El siguiente documento pretende guiar al lector por el
mundo básico de Excel, mostrarle algunas cosas que puede
hacer con este programa y enseñarle su
potencial.
Para comenzar y para entender bien de que se trata todo
esto, introduciremos el concepto de hoja de
cálculo.
Hoja de cálculo: es una matriz que permite la
manipulación de datos (numéricos y
alfanuméricos),a través de fórmulas,
operaciones matemáticas, etc, que está compuesta
por un conjunto de filas y columnas.
Primero hay que familiarizarse con una serie de
términos, que hacen parte de las hojas de cálculo y
su cotidianidad, estos son:
Libro: conjunto de hojas de cálculo. Es el
archivo informático de los programas de hojas de
Cálculo.
Esta imagen corresponde al programa de Microsoft Excel
2007, lo que se ve es una hoja de cálculo, en la parte
baja hay tres etiquetas que dicen: hoja 1, hoja 2, hoja 3; este
conjunto de hojas de cálculo se conoce como
libro.
Celda: Es la unidad en la hoja de cálculo, todas
las celdas conforman la hoja de cálculo. Es un cuadro en
el que se encuentra una fila y una columna, en ellas se
introducen los datos. Se llaman con la unión de la letra
que representa la columna donde está ubicada y el
número de la fila donde se encuentra, ejemplo: A1 (verde),
A2 (azul), etc.
Esta imagen de Microsoft Excel
2007
Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en
sentido horizontal. Reciben nombres de número, por
ejemplo, Fila 1 (en azul). Fila 2 (en morado), etc.
Imagen tomada de Microsoft Excel
2007.
Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en
sentido vertical. Reciben nombres de letras, por ejemplo, columna
A (en azul), columna B (en morado), columna AA (en naranja),
etc.
Imagen Tomada de Microsoft Excel
2007.
Rango: son un conjunto de celdas dentro de la hoja de
cálculo, son un subconjunto de la hoja de cálculo y
estas se llaman nombrando las esquinas del recuadro, ejemplo:
(A1: D4), que corresponde al subconjunto creado por las celdas
A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4, D1, D2. D3.
D4.
Imagen Tomada de Microsoft Excel
2007.
Existen en el mundo de los computadores,
varios programas que trabajan con hojas de cálculo, el
más popular de ellos es Microsoft Excel 2007. A
continuación mencionaremos algunos de ellos:
? StarOffice
"StarOffice" es la suite ofimática
de la que es propietaria de Sun Microsystems. La versión
vendida en el este de Asia se conoce como "StarSuite" y es
funcionalmente idéntica a StarOffice, pero incluye
funcionalidades y tipos de letras para el chino simplificado,
chino tradicional, japonés y coreano1. Dentro del grupo de
programas de StarOffice está StarOffice Calc que es un
programa para la creación de hojas de cálculo de
forma sencilla y se encuentra disponible en Linux, además
es compatible con Excel, Lotus y OpenOffice.
? OpenOffice
Es la versión gratuita de
StarOffice, posee menos beneficios que la anterior pero es
recomendable, porque también es compatible con los
programas de hojas de cálculos más usados. El Calc,
es la hoja de cálculo de OpenOffice y "ofrece una serie de
características no presentes en Excel, incluyendo un
sistema que, automáticamente define serie de
gráficas, sobre la base de la disposición de la
información del usuario. Calc también puede
exportar hojas de cálculo para el formato
PDF"2.
? Google Docs
Permite manejar hojas de cálculo en
línea, ósea con otros usuarios.
1 Consultado en:
www.wikipedia.com
2 Ibíd.
? Lotus 1-2-3
Primer programa de hoja de cálculo que alcanzo
popularidad en el mundo de la informática, tanto
así que ayudo a la propagación de los computadores
IBM.
? Microsoft Excel
He aquí algunos conceptos de la Web
sobre Excel,
"Excel es un programa que permite la
manipulación de libros y hojas de cálculo. En
Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se
almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas,
pueden organizarse varios tipos de información relacionada
en un único archivo".3
"Microsoft Office Excel, mejor conocido
sólo como Microsoft Excel, es una aplicación para
manejar hojas de cálculos. Este programa fue y sigue
siendo desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado
normalmente en tareas financieras y contables".4
"Excel es un software que le permite crear
tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se
denomina software de hoja de cálculo. Excel le permite
crear tablas que calculan de forma automática los totales
de los valores numéricos especificados, imprimir tablas
con diseños organizados y crear gráficos
simples"5
Y entonces ¿qué es
Excel?
Excel, es un programa computacional que
sirve como instrumento para el procesamiento de datos, a
través de matrices que son llamadas "hojas de
cálculo"; es una herramienta realmente poderosa para
quienes requieren de modelos, operaciones aritméticas,
labores contables, cálculos, gráficos y
análisis de datos.
¿Cómo utilizamos
Excel?
Excel es un programa de hoja de cálculo que
permite que sus celdas interactúen entre si, mediante
órdenes dadas por el usuario a través de formulas,
funciones, entre otros. Primero tenemos que saber cómo
introducir datos en las celdas.
3
http://www.monografias.com/trabajos10/el_prog/el_prog 4
http://es.wikipedia.org/wiki/.xls
5
http://office.microsoft.com/es-es/Novice/FX102659523082.aspx?ofcresset=1
Pasos
1. Se selecciona la celda en la que se
quiere introducir un dato.
2. Se escribe con el teclado lo que se
desee.
3. Si se decide cambiar lo que se esta
ingresando se borra, o se cambia en la barra de formulas, que se
encuentra encima de la hoja de cálculo
4. Se oprime alguna de las flechas del
teclado para cambiar de celda o se le da "Enter".
Tipos de datos
Los datos que se pueden introducir en una celda son de
tres tipos: texto, valores y fórmulas. Cada uno de los
cuales se caracteriza por los siguientes aspectos:
? Texto
Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de
caracteres (letras, números y símbolos), es decir,
es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un
máximo de
32.000 caracteres.
Cualquier serie de números mezclados con otros
caracteres, por ejemplo 98+56, se toman como un dato de tipo
texto. Los textos más usuales son las palabras,
títulos, rótulos, letreros, etc.
Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda
alineado, por defecto, a la izquierda de ésta. Si el texto
es demasiado largo, aparecería sobre las celdas de la
derecha, de lo contrario se encuentra contenido únicamente
en la celda en la cual fue introducido.
? Números
Dentro de esta categoría se incluyen los
números propiamente dichos, las fechas y horas,
porcentajes etc., tratándose todos ellos por igual, y
quedando alineados a la derecha de la celda donde se
introducen.
– Números:
Un dato de tipo número puede incluir
dígitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes
caracteres:
? Signos + ó – delante del
número, indicando un valor positivo (por defecto si no se
coloca ninguno de los símbolos) o un valor negativo (Ej:
-34). ? Paréntesis, que indican un valor negativo,
equivale al signo -. por ejemplo (34) significa que es
negativo.
? Los signos "." y "," que indican la
separación entre miles y la separación decimal,
respectivamente.
? Signo "/" para indicar una
fracción mixta. Su nomenclatura es la
siguiente:
o Si se quiere expresar un número
decimal, mayor de la unidad, mediante un número entero y
la fracción correspondiente a la parte decimal: se
escribiría 18 3/4, correspondiendo al número 18,75
ó 7 1/2
correspondiente al 7,5.
o Si se quiere expresar un número
decimal, menor de la unidad, mediante un número entero y
la fracción correspondiente a la parte decimal: se
escribiría 0 3/4, correspondiendo al número 0,75
ó 0 1/2
correspondiente al 0,5. Nunca se escribirá la
fracción como 3/4 ó 1 /2, ya que sería
considerado como una fecha.
? Símbolo "%" detrás del
número indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivale a
0,65. (¡Ojo! En este caso, vemos un 65% pero en la celda
tenemos un 0,65) ? La letra E para indicar potencias de 10, por
ejemplo 6e2 representa 6 por 102, lo que equivale a 600. Esta es
la llamada notación científica.
Un número que no ocupe el ancho
total de la celda se sitúa, por defecto, alineado a la
derecha de la misma. Si el número fuese más largo
que el ancho de la celda, aparecerá automáticamente
en formato científico o de potencias de 10. Por ejemplo,
al introducir el número 266410566056 en una celda,
éste aparecerá como 2,66410E+11, es decir, 2,66410
por 10.
– Fechas y Horas:
Son tratadas como números,
correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de
días transcurridos desde el 1 de Enero de 1900 hasta la
fecha en cuestión. A la hora le corresponde la
fracción resultado de dividir el número de segundos
transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos
que tiene un día (86.400).
De este modo el número 10 equivale
en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número
10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las
18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones
matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las
fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy – fecha de
nacimiento = días vividos).
Los formatos en los que se debe introducir
una fecha u hora en una celda son los siguientes:
? Se pueden utilizar indistintamente los
signos / ó – como separador en las fechas.
? Se pueden utilizar mayúsculas o
minúsculas indistintamente.
? Se pueden escribir los nombres de meses
con 3 caracteres o más.
? Se pueden incluir la fecha seguida de la
hora en una misma celda separándolas por un espacio en
blanco.
? Fórmulas
Las fórmulas permiten realizar
cálculos, más o menos complejos, con los datos
introducidos en la hoja de cálculo.
Una fórmula admite un máximo
de 1.024 caracteres y habitualmente está compuesta por
números, operadores y direcciones (referencias) de celdas.
También se podrán introducir funciones
(fórmulas que ya vienen establecidas por
Excel).
Los operadores utilizados en la
creación de fórmulas son los siguientes:
El orden de prioridad o preferencia de los operadores
disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si en
una misma fórmula existe un operador de suma y otro de
multiplicación, primero se efectúa la
multiplicación y luego la suma. Si varios operadores en
una fórmula tienen igual preferencia, éstos se
evalúan en el orden en que se encuentren, de izquierda a
derecha dentro de la fórmula. Para alterar el orden de
evaluación de los operadores en una fórmula se
puede hacer uso de los paréntesis.
NOTA: Siempre que escribamos una fórmula con
más de una operación, es interesante usar los
paréntesis para evitar posibles errores de prioridades.
Eso sí, abriremos tantos como cerraremos.
MUY IMPORTANTE: Todas las fórmula han de comenzar
con el signo igual (=) o con el signo más (+), de lo
contrario Excel las interpretará como texto. Por ejemplo,
la fórmula B5+B8 está mal. Debería ser
escrita =B5+B8 ó +B5+B8. Las referencias a celdas en las
fórmulas podemos escribirlas en mayúsculas o
minúsculas indistintamente.
Algunos ejemplos de fórmulas
válidas son los siguientes:
Los textos y fechas dentro de las
fórmulas deben ir entre comillas.
NOTA: Cuando en una fórmula queramos operar con
un valor fijo, por ejemplo calcular un descuento del 10% sobre un
precio introducido en B5, evitaremos por todos los medios
introducir el 10% en la fórmula (=B5*10%), especificando
en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde
introduciremos el valor del 10%. Así la fórmula
debería quedar: =B5*C20. Esta es la técnica
correcta, ya que si deseamos cambiar
el descuento a aplicar, en vez de tener que modificar la
fórmula, cambiaríamos simplemente el contenido de
la celda C20.
Advertencia: Cuando en una celda, el
resultado numérico que exista (como resultado de una
fórmula por ejemplo), presente en la celda: ############
no deberemos asustarnos. Es una manera que tiene Excel de
comunicarnos que el resultado es tan ancho que no cabe entero en
la anchura actual de la columna de esa celda y que, antes de
mostrarnos un resultado numérico (un saldo, un sueldo, un
importe…) de forma truncada, no nos lo muestra, presentando
esos símbolos de almohadilla (#) para advertir de que
tenemos que ampliar la anchura de la columna en la que se
encuentra esa celda. La anchura de una columna se cambia desde la
línea separadora que existe entre todas las columnas en la
línea de títulos de columna (A B C D…)
¿Para qué sirve el
botón redondo de la parte superior de Excel y las
etiquetas que están sobre la hoja de
cálculo?
Ahora explicaremos las etiquetas de Excel
para que sirven y el botón de Office.
Botón de
office
Al entrar al programa de Excel, en la parte posterior
izquierda de la pantalla, encontramos el botón de Office.
Al hacer clic sobre él se despliega un menú con
comandos útiles para el libro de Excel que se va a
realizar.
Los más importantes son
? Nuevo
Este comando se activa con un solo clic, y sirve para
crear un libro nuevo, esta herramienta es muy útil cuando
estamos trabajando en un libro y necesitamos de otro
simultáneamente. Al abrir Excel 2007 se abrirá un
documento nuevo
instantáneamente, pero si se
necesita de otro este comando es el indicado.
? Abrir
Este comando sirve para abrir los documentos de Excel
que han sido guardados con anterioridad. Al darle clic el
abrirá otra ventana donde se mostraran la lista de
archivos de Excel de una carpeta predeterminada (usualmente Mis
documentos).
Allí se selecciona el archivo que se desea
trabajar, y se la da la orden "Abrir" que se encuentra en la
parte baja de la ventana.
? Guardar
Este comando sirve para guardar el trabajo que ha sido
realizado, se recomienda utilizar este comando de vez en cuando
para evitar pérdidas de información. Se activa solo
dándole clic una vez; es útil mencionar que si el
libro de Excel no ha sido guardado con un nombre y se hace uso de
esta herramienta, ella funcionara como el siguiente comando
"Guardar como".
? Guardar como
Este comando sirve para guardar con un nombre (el que
desee el usuario) el libro que se esta trabajando o que se va a
trabajar. Cuando se ubica el cursor sobre este comando aparece
una lista de opciones que permiten que el usuario elija la clase
de archivo que desea para su libro, se destacan entre
ellas:
Libro de Excel: que guarda el archivo con el formato
predeterminado de Excel 2007
Libro de Excel habilitado para macros6: que guarda el
archivo conservando las macros que han sido programadas, para que
se puedan utilizar en otro momento sin necesidad de que sea el
mismo computador.
Libro de Excel 97-2003: que guarda el archivo con el
formato compatible con las dos versiones anteriores a Excel 2007,
que son Excel 2003 y Excel 97.
6 Macros: Grabador y reproductor de una
serie de pasos, programados por el usuario.
Si se elije cualquiera de estas opciones saldrá
una ventana que permitirá guardar con el nombre deseado y
con el formato de archivo propuesto, si se oprime el comando
"Guardar como" saldrá la misma ventana pero con el formato
de archivo predeterminado de Excel 2007 (Libro de Excel), aunque
esta permite cambios en "Guardar como tipo".
? Imprimir
Muestra las opciones de impresión del documento
de Excel, permite que el usuario vea como va a ser la
impresión antes de ser estampada en el papel. Al dar clic
saldrá una ventana que permitirá, elegir la
impresora, y las opciones de impresión.
? Cerrar
Este comando cierra el libro que este activo al momento
de utilizarlo, si no ha sido guardado, mostrara una ventana que
le permite al usuario guardarlo antes de cerrarlo, o cancelar la
acción cerrar.
Nota: Recomendamos que para utilizar los otros comandos
se dirija a la ayuda de Microsoft Excel 2007.
En la parte derecha del menú que se despliega en
el botón de office hay una lista de los archivos de Excel
usados de manera mas reciente. En la parte baja del menú
del Botón de Office hay dos botones mas llamados "Opciones
de Excel y Salir de Excel".
? Opciones de Excel
Al ingresar en el icono Opciones de Excel,
aparecerá la siguiente ventana:
Desde esta ventana, se pueden configurar opciones
básicas de Excel, tales como la apariencia, el
número de hojas con que se abre un libro, también
es posible cambiar los separadores de decimales y de miles,
configurar la barra de acceso rápido, administrar los
complementos de Excel y muchas otras opciones que se
describirán a continuación, algunas no las
mencionaremos y recomendamos dirigirse a la ayuda de Excel para
aprender de ellas.
A continuación explicaremos las opciones de
Excel: "formulas", "Personalizadas" y "Complementos", porque
consideramos que son las mas útiles en este manual
básico.
? Formulas
Nos parece relevante explicar porque esta opción
de Excel es tan importante, muchas veces cuando se está
trabajando con modelos y formulas surge un error que se conoce
como CIRCULARIDAD, Excel advierte este problema cuando aparece y
he aquí en esta opción la forma de
solucionarlo.
– Circularidad
Se dice que hay una circularidad o una referencia
circular cuando un valor depende del resultado y este resultado a
su vez depende de ese valor.
Para ilustrar mejor el concepto de circularidad y la
forma de resolverlo, analizaremos el siguiente
ejemplo7:
7 No se como citar (Ejemplo de
Nacho)
– Contamos con los siguientes Datos de
entrada:
DATOS DE ENTRADA
– Con estos datos se nos pide realizar un
Estado de Resultados
Estado de Resultados
Como observamos, para calcular la utilidad
neta, es necesario conocer el valor las comisiones, valor que a
la vez corresponde a un porcentaje de la utilidad
neta.
Al intentar resolverlo en Excel, tenemos un
mensaje de error de Excel en donde se advierte la existencia de
Referencia Circular y la imposibilidad para realizar el
cálculo.
Para Resolver esto debemos configurar Excel
para que realice Iteraciones, es decir, que realice un
número determinado de cálculos hasta que encuentre
el valor que cumple con la relación entre los
valores.
En opciones de Excel, en el submenú
Fórmulas, encontramos Opciones de Calculo, allí
habilitamos la casilla: Habilita cálculo iterativo y
definimos el número máximo de iteraciones que
queremos realice Excel.
Ya habilitado el cálculo iterativo,
podemos resolver el problema de las comisiones y la utilidad
Neta:
– Personalizar
Continuamos con la opción de Excel
"personalizar", esta opción es importante porque nos
permite colocar a nuestro alcance los comandos o herramientas de
Excel que mas utilizamos, en ella se agregan a la barra de acceso
rápido que se encuentra en la parte superior de la
pantalla de Excel.
Además de los iconos predeterminados,
recomendamos activar el icono de potencia, se llama "signo
exponencial" y nos ahorra el trabajo de encontrar en los teclados
el mismo símbolo.
La anterior es la ventana de la opción de Excel
"personalizar", Ud. debe escoger los iconos de su preferencia y
darle Agregar y al final Aceptar, en el caso de escoger "signo
exponencial" este luego aparecerá en la "barra de acceso
rápido", asi:
– Complementos
Como su nombre lo indica "complementos" son aquellos
programas que Excel le permite al usuario añadir a sus
herramientas, y que no los tiene activos porque no son de mucho
uso para todas las personas.
Los complementos se administran en el botón Ir,
allí se recomienda desactivar todos los ítems que
estén activados, porque no se utilizan nunca (herramientas
para el Euro), y activar solo "Herramientas para análisis"
y Solver.
Las herramientas activadas saldrán en la esquina
derecha de la etiqueta "Datos". A continuación
explicaremos para que sirve SOLVER.
– Solver
Solver es un poderosísimo complemento de Excel
que permite a través de una serie de combinaciones llegar
a la mejor solución de un problema que puede tener muchas
soluciones acertadas. Solver es una herramienta que permite al
usuario optimizar los recursos pues te provee de la mejor o mas
optima combinación de los mismos. Solver te permite
encontrar el mejor modo de hacer algo. O dicho de un modo
más formal: Solver te permite encontrar los valores de
determinadas celdas de una hoja de cálculo que optimicen
(aumenten o disminuyan) un determinado objetivo.8
Para utilizar Solver, se debe primero elaborar un modelo
que represente el problema, el modelo deberá
tener:
? Celda Objetivo ? Celda Cambiante ?
Restricciones
8 Consultado en:
http://office.microsoft.com/es-es/excel/HA011245953082.aspx#WhatIs
Para entender mejor este modelo, lo haremos
a través de uno de los mas populares ejemplos de
Microsoft, que además fue trabajado en la clase de
Modelaje en Excel, dirigida por el profesor Ignacio
Velez.
Ejemplo: Problema de la mezcla de productos
combinado con la disminución del margen de
ganancias.
Su organización fabrica televisores,
estéreos y altavoces usando piezas en común del
inventario, tales como generadores de electricidad y conos de
altavoces. Debido a que las piezas son limitadas, se debe
determinar la mezcla óptima de productos que se van a
fabricar. Pero la ganancia por unidad disminuye al aumentar el
volumen fabricado puesto que se necesitan más incentivos
de precio para producir un incremento en la demanda. Este modelo
proporciona datos de varios productos utilizando piezas comunes,
cada una con un margen de beneficio diferente por unidad. El
número de piezas es limitado, por lo que el problema
consiste en determinar el número de cada producto del
inventario disponible que se utilizará para construir los
componentes, maximizando así los beneficios
Celda Objetivo
Esta Celda representa el resultado que
deseamos optimizar. En el ejemplo la celda objetivo es aquella
que contiene la suma de los beneficios producidos por cada uno de
los productos. Es la celda que queremos optimizar.
Celdas a Cambiar
Las celdas cambiantes son las celdas de la
hoja de cálculo que podemos cambiar o ajustar para
optimizar la celda objetivo. Cambiándolas de valor, Solver
encontrara la combinación que optimice el valor de la
celda objetivo. En el ejemplo las celdas cambiantes son aquellas
que represntan las unidades de productos que se van a
construir.
Restricciones
Son las delimitaciones que se le aplican a
las celdas cambiantes. Son las instrucciones que permiten que la
celda objetivo lance un valor correcto y acertado, un valor
optimizado. En nuestro ejemplo, las restricciones son:
? Que la cantidad de los recursos a
utilizar no exceda el inventario de los mismos
? Que las celdas cambiantes sean un numero
entero, pues estas representan el numero de unidades de cada
producto que se van a construir. Ósea no puede ser un
numero decimal como 150.3, porque es imposible construir 150.3
televisores por ejemplo.
? Que las celdas cambiantes sean iguales o mayores a
cero, para que no salgan números negativos en
ellas.
Veamos el modelo en Excel.
Este modelo proporciona datos de varios productos
utilizando piezas comunes, cada una con un margen de beneficio
diferente por unidad. El número de piezas es limitado, por
lo que el problema consiste en determinar el número de
cada producto del inventario disponible que se utilizará
para construir los componentes, maximizando así los
beneficios.
Especificaciones del problema
Las fórmulas de beneficio por producto en las
celdas D17:F17 incluyen el factor ^H15 para mostrar
que
el beneficio por unidad disminuye con el volumen. H15
contiene 0,9, lo que hace que el problema sea
no lineal. Si cambia H15 a 1,0 para indicar que el
beneficio por unidad permanece constante con relación al
volumen y después vuelve a hacer clic en Resolver, la
solución óptima cambiará.
Este cambio también hace que el problema sea
lineal.
Por ultimo el botón de al lado de
Opciones de Excel ? Salir de Excel
Este comando sirve para cerrar
completamente el programa de Excel y todos los libros que
estén abiertos en ese momento, si los archivos no han sido
guardados, se abrirá una ventana por libro como la que fue
descrita y mostrada en el comando cerrar, para asegurarse de que
el usuario guarde los trabajos realizados.
Etiquetas de
Excel 2007
En Microsoft office Excel 2007, las barras
de herramientas están agrupadas en etiquetas.
ETIQUETA INICIO
? PORTAPAPELES
El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena
la información copiada o cortada de una aplicación
Windows. Cada vez que se copia o corta información, el
portapapeles reemplaza la información que había por
la nueva información.
Office tiene su propio portapapeles además del
estándar de Windows, en el cual se pueden almacenar hasta
24 elementos (copias) distintas.
Se puede acceder al Portapapeles haciendo clic en la
pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de
la sección Portapapeles de la pestaña
Inicio.
De este modo conseguimos ver el contenido del
portapapeles en cualquier momento.
Los métodos para utilizar el
portapapeles son muy sencillos:
– Primero seleccionamos los datos que
deseamos copiar o cortar.
– Después copiamos (Ctrl + C) o cortamos (Ctrl +
X) los datos seleccionados.
– Por último pegamos el contenido del
portapapeles, si presionamos (Ctrl + V) pegamos lo último
que hayamos puesto en el portapapeles.
Como el portapapeles de Office tiene una capacidad de 24
elementos tenemos la opción de pegar varios elementos a la
vez o de Pegar todo.
También existe la posibilidad de
Borrar todo el contenido del portapapeles.
Podemos también elegir si queremos que aparezca
automáticamente esta barra o no a la hora de copiar
algún elemento. Para ello:
Hacer clic sobre el botón 
que aparece en la parte
inferior del panel del portapapeles.
Seleccionar la opción Mostrar
automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en
caso de querer visualizarla automáticamente, o para
desactivarla en caso contrario.
Al desplegar el botón de opciones
también podemos activar algunas de las siguientes opciones
descritas a continuación:
Si activamos la opción Recopilar sin
mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del
portapapeles sin mostrarlo.
Si activamos la opción Mostrar el
icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas
aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al
reloj del sistema) el icono del portapapeles.
Si activamos la opción Mostrar
estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en
la parte inferior derecha de la ventana un mensaje
informándote del número de elementos
copiados.
– Copiar Celdas Adyacentes
Para copiar un rango de celdas a otra posición
siempre que ésta última sea adyacente a la
selección a copiar, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la
selección que contiene un cuadrado negro, es el
controlador de relleno.
Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero
del ratón se convertirá en una cruz
negra.
Pulsar entonces el botón del ratón y
manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos
indica dónde se situará el rango.
Soltar el botón del ratón
cuando estés donde quieres copiar el rango.
Después de soltar el botón del
ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de
las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno
Desplegando el botón podemos ver el
Cuadro y elegir el tipo de copiado:
Nota: Si no aparece el controlador de
relleno debemos activarlo entrando por el menú
Herramientas, Opciones…, en la ficha Modificar activar la
casilla Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con fórmulas
que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3,
la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a
copiar la fórmula, esto es porque las referencias
contenidas en la fórmula son lo que denominamos
REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las
contiene.
Así si en la celda B3 tenemos la
fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4, esta
última contendrá la fórmula =A3+3. A veces
puede resultar incómodo la actualización anterior a
la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos
de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una
fórmula tendremos que poner el signo $, delante del nombre
de la fila y de la columna de la celda, o presionando la teca F4
sobre la referencia, por ejemplo =$A$2, y así aunque
copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia, es
decir, quedara fija.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $
delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo
que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
– Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar
copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o
copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la
celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta
posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
– Seleccionar las celdas a
copiar.
– Hacer clic en el botón Copiar de
la pestaña Inicio.
– O bien, utilizar la combinación de
teclado CTRL + C.
Observa como aparece una línea de marca alrededor
de las celdas copiadas indicándonos la información
situada en el portapapeles.
Seleccionar las celdas donde quieres
copiarlas.
Haz clic en la flecha del botón Pegar que se
encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado
especial.
Aparecerá el cuadro de
diálogo Pegado especial en el que tendrás que
activar las opciones que se adapten al pegado que quieras
realizar:
Todo: Para copiar tanto la fórmula
como el formato de la celda.
Fórmulas: Para copiar
únicamente la fórmula de la celda pero no el
formato de ésta.
Valores: Para copiar el resultado de una
celda pero no la fórmula, como tampoco el
formato.
Formatos: Para copiar únicamente el
formato de la celda pero no el contenido. Comentarios: Para
copiar comentarios asignados a las celdas Validación: Para
pegar las reglas de validación de las celdas
copiadas
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas
así como todos los formatos excepto bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la
anchura de la columna.
Formato de números y fórmulas: Para copiar
únicamente las fórmulas y todas los opciones de
formato de números de las celdas seleccionadas.
Formato de números y valores: Para copiar
únicamente los valores y todas los opciones de formato de
números de las celdas seleccionadas.
? FUENTE
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de
una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño,
estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja
de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo
o la banda de opciones
Utilizando los cuadros de
diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se
encuentra al pie de la sección Fuente.
Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de
celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente,
aparecerá la siguiente Ficha:
Una vez elegidos todos los aspectos
deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha,
aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato
que más se adapte a lo que queremos. Las Diferentes
opciones que encontramos en esta ficha son:
– Fuente: Se elegirá de la lista una
fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
– Estilo: Se elegirá de la lista un
estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles
son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
– Tamaño: Dependiendo del tipo de
fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se
puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez
situados en el recuadro.
– Color: Por defecto el color activo es
Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrás elegir un color para la letra.
– Efectos: Tenemos disponibles tres efectos
distintos: Tachado, Superíndice y
Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos,
hacer clic sobre la casilla de verificación que se
encuentra a la izquierda.
– Fuente normal: Si esta opción se
activa, se devuelven todas las opciones de fuente
que Excel 2007 tiene por defecto.
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que
nos permiten modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente y de forma más rápida,
como:
? ALINEACIÓN
Permite Cambiar la alineación y la
orientación de la información en las celdas de la
hoja de cálculo. La alineación se refiere a la
posición que ocupará la información dentro
de la celda
En esta Ficha encontramos:
– Alineación del texto Horizontal:
Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente,
es decir respecto de la anchura de las celdas. -Alineación
del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de
las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido
si la altura de las filas se ha ampliado respecto al
tamaño inicial. -Orientación: Permite cambiar el
ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en
cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las
agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un
reloj.
– Ajustar texto: Por defecto si
introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza
las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido,
pues si activamos esta opción el contenido de la celda se
tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para
ello incrementará la altura de la fila y el contenido se
visualizará en varias filas dentro de la celda.
– Reducir hasta ajustar: Si activamos esta
opción, el tamaño de la fuente de la
celda se reducirá hasta que su contenido pueda
mostrarse en la celda.
– Combinar celdas: Al activar esta
opción, las celdas seleccionadas se unirán
en una sola.
– Dirección del texto: Permite
cambiar el orden de lectura del contenido de la
celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de
lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo,
etc.
– En la Banda de opciones disponemos de
unos botones que nos permiten modificar algunas de
las opciones vistas anteriormente y de forma más
rápida, como:
? ESTILOS
En la subpestaña Estilos, encontramos tres
opciones para dar Estilo a una tabla, una celda o para configurar
formatos condicionales
– Dar formato como Tabla
Excel dispone de una serie de formatos predefinidos que
se pueden aplicar a un rango de celdas. Estos formatos detectan
la estructura de los datos del rango seleccionado y
automáticamente aplican el formato sobre las
celdas.
Los pasos a seguir para aplicar autoformato
son:
1. Seleccionar el rango de celdas a las que
aplicar formato.
2. Seleccionar la opción Dar formato
como tabla, que aparece en el grupo de opciones Estilos de la
ficha de Inicio.
– Elegir en la galería mostrada el formato que se
quiere aplicar (disponemos de barra de desplazamiento para ver
más formatos automáticos).
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