Diseño y analisis de sistemas

En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información basados en computadoras son el corazón de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración en la toma de decisiones, las empresas consideran con mucho cuidados las capacidades de sus sistemas de información cuando deciden ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darán a la competencia.

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Los Sistemas de Información por computadora normalmente están integrados por muchos componentes. En la mayor parte de los casos, es difícil para los analistas entender todos estos componentes aún mismo tiempo; por lo tanto los investigadores tienen que comenzar con preguntas de tipo general con relación al propósito del sistema sus entradas y salidas de los procesos incluidos.

En los grandes proyectos de sistema varios analistas llevan a cabo una investigación en forma seccionada que la distribuyen entre ellos mismos, de manera que cada uno pueda trabajar en forma independiente.

Existen dos estrategias ampliamente utilizadas para determinar los requerimientos de información. Se clasifican en dos tipos:

1. – Flujo de Datos.

2. – Estrategias de Análisis de Decisión para el Conocimiento para los Sistema de Información.

Estrategia del Flujo de Datos

Cuando se siguen un flujo a través de los procesos de negocio, que es el propósito del análisis del flujo de datos, le indica a los analistas una gran cantidad de datos sobre como se esta llevando a cabo los objetivos de la compañía. Al manejar las transacciones y completar las tareas, los datos de entrada se procesan, almacenan, consultan, utiliza, modifica y se emiten.

El análisis de flujo de datos que muestra el estudio y el uso de cada actividad, documenta los hallazgos en los diagramas de flujo de datos.

Estrategia del Análisis de Decisiones

La estrategia del análisis de decisiones es un complemento del análisis del flujo de datos. Esta estrategia realza el estudio de los objetivos de una operación y de las decisiones que deben realizarse para cumplir con los objetivos.

Las decisiones se presentan tanto en los niveles operativos como en los de alto nivel gerencial, las estrategia de análisis de decisión con frecuencia utiliza por parte de alta gerencia para desarrollar la toma de decisiones.

La alternativa que selecciona los gerentes responsables en la toma de decisiones, en cuanto a una estrategia de precios entre un conjunto de alternativas, se maneja de forma diferente a la la opción que toman un supervisor de departamento para aceptar o rechazar pedidos.

La decisión de rechazar pedidos generalmente ocurre con mas frecuencia, de manera que las condiciones y acciones normalmente se conocen como un aspecto importante.

Etapas en la Estrategia del Análisis del Flujo de Datos

1. – Estudiar las operaciones y procesos en marcha.

2. – Identificar cómo se procesan los datos al manejar transacciones y terminar las tareas.

3. – Seguir el flujo de datos:

* Proceso

* Almacenamiento

* Recuperación

* Salida

4. – Añadir gradualmente detalles a los niveles inferiores.

Etapas en la Estrategia del Análisis de Decisión

1. -Estudiar los objetivos y decisiones necesarias.

2. – Desarrollar un modelo del proceso de decisión.

3. – Probar el modelo con datos de prueba.

4. – Identificar los requerimientos del proceso para los datos.

Diagrama de Flujo de Datos

REQUERIMIENTOS DE ENTRADA

Es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios, en esta existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta estos son:

• Objetivos del Diseño de Entrada.

• Captura de Datos para la Entrada.

Objetivo del Diseño de Entrada

Consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los procesos necesarios para poner los datos de transacción en una forma utilizable para su procesamiento así como la entrada de los datos se logra al instruir a la computadora para que lea ya sea documentos escritos, impresos ó por personas que los escriben directamente al sistema.

Existen cinco objetivos que controlan la cantidad de entrada requerida, a enviar los retrasos, controlar los errores y mantener la sencillez de los pasos necesarios, estos son:

• Control de la Calidad de Entrada

• Evitar los Retrasos

• Evitar los errores en los datos

• Evitar los pasos adicionales

• Mantener la Sencillez del Proceso

Control de la Calidad de Entrada:

Existen varias razones por las cuales un buen diseñador debe controlar la cantidad de datos en la entrada:

• 1. - Las Operaciones de preparación y entrada dependen de las personas dado que los costos de mano de obra son altos y la preparación de ingreso de los datos también lo son.

• 2. - La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho mas tiempo que el que necesitan las computadoras para realizar sus tareas.

Evitar los Retrasos:

También conocido con el nombre de cuello de botella son siempre uno de los objetivos que el analista evita al diseñar la entrada, una forma de evitarle es utilizar los documentos de retorno.

Evitar los errores en los datos:

La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre mas pequeña sea esta menores serán las oportunidades para cometer errores. Es común encontrar en las operaciones de ventas por lo menos un 3% de errores en las operaciones de entrada de datos.

Evitar los Pasos Adicionales:

Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparación es algo que no se puede controlar por ello el analista experimentado, evitara diseños para la entrada que traigan una mayor cantidad de pasos a seguir. Ya sea añadir o quitar pasos cuando se alimenta un proceso muchas veces al transcurso de un día.

Mantener la sencillez del Proceso:

El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo proporcionarán métodos para el control de los errores, la simplicidad funciona y es aceptada por cualquier usuario. Cuesta trabajo que

los usuarios acepten sistemas complejos o confusos y que no exista ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo y que domine.

Captura de Datos para la Entrada:

En una transacción existen datos importantes y otros que no, el analista debe saber cuales utilizará y cuales en realidad deben formar la entrada. Existen dos tipos de datos:

• datos variables

• datos de identificación

Datos Variables:

Son aquellos que cambian para cada transacción o toman de decisión.

Datos de Identificación:

Estos son los que identifican en forma única el artículo que esta siendo procesado.

REQUERIMIENTOS DE SALIDA

Niveles de diseño

El diseño de sistema se representa a través de dos fases: el diseño lógico y el diseño físico.

Cuando los analistas formulan un diseño lógico; escriben las especificaciones detalladas del nuevo sistema; esto es, describen sus características: las salidas, entradas, archivos y bases de datos y procedimientos; todos de manera que cubran los requerimientos del proyecto.

El diseño lógico de un sistema de información es como el plano de un ingeniero para armar un automóvil: muestra las características principales(motor, transmisión y área para los pasajeros)y como se relacionan unas con otras(donde se conectan entre sí los componentes del sistema, o por ejemplo, cuan separadas están las puertas.

Los informes y la producción del analista son los componentes de todo el mecanismo que emplea el ingeniero. Los datos y procedimientos se ligan y entonces se produce un sistema que trabaje.

El diseño lógico también especifica las formas de entrada y las descripciones de las pantallas de todas las transacciones y archivos a fin de mantener los datos de inventario, los detalles de las transacciones y los datos del proveedor. Las especificaciones de los procedimientos describen métodos para introducir los datos, corridas de informes copiados de archivos y detección de problemas.

El diseño físico, actividad que sigue el diseño lógico, produce programas de software, archivos y un sistema en marcha, las especificaciones del diseño indican a los programadores que debe hacer el sistema. Los programadores a su vez escriben los programas que aceptan entradas por parte de los usuarios, procesan los datos, producen los informes y almacenan estos datos en los archivos.

Utilización de los Datos de Requerimientos:

El alcance del diseño de sistemas se guía por el marco de referencia para el nuevo sistema desarrollado durante el análisis. Los datos de los requerimientos, recopilados durante la investigación, conforman las actividades y componentes del sistema. Los analistas formulan un diseño lógico que apoya los procesos y decisiones, los contenidos del sistema pueden cambiar como resultado de un nuevo diseño.

El diseño lógico va de arriba hacia abajo, como lo hizo la determinación de requerimientos.

En primer lugar se identifican las características generales, como informes y entradas; en el diseño de la salida por ejemplo, los analistas deben conocer la longitud de campo de un dato especifico para establecer cuanto espacio dejar en la información, en la pantalla de despliegue visual o archivo.

Participación de los Usuarios:

Los gerentes y usuarios del sistema también poseen un papel importante en le diseño del sistema; no es solamente el proyecto del analista. Durante el diseño, a algunos se les pide que revisen los borradores de los informes, que examinen los formatos de entrada y que ayuden en la escritura de los procedimientos para decirles a otras personas como utilizar el sistema en forma apropiada.

La participación del usuario proporciona al analista una retroalimentación importante conforme avanza en el diseño; además asegura a los usuarios tengan un conocimiento no técnico de lo realizara o no el nuevo sistema.

Esta visión general del diseño de sistemas subraya los aspectos de diseño que se verán mas adelante en el diseño de la salida de sistema.

Prototipo de Sistemas:

Los requerimientos del sistema y las especificaciones de diseño se establecen con claridad y son muy bien entendidas, y los analistas tienen la experiencia para convertir los requerimientos en un sistema eficiente y que trabaje bien. Los prototipos de sistemas pueden desarrollarse para proporcionar la información necesaria y producir un sistema adecuado.

Razones para Desarrollar Prototipos de Sistemas:

A pesar de los mejores esfuerzos de los analistas de sistemas, las necesidades de información no siempre se establecen correctamente. Esto puede ocurrir por dos razones:

Los usuarios pueden saber solo lo que necesitan mejorar el sistema en ciertas áreas del negocio, o que deben modificar los procedimientos existentes; por otro lado, conocer que mejor información para administrar ciertas actividades.

Métodos para el Desarrollo de Prototipos:

Los sistemas de prototipo se pueden desarrollar utilizando lenguajes de programación y métodos convencionales. El procesamiento y los controles de entrada pueden faltar y la documentación del sistema normalmente falta en su totalidad.

La clave esta en las pruebas de las ideas y en proporcionar suposiciones sobre los requerimientos, no tanto en la eficiencia del sistema o en exactitud o perfección. En algunos casos cuando el sistema se utiliza en forma muy frecuente en la formulación de La forma en que sé esta llevando a cabo el diseño de salida del sistema.

Diseño de la Salida de Sistemas:

A menudo, para los usuarios la característica más importante de un sistema de información es la salida que produce. Si la salida no es de calidad, se pueden convencer de que todo el sistema es tan innecesario que eviten su utilización y, por lo tanto, posiblemente ocasionen errores y que el sistema falle.

Diseño Lógico de la Salida:

Él termina "salida" se aplica a cualquier información producida por un sistema, ya sea impresa, desplegada o verbal. Cuando los analistas diseñan la salida, seleccionan métodos para representar la información y crean documentos, informes u otros formatos que contienen información producida por el sistema.

Los métodos de salida varían a lo largo de los sistemas. Para algunos, como un informe de inventarios de la cantidad de mercancía, el sistema del computador, bajo el control del programa, nada mas consulta los datos que se tienen a mano en el almacenamiento, y los ensambla en una forma que sea presentable. Otra salida puede requerir procesamiento sustancial, antes de que este disponible para utilizarlo.

Los analistas deben decidir cuando imprimir, desplegar o presentar su salida en forma audible. La salida impresa puede utilizar papel en blanco o formas preimpresas, la salida visual puede utilizar una o múltiples pantallas para desplegar información.

Selección de los Métodos de Salida

Los sistemas de información ya sean que se desarrollen sobre sistemas pequeños de escritorio o sobre grandes sistemas, utilizan 3 métodos principales para la salida los cuales se clasifican en:

• Impresión

• Pantalla

• Despliegue y audio

Salida Impresa

Este tipo de salida es la que se encarga de producir grandes volúmenes de informes impresos, sin embargo la decisión de utilizar salida impresa no debe ser automática, debe haber alguna razón como la necesidad de enviar a un cliente o proveedor un documento por correo, tener un registro impreso de los datos o circular una cantidad de información a diferentes personas en forma simultanea. Un informe bien diseñado puede reemplazar a otro elaborados pobremente, proporcionando detalles innecesarios la cual no ayuda nada. Las opciones de salida impresa más comunes en las empresas son en papel, informe filmados, formas especiales y formas para enviar por correo.

Objetivos de la Salida

• Expresar la Información Relacionada con Actividades Pasadas, Estado Actual o Proyecciones para el Futuro.

• Señalar Eventos Importantes, Oportunidades, Problemas ó Advertencia.

• Iniciar una Acción

• Confirmar una Acción.

El objetivo principal durante el diseño de salida de la computadora es la información que será presentada a las personas, puede afirmarse que la salida de la computadora es para las personas, es por esto que no se aborda la forma en que los datos se mueven entre los procesos o entre los almacenamientos de datos.

Tipos de Salida

La Salida del Sistema Puede Ser:

• un reporte

• un documento

• un mensaje

de acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida puede ser impresa o presentada en una pantalla, el contenido de la pantalla tiene su origen en las siguientes fuentes:

• Recuperación de un Dispositivo de Almacenamiento.

• Transmisión desde un Proceso o Actividad del Sistema.

• Directamente desde una Fuente de Entrada.

REQUERIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO

La memoria de la computadora (RAM) es un lugar provisional de almacenamiento para los archivos que usted usa. La mayoría de la información guardada en la RAM se borra cuando se apaga la computadora. Por lo tanto, su computadora necesita formas permanentes de almacenamiento para guardar y recuperar programas de software y archivos de datos que desee usar a diario. Los dispositivos de almacenamiento (también denominados unidades) fueron desarrollados para satisfacer esta necesidad.

Los siguientes constituyen los tipos más comunes de dispositivos de almacenamiento:

Unidades de:

• Disco duro

• Disquete

• Compresión ZIP

• CD

• DVD

Disco Duro

El disco duro es el sistema de almacenamiento más importante de su computador y en el se guardan los archivos de los programas – como los sistemas operativo D.O.S. o Windows 95, las hojas de cálculo (Excel, Qpro, Lotus) los procesadores de texto (Word, WordPerefct, Word Star, Word Pro), los juegos (Doom, Wolf, Mortal Kombat) – y los archivos de cartas y otros documentos que usted produce.

Un Disco Duro en Buen Estado

Existen varias cosas que usted puede realizar para prevenir que la computadora le devuelve mensajes de error molestos. A continuación encontrará una lista de programas diferentes disponibles para asegurarse de que la unidad de disco duro se mantenga saludable y funcionando a plena capacidad. (Están disponibles estos programas de ejemplo a través de Windows 95. Usted puede comprar otros programas para realizar las mismas tareas; simplemente hay que hablar con un distribuidor local de software para la computadora.)

1.- Utilidad de Desfragmentación de Disco

Al transcurrir el tiempo, es posible que los archivos se vuelvan fragmentados porque se almacenan en posiciones diferentes en el disco. Los archivos estarán completos cuando los abra, pero la computadora lleva más tiempo al leer y escribir en el disco. Están disponibles programas de desfragmentación que corrigen esto. Para obtener acceso al programa de desfragmentación de disco bajo Windows 95, haga clic en Inicio. Ilumine Programas, Accesorios, luego en Herramientas de Sistema. Haga clic en Utilidad de Desfragmentación de Disco.

2.- Compresión de Datos

Usted puede obtener espacio libre en la unidad de disco duro o en disquetes al comprimir los datos que están almacenados en éstos. En Windows 95, haga clic en Inicio. Ilumine Programas, Accesorios, luego en Herramientas de Sistema. Haga clic en DriveSpace.

3.- Detección de Daños

Si experimenta problemas con los archivos, tal vez quiera averiguar si existen daños en el disco. ScanDisk de Windows 95 verifica los archivos y las carpetas para encontrar errores de datos y también puede verificar la superficie física del disco. Para ejecutar ScanDisk, haga clic en Inicio. Ilumine Programas, Accesorios, luego en Herramientas de Sistema. Haga clic en ScanDisk. Además, es posible que la unidad de disco duro puede estar 'infectada' con un virus, si ha transferido los archivos o datos de otra computadora. Existen varios programas de detección y limpieza de virus que están disponibles para usted. Simplemente hay que pedirlos del distribuidor local de software para computadoras.

4.- Respaldo

Si la unidad de disco duro se descompone o si los archivos se dañan o se sobrescriben accidentalmente, es una buena idea contar con una copia de respaldo de los datos de la unidad de disco duro. Están disponibles varios programas de respaldo de uso con cintas, disquetes y aun con los medios desmontables. A menudo, la computadora tendrá una utilidad de respaldo ya instalada.

Unidad de Disquete y CD

Puede obtener acceso a la unidad de CD y la unidad de disquetes desde el panel frontal de la computadora. La unidad de CD consiste en un dispositivo de 5,25 pulgadas con una ranura cubierta o con una bandeja deslizable, un botón de carga / expulsión y un indicador de actividad luminoso. La unidad de disquetes consiste en un dispositivo de 3,5 pulgadas con una ranura cubierta, un botón de expulsión y un indicador de actividad luminoso.

Escritura			Lectura		Nombre	Tipos
Por grabación magnética de pistas concéntricas mediante una cabeza constituida por un electroimán.			Por censado mediante la misma cabeza que escribió actuando en forma inversa		Disco magnético (para lectura y escritura)	Disco rígido, disquete, Zip, Jazz, Bernouilli Floptical.
Por modelado de hoyos formando una pista en espiral, por inyección de plástico en un molde metálico (producción masiva de CDs)			Censado por rayo láser de la longitud de los hoyos grabados y de la distancia que separa dos hoyos sucesivos		CD-ROM (sólo lectura)	DVD-ROM (sólo lectura)
Por efecto térmico de un rayo láser se modifica la transparencia de porciones de una pista en espiral, en una capa de material orgánico			Censado por rayo láser de la longitud de las porciones transparentes y las no transparentes de la espiral grabada		CD-R (Sólo lectura)
Por grabación magnética auxiliada por acción térmica de una rayo láser de potencia			Censado de campos magnéticos en las pistas por su efecto en un rayo láser		MO (lectura y escritura)
Por efecto térmico de un rayo láser de potencia se modifica el estado cristalino de un material			Censado por rayo láser del estado cristalino del material de las pistas		CD-RW ó E (para lectura y escritura)	DVD-RAM, PD

Conclusion

La función del Análisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. Para conseguir este objetivo, un Sistema basado en computadoras hace uso de seis (6) elementos fundamentales:

• Software, que son Programas de computadora, con estructuras de datos y su documentación que hacen efectiva la logística metodología o controles de requerimientos del Programa.

• Hardware, dispositivos electrónicos y electromecánicos, que proporcionan capacidad de cálculos y funciones rápidas, exactas y efectivas (Computadoras, Censores, maquinarias, bombas, lectores, etc.), que proporcionan una función externa dentro de los Sistemas.

• Personal, son los operadores o usuarios directos de las herramientas del Sistema.

• Base de Datos, una gran colección de informaciones organizadas y enlazadas al Sistema a las que se accede por medio del Software.

• Documentación, Manuales, formularios, y otra información descriptiva que detalla o da instrucciones sobre el empleo y operación del Programa.

• Procedimientos, o pasos que definen el uso especifico de cada uno de los elementos o componentes del Sistema y las reglas de su manejo y mantenimiento.

Bibliografía

• JAMES A SENN, Análisis y Diseño de Sistema de Información, Mc Graw Hill, Enero 1990

• JAMES A. SENN, Análisis y Diseño de Sistemas de Información, Segunda Edición, Mc Graw Hill, Abril 2000.

• http://www.monografias.com

 

 

Autor:

Jorwhyn Lopez