajado.
Certificaciones.
Es la acreditación obtenida por un logro
alcanzado.
Constancia Médica.
Es la certificación emitida por un médico,
corroborando
el estado de salud de una
persona.
Autorización.
La Tacha
Tacha:
Es un recurso legal que tiene por objeto invalidar los
efectos de un instrumento, sea éste público o
privado.
Tacha de Falsedad
Es un recurso legal que consiste en alegar un motivo
legal para desestimar en un pleito los documentos públicos
opuestos por la contraparte con el carácter de prueba,
esto con el fin de impugnar total o parcialmente la eficacia
probatoria de los mismos.
La tacha de instrumentos se puede
interpretar en dos formas
Que son:
Tacha por la vía principal
Tacha por vía incidental Insistencia en la
validez de la tacha del instrumento privado Juicio de
impugnación
La tacha de instrumentos privados
El artículo 443 del CPC establece que los
instrumentos privados pueden tacharse por los motivos
especificados en el código civil (Art. 1381 C.C) estos
motivos son:
*Cuando haya habido falsificación de
firmas.
*Cuando la escritura misma se hubieren extendido
maliciosamente y sin conocimiento de quien aparezca como
otorgante, encima de una firma en blanco suya.
*Cuando en el cuerpo de la escritura se hubieren hecho
alteraciones materiales capaces de variar el sentido de lo que
firmó el otorgante.
Causales que no dan motivo a la tacha de
instrumentos privados
•La simulación.
•El fraude.
•El dolo.
Oportunidad legal para la tacha de instrumentos
privados
El Cotejo
El Artículo 448, considera instrumentos
indubitados
Los siguientes:
•Los que las partes reconozcan como tales, de
común acuerdo.
•Los firmados ante un Registrador u otro
funcionario público.
•Los instrumentos privados reconocidos por la
persona a quien se atribuye
CONCLUSIÓN
Los documentos conforman una tercera categoría
dentro del género de la prueba documental, en que gozan de
una presunción de legitimidad, autenticidad y veracidad,
pero tal presunción puede ser desvirtuada mediante prueba
en contrario, por lo que podemos diferenciarlos de los documentos
públicos, que sólo pueden ser impugnado mediante la
tacha de falsedad, y que pueden ser promovidos en el lapso de
promoción y evacuarlos en la etapa de evacuación de
prueba.
Un documento es válido cuando su emisión
cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos,
exigidos por las normas que lo regulan.
BIBLIOGRAFÍA
www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm
ANEXOS
TUTOR: INTEGRANTES:
CRUZ NAVAS BETANCOURT CÉSAR
COLMENARES FRANKLIN
JORGE LUZMILA
MORILLO RANGUMAR
PINEDA ANA
VARGAS ROSALINDA
ZABALA NELSON
DERECHO PROBATORIO
3ER. AÑO
SECCIÓN: 2
NOCTURNO
GUASDUALITO, NOVIEMBRE DEL
2011
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE
LOS
LLANOS OCCIDENTALES ""EZEQUIEL
ZAMORA""
GUASDUALITO, ESTADO
APURE