Administración y dirección de empresas (página 6)

* Criterio de optimismo parcial. Constituye un compromiso entre los criterios optimista y pesimista. El mejor de los resultados de cada estrategia se pondera con un coeficiente de optimismo (comprendido entre 0 y 1), en tanto que el peor de los resultados se pondera con el de pesimismo.

* Criterio del mínimo pesar. Este criterio de decisión es el que siguen quienes tienen aversión a arrepentirse por equivocarse.

• Incertidumbre no estructurada. El ambiente de incertidumbre no estructurada es aquel en el que ni siquiera se conocen los posibles estados de la naturaleza.

– La toma de decisiones habrá de basarse en la mera intuición.

Para pasar de un tipo de ambiente a otro anterior es necesario obtener cierto grado de información: cuanto mayor sea la información, menor será la incertidumbre.

En muchas ocasiones, el resultado obtenido no sólo depende de la alternativa seleccionada por un solo decisor, sino también de las decisiones tomadas por otro y otros decidores. Así, en los casos considerados anteriormente, el decidor 'jugaba' contra la naturaleza; se trataba de un 'juego' de azar, en el que el resultado final dependía de la suerte del decidor.

Los 'juegos' de estrategia, donde toman parte en la decisión distintos participantes, se pueden clasificar de acuerdo a diversos criterios.

• Según el número de participantes: de uno, dos, …n jugadores.

• Según sea la ganancia total obtenida por el conjunto de todos los participantes: pueden ser de suma nula, cuando el importe total de lo que unos ganan coincide con el total de lo que otros pierden, y el saldo neto es igual a cero, o de suma no nula.

• Según el número de jugadas: una jugada, varias jugadas o infinitas jugadas.

• Según la información de la que disponen los participantes en el momento de jugar: los juegos pueden ser de información completa y de información incompleta.

• Según los elementos que intervengan en las decisiones: juegos de estrategia pura, si en las decisiones de los jugadores sólo interviene su actuación, que se supone racional, y juegos de estrategia mixta, cuando, además, interviene algún elemento aleatorio introducido por los propios jugadores.

Capítulo 4 .- Integración empresarial: Información, Comunicación y Conocimiento (ICC)

4.1 Información (y datos) en la empresa

En apenas cincuenta años la información procesada por los computadores ha pasado de ser un medio de control para convertirse en un recurso estratégico de primer orden con el que mejorar la capacidad competitiva de las empresas.

Con el objeto de competir con éxito en un medio tan agresivo y cambiante como el entorno empresarial, las empresas precisan de información cada vez más sofisticada, plural y fácilmente accesible, para cuya explotación han de utilizar unos métodos de análisis cada vez más complejos, los cuales, son desarrollados por los profesionales de la estadística, la econometría y la investigación operativa.

Se requiere el manejo de grandes volúmenes de información y datos para seguir de cerca la evolución del negocio.

Los datos son el conjunto de elementos numéricos, alfanuméricos, hechos y fechas relacionadas. En la empresa se representan como registros estructurados de transacciones.

La información es un conjunto de datos dotados de relevancia y propósito, crucial y necesaria para la coordinación de las actividades:

• Los flujos de información para realizar las actividades de ventas, cobros, reposición del material del almacén, especificación de los productos, lanzamiento de las órdenes de producción, entre otras actividades de la empresa.

• Hay una relación entre áreas funcionales, basada en el tráfico de información. Dicha información sirve para la integración y para la toma de decisiones en los diferentes niveles jerárquicos.

• Las actividades de una empresa forman parte de sus procesos y sirven para conseguir sus objetivos. Los flujos de información apoyan las actividades, permiten su mejora y la de los procesos de negocio.

• 4.2 Comunicación en la empresa

• Se requiere comunicación con todos los clientes involucrados en los procesos empresariales, los clientes internos y los clientes externos, con los proveedores. También se requiere la comunicación en la empresa para integrar actividades y procesos.

4.3 Conocimiento en la empresa

El conocimiento es una mezcla de experiencias, valores, información contextualizada y percepciones de un experto humano que proveen un marco para evaluar e incorporar nuevas experiencias e información. Se origina y es aplicada en las mentes de los conocedores.

La intervención humana es indispensable para que se produzca el conocimiento. Se distinguen dos tipos de conocimientos: el conocimiento explícito y el tácito o implícito. El explícito es aquel conocimiento que es procesado por las mentes de los conocedores y que ha quedado plasmado en rutinas organizativas, procesos, prácticas o normas. Este conocimiento pertenece a las organizaciones. El conocimiento tácito es aquel que permanece en las mentes de los expertos humanos y que se llevan a casa cuando salen de trabajar. Este conocimiento no pertenece a las organizaciones.

En este sentido, los llamados trabajadores del conocimiento (directivos, ejecutivos), poseen, generan y comporten conocimiento en su labor diaria.

A la conversión del conocimiento en algo valioso, como un producto de conocimiento, es a lo que se conoce como un activo intelectual o intangible. Y el capital intelectual es el conjunto de conocimientos: formación, inteligencia, capacidad y habilidades del personal de una organización.

Cabe mencionar el papel del desarrollo de las competencias, así como también recordar cómo se puede alcanzar dicho desarrollo. El desarrollo de las nuevas competencias debe reconocer la función de las personas, de los equipos, y de toda la organización. Su papel se basa en el proceso por el cual la excelencia individual, el conocimiento científico, la creatividad y la imaginación se transforman en experiencia (pericia o habilidad) de equipo y en capacidad organizativa. Este desarrollo de competencias se puede lograr si el esfuerzo se centra en el aprendizaje tanto a nivel individual o de grupos, como para la organización en su conjunto. El desarrollo y progresión de la nuevas competencias se resume, en la figura 4.1.

Figura 4.1: Progresión de las competencias.Fuente: Prahalad y Bueno, 1998.

Dicho desarrollo no está exento de dificultades, tanto las intelectuales, propias de una adecuada gestión de los conocimientos explícitos y tácitos, como otras de carácter organizativo, producidas por determinadas barreras tecnológicas, culturales y psicológicas.

Las competencias requeridas ajustadas a las necesidades actuales deben enfocarse en los siguientes cuatro puntos destacables (Prahalad, 1998): 1. Una visión en la socialización, extensa dentro de la organización. Además de la formación en competencias interpersonales, debería existir una formación en competencias interculturales. Los directivos, deben tratar con cuatro niveles de diversidad: la raza, el género, la cultura, y el intelecto.

2. El desarrollo de aptitudes lingüísticas. El idioma es un aspecto fundamental en la transferencia de competencias. Es evidente que el conocimiento tácito no se puede transferir fácilmente si existen barreras lingüísticas.

3. Una documentación -pero no una burocracia– es fundamental para realizar la translación de lo explícito a lo tácito. Esto significa que debe existir una preocupación sobre los criterios y estandarizaciones. Existe, básicamente, una necesidad de marco de gestión común y compartido.

La presencia de trabajadores abiertos, preactivos, creativos, que aportan nuevas ideas facilita el desarrollo de una cultura innovadora, pero no es suficiente. La empresa debe establecer un entorno, canales de comunicación, participación, confianza y recompensas que favorezcan la interacción entre estos trabajadores y que facilite la aportación del conocimiento individual y se produzcan sinergias y aprendizaje a nivel del grupo. Esto se produce mejor en empresas con estructuras horizontales, es decir organigramas que disminuyen al máximo la jerarquía y que distribuyen la responsabilidad y autoridad a toda la plantilla (empowerment).

Las empresas innovadoras son organizaciones que aprenden, learning organizations. Disponen de mecanismos o dinámicas formales y tácitas que les permite aprender de sus experiencias de éxito y de fracaso, aprenden realizando el trabajo del día a día (learning-by-doing). Son empresas abiertas a nuevas ideas que aprenden a través de la interacción (learnig-by-interacting) interna y con el entorno, a nivel individual y como grupo. Tienen conciencia individual y colectiva de que deben mejorar a través del aprendizaje y crean mecanismos para ello, aprenden a aprender (learning-to-learning). Implantan mecanismos de adquisición, creación, difusión y utilización del conocimiento. Son empresas que crean o participan en redes de concurrencia, cooperación y colaboración con proveedores, clientes, organizaciones del conocimiento (universidades, centros tecnológicos, consultores, oficinas de transferencia de los resultados de la investigación, entre otros).

Si se tiene en cuenta que la innovación supone siempre la transformación de un nuevo conocimiento en nuevos productos, servicios o procesos, la relevancia de la existencia de este tipo de cultura es obvia.

Así, en cualquier caso, el conocimiento en la organización constituye una de sus principales fuentes de ventajas competitivas, y dado que su origen reside de las mentes de las personas, no siempre puede estar donde y cuando es necesario para la organización.

Por tanto se requiere la gestión del conocimiento, para ocuparse de la identificación, captura, recuperación y evaluación del conocimiento organizacional. Con el objetivo primario de que todo el conocimiento que reside en la organización pueda ser utilizado por quien lo necesite para actuar de manera adecuada en cada momento.

Los factores que ha facilitado la aparición del concepto de gestión del conocimiento son:

• El desarrollo tecnológico, que facilita enormemente la gestión del capital intelectual.

• La creciente concienciación por parte del mundo empresarial de que el conocimiento es un recurso clave en aquellas sociedades y organizaciones en las que la información es abundante, en gran medida gracias a Internet en general y a los sistemas y tecnologías de información y comunicación en particular.

4.4 Sistemas de ICC empresariales: SI/TIC

4.4.1 Sistemas de ICC en la organización

Para gestionar la información, los datos, la comunicación y el conocimiento en la empresa se requieren de sistemas, herramientas y tecnologías que permitan capturar, procesar, almacenar y distribuir información.

Para:

– La coordinación de actividades de la organización;

– La toma de decisiones;

– La fijación de objetivos;

– El control

Así, debe existir sistemas informáticos que permitan en la empresa:

– La gestión de la información;

– La gestión de procesamiento de datos;

– La gestión de la comunicación;

– La gestión del conocimiento.

Cabe decir que en muchos casos estas gestiones se interrelacionan y se integran.

En la actualidad la herramienta fundamental para la gestión de ICC en la empresa son los Sistemas y las tecnologías asociadas de información y comunicación (SI/TIC), así como las herramientas informáticas de procesamiento de datos. En la mayoría de los casos integrados en sistemas que permiten, la gestión de la información, los datos, la comunicación, y el conocimiento, compartido, en relación con la integración que se requiere de las distintas funcionalidades de la empresa.

Estos sistemas integran los componentes siguientes, entre otros:

– Personas.

– Datos.

– Información.

– Actividades de tratamiento de información.

– Equipos informáticos.

– Redes.

– Programas.

– Tecnología con la que opera el SI.

Por tanto, los SI/TI constituyen plataformas de apoyo para el desarrollo de las actividades propias del sistema físico que es cualquier organización. Y este apoyo lo ejercen mediante el desempeño de una serie de funciones que puede resumirse en:

• Recogida de datos: o captura de la información que han de procesar, almacenar y distribuir, para lo cual han de conectar con la fuente de suministro de forma estable y fiable.

• Evaluación de la calidad y relevancia de los datos: es decir, filtrar la información recogida evitando los errores, las redundancias, las pérdidas, y contrastando la validez de la fuente utilizada.

• Manipulación o proceso de los datos: para transformarlos en información útil para los usuarios aplicando los procedimientos más apropiados.

• Almacenamiento: asegurando la seguridad, la disponibilidad y la calidad de la información hasta el momento en que es requerida por el usuario.

• Distribución: o transporte de la información que precisa el usuario cumpliendo los requisitos de lugar y tiempo que aquél requiere.

• Presentación: de la información al usuario en el formato más apropiado para su utilización.

La evolución de los avances tecnológicos ha hecho llegar a la actualidad, en que las empresas tienen la oportunidad de abordar un enfoque basado en la gestión de la información, los datos, la comunicación y el conocimiento, y llevar a cabo sus actividades operativas y sus procesos con la ayuda de los SI/TIC.

Así, se ha pasado del concepto de centro de proceso de datos al de centro de información y comunicación (informática y telecomunicaciones), entendido como punto de encuentro y depósito de información accesible a todos los usuarios y departamentos de una organización, los cuales pueden disponer de su propia infraestructura informática y de telecomunicación autónoma, también conocida como arquitectura distribuida, para sus necesidades de proceso y almacenamiento de la información, los datos, la comunicación y el conocimiento.

Por medio de las redes (global -Internet-, internas –intranet-, externas –extranet-) se permite la interconexión mediante los sistemas y tecnologías de información y comunicación (STIC) públicas y privadas. Permitiéndose la conexión individual y corporativa desde cualquier lugar del mundo. Se permite, por un lado, facilitar el acceso de los usuarios a volúmenes ingentes de información y conocimiento disponibles en ellas; en segundo lugar, permite la comunicación y el intercambio de información, datos y conocimiento entre estos usuarios en diversos formatos (texto, imágenes, sonido y vídeo), y, finalmente, hace posible la realización de transacciones comerciales con una fiabilidad creciente.

4.4.2 Sistemas de ICC para dirección y gestión empresarial

El sistema de información, de comunicación y de conocimiento de la empresa, resulta fundamental para conocer lo que está sucediendo, de forma que los directivos dispongan a tiempo de la información necesaria para adoptar las decisiones que puedan corregir la marcha de la empresa y la encaucen a la dirección estratégica, táctica y operativa.

Dicho sistema tiene como funciones:

– Coordinar las acciones de carácter operativo y las funciones de la empresa;

– Ofrecer información para la toma de decisiones, la fijación de objetivos y el control;

– Posibilitar acciones de carácter estratégico.

Es necesario acceder a información, comunicación y conocimiento en todas las actividades de negocio, es decir, desde la planificación (o definición de objetivos), el diseño y realización de acciones para conseguir los objetivos, hasta el control de la consecución de los objetivos.

Se puede clasificar los sistemas de ICC para la dirección y gestión de la empresa en las siguientes categorías:

a) Sistemas de procesamiento de transacciones (SPT) o 'Transaction process systems (TPS)'

Son aplicaciones de los sistemas de información que capturan y procesan datos, y dan información referente a las transacciones, ofreciendo velocidad en el procesamiento y exactitud. También se llaman sistemas de proceso de datos. Las transacciones se entienden como hechos o actividades que tienen lugar durante la vida de la empresa y que aportan nuevos datos a la misma.

Los SPT pueden combinar datos de archivo de diferentes formas para elaborar informes que interesen a la administración.

Las principales características de los SPT son:

– Tratan volúmenes elevados de transacciones similares;

– Tratan procesos formalizados y rutinarios;

– Incluyen aplicaciones de mantenimiento de registros de datos;

– Pueden sustituir procedimientos manuales por otros basados en computador.

b) Sistemas de información para la gestión (SIG) o 'Management information systems (MIS)'

Son aplicaciones de los sistemas de información que suministran un conjunto de informes orientado a la gestión, normalmente en un formato fijo y predeterminado. El SIG produce información basada en modelos matemáticos o de gestión aceptados. Ayudan a los directivos en el control de la empresa al facilitar hacer las previsiones, el seguimiento del funcionamiento y la comparación entre ellos.

Los SIG, en general, resumen e informan sobre las operaciones de la empresa utilizando con frecuencia la información proporcionada por los SPT. La información de las operaciones de la empresa, se resume y presenta habitualmente en informes, que se producen regularmente, y dan respuesta a preguntas estructuradas y de rutina.

Los SIG producen tres tipos de informes: informes detallados, informes resumen, y informes de excepciones. Estos informes de gestión los utilizan principalmente los supervisores y directivos intermedios. Los informes detallados presentan la información sobre las transacciones para el control de gestión y el análisis. Los informes resumen clasifican los datos y resumen para poner de manifiesto tendencias. Finalmente, los informes de excepciones presentan los datos filtrados para ofrecer a los directivos solamente las excepciones a ciertos comportamientos

Los SIG proveen resultados periódicos, ya sean semanales, mensuales o anuales, pero no para las actividades diarias. Los SIG se orientan hacia las cuestiones estructuradas que se conocen bien con antelación, que en general no son flexibles y tienen poca capacidad analítica.

Hay que tener en cuenta que normalmente un SIG contiene únicamente datos corporativos internos y no datos externos.

Entre los SIG más populares se encuentran los sistemas de planificación de recursos empresariales 'Enterprise Resource Planning (ERP)'; que permiten la gestión integral e integrada de los flujos de información y procesamiento de datos a nivel de todas las funcionalidades de la empresa, para planificar los recursos: desde las demandas de ventas, especificación de productos, órdenes de lanzamiento, cálculo de requerimientos de materiales para la producción, inventario de productos acabados, hasta la contabilidad y las finanzas del conjunto de las operaciones.

Las características principales de los SIG son:

• Dan soporte a las decisiones estructuradas y semiestructuradas, a los niveles operativos e intermedios de la organización, aunque también pueden ser útiles a los niveles superiores.

• Se orientan hacia la confección de informes y el control sobre las operaciones.

• Operan con los datos existentes en la empresa y los flujos de información.

• Tienen poca capacidad analítica.

• Ayudan a la toma de decisiones rutinarias utilizando la información presente y la del pasado de la empresa.

• Las necesidades de información se conocen y son estables.

• Requiere anticipar requerimientos de información.

• Necesitan de un largo proceso de análisis y diseño.

• Dan soporte a toma de decisiones estructuradas (frecuentes).

Actualmente los nuevos SIG son más flexibles y pueden incluir software que permita a los directivos estructurar sus propios informes y combinar datos de archivos diferentes y de los SPT.

Más recientemente se han desarrollado los sistemas de información para ejecutivos (SIE) o 'Executive Information Systems (EIS)', que tienen una capacidad elevada de operación, telecomunicaciones, y salidas, que permiten el acceso flexible de datos e informaciones resumidas a partir de los archivos y bases de datos, creados por los SPT y los SIG, pero también de fuentes externas. Los usuarios son personas de la acta dirección, que los utilizan para recabar información como base para la toma de decisiones a nivel estratégico.

c) Sistemas para soporte a decisiones (SSD) o sistemas de información y ayuda a la toma de decisiones (SIATD) o 'Decision Support Systems (DSS)'

Cuando un SI da apoyo a una decisión, es de hecho un sistema de soporte a la toma de decisiones. Pero en este punto no se hace referencia al tipo de decisiones llamadas estructuradas (frecuentes), sino a aquellas que no lo son (esporádicas), y con ellas a los SI que las apoyan. Las decisiones no estructuradas son aquellas que no se pueden predecir, ni tampoco se puede predefinir la información que será necesaria para ayudar al proceso de toma de decisiones.

La razón principal para la utilización de estos sistemas es que, los datos e informaciones necesarias para adoptar estas decisiones ya se disponen en las bases de datos internas y externas, y que una herramienta potente para el tratamiento y la generación de información, la simulación y el análisis ayuda de gran manera a la toma de decisiones a todos los niveles jerárquicos de la organización.

Las características principales de los sistemas de soporte a las decisiones son:

– Ofrecen flexibilidad, adaptación al usuario y una respuesta rápida.

– Permiten que los usuarios controlen las entradas, los procedimientos y las salidas.

– Posibilitan una alta interactividad entre el usuario y los datos.

– Proporcionan soporte a decisiones y soluciones que no pueden anticiparse.

– Utilizan herramientas sofisticadas de análisis de variables y de modelización.

– Facilitan la simulación de resultados.

Por las características propias de su diseño, y el soporte de los equipos informáticos, estos sistemas tienen una capacidad más grande de análisis que los otros sistemas, los SIG o los SIE, dado que han sido construidos explícitamente con una diversidad de modelos para analizar la información.

Dentro del grupo de sistemas de soporte a las decisiones destacan los Sistemas Expertos (SE). Un sistema experto es una aplicación de los sistemas de información basada en los computadores, que capta el conocimiento o la experteza de los especialistas, para conseguir niveles expertos de resolución de problemas en un campo limitado de conocimiento.

Las principales características de los sistemas expertos son:

– Automatizan procesos de toma de decisiones;

– Hacen servir el conocimiento en forma de reglas;

– Interactúan con los usuarios;

– Pueden considerar diversas hipótesis al mismo tiempo.

d) Sistemas de información interorganizativos (SIIO) o 'Interorganisational Information Systems (IOS)'

Son aplicaciones de los sistemas de información que tienen por finalidad acceder a los SI internos de otras compañías, para mejorar los procesos a nivel interorganizativo. De hecho, son sistemas de información compartidos por dos o más empresas. Estos sistemas permiten intercambiar información entre las empresas en un formato estructurado y recuperable por los sistemas informáticos. Las principales ventajas se manifiestan al reducir el tiempo de trámite de información, los errores de reentrada de datos, y el coste asociado. Permiten una reducción de los costes de transacción relacionados con las transacciones con otras empresas, y aumentar el nivel de competitividad.

Las principales características de los SIIO son:

– Posibilitan el acceso a los SI de los proveedores y clientes;

– Intercambian información en un formato estructurado entre sistemas de información de organizaciones diferentes.

4.4.3 Gestión de los sistemas de ICC en la empresa

Las aplicaciones de los sistemas de ICC (SI/TIC) en la empresa son muy diversas para las distintas áreas funcionales, constituyendo una cartera más o menos compleja de soluciones que ha de administrarse con criterios coherentes con la dirección de la empresa. Cosa lógica si se considera que cada área o proceso tiene unas necesidades específicas de información y que la plataforma tecnológica para atenderlas puede también precisar de un nivel de actualización diferente. Del mismo modo, y desde una perspectiva estratégica, no todas las aplicaciones de SI/TIC han de tener el mismo impacto sobre la capacidad competitiva de la empresa.

Por tanto, uno de las funciones de la gestión de los sistemas de ICC en la empresa, es la planificación estratégica de los SI/TIC. Identificar las prioridades para la implantación de nuevos sistemas y la incorporación de las innovaciones tecnológicas. Con respecto a los requerimientos de sistemas de ICC de cada una y la totalidad de áreas, es conveniente disponer de un criterio para clasificar los SI y configurar la cartera de aplicaciones de la empresa. Y un criterio útil a seguir en esa dirección es el de la contribución al éxito de la empresa, que es un criterio ya clásico propuesto por McFarlan. Así, desde este punto de vista, se pueden identificar las siguientes categorías de aplicaciones de SI/TIC en la cartera de una empresa:

– Estratégicas;

– De alto potencial;

– Claves para las operaciones;

– De apoyo.

Las aplicaciones estratégicas son aquellas soluciones de SI/TIC que se constituyen en esenciales para el desarrollo de la estrategia corporativa en la medida en que proporcionan ventajas competitivas. Por tanto, se trata de aplicaciones orientadas al negocio, que inciden sobre los factores críticos para el éxito en la actividad de la empresa.

Las aplicaciones de alto potencial: se corresponden con soluciones a problemas operativos, o de gestión, con ventajas potenciales para nuevos desarrollos.

Las aplicaciones clave para las operaciones son aquellas sobre las que se desarrolla la actividad básica de un sector, y que, por tanto, con las obvias diferencias de diseño y prestaciones, desempeñan las mismas funciones en la mayor parte de las empresas del mismo sector. Estas circunstancias las hace susceptibles de poderse adquirir en el mercado como productos 'llave en mano' que hay que adaptar a las características de cada empresa. En este sentido, las empresas con una estructura o un enfoque de negocio peculiares suelen optar por efectuar desarrollos 'a medida', bien con medios propios, bien con la ayuda de expertos externos. Esta categoría de aplicaciones constituye el dominio tecnológico de los SI orientados al proceso de las transacciones propias de una actividad empresarial.

Las aplicaciones de apoyo son aplicaciones de SI/TIC específicas de un departamento, o, por el contrario, son de uso generalizado en la empresa y fuera de ella. Su valor estratégico es mínimo, pero son necesarias para el adecuado funcionamiento de determinadas áreas o funciones. Normalmente se adquieren 'llave en mano', pues se trata de productos que satisfacen necesidades universales de tratamiento de información que pueden encontrarse en el mercado a precios muy asequibles.

Los principales aspectos a definir en el plan estratégico de SI/TIC son los que se recogen en la figura 4.2.

Figura 4.2: Planificación estratégica de SI/TIC. Fuente: de Pablo, 2003.

Comienza abordando las necesidades de información que plantea la estrategia corporativa de la empresa, para luego definir las bases para el funcionamiento de los SI, pasando, finalmente, a configurar las estrategias de implantación de sistemas y de la plataforma tecnológica en que funcionarán. Para obtener el máximo rendimiento de las TIC es indispensable que las estrategias organizativas, de sistemas y tecnológicas se integren con las estrategias de información, y que ésta sea coherente con los objetivos, estrategias y políticas de la empresa.

Capítulo 5

Sociología, economía y derecho en el entorno empresarial

5.1 Análisis socio-económico de la empresa

Hace ya bastantes años que se viene señalando la necesidad y la conveniencia de que las empresas incorporen objetivos que favorezcan el bienestar de la sociedad. El problema es que las actividades orientadas socialmente generan costes y reducen la rentabilidad y las posibilidades de crecimiento de la empresa. Por ello si una empresa las desarrolla terminará encontrándose en desventaja frente a las demás y la tendencia ha de ser que la competencia le obligue a abandonar o, al menos, a limitar tales prácticas.

No obstante, por su propio interés, en ocasiones las empresas incorporan objetivos sociales incluso anticipándose a las propias demandas de la sociedad.

Además, las empresas, tratando de optimizar la consecución de sus objetivos económicos, desarrollan actividades que contribuyen al bienestar social. Por ejemplo, para poder pagar sustanciosos dividendos, en las empresas se investiga, se desarrollan nuevas tecnologías, se estudia el mercado para detectar posibles deseos y necesidades que los consumidores todavía no tengan cubiertos, se desarrollan nuevos productos y servicios para satisfacerlos y se crea riqueza y empleo. Funcionando con economicidad, eficaz y eficientemente, las empresas contribuyen al bienestar social.

La empresa constituye, pues, una realidad económica que es precisamente uno de los puntales fundamentales del régimen económico contemporáneo, hasta el extremo de que algún economista como Davenport llama al sistema de economía libre, en el que vivimos, economía de la empresa. A través de la empresa son conseguidos objetivos macroeconómicos, y por esta razón la actividad de la empresa ocupa la atención de los políticos y economistas, ya que en definitiva la actividad productiva de una nación está constituida por la suma de las actividades productivas de las distintas empresas integradas en aquella.

En ese entorno, se asegura el significado social de la empresa. La empresa crea empleo, canaliza la renta y, consiguientemente, constituye un instrumento de distribución de la renta nacional. En la empresa se viven diariamente los problemas que plantean las relaciones entre capital y trabajo en un orden de colaboración y tarea común. La enumeración de estas cuestiones pone de manifiesto la importancia social de la empresa, que ha justificado la atención de políticos, sociólogos y moralistas.

Por otro lado, a nivel interno, la propia cultura empresarial define cómo las personas se identifican con la organización, concibe su sistema de valores y lo relaciona con el suyo propio.

La cultura empresarial desempeña las siguientes funciones:

• Define los límites de la empresa.

• Da sentido de identidad a los miembros, pues la asumen como propia.

• Facilita la creación de compromisos personales más allá de los intereses particulares y en aras de un éxito colectivo que puede asumirse individualmente.

En este entorno aparecen dos conceptos importantes en el seno de la empresa, la ética empresarial y la responsabilidad social corporativa.

La ética debe asumir unos valores irrenunciables, entre los que se encuentran los siguientes:

– La calidad de los productos y de la gestión.

– La honradez y la eficiencia en el servicio.

– El mutuo respeto en las relaciones internas de los empleados.

– El respeto a las clientelas externas de la empresa.

– El respeto por la verdad y por la justicia.

– El respeto por los compromisos lícitos.

– El cumplimiento de las leyes y normas que rigen la actividad empresarial.

– Una búsqueda constante de excelencia.

– Acentuar la importancia de códigos éticos de conducta.

– Sentar la importancia de la responsabilidad social de la empresa.

Los códigos éticos son documentos en que la empresa establece unos objetivos de carácter ético que desea conseguir, dentro y/o fuera de la misma.

Los códigos éticos junto a una declaración de objetivos contienen los principios éticos fundamentales de la compañía y una cierta concreción de ambos por áreas específicas y de particular interés.

La mayoría de las definiciones de la responsabilidad social de las empresas entienden este concepto como la integración voluntaria, por parte de las empresas, de las preocupaciones sociales y medioambientales en sus operaciones comerciales y en las relaciones con sus interlocutores.

En esta búsqueda, por parte del consumidor, del comportamiento social de una empresa, las cuestiones que más les preocupan son: la protección de la salud, la seguridad de los trabajadores, y el desarrollo sostenible.

5.2 Economía empresarial

5.2.1 Análisis y evaluación de inversiones

En general, invertir es renunciar a unas satisfacciones inmediatas y ciertas a cambio de unas expectativas, es decir, unas esperanzas de beneficios futuros.

Las empresas llevan a cabo sus inversiones buscando con ellas lograr una serie de objetivos. Se realizan principalmente para:

– Aumentar la capacidad.

– Crear nuevos productos.

– Reducir los costes.

– Efectuar reposiciones.

– Realizar grandes reparaciones.

– Investigación y desarrollo.

– Realizar otras inversiones necesarias.

Existen los siguientes conceptos relacionados con las inversiones:

• Concepto de inversión. Renunciar a unas satisfacciones inmediatas a cambio de unas expectativas (esperanza de beneficios futuros). En el contexto empresarial, es el proceso que implica pagos inmediatos y cobros futuros.

• Concepto de cobros, pago, ingreso y gasto. El cobro es una entrada o recepción de dinero; el pago es una salida o emisión de dinero; el ingreso es la intención o esperanza de cobro; el gasto es la intención o esperanza de pago.

• Concepto de horizonte y período. El horizonte es el tiempo durante el cual se producirán cobros y pagos; el período es la porción de tiempo patrón en que se divide, equitativamente, el horizonte.

• Movimiento de fondos. Lista de valores, uno por período, que son la diferencia entre el total de cobros y el total de pagos.

Para la evaluación de proyectos de inversión se procede de la siguiente manera:

• a) Movimiento de fondos para cada proyecto de inversión

• b) Movimiento de fondos comparativamente para el conjunto de proyectos de inversión

• c) Movimiento de fondos acumulado, dimensión y período de retorno

d) Evaluación de la liquidez de las inversiones Liquidez:

Facilidad de cambiar por dinero el objeto de la inversión (capacidad de los activos para generar fondos con los que recuperar los pagos iniciales).

• Período de retorno o recuperación: indica la liquidez de los proyectos de inversión.

e) Evaluación de la rentabilidad de las inversiones Rentabilidad:

Un proyecto de inversión es rentable si el valor de los rendimientos que proporciona es superior al de los recursos que utiliza. Si el valor de los movimientos de fondos positivos supera al de los negativos. Pero estos movimientos tienen lugar en diversos instantes y no son sumables directamente.

Comparación intertemporal de cantidades monetarias:

– Tasa variable del nivel de precios (inflación): ip (ii)

– Tasa de interés nominal (coste de alquiler del dinero en u.m.1 corrientes): in

– Tipo de interés real (coste alquiler dinero en u.m. constantes):

1)

2) Valor Actualizado Neto (VAN):

El VAN es la cantidad que, percibida en el instante de referencia, es equivalente a todo el movimiento de fondos a lo largo del horizonte del proyecto.

Donde: T: horizonte.St: movimiento de fondos.i: interés (en tanto por uno).

* Si VAN>0 Ơproyecto rentable.

* Entre varios proyectos el más rentable es el de mayor VAN.

3) Anualidad:

Valor tal que, percibido al final de cada período, da un valor actualizado igual al VAN. Las decisiones son iguales que las referentes al VAN.

4) Tasa de interna de rentabilidad (TIR):

Valor de i que anula el VAN (VAN=0 Ơi).

f) Evaluación de la seguridad (menor riesgo) Seguridad:

Predilección por resultados más ciertos.

Hipótesis para la demanda del proyecto:

Optimismo (Ho, prHo), Normal (Hn, prHn), Pesimista (Hp, prHp).

* Movimiento de fondos para cada proyecto para cada hipótesis;

* VAN para cada proyecto, y para cada hipótesis;

* Esperanza matemática del VAN para cada proyecto:(prHo疁NHo)+ (prHn疁NHn)+ (prHp疁NHp)

1 u.m.: unidades monetarias.

5.2.2 Contabilidad y finanzas

5.2.2.1 Contabilidad externa y contabilidad interna

La contabilidad es un sistema de información que identifica, mide y comunica información económica para facilitar, a los usuarios de la misma, el diagnóstico y la toma de decisiones.

A nivel empresarial, existen dos tipos de contabilidad, la contabilidad externa (también denominada contabilidad financiera) y la contabilidad interna (también denominada contabilidad de gestión).

Ambas contabilidades proporcionan datos que son imprescindibles para la mayoría de decisiones que se toman en el mundo de la empresa. Una de las principales diferencias entre las dos contabilidades está en quiénes son los destinatarios de esta información. Para la contabilidad externa, los destinatarios son, por un lado, la dirección de la empresa y sus accionistas, y, por otro, terceras personas, tales como acreedores, bancos, empleados, o sindicatos. En cambio, los usuarios de la contabilidad interna son exclusivamente los directivos de la propia empresa.

• Contabilidad externa.Tiene como objetivos principales la obtención de información histórica sobre las relaciones económicas de la empresa con el exterior. La información que proporciona la contabilidad externa tiene su principal exponente en la cuentas anuales, integradas por el balance de situación y la cuenta de resultados. Se trata de información sobre la globalidad de la empresa, valorada en unidades monetarias, que se debe confeccionar de acuerdo con la legislación contable vigente. La contabilidad externa permite responder cuestiones tales como:

– ¿Podrá la empresa devolver sus deudas?;

– ¿Ofrece una rentabilidad suficiente a los accionistas?;

– ¿Gestiona adecuadamente sus activos?.

• Contabilidad interna.Pretende aportar información relevante, histórica o previsora, monetaria o no monetaria, sobre la actividad interna de la empresa para la toma de decisiones. Dado su carácter interno, cada empresa puede utilizar el sistema de contabilidad que le parezca más adecuado a sus necesidades. Una de las partes de la contabilidad interna es la contabilidad de costes. La contabilidad interna permite responder cuestiones tales como:

– ¿Qué productos son rentables?

– ¿A partir de qué precio de venta no se pierde dinero con un determinado producto?

– ¿Cuánto cuesta un determinado departamento?

– ¿Cuánto cuesta cada parte del proceso de elaboración de un producto?

– ¿Cuál es la rentabilidad que se consigue con un determinado cliente?

– ¿Vale la pena subcontratar una determinada actividad?

5.2.2.2 Tesorería

La tesorería es el dinero en efectivo que una empresa tiene. En ella se incluyen el dinero en caja y en cuentas corrientes bancarias. También se pueden incluir dentro de la tesorería las inversiones financieras que son convertibles en dinero de forma inmediata.

Dado que uno de los objetivos de cualquier organización es poder atender puntualmente sus compromisos de pago, el control de los movimientos y saldos de tesorería constituye una actividad de la máxima importancia. A menudo suspenden pagos y/o cierran empresas que, teniendo éxito comercial, descuidan la tesorería e invierten más de lo que pueden soportar o se financian de forma inadecuada. Para evitar estas situaciones, el departamento financiero tiene que realizar los controles y disponer las medidas oportunas para que los movimientos de tesorería, es decir los cobros y los pagos, estén organizados con el fin de que los saldos sean siempre positivos y suficientes.

Los movimientos de tesorería son los cobros, o entradas de dinero, y los pagos, o salidas de dinero. Tanto los cobros como los pagos se refieren a cuatro tipos de actividades:

• Actividades ordinarias: relacionadas con la actividad típica de la empresa. Es decir, que son consecuencia directa de la compra y venta de los productos o servicios que constituyen el objeto de la empresa. Por ejemplo, los cobros de clientes, el pago de impuestos, el pago de las materias primas o el pago de salarios.

• Actividades de inversión: relacionadas con la adquisición o venta de elementos que están en la empresa desde hace más de un año (edificios, máquinas, terrenos, entre otros). También incluyen las operaciones relacionadas con inversiones financieras, como la compra de acciones en bolsa, por ejemplo.

• Actividades de financiación: relacionadas con la obtención o devolución de dinero para financiar a la empresa. Incluyen las relacionadas con la aportación de fondos por parte de accionistas, el pago de dividendos o la devolución de un préstamo a un banco, por ejemplo.

• Actividades extraordinarias: no están relacionadas con la actividad típica de la empresa. Suelen ser esporádicas e, inclusive, imprevistas.

Figura 5.1: Movimientos y saldo de tesorería. Fuente: Amat, 2003.

Diferencia entre gasto/pago, ingreso/cobro e inversión: Gasto: Concepto de la contabilidad externa. Se refiere a la adquisición de bienes y servicios para su consumo. La mayoría de gastos suelen comportar obligaciones de pago para con terceros.

Pago: Es una salida de tesorería. No todos lo gastos se pagan y sin embargo hay pagos que no corresponden a gastos ni costes.

La diferencia entre gasto y pago es similar a la que existe entre ingreso y cobro. El cobro es una entrada de tesorería que puede deberse a ingresos, pero también a otros conceptos, tales como ampliaciones de capital o préstamos. En cambio, el ingreso es consecuencia, principalmente, de las ventas que realice la empresa. Inversión: Se refiere a aquella parte del gasto que no se incorpora al proceso de producción de la empresa y que permanece en ella para generar nuevos recursos en futuros ejercicios. Por ejemplo, la maquinaria adquirida por la empresa para participar en el proceso de producción.

Estado de flujos de la tesorería

El estado de flujos de la tesorería es un informe contable sobre las transacciones y saldos de dinero en efectivo de la empresa. Por tanto, ayuda a evaluar la capacidad de la empresa para generar tesorería. También es útil para evaluar las posibilidades de éxito, supervivencia o fracaso de una empresa, ya que, desde una perspectiva contable-financiera, el éxito de una empresa se mide, esencialmente, en base a los beneficios y tesorería que es capaz de generar.

Puede calcularse con datos históricos o con previsiones de ejercicios futuros. En este segundo caso, el estado previsor de flujos de tesorería, también denominado presupuesto de tesorería o de caja, es muy útil para conocer mejor una empresa, ya que permite estimar los déficits o superávites de tesorería que va a tener la empresa a corto plazo, y por tanto actuar en consecuencia.

El período habitual que abarca el estado de flujos de tesorería suele ser el año, y acostumbra a estar dividido en meses, o incluso en períodos más cortos como semanas o días.

Figura 5.2: Estado de flujos de tesorería por meses. Fuente: Amat, 2003.

Al hacer el estado de flujos de tesorería es útil distinguir los cobros y pagos directamente relacionados con la actividad ordinaria de la empresa (ventas, compras, entre otros) de los que no están relacionados con esta actividad. De este modo, se puede evaluar la capacidad de generar fondos con la actividad ordinaria de la empresa.

Flujo de caja financiero ("cash flow")

El flujo de caja financiero es el dinero que genera la empresa a través de su actividad ordinaria.

El flujo de caja financiero tiene en cuenta solamente las actividades ordinarias y se obtiene restando los pagos a los cobros. El saldo es el flujo de caja generado por la actividad ordinaria de la empresa. Por tanto, se corresponde con la variación de tesorería de las actividades ordinarias. Cobros ordinarios – Pagos ordinarios = Flujo de caja financiero

El cálculo y análisis de la evolución del flujo de caja financiero ayuda a diagnosticar la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas, por lo que es un complemento imprescindible del análisis del balance de situación, como se verá más adelante.

Una empresa que tenga un flujo de caja financiero positivo, significa que generará fondos para realizar inversiones o para reducir su endeudamiento.

5.2.2.3 Balance de situación

El balance de situación es un estado contable, correspondiente a la contabilidad externa, que refleja la situación patrimonial de la empresa. En cierto modo, es un documento equivalente al patrimonio de una persona, integrado por sus bienes menos las deudas. Bienes (vivienda, vehículo) – Deudas (préstamo bancario) = patrimonio neto

De forma equivalente, el balance de situación de una empresa se compone de los bienes, derechos y deudas que tiene la empresa en un momento dado.

Los bienes y derechos integran el activo del balance de situación. Las deudas forman parte del pasivo de dicho balance.

A la diferencia entre el activo y las deudas, se la denomina patrimonio neto.

• Se expresa en unidades monetarias (u.m.) y está referido a una fecha determinada.

• Siempre cuadra, ya que el total del activo es siempre igual al total del pasivo.

La igualdad anterior es consecuencia de que en el pasivo se ha incluido el patrimonio neto, que es la diferencia entre el total del activo y las deudas.

Figura 5.3: Conceptos básicos que integran el balance de situación a una fecha determinada. Fuente: Amat, 2003.

Patrimonio neto = Activo – Deudas

El patrimonio neto está integrado por las aportaciones de los propietarios de la empresa, denominadas capital, y por los beneficios generados por ésta que no han sido distribuidos, sino que se han reinvertido en la propia empresa. Los beneficios reinvertidos reciben la denominación de reservas. Desde otro punto de vista, el activo refleja las inversiones que ha efectuado la empresa; y el pasivo de dónde han salido los fondos que han financiado dichas inversiones.

Los componentes del balance de situación

Como se ha comentado el balance tiene dos partes, el activo y el pasivo.

Cada una de estas partes a su vez está dividida en masas patrimoniales, que agrupan elementos de características similares en lo que se refiere al plazo de realización.

Las principales masas patrimoniales del activo son las siguientes:

• Activo fijo (o activo inmovilizado): lo forman aquellos elementos del activo que permanecerán en la empresa más de un año. Se divide principalmente en inmovilizado material (terrenos, edificios, maquinaria, entre otros), inmovilizado inmaterial (patentes, marcas, entre otros) e inmovilizado financiero (participaciones en otras empresas, entre otros).

• Activo circulante: lo forman aquellos elementos del activo que permanecerán en la empresa un año como máximo. Está compuesta por las existencias, el realizable y el disponible.

– Existencias: son las materias primas, productos en curso y productos acabados que están en proceso de fabricación o en el almacén.

– Realizable: agrupa todos los derechos de cobro con vencimiento inferior o igual a un año (clientes, deudores, efectos comerciales a cobrar, entre otros).

– Disponible: es el dinero en caja y en las cuentas corrientes bancarias de libre disposición.

Las principales masas patrimoniales del pasivo son las siguientes:

• Patrimonio neto (no exigible, capitales propios o fondos propios): está formado por el capital aportado por los propietarios de la empresa, más los resultados no repartidos de años anteriores (reservas).

• Deudas a largo plazo (exigible a largo plazo): están compuestas por las deudas cuyo plazo de vencimiento es superior a los doce meses (préstamos bancarios a largo plazo, préstamos de los accionistas a largo plazo, entre otros).

• Capitales permanentes (recursos permanentes o pasivo fijo): Es la suma del patrimonio neto y las deudas a largo plazo.

• Deudas a corto plazo (pasivo circulante o exigible a corto plazo): Están compuestas por las deudas cuyo plazo de vencimiento es igual o inferior a los doce meses (proveedores, préstamos bancarios a corto plazo, deudas con Hacienda y la Seguridad Social a corto plazo, entre otros).

De cara al análisis es conveniente reagrupar las cuentas de menos a más liquidez en el activo y de menos a más exigibilidad en el pasivo. La liquidez es la mayor o menor facilidad que tiene un bien para convertirse en dinero. Un elemento será más exigible cuanto menor sea el plazo en que vence.

Figura 5.4: Criterios de ordenación de las masas patrimoniales en el balance de situación. Fuente: Amat, 2003.

En Estados Unidos y la mayoría de países latinoamericanos, sin embargo, se siguen los mismos criterios de ordenación pero al revés, ya que los activos se ordenan de mayor a menor liquidez y los pasivos de mayor a menor exigibilidad.

También pueden diferenciarse dentro de las masas patrimoniales del activo las que son funcionales (imprescindibles para la actividad ordinaria de la empresa) y las que son extrafuncionales (no directamente necesarias para la actividad ordinaria). Por ejemplo, la maquinaria suele ser funcional. Los activos extrafuncionales son los que pueden ser vendidos cuando la empresa precisa de liquidez urgente para salir adelante.

Criterios de valoración de activos y pasivos

El criterio general es que todos los bienes se valoran al precio de adquisición, o al coste de producción si se han hecho internamente en la empresa, a menos que el precio de mercado sea inferior. En este último caso se utiliza el precio de mercado. Por tanto, si el valor de mercado de un activo es superior al precio de adquisición, en contabilidad se utilizará el precio de adquisición. En cambio, si se produce la situación contraria y el valor de mercado de un activo cae por debajo de su valor de adquisición, se utilizará el valor de mercado para reflejar el activo en el balance de la empresa. En la práctica, el precio más usado es el de adquisición, ya que es habitual que el precio de mercado sea superior.

Las deudas figurarán en el balance por su valor de reembolso. Es decir, por el valor que se deberá pagar a la persona a la que se debe el dinero.

Los saldos de clientes y de otros derechos figurarán en el activo del balance por su valor nominal. Es decir, por el valor que figura en el documento que refleja el derecho que tiene la empresa. El mismo criterio se utilizará con proveedores y acreedores en el pasivo del balance.

5.2.2.4 Cuenta de resultados (cuenta de pérdidas y ganancias)

El funcionamiento de la empresa genera la percepción de unos ingresos y la realización de unos gastos de cuya diferencia surge el resultado del período:Resultado = Ingresos – Gastos

Cuando el resultado es positivo se denomina beneficio. En caso contrario se denomina pérdida.

Los ingresos más habituales son las ventas. Los gastos más frecuentes son los consumos de materias primas, los gastos de personal, los alquileres y los gastos financieros.

La cuenta de resultados, que también corresponde a la contabilidad externa, es un documento contable en el que se informa de los ingresos, gastos y resultado que se han producido en un determinado período. Puede presentarse de varias formas, pero los dos formatos más habituales son el de lista y el de cuenta. En el formato de lista, se restan los gastos a los ingresos para llegar al resultado.

En el formato de cuenta, los gastos se ponen en la izquierda, que se denomina debe, y los ingresos en la derecha, que se denomina haber. Para cuadrar la cuenta se pone el resultado, que puede ser beneficio, si los ingresos superan a los gastos, o pérdida si ocurre lo contrario. El hecho de que el beneficio se ponga en el lado de los gastos y la pérdida en el lado de los ingresos es por puros fines estéticos, ya que de esta forma cuadra el debe con el haber.

Así como el balance de situación se refiere a una fecha determinada, la cuenta de resultados corresponde a un período de tiempo, ya sea un mes, varios meses o un año.

Ordenación de la cuenta de resultados

Para analizar la cuenta de resultados, es recomendable dividir todos sus gastos e ingresos tal y como sigue:

• Ventas netas: incluye los ingresos por la actividad propia de la explotación de la empresa, de la que se deduce los descuentos y bonificaciones en factura y los impuestos sobre dicha venta.

• Gastos variables o proporcionales de fabricación: son todos los gastos de fabricación directamente imputables a las ventas, o sea la materia prima, la mano de obra directa de fábrica y los gastos directos de fabricación.

• Gastos variables o proporcionales de comercialización: todos los gastos de comercialización directamente imputables a las ventas, o sea los portes de ventas, comisiones, entre otros.

• Costes de ventas o costes de los productos vendidos: suma de los gastos variables de fabricación y de comercialización.

• Amortizaciones: reflejan el desgaste anual del inmovilizado material e inmaterial.

• Provisiones: reflejan la pérdida de valor no definitiva de determinados activos, tales como el inmovilizado, las existencias o los clientes. Se produce cuando el precio de mercado de un inmovilizado o de las existencias cae por debajo del precio de adquisición o cuando, un cliente suspende pagos y aparecen dudas de que se vaya a cobrar el saldo pendiente. Se trata de pérdidas no definitivas, ya que con posterioridad existe la posibilidad de que el valor perdido se recupere.

• Gastos de estructura: son todos aquellos gastos provocados por la estructura de la empresa y no imputables a las ventas. A los gastos de estructura se les denomina a menudo gastos fijos.

• Otros ingresos y gastos: todos los ingresos y gastos de explotación que no se pueden incluir en ninguno de los grupos anteriores.

• Gastos e ingresos financieros: los gastos e ingresos financieros de la empresa. Gastos bancarios (intereses y comisiones), intereses financieros cobrados por la empresa, descuentos por pronto pago a favor o en contra, entre otros.

• Impuestos de sociedades: es el impuesto sobre el beneficio del período que paga la empresa.

Diferencia entre amortización y depreciación

Amortización, es la extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo; por ejemplo: la redención de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor, la extinción gradual periódica en libros de una prima de seguros o de una prima sobre bonos, bien sea, mediante un crédito directo, o por medio de una cuenta de valuación.

Depreciación, es un reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público.

La amortización se considera como la expresión contable de la depreciación que normalmente sufren los bienes de inmovilizado no financiero por el funcionamiento, uso y disfrute de los mismos, debiéndose valorar, en su caso, la obsolescencia que pueda afectarlos. La dotación anual que se realiza, expresa la distribución del valor contable activado durante la vida útil estimada del inmovilizado; por lo que, contablemente depreciación y amortización se consideran sinónimos.

A partir de los grupos anteriores, la cuenta de pérdidas y ganancias se estructura como se muestra a continuación:

Figura 5.5: Formato de la cuenta de pérdidas y ganancias utilizada para el análisis. Fuente: Amat, 2003.

De este modo, ya se ha preparado la cuenta de resultados para el análisis que se estudiará en los siguientes apartados.

5.2.2.5 Análisis patrimonial y financiero

El análisis patrimonial y financiero de la empresa es el primer paso del análisis de los estados contables y permite evaluar aspectos tales como la capacidad de pago de deudas, la independencia financiera, la capitalización o la eficiencia en la utilización de los activos.

Cuando el balance de situación ya está debidamente ordenado y preparado para el análisis, se empieza por el cálculo de sus porcentajes. Para ello, se calcula el porcentaje que representa cada grupo patrimonial en relación al total del activo o del pasivo.

Una vez se han calculado los porcentajes, ya se pueden obtener las primeras conclusiones, a partir de los siguientes principios orientativos de tipo general:

1) El activo circulante ha de ser mayor que el exigible a corto plazo. Esto es preciso para que la empresa no tenga problemas de liquidez y pueda atender sus pagos. Cuando el activo circulante es menor que el exigible a corto plazo, el fondo de maniobra (activo circulante menos exigible a corto plazo) es negativo, lo que se denomina suspensión de pagos técnica o teórica. De persistir esta situación puede desembocar en el estado de suspensión de pagos.

Cuando se desea mejorar esta situación, hay que tomar medidas para reducir las deudas a corto plazo, tales como:

– Ampliar capital.

– Reducir el pago de dividendos y aumentar la autofinanciación.

– Reconvertir la deuda a corto plazo en deuda a largo plazo.

– Adelantar la transformación en dinero de los activos circulantes, tales como clientes o existencias.

– Vender activos inmovilizados para generar liquidez.

2) El realizable más el disponible han de igualar, aproximadamente al exigible a corto plazo. Con este principio se matiza el anterior, ya que es posible que una empresa tenga un activo circulante muy elevado pero en forma de stocks y, por tanto, no tenga efectivo para poder atender los pagos.

3) Los capitales propios han de ascender, aproximadamente, entre el 35% y el 50% del total del pasivo. Este porcentaje de capitales propios es preciso para que la empresa esté suficientemente capitalizada y su endeudamiento no sea excesivo.

Cuando los capitales propios son negativos, situación que se produce si las pérdidas acumuladas superan al capital y reservas, se dice que la empresa está en una situación de quiebra técnica. En este caso las deudas superan a los activos, lo que genera una situación insostenible a menos que se tomen medidas urgentes para mejorar. De no ponerse remedio a esta situación, la empresa puede verse abocada a la declaración por el juez del estado de quiebra, lo que puede llevar al cierre.

Esta problemática puede evitarse si la empresa amplía capital a tiempo, y toma medidas para poder generar beneficios.

Como nota general, de buen operar en la aplicación de fondos, cabe decir, que en principio, el activo fijo ha de ser financiado con capitales propios o con exigible a largo plazo.

Ratios

Un ratio es un cociente entre magnitudes que tienen una cierta relación y por este motivo se comparan.

1) De rentabilidad de los capitales propios:

Rentabilidad de los capitales propios = Beneficio neto / Capitales propios.

2) De liquidez:

Ratio de liquidez = Activo circulante / Exigible a corto plazo = >1 (1,5 a 2)

1 probabilidad de pérdida de rentabilidad de los activos líquidos (exceso).

Ratio de disponibilidad = Disponible / Exigible a corto plazo = 0,3.

>0,3 probabilidad de pérdida de rentabilidad de los disponibles (exceso).

3) De endeudamiento:

Ratio de endeudamiento = Deudas totales / Total del activo = 0,5 a 0,65

>0,65 volumen de deudas excesivo

Ratio de calidad de la deuda = Deuda a corto plazo / Deudas totales

Cuanto menor sea mayor será la calidad de la deuda, en cuanto a plazo.

Ratio capacidad devolución préstamos = (Beneficio Neto + Amortizaciones) / Prestamos

Cuanto mayor sea mayor será la capacidad para devolver los préstamos.

4) De rotación de activos:

Rotación del activo fijo = Ventas / Activo Fijo.

Cuanto mayor sea mayor serán las ventas generadas con el activo fijo.

Más ventas con menos inversión (y menos pasivo -deuda-).

Rotación del activo circulante = Ventas / Activo Circulante.

Cuanto mayor sea mayor serán las ventas generadas con el activo circulante.

Más ventas con menos inversión (y menos pasivo -deuda-).

Rotación de los stocks = Ventas / Stocks.

Cuanto mayor sea mayor serán las ventas generadas con el activo circulante.

Más ventas con menos inversión (y menos pasivo -deuda-).

5) De gestión de cobro y pago:

Plazo de cobro = [(Clientes + Efectos) / Ventas] x 365.

Cuanto menor sea antes se cobra de los clientes.

Plazo de pago = [Proveedores / Compras] x 365.

Cuanto mayor sea más se tarda en pagar a los proveedores.

5.2.2.6 Análisis económico

El análisis económico ayuda a verificar cómo genera resultados una empresa y cómo mejorarlos.

El análisis de los resultados ordinarios permite evaluar cuestiones como las siguientes:

– Evolución de la cifra de ventas global y por productos.

– Evolución del margen bruto global y por productos.

– Evolución de los gastos de estructura.

El primer paso del análisis económico es el cálculo de los porcentajes de la cuenta de resultados ordinarios. Para ello se obtiene el porcentaje que representan los diferentes gastos y beneficios sobre las ventas. En la cuenta de resultados conviene identificar por separado el margen bruto, el beneficio antes de intereses e impuestos y el beneficio antes de impuestos.

Análisis de las ventas

• Expansión de ventas = VentasAño(n) / VentasAño(n-1)

1 ventas crecen

• Cuota de mercado = VentasEmpresa / VentasSectorLa evolución de la cuota de mercado informa del crecimiento de la empresa en la relación con la marcha de su sector

Análisis de los gastos

• GastosFijo / Ventas

• GastosVariables / VentasInteresa que los ratios anteriores desciendan con el paso de los años.

• Gastos de Función o Actividad (N) / Gastos de Función o Actividad (N-1)Interesa que los gastos de cierta función o actividad decrezcan con los años.

• Gastos de Función o Actividad / Número de recursos empleados

5.2.2.7 Análisis de la rentabilidad y la autofinanciación

El análisis de la rentabilidad permite relacionar lo que se genera a través de la cuenta de pérdidas y ganancias con lo que se precisa, de activos y capitales propios, por ejemplo, para poder desarrollar la actividad empresarial.

Rendimiento (o rentabilidad económica)

El estudio del rendimiento permite conocer la evaluación y las causas de la productividad del activo de la empresa.

• Rendimiento = BeneficioAntesInteresesImpuestos / TotalActivoCuanto más elevado sea más productividad del activo se obtendrá.

• Rendimiento = (BAII / Ventas) x (Ventas / Activo) = MargenVentas x RotaciónActivos

Para aumentar el rendimiento se deberá aumentar el precio de venta de los productos y/o reducir los costes y así se conseguirá que el ratio de margen suba. Otra alternativa sería aumentar la rotación vendiendo más y/o reduciendo el activo.

Desde este punto de vista, hay dos vías muy diferenciadas para aumentar el rendimiento:

1) Una alternativa sería mejorar el rendimiento a través de productos de gran calidad que podrían venderse a precios elevados que, aunque tuviesen una baja rotación, podrían generar un buen margen.

2) La alternativa contraria sería ajustar los precios de venta para vender el máximo número de unidades que permitirían una elevada rotación que compensaría el escaso margen.

Entre las dos alternativas citadas se pueden trazar políticas intermedias.

Rentabilidad (o rentabilidad financiera)

Rentabilidad = BeneficioNeto / CapitalesPropios

A medida que el valor del ratio de rentabilidad financiera sea mayor, mejor será ésta. En cualquier caso, como mínimo ha de ser positiva y superior a las expectativas de los accionistas. Estas expectativas suelen estar representadas por el denominado coste de oportunidad, que indica la rentabilidad que dejan de percibir los accionistas por no invertir en otras alternativas financieras de riesgo similar. Rentabilidad = (BeneficioNeto / Ventas) x (Ventas / Activo) x (Activo / CapitalesPropios)

= MargenVentas x RotaciónActivos x Apalancamiento

Si se quiere aumentar la rentabilidad financiera se puede:

1) Aumentar el margen: Elevando precios, potenciando la venta de aquellos productos con mayor margen, reduciendo los gastos, o una combinación de las medidas anteriores.

2) Aumentar la rotación: Vendiendo más, reduciendo el activo o ambos.

3) Aumentar el apalancamiento: Esto significa, aunque parezca un contrasentido, que se ha de aumentar la deuda para que la división activo/cap.Prop. sea mayor. De todas formas, hay que analizar simultáneamente la evolución de este ratio y el ratio de margen, ya que al variar la deuda también variarán los gastos financieros y se ha de buscar una combinación que optimice el conjunto de los dos ratios.

Autofinanciación

La autofinanciación se consigue por los recursos generados invertidos en la propia empresa. Cuanto mayor sea la autofinanciación mayor será la independencia de la empresa respecto a terceros.

• Autofinanciación generada sobre ventas = (Flujo de caja – Dividendos) / Ventas Cuanto mayor sea, más fondos genera la empresa con las ventas.

• Autofinanciación generada sobre activo = (Flujo de caja – Dividendos) / ActivoCuanto mayor sea, más fondos genera la empresa en relación con los activos.

• Autofinanciación de las inversiones = (Flujo de caja – Dividendos) / InversionesCuanto mayor sea, más fondos genera la empresa en relación con las inversiones.

• Política de dividendos = Dividendos / BeneficioNetoCuanto mayor sea, menor será la autofinanciación. Interesa que sea elevado para los accionistas y reducido para la solvencia financiera de la empresa. En cualquier caso, los beneficios no repartidos van a reservas y, por tanto, permitirán posiblemente pagar más dividendos en el futuro.

Para elaborar un análisis completo de las cuentas de una empresa se pueden utilizar todas las técnicas expuestas.

Una vez se concluye el análisis de estados contables, ya se está en condiciones de elaborar un diagnóstico de la situación patrimonial, financiera, económica y de la rentabilidad de la empresa. Este diagnóstico ayuda a poder formular y poner en marcha las recomendaciones que pueden hacer que la empresa evolucione favorablemente.

5.2.3 Control de costes y control de gestión

5.2.3.1 Control de costes

Coste es la medida, en términos monetarios, de los recursos utilizados para conseguir un objetivo determinado.

Clasificación de los costes:

• Unitarios / Totales; según nº de recursos.

• Directos / Indirectos; según imputación.

• Fijos / Variables; según volumen de actividad.

• Diferenciables / de Oportunidad; según 'implementación'.

a) Análisis del modelo coste-volumen-beneficio (C-V-B)

Este modelo analiza el comportamiento de las ventas, de los costes totales y de los beneficios operativos cuando se producen cambios en los niveles de outputs, en el precio de venta unitario, en los costes variables unitarios y en los costes fijos.

Aproximación matemática:

• B = (PV-GVU)N – GF

B: Beneficio

PV: Precio de venta unitario

GVU: Gasto variable unitario

N: Número de unidades producidas (vendidas)

GF: Gastos fijos totales

• MCU = PV – GVU

MCU: Margen de contribución unitario

• MCT = B = (MCU)N – GF

MCT: Margen de contribución total

• PUNTO DE EQUILIBRIO: INGRESOS = GASTOS TOTALES

I = CT

PV瘠= CFT + CVU瘠

X = CFT / (PV – CVU) = CFT / MCU

I: Ingresos por ventasCT: Costes totalesX: Volumen de actividadCFT: Costes fijos totalesCVU: Costes variables unitarios

b) Decisiones de producto con capacidad de producción disponible

En situaciones de capacidad disponible, casi todos los problemas se reducen a seleccionar productos cuyo margen de contribución total sea mayor que sus costes fijos directos:

• MCU玠- GFD > 0

GFD: Gastos fijos directos

Una de las decisiones que frecuentemente deben tomarse es la de fabricar o comprar un producto o la de fabricar los propios componentes del producto o comprarlos a un proveedor exterior.

• Si N球 > N烖 + GFD ƠFabricarSi N球 < N烖 + GFD ƠComprar

PC: Precio de compraGFD: Gastos fijos directos del productoCV: Costes variables del productoN: Nº de unidades a comprar (Nº de unidades a fabricar)

c) Decisiones de producto con capacidad de producción limitada

Cuando la demanda de ventas sea superior a la capacidad de producción de la empresa, es fundamental identificar el factor o factores que limitan la capacidad y escoger aquellos productos cuyo margen de contribución unitario por unidad de capacidad limitada sea máximo, por contraste con las situaciones de capacidad de producción disponible (donde al no haber limitación de capacidad todos los productos podrán fabricarse siempre que en general se cumpla MCU玠- GFD > 0.

d) Asignación de costes

1) Según modelo tradicional (Volumen Based Costing: VBC)

En el proceso de asignación de costes a los productos, los recursos se acumulan primero en los centros de costes y luego se asignan a los productos.

El proceso de asignación de costes se hace en dos etapas.

Primera etapa:

En la primera etapa el proceso identifica y carga los costes indirectos a los centros de coste de producción o principales y a los de servicio o secundarios. A continuación todos los costes de los centros de coste secundarios se reasignan a los centros de coste de producción o principales.

Una vez identificados los centros de coste secundarios y los centros de coste principales, se deben determinar los costes incurridos por cada centro de coste.

Los pasos de la primera etapa son los siguientes.

1. Se divide la empresa en centros de coste.

2. Se clasifica cada centro de coste en centros de coste de servicio y centros de coste de producción.

3. Se trazan todos los costes indirectos o gastos generales a los centros de coste.

4. Se reasignan todos los costes de los centros de coste de servicio a los centros de coste de producción.

5. Se acumulan todos los gastos generales en los centros de coste de producción.

Segunda etapa:

En la segunda etapa, el proceso carga los costes acumulados en los centros de coste de producción o principales a los objetivos de coste mediante una tasa de reparto de gastos generales.

Los pasos de la segunda etapa son los siguientes.

1. Se calcula la tasa de reparto de gastos generales acumulados en el centro de coste de producción.

2. Se cargan los gastos generales acumulados en el centro de coste de producción a los objetivos de coste (productos o servicios), mediante la tasa de reparto.

La tasa de reparto de gastos generales:

TR = Recursos totales acumulados en el Dpto. / Volumen de producción = = TRF + TRV

TRF: Tasa de reparto de gastos generales fijos.

TRV: Tasa de reparto de gastos generales variables.

2) Según modelo Activity Based Costing: ABC

El modelo ABC se centra en todas las actividades de la empresa en lugar de hacerlo en las actividades de producción como hace el modelo VBC.

El modelo ABC se basa en la premisa que las actividades consumen recursos y los objetivos de coste consumen actividades, por tanto los costes se asignan a los objetivos de coste proporcionalmente a su consumo de actividad. 'Los productos consumen actividades, las actividades consumen recursos'.

Se han identificado cantidades significativas de actividades generales, desde inspección hasta manejo de materiales, que se consumen de forma desproporcionada por ciertas piezas, productos o familias de productos. Los prorrateos tradicionales y los sistemas de costes basados en mano de obra no muestran esta desproporción. Los sistemas actuales de costes no muestran la verdadera economía de la producción y del consumo de recursos. El ABC proporciona un acercamiento más preciso entre los costes y la producción.

En el método ABC en primer lugar se asignan recursos a las actividades vinculadas a los procesos de la empresa. En segundo lugar se asigna coste de las actividades a los productos, clientes y a los servicios que se benefician de o han sido creados por la demanda de actividades.

• Resourse drivers: medida del consumo de recursos. Factor utilizado para asignar costes a las actividades. Es una medida de la cantidad de recursos consumida por una actividad.

• Activity Drivers: medida del consumo de actividad. Medida de la frecuencia e intensidad de la demanda impuestas en las actividades por los objetivos de coste.

El sistema ABC utiliza cinco etapas clave para asignar costes indirectos a los objetivos de coste.