Manuales administrativos

1.- DEFINE QUE
SON LOS MANUALES, QUE ES UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y QUE
ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

MANUAL . Es un documento elaborado
sistemáticamente que indica las actividades a ser
cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las
mismas deberan ser realizadas ya sea conjunta o
separadamente.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN.- Es un
documento oficial cuyo propósito es describir la
estructura de funciones y departamentos de una
organización, asi como las tareas especificas y la
auditoria asignada a cada miembro del organismo.

Son documentos que sirven como medio
de comunicación y coordinación, que
facilitan el cumplimiento de las funciones y la
asignación adecuada del recurso humano con la
finalidad de lograr los objetivos que trata de alcanzar un
determinado organismo social.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Son aquellos
instrumentos de información en los que se consignan, en
forma metodica, los pasos y operaciones que deben seguirse para
la realización de las funciones de una unidad
administrativa.

Los manuales de procedimientos, como instrumentos
administrativos que apoyan el quehacer institucional, estan
considerados como elementos básicos para
coordinación, dirección y control administrativo, y
que facilitan la adecuada relacion entre las distintas unidades
administrativas de la organización.

2.- ENUNCIA AL
MENOS 3 OBJETIVOS DE LOS MANUALES.

Instruir al personal, acerca de aspectos
tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas,
procedimientos , normas.etc.

Precisar las funciones y relaciones de cada
unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecución correcta de
las labores asignadas al personal y propiciar uniformidad en el
trabajo.

Servir como medio de integración y
orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación a las distintas funciones
operacionales.

Proporcionar información basica para
la planeacion e implantación de reformas
administrativas.

3.- DESCRIBE LA
CLASIFICACION DE LOS MANUALES DE ACUERDO A SU AREA DE
APLICACIÓN.

Otra clasificacion aceptada de los manuales
administrativos, se refiere a las necesidades que tienen las
oficinas y de acuerdo a su ambito de aplicación; pueden
elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. A
continuación en la figura 3.3. se muestra otra
clasificacion de los manuales de acuerdo a su ambito de
amplicacion.

GENERAL Se refiere a todo el organismo en
su conjunto. Dentro de este tenemos a los manuales
siguientes:

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL GENERAL DE
POLÍTICAS

ESPECIFICO Básicamente se refiere al
contenido de información de una unidad organica. Dentro de
esta clasificacion tenemos a los manuales siguientes:

MANUAL ESPECIFICO DE RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN MANUAL ESPECIFICO DE AUDITORIA
INTERNA

MANUAL ESPECIFICO DE POLÍTICAS DE
PERSONAL MANUAL ESPECIFICO DE PROCEDIMIENTOS DE
TESORERIA.

A continuación mencionaremos de
manera resumida las características de cada uno de estos
tipos de manuales.

GENERAL

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN. Este
es producto de la planeacion organizacional y abarca a todo el
organismo, indicando la organización formal y definiendo
su estructura funcional.

MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTO. Este es tambien
resultado de la planeacion, contiene los procedimientos de todas
las unidades organicas que conforman en un organismo social, a
fin de uniformar la forma de operar.

MANUAL GENERAL DE POLÍTICAS. Se refiere a
presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección
superior; para toda la empresa, estas políticas generales
establecen lineas de guia, un marco dentro del cual todo el
personal pueda actuar de acuerdo a condiciones
generales.

MANUAL ESPECIFICO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN.
Se refiere a una parte de una area especifica ( personal ).
Y

contiene ña definición uniforme respecto
al reclutamiento y selección del personal en una
organización.

MANUAL ESPECIFICO DE AUDITORIA INTERNA. Consiste en
agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacion especifica a
determinados tipos deactividad, aquí se refieren a la
auditoria interna, en forma particular.

MANUAL ESPECIFICO DE POLÍTICAS DE PERSONAL. Este
se enfoca a definir "politicas", pero de una area especifica de
la organización señalando las guias u orientaciones
respecto a cuestiones de personal, tales como:
contratación, permisos, promociones,
prestaciones,etc.

MANUAL ESPECIFICO DE PROCEDIMIENTOS DE TESORERIA.
Consiste en elaborar los procedimientos en el orden cde
importancia de una area especifica, a fin de capitalizar las
oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo; por
ejemplo, ingreso a caja, pago a proveedores,etc.

4.- ENUNCIA CADA
UNO DE LOS APARTADOS DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN.

El contenido de un "manual de
organización ", varia de acuerdo al tipo y a la cantidad
de material que se desea detallar, en este caso se incluyen las
variantes que pudieran presentarse para manuales mas
especificos.

Los apartados que debera contener un manual
de organización, a fin de uniformar su presentación
son las siguientes:

1.-IDENTIFICACION

2.-INDICE

3.-INTRODUCCION

3.1 OBJETIVO DEL MANUAL

3.2 AMBITO DE APLICACIÓN

3-3 AUTORIDAD

3.4 COMO USAR EL MANUAL

4.-DIRECTORIO

5.-ANTECEDENTES HISTORICOS

6.-BASE LEGAL ( EN CASO DE UN ORGANISMO
PUBLICO )

7.- ORGANIGRAMA

8.- ESTRUCTURA FUNCIONAL

8.1 OBJETIVOS DE CADA UNIDAD
ORGANICA

5.-EXPLICA
BREVEMENTE CUALES SON LAS ETAPAS QUE SE DEBEN SEGUIR PARA LA
ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE
ORGANIZACIÓN.

El primer paso para preparar un manual es
determinar lo que se desea alcanzar. Para ello, hay que contestar
las siguientes preguntas:

¿ Cual es el objetivo del organismo
al crear este manual ? puede ser que la
dirección esta en vias de introducir un nuevo sistema de
organización. O por otro lado , su propósito puede
ser asegurarse de que todos los gerentes de area y jefes de
departamento conozcan adecuadamente la estructura
organizacional.

¿Qué beneficios proporcionara el manual a
los usuarios ?

Es probable que el manual permita a los
usuarios comprender un nuevo sistema de organización con
rapidez y facilidad, o que sirva de base como fuente de consulta
inmediatas como dudas del personal.

¿Qué espero yo ( o mi departamento )lograr
con este manual ?

Ademas de alcanzar los objetivos del
organismo, el manual debe ayudar tambien a su departamento. Si se
cuenta con un manual de organización es para contar con
una herramienta de planeacion organizacional.

Una vez determinados los objetivos del
manual, habra que ponerlos por escrito. Esto ayudara al usuario a
aclarar sus pensamientos y asegurar que se comporte de una manera
especifica.

PROCESO DE ELABORACIÓN A)
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Ya incluida la planeacion, estaremos preparados para
comenzar la recopilación y organización de toda la
información

Metodos para recopilación de datos:
Investigación documental

Observación Cuestionario Entrevista

B) PROCESAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN

Una vez recopilados los datos, el siguiente paso es
organizarlos en forma logica mediante el desarrollo de un esquema
de trabajo "proyecto de manual ".

C) REDACCIÓN

Definir la materia de que se trata.
¿ De que va a tratar el manual ? ( de políticas de
procedimiento, de organización , etc.) ademas hay que
tomar en cuenta a que personas estaran dirigidos los manuales,
con el propósito de que el lenguaje utilizado en los
mismos resulte claro, sencillo, preciso y comprensible, es
necesario tambien tener en cuenta los objetivos del
manual.

D) FORMATOS Y COMPOSICION

Es necesario analizar con todo el formato
con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello dependera
en gran medida la facilidad de lectura, consulta, estudio y
conservación, ademas de permitir hacer referencias rapidas
y precisas, e inspirar confianza por su apariencia y
orden.

Es recomendable utilizar formatos de hojas
intercambiables a fin de facilitar la revisión y
actualizacion de dichos manuales.

*NUMERACIÓN DE PAGINAS. Consiste en
decidir como numerar las paginas. Hay tres formas de
numeración para las paginmas de los manuales. El formato,
el contenido y la frecuencia de las revisiones determinan cual es
el mas apropiado.

*LA NUMERACIÓN DE PAGINAS POR
SECCIONES . Con este metodo, las paginas de cada una de las
secciones se enumeran consecutivamente y cada numero de pagina va
precedido por el de la seccion y guion.

*LA NUMERACIÓN DE LAS PAGINAS DE
DOCUMENTOS. Se compagina individualmente cada política,
procedimiento o puesto.

*COMPOSICION. Se refiere a la
distribución del texto sobre la pagina. Una adecuada
composicion, facilita su lectura. Hay varios liniamientos para el
diseño de la composicion de un manual, estos son los
siguientes:

a)Usar los especificos (blancos) con
eficiencia.

b)Dejar margenes amplios

c)No sangrar los párrafos

d)Usar el sangrado en bloque en todos los
niveles del texto.

*ENCABEZADO DE PAGINAS. Se refiere a una
zona especialmente demarcada en la parte superior de cada pagina
y que contiene cierta información basica, como: Titulo del
manual, titulo de la política, procedimiento, instructivo
, etc., los numeros de formato y de la pagina y la fecha de
publicación.

F)REVISIÓN Y
APROBACIÓN

*LA REVISIÓN. El analista de sistema
tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse
de que se lleven a cabo las correciones necesarias. Ya que el
coordinador con frecuencia tiene mayor jerarquía que el
analista, la coordinación de las revisiones deben hacerse
con tacto y diplomacia.

Es necesario mencionar la responsabilidad
del coordinador como del analista y el deseo de ayudar en todas
las formas posibles. Durante la fase de revisión el
coordinador de esta se ubicara a considerar los siguientes
aspectos:

*Revisión justa y objetiva del
material

*Proporcionar criticas especificas y
constructivas

*Evitar cambios solo por gustos
personales.

*LA APROBACIÓN. Posteriormente a la
revisión del proyecto del manual debera someterse a la
aprobación de las autoridades correspondientes, con el
propósito de poder iniciar la producción del mismo
y posteriormente su distribución.

G)DISTRIBUCIÓN Y CONTROL

Los manuales tienen un costo por ello no se
pueden distribuir innecesariamente.

Cuando se utilizan adecuadamente los
manuales, puede lograrse un importante ahorro de costos mediante
una distribución reducida.

Es importante hacer hincapié que las
personas directamente involucradas en el uso de los manuales
conozcan con detalle su contenido, con el objeto de que tengan el
conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales
documentos, por tanto solo a ellos hay que
proporcionárselos.

*CONTROL DE MANUALES. Se recomienda que la
unidad organica responsable de la racionalidad administrativa (
organización y metodos, sistemas y procedimientos ),
elabore una selección y registro de funcionarios y
unidades administrativas que deben contar con ejemplares de los
manuales, con el propósito proporcionarles de manera
permanente la información necesaria para mantener
actualizados los ejemplares distribuidos.

H) REVISIÓN Y
ACTUALIZACION

*REVISIONES PERIÓDICAS. La utilidad
de los manuales administrativos radica en la veracidad de la
información que contienen, por lo que se recomienda
mantenerlos permanente actualizados por medio de revisiones
periódicas.

Si no actualizamos los manuales, se pierde
el tiempo y el dinero que se emplean en su
elaboración.

En la mayoria de los organismos sociales se
producen cambios con rapidez provocando que la tarea de
actualizacion de los manuales, sea una actividad permanente. En
el caso de que los manuales contengan aspectos legales, tambien
debera someterse a revisión, una vez al
año.

Para llevar a cabo las actualizaciones de
los manuales podemos hablar de dos metodos "no planeados" y las
"planeadas."

6.-ENUNCIA CUALES
SON LOS APARTADOS QUE DEBE DE CONTENER UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS.

1.-INDICE

2.-INTRODUCCION

2.1 OBJETIVO DEL MANUAL

2.2 ALCANCE

2.3 COMO USAR EL MANUAL

2.4 REVISIONES Y RECOMENDACIONES

3.- ORGANIGRAMA

3.1 Interpretacion de la estructura
organica, en la cual se explican aspectos como: Sistema de
organización ( lineal, funcional,etc.)

Tipo de departamentalizacion ( geografica,
por producto, etc.) Aplitud de la centralización y
descentralización.

Relacion entre personal con autoridad de
linea y asesoria.

4.-GRAFICAS

4.1 DIAGRAMAS DE FLUJO

5.- ESTRUCTURA PROCEDIMIENTAL

5.1 DESCRIPCION NARRATIVA DE LOS
PROCEDIMIENTOS

6.- FORMAS

6.1 FORMAS EMPLEADAS ( por lo general
planeadas y rediseñadas)

6.2 INSTRUCTIVOS DE LAS FORMAS
EMPLEADAS

El empleo en mayor o menor escala de cada
uno de los apartados anteriores, depende de los procedimientos de
que se trate, del lector al que vaya dirigido o de la preferencia
o experiencia de especialistas que lo elaboren.

7.-INVESTIGA QUE
ES LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA CADA UNO DE SUS
SÍMBOLOS.

Un diagrama de flujo elaborado con un
lenguaje gráfico inconsistente o no convencional
trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz
para la comprensión del proceso que se pretende
estudiar.

De ahí la necesidad de concebir y
admitir determinados símbolos a los que se les confiera
convencionalmente un significado preciso y convenir
también en determinadas reglas en cuanto a su
aplicación.

La American Society of Mechanical Engineers
(ASME) ha desarrollado los signos convencionales de las
gráficas, a pesar de la amplia aceptación que ha
tenido esta simbología, en el trabajo de
diagramación administrativa es limitada, porque no ha
surgido algún símbolo convencional que
satisfaga mejor todas las necesidades.

La American National Standard Institute
(ANSI) ha desarrollado una simbología para que sea
empleado en los diagramas orientados al procesamiento
electrónico de datos (EDP) con el propósito de
representar los flujos de información, de la cual se han
adoptado ampliamente algunos símbolos para la
elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo
de diagramación administrativa

8.-EXPLICA QUE ES
UNA FORMA Y LA IMPORTANCIA QUE TIENE EN EL DESARROLLO DE LOS
PROCEDIMIENTOS

Las formas son un apoyo en el que
se puede recoger, de manera sistematica y coordinada, datos e
informaciones. Su creación se justifica, por tanto si el
trabajo de correlacion es facilitado por un diseño
uniforme, provistos de aclaraciones, explicaciones y espacios
para la anotación de los datos previstos.

Existira una forma si al mismo tiempo
existe un procedimiento que prevea su empleo. Es realmente el
reflejo fiel del procedimiento en el que se inscribe.

La forma es el instrumento
principal para la obtención de información que
justifican la creación del procedimiento.

Dice Gibbs Meyers. Que una forma
no es mas que un objeto que tiene impresa informacion estatica
con espacios en blanco para acentar información
variable.

La importancia consiste en que
sirve de apoyo para llevar a cabo el procedimiento en el que se
inscribe , y justifica su creación ya que esta contiene el
diseño y los objetivos, utilizada como instrumento
principal para la obtención de
información.

Tambien la eficiencia del procedimiento
depende en gran parte de la eficiencia de las formas.

Existe una relacion entre estudio y
análisis ( formas ), y el estudio y análisis (
sistema y procedimiento administrativos ). Se incluye como
apendices de dicho procedimiento y que tambien forma parte del
manual de procedimientos.

Se establece que para su adecuado manejo de
este seguir una secuencia logica.

1.- Identificación

2.- Instrucciones

3.-Introduccion

4.-El cuerpo

5.-Conclulsion.

Autor:

Rosalino Barrios Salgado